Підтримка актуальної документації – завдання не з легких. Незалежно від того, чи це технічні специфікації, чи колективний проєкт, документи постійно змінюються. Щоб уникнути ручного оновлення кожного елемента, варто автоматизувати цей процес, особливо коли мова йде про зображення. У MS Word можна вставити зображення, яке буде автоматично оновлюватися, але для цього потрібно, щоб воно було розміщене в інтернеті та було доступне за URL-адресою. Важливо пам’ятати, що отримувачі документа повинні мати інтернет-з’єднання, щоб бачити останні версії зображень.
Вибір хостингу для зображень
Секрет автоматичного оновлення зображень у Word полягає у використанні хостингу, де можна оновлювати зображення, не змінюючи при цьому URL-посилання. Dropbox – відмінний варіант, оскільки дозволяє змінювати файли, не порушуючи їхні посилання.
Як отримати пряме посилання
Для вставки зображення з URL-адреси в MS Word, потрібно отримати пряме посилання на файл. Dropbox не надає прямого посилання, тому потрібно скористатися невеликим трюком. Скопіюйте будь-яке посилання на ваше зображення з Dropbox, а потім замініть частину “www.dropbox.com” на “dl.dropboxusercontent.com”.
Наприклад, посилання:
www.dropbox.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
потрібно змінити на:
dl.dropboxusercontent.com/s/guoyupf4u0iic6f/Image-1.jpg?dl=0
Вставка зображення у MS Word
Відкрийте потрібний документ у MS Word. Перейдіть на вкладку “Вставка” та оберіть “Швидкі частини”, а потім “Поле”.
У вікні, що з’явиться, знайдіть та виберіть поле “InsertPicture”. У властивостях поля вставте пряме посилання на ваше зображення. У “Параметрах поля” поставте галочки навпроти пунктів “Дата не зберігається в документі”, “Змінити розмір по горизонталі від джерела” та “Змінити розмір по вертикалі від джерела”.
Натисніть “ОК” – зображення з’явиться у вашому документі.
Заміна зображення в документі
Щоб оновити зображення, вам не потрібно змінювати документ MS Word. Замініть зображення безпосередньо у Dropbox. Коли ви відкриєте документ знову, він завантажить оновлене зображення за вказаним посиланням. Зверніть увагу: якщо документ відкривається на комп’ютері без підключення до інтернету, зображення не відобразиться.
Опції поля “InsertPicture”
Параметр “Дата не зберігається в документі” вказує MS Word завантажувати зображення за посиланням щоразу при відкритті документу, а не зберігати його статичну версію. Саме це забезпечує автоматичне оновлення. Параметри зміни розміру гарантують, що оновлене зображення буде відображатись коректно, не розтягуючись та не спотворюючись. Єдиний недолік – це потенційне зміщення тексту, якщо зображення вбудовано в рядок. В інших випадках це не повинно викликати проблем.