Щодня ми маємо виконувати низку справ, але не всі з них є терміновими чи важливими. Навчившись використовувати матрицю Ейзенхауера, ви зможете визначити пріоритети своїх завдань і стати більш продуктивними.
Метод або матриця Ейзенхауера — це популярний підхід, який використовують мільйони людей у всьому світі, щоб визначити пріоритетність завдань, які ви маєте під рукою. З його допомогою ви можете класифікувати свої завдання за важливістю та терміновістю. Це також допоможе вам зрозуміти, які завдання слід делегувати іншим або видалити.
У цій статті ми розглянемо цю матрицю, її важливість для керування завданнями та підвищення продуктивності, способи її впровадження та деякі ресурси шаблонів.
Що таке матриця Ейзенхауера?
Матриця Ейзенхауера є основою для визначення пріоритетів завдань і управління часом. На відміну від звичайного списку справ, він дає змогу класифікувати та визначати пріоритетність ваших важливих і термінових завдань. Вона також відома як матриця рішень Ейзенхауера, матриця терміново-важливих і коробка Ейзенхауера.
Традиційно він виглядає як квадратна коробка з чотирма квадрантами. Кожен квадрант представляє терміновість або важливість певного завдання. Квадратки на осі абсцис відображають термінові та нетермінові завдання, а квадрати на осі у показують важливі та неважливі завдання.
Важливість матриці Ейзенхауера для встановлення пріоритетів завдань
Визначення першочергових завдань
Ця матриця дає вам змогу спочатку визначити та зосередитися на найважливіших завданнях, вимірявши їх на терміновість і важливість. Делегуйте менш важливі завдання
Визначаючи термінові, але не важливі завдання, матриця дозволяє делегувати їх членам команди. Таким чином, ви отримуєте час зосередитися на більш важливих справах.
Відстежуйте прогрес
Ця матриця також корисна для моніторингу виконання завдання та виявлення будь-яких вузьких місць. Таким чином, ви можете завершити свої проекти вчасно.
Видалення непотрібних завдань
Завдання, які не є терміновими або важливими, можна взагалі видалити зі списку справ. Таким чином, ваш список завдань не буде перевантажений.
Економити час
Якщо у вас є довгий список завдань, які не відсортовані за пріоритетністю, ви витрачаєте багато часу, вирішуючи, яке з них виконати першим. Матриця Ейзенхауера вирішує цю проблему та підказує, з якого завдання почати.
Як використовувати матрицю Ейзенхауера як інструмент продуктивності
- Ви повинні навчитися правильно використовувати цю матрицю, щоб отримати найбільшу користь. Залежно від ваших уподобань, ви можете створити матрицю щоденних завдань або об’єднати свій місячний список справ. В обох випадках регулярна практика збільшить вашу досконалість.
- Точне визначення найважливішого завдання забезпечить вашу максимальну продуктивність. Вибирайте завдання, які матимуть максимальний вплив на ваше життя чи роботу.
- Завдання, які підпадають під категорію делегатів, слід призначити комусь іншому. Дізнайтеся, хто з членів команди найбільше підходить для виконання цих завдань, і делегуйте завдання їм.
- Якщо ваша матриця не призначена для щоденних завдань, ви повинні регулярно переглядати її. Перевірте свій щоденний розклад і оновіть матрицю як свій щоденний розклад і нові завдання.
- Відмічайте виконані завдання, оскільки це дасть вам відчуття досягнення та успіху. Це також зробить вас більш продуктивними.
- Після створення цієї матриці потрібно щиро виконувати завдання. Багато людей зрештою відкладають важливі, але не термінові завдання. Однак це велике «ні-ні», якщо ви хочете залишатися продуктивними.
- Рівень терміновості та важливості завдання змінюється. Ви повинні бути гнучкими, щоб залишатися продуктивними незалежно від того, які завдання постають перед вами.
Покроковий посібник із впровадження матриці Ейзенхауера
Щоб створити ручну матрицю Ейзенхауера, вам потрібно намалювати чотири коробки всередині квадратної коробки. Таким чином, ви отримуєте чотири квадранти, які мають називатися «Виконати», «Запланувати», «Делегувати» та «Видалити». Для кращого розуміння запам’ятайте, що дві колонки повинні містити термінові та нетермінові завдання.
З іншого боку, у рядках повинні бути важливі та не важливі завдання. Тепер подивіться, як включити завдання в різні квадранти матриці:
Квадрант 1: Роби
Перший квадрант містить одночасно важливі та термінові завдання. Зазвичай у цю коробку потрапляють завдання, дедлайни яких наближаються. Ці завдання мають бути виконані сьогодні-завтра.
