Важливість Контролю та Керування Бізнес-Процесами
Контроль, управління, вимірювання та оперування бізнес-процесами є вкрай важливими для стимулювання постійного розвитку та запобігання фінансовим ризикам.
Крім того, компанії використовують механізми внутрішнього контролю, тобто методи, які вони застосовують для захисту від шахрайства, забезпечуючи безперебійне функціонування процесів. Проте, якщо ці внутрішні заходи не виконуються, це може становити загрозу для бізнесу.
Згідно зі статистичними даними, 43% малих компаній стикаються з шахрайством через недостатність внутрішнього контролю, а 20% великих компаній страждають від шахрайства внаслідок нехтування існуючими внутрішніми механізмами контролю.
Саме тому Комітет спонсорських організацій (COSO) розробив структуру, яка допомагає компаніям контролювати та керувати їхніми бізнес-процесами. Ця структура дає можливість організаціям впевнитись у відповідності їхніх бізнес-процесів та надає керівництво у визначенні та зниженні потенційних загроз.
Хоча використання структури COSO не є обов’язковим, вона допомагає компаніям дотримуватися законодавчих стандартів та уникати шахрайських дій, яких в іншому випадку важко було б уникнути. Невиконання цих умов може призвести до значних проблем для організацій.
Тому, якщо ви прагнете уникнути таких неприємностей, продовжуйте читання. У цій статті ми розглянемо структуру COSO, її переваги та можливості застосування організаціями для зменшення ризиків.
Що таке Структура COSO?
Концепція COSO – це сукупність рекомендацій та принципів, які допомагають організаціям здійснювати контроль та управління своїми бізнес-процесами.
Комітет COSO створив цю структуру у 1992 році під керівництвом головного юрисконсульта та виконавчого віце-президента Джеймса Тредвея-молодшого разом з іншими організаціями приватного сектору, а саме:
- Міжнародна асоціація фінансових директорів (FEI)
- Американська асоціація бухгалтерів (AAA)
- Американський інститут дипломованих бухгалтерів (AICPA)
- Інститут внутрішніх аудиторів (IIA)
- Інститут управлінських бухгалтерів (IMA), раніше відомий як Національна асоціація бухгалтерів витрат
У 2013 році комітет оновив та представив сучаснішу версію структури, що відображена у вигляді куба COSO, як показано нижче.
Джерело: info.knowledgeleader.com
Ця тривимірна діаграма ілюструє, як різні компоненти системи внутрішнього контролю взаємодіють, забезпечуючи узгодженість бізнес-процесів.
У 2017 році комітет COSO опублікував допоміжну структуру COSO, щоб спростити для організацій оцінку та визначення пріоритетів ризиків, формуючи ефективність бізнесу та стратегії управління ризиками.
Таким чином, розуміння структури COSO надає значні переваги організації, допомагаючи їм у керуванні та ефективному встановленні внутрішнього контролю в бізнес-середовищі. Надійні процеси внутрішнього контролю забезпечують етичність, прозорість та відповідність бізнес-операцій галузевим стандартам.
Переваги Структури COSO
Розробка стратегії зниження ризиків, яка адаптується до змін у сфері кібербезпеки та нових викликів, є критично важливою для кожної компанії.
Ось як впровадження структури COSO може допомогти організаціям запобігти шахрайству та захистити свої бізнес-процеси та репутацію.
#1. Покращена Оцінка Ризиків
Неефективний управлінський контроль є однією з основних причин більшості проблем на робочому місці. Ці проблеми та ризики, що виникають в одній області, можуть суттєво вплинути на інші аспекти діяльності компанії, впливаючи на її загальну продуктивність.
Активне впровадження структури COSO та ефективна оцінка ризиків можуть допомогти виявити ризики, керувати ними та запобігти їхній появі та впливу на ваш бізнес.
#2. Посилення Внутрішнього Контролю
Структура COSO забезпечує компанії більш ефективними інструментами внутрішнього контролю для зниження ризиків, дозволяє бізнес-процесам працювати більш послідовно згідно з встановленими внутрішніми правилами та використовувати необхідні дані для прийняття обґрунтованих рішень.
#3. Вдосконалене Виявлення Шахрайства
Інфраструктура COSO підвищує ефективність виявлення шахрайства та управління ризиками, незалежно від того, чи проникають у шахрайські дії хакери, кіберзлочинці, надійні працівники або клієнти.
Інфраструктура дозволяє організаціям запобігати шахрайським діям, встановлюючи внутрішні контрольні механізми для виявлення шахрайства та реагування на ці інциденти, як тільки вони з’являються, щоