Як ви визначаєте внесок, який роблять ваші віддалені співробітники у розвиток вашої компанії?
Існують різні методи для оцінки ефективності звичайних працівників, але віддалена робота вимагає іншого підходу. Поступова тенденція переходу компаній на віддалений формат роботи існувала вже давно, однак пандемія COVID-19 зробила такий формат не просто бажаним, а необхідним для багатьох організацій.
Традиційні підприємства шукали способи обслуговувати клієнтів, дотримуючись соціальної дистанції. Багато з них повністю або частково перейшли на віддалену роботу, зрозумівши, що це не тільки допомагає уникнути фізичного контакту, але й має позитивний вплив на діяльність компанії.
Як оцінити продуктивність віддалених співробітників?
Чи достатньо дисципліновані ваші співробітники, працюючи вдома? Як ви можете бути впевнені, що вони використовують робочий час на користь вашого бізнесу? Чи дійсно вони менш продуктивні, працюючи віддалено?
Перед тим, як відповісти на ці питання, важливо висловити свою довіру до них. Маура Томас з RegainYourTime підкреслює важливість довіри до віддалених працівників:
Для ефективного управління віддаленими співробітниками керівники повинні виходити з того, що люди працюють, якщо немає доказів зворотнього, навіть якщо вони не перебувають в офісі. Потрібні об’єктивні показники, щоб підтвердити або спростувати суб’єктивні думки та припущення.
Отже, шукаючи способи оцінити їхню продуктивність, довіряйте їм, припускаючи, що вони роблять все можливе, поки показники не свідчать про інше.
У цій статті ми розглянемо думки, поради та інструменти, які використовують відомі компанії для оцінки внеску віддалених працівників у їхній бізнес.
#1. Важливість результату, а не вкладеного часу
Компанії, які не мають досвіду віддаленої роботи, звикли спостерігати за процесом роботи своїх співробітників. Крім того, для багатьох керівників «працювати з дому» може означати «не працювати взагалі». Однак, потрібно пам’ятати, що віддалена робота приваблює працівників тим, що вони можуть працювати у власному темпі.
Хто знає, можливо, саме такий темп розкриє їхній потенціал?
Якщо у вас вже є віддалені співробітники, можливо вам знадобляться інструменти для телеконференцій. Ось деякі з найкращих.
Дослідження ZDNet показало, що працівники, як правило, більш продуктивні та комунікабельні, працюючи вдома.
Коли мова йде про віддалений персонал, не варто зосереджуватися на відстежуванні робочих годин. Замість цього, фокусуйтеся на результаті. Незалежно від ваших зусиль, ви не можете контролювати, як ваші співробітники використовують свій час, і ви не можете точно виміряти обсяг вкладеної ними роботи. Орієнтація на результат дозволяє зосередитися на досягненні цілей у встановлені терміни.
#2. Цінуйте внутрішній зворотний зв’язок
Дієвий, але часто недооцінений спосіб оцінки продуктивності віддалених працівників – це впровадження системи внутрішнього зворотного зв’язку. Для цього, запропонуйте вашим співробітникам анонімно заповнювати короткі опитування, де вони можуть чесно висловити свою думку про продуктивність та ставлення до роботи їхніх колег.
Запропонуйте співробітникам відповісти на кілька запитань про їхніх колег. Зокрема, запитайте, які сильні сторони вони бачать у згаданого працівника, та які сфери він міг би покращити.
#3. Використовуйте інструменти
Керівництво не може відстежувати продуктивність віддалених співробітників за допомогою старих методів. На щастя, існує багато програмного забезпечення, що допомагає оптимізувати віддалену роботу.
Ось декілька інструментів, які варто розглянути:
Teamwork
Teamwork надає широкі можливості для роботи з клієнтами та допомагає організувати процеси, відстежувати кожну оплачену хвилину та забезпечити своєчасне завершення проектів у межах бюджету. Завдяки функціям управління проектами на платформі Teamwork ви можете розширити свою команду обслуговування клієнтів або свій бізнес.
На відміну від звичайних програм для управління проектами, тут ви можете створювати проекти та завдання, додавати коментарі та завантажувати файли. Teamwork дозволяє зберігати все в одному місці. Переглядайте свої проекти у вигляді дошки, діаграми Ганта або списку завдань. Налаштуйте Teamwork відповідно до своїх потреб та починайте працювати.
Teamwork має всі функції, необхідні для управління, наприклад: управління портфелем, інформаційні панелі зі звітами, відстеження часу, управління робочим навантаженням та багато іншого. Ви можете переглядати статус проекту та оновлення з інформаційних панелей, щоб оцінити прогрес проекту та визначити, що ще потрібно зробити.
Відстежуйте, хто над яким завданням працює, і використовуйте функцію відстеження часу, щоб виміряти час, витрачений на виконання завдання. Переглядайте ресурси вашої команди, щоб визначити, хто має необхідні навички та хто може взяти на себе більше роботи. Це дозволить ефективно планувати нові проекти, не перевантажуючи команду.
Інтегруйте Teamwork з інструментами, які ви використовуєте для ведення свого бізнесу. Почніть працювати разом і оцініть переваги Teamwork, скориставшись 30-денною безкоштовною пробною версією. Використовуйте його безкоштовно, якщо у вас невелика команда, або оберіть платний план відповідно до потреб свого бізнесу за 10 доларів США на місяць за користувача.
Monday.com
Monday.com дозволяє працювати без обмежень. Ви можете створювати, масштабувати та запускати робочі процеси на одній платформі. Платформа також допомагає керувати проектами, маркетингом, продажами та CRM, дизайном і творчістю, розробкою програмного забезпечення, завданнями, операціями, контактами тощо.
Ви можете почати з готових шаблонів або створити власний, для більшої зручності. Інтегруйте Monday з такими інструментами, як Facebook, Twitter, Shopify, Slack, LinkedIn, Dropbox, Calendly, Gmail, Excel тощо.
Ви також можете автоматизувати робочі процеси за лічені секунди, щоб зменшити кількість помилок та зосередитися на важливіших завданнях. Крім того, ви можете переглядати дані у вигляді календаря, канбану, шкали часу та карти.
Оберіть план, який підходить для вашої команди. Якщо ви працюєте самостійно, ви можете використовувати його безкоштовно, з необмеженою кількістю дощок, документів та понад 200 шаблонами. Ви також можете придбати платний план за 10 доларів США за місце на місяць, та скористатися безкоштовною пробною версією.
Trello
Trello – одне з найпопулярніших рішень для управління проектами. Ця програма дозволяє бачити, над якими проєктами працює кожен співробітник. Trello має всі необхідні функції для оцінки продуктивності віддалених співробітників.
Менеджер може бачити, над чим працює кожен співробітник в реальному часі, використовуючи дошку Trello. Постійна комунікація та оновлення підвищують прозорість у вашій компанії.
Zoom
Іноді текстових повідомлень недостатньо. Zoom існує вже деякий час, але став особливо популярним під час кризи COVID-19. Це чудове рішення для відеоконференцій як для малих, так і для великих команд.
Альтернативою Zoom є Google Meet, Skype, Microsft Teams, GoToMeeting тощо. Відеоконференції стирають межу між фізичними та віртуальними робочими місцями.
Google Docs
Використовуйте Google Docs, до якого команда має доступ у будь-який час. Google Docs дозволяє членам команди вибирати завдання, над якими вони хочуть працювати, та встановлювати приблизний час виконання.
Керівництво може вважати більш продуктивними співробітників, які часто виконують завдання раніше встановленого терміну. Google Workspace має багато інших цікавих функцій, що допомагають оцінити продуктивність віддалених співробітників.
Slack
Slack є популярним інструментом для співпраці. Завдяки корисним інтеграціям та колекції додатків, Slack став популярним інструментом обміну повідомленнями для професіоналів та команд. Багато організацій навіть вважають його своїм віртуальним офісом.
Підключіться до свого робочого простору Slack та миттєво отримуйте оновлення від своїх віддалених команд. У Slack є додатки, які автоматично створюють звіти про бізнес. Прикладами таких звітів є останні відгуки про ваші продукти/послуги та нові підписники електронної пошти.
Існують також й інші інструменти, які допоможуть вам працювати вдома.
#4. Ставте та часто обговорюйте цілі
Розбиття цілей на дрібніші завдання полегшує відстеження та робить їх менш складними для співробітника. Орієнтовані на результат організації, які наймають віддалений персонал, встановлюють чіткі цілі та терміни, як і для звичайних працівників.
Використовуйте показники для оцінки роботи ваших віддалених команд. Ці показники залежать від характеру вашого бізнесу. Ось деякі з можливих показників ефективності віддаленої роботи:
- Обсяг продажів
- Дохід на одного члена команди
- Кількість звернень клієнтів
- Середній час відповіді
- Коефіцієнт конверсії потенційних клієнтів
- Вартість залучення клієнта (CAC)
- Швидкість плинності кадрів
- Рентабельність маркетингових інвестицій (ROMI)
Крім того, коли віддалені працівники знають, що їх будуть оцінювати за виконану роботу, вони будуть більше зосереджені на виконанні завдань.
#5. Нагороджуйте досягнення
Не обмежуйтеся лише встановленням цілей для віддаленого персоналу. Винагорода за досягнення цілей напряму підвищить їхню продуктивність. Раніше ми говорили про те, як Slack інтегрується з різними додатками. Наприклад, інтеграція Hey Taco! дозволяє відзначати досягнення ваших віддалених працівників протягом дня.
Мотивація співробітників є важливим питанням для багатьох керівників при роботі з віддаленим персоналом. Похвала за хорошу роботу завжди є гарним способом підняти моральний дух.
На завершення…
Ви не помилитеся, якщо будете стежити за своїми віддаленими працівниками. Це важливо для здорової рентабельності інвестицій, а також чудовий спосіб оцінити та/або заохотити їхній професійний розвиток.
Оцінка продуктивності – це постійний процес, що допомагає контролювати роботу віддалених співробітників. Що найважливіше, це також дозволяє персоналу оцінювати себе та працювати над покращенням своєї продуктивності.