Квадрант 2: Розклад
У другому квадранті ви кладете важливі, але не термінові завдання. Тут ви зазвичай розміщуєте завдання, які допоможуть вам або вашій компанії в довгостроковій перспективі, навіть якщо вони не дають негайного ефекту. Плануючи завдання, переконайтеся, що вам не потрібно переносити їх у категорію «Виконати», виділяючи достатньо часу.
Квадрант 3: Делегат
Завжди є якісь завдання термінові, але не важливі. У такому випадку вам потрібно помістити ці завдання в третій квадрант і делегувати їх іншим. Якщо інші члени команди зайняті або ніхто не може виконати це завдання, ви можете перенести їх на пізніше.
Ці завдання зазвичай негативно впливають на вашу продуктивність. Тому краще делегувати це та відстежувати їх за допомогою електронної пошти або інструментів керування завданнями
Квадрант 4: Видалити
Четвертий або останній квадрант цієї матриці містить вбивці продуктивності, які не є ні терміновими, ні важливими. Ви повинні визначити та виключити їх зі свого списку завдань, щоб стати більш продуктивними.
Ось кілька платформ, де ви можете отримати шаблони матриці Ейзенхауера та налаштувати їх відповідно до власних завдань.
Smartsheet
Smartsheet пропонує хорошу колекцію шаблонів матриці Ейзенхауера, які можна завантажити безпосередньо. Шаблони доступні у форматах Word, Excel, PowerPoint, PDF, Google Docs, Google Sheets і Google Slides.
Міро
Miro також пропонує шаблон матриці Ейзенхауера, де ви можете розставляти пріоритети або делегувати завдання за потреби. Колір, формат і текст шаблону можна редагувати в інтерфейсі Miro та ділитися з іншими.
Monday.com
На monday.com ви отримуєте наш шаблон на основі матриці Ейзенхауера для керування своїми завданнями та підвищення продуктивності. Це дозволяє визначити дію на основі терміновості та важливості. Крім того, ви можете призначати завдання товаришам по команді та оновлювати статус завдань.
Поняття
Користувачі Notion також можуть використовувати шаблон для Матриці Ейзенхауера. Це дозволяє додавати теги терміновості та важливості та позначати виконання завдання, коли воно виконане.
Творіть
Шаблон Матриці Ейзенхауера від Creately можна налаштувати. До нього можна додавати різні форми та зображення. Розмір ящиків також можна змінювати. Ви також можете поділитися нею з колегами.
асана
Asana дозволяє створювати власний шаблон, класифікуючи завдання. Ви можете додати відповідні теги до кожного завдання, щоб зрозуміти, яке завдання виконати першим, а яке делегувати.
Вершина42
Шаблон, доступний на Vertex42, підходить для Excel і Google Sheets. Однак ви також можете завантажити редаговану PDF-версію та внести в неї зміни. Коли завдання виконано, його можна позначити галочкою.
Evernote
Шаблон Evernote Eisenhower Matrix має чотири квадранти, де можна сортувати завдання за важливістю та терміновістю. Це також дозволяє додавати імена людей, які будуть відповідати за делеговані завдання. Виконавши завдання, ви навіть можете позначити його як виконане, щоб товариші по команді могли знати.
Xtensio
Xtensio має шаблон на основі кольорового коду, який можна використовувати для визначення пріоритетів завдань на основі важливості та терміновості. З його допомогою ваша команда може легко визначити, яке завдання виконати першим.
HubSpot
Якщо ви шукаєте шаблони, які підходять для Excel і Google Sheets, HubSpot — саме те місце, де їх можна знайти. Ви можете завантажити цей шаблон на свій комп’ютер і редагувати його за допомогою зазначених програм. Ним також можна поділитися з членами вашої команди.
Moqups
Moqups має редагований шаблон для матриці Ейзенхауера, який ви можете редагувати на цій платформі. Окрім кольорового коду для кожного квадранта, також є відповідні емодзі, які вказують на його рівень значущості.
Візуальна парадигма онлайн
Visual Paradigm Online пропонує шаблони, які можна легко налаштувати за допомогою онлайн-інструментів малювання. Ви можете змінювати його розмір, додавати текст на свій смак, додавати різні зображення та фігури та малювати від руки.
Висновок
Кожен може використовувати Матрицю Ейзенхауера в особистому чи професійному житті, щоб знайти завдання, які потребують негайної уваги. Це допомагає визначити пріоритетність термінових завдань і видалити непотрібні зі списку завдань.
Щоб застосувати цей метод, ви можете слідувати наведеним вище інструкціям. Або ви можете скористатися шаблонами з наведених ресурсів. Також подивіться на матрицю пріоритетів проекту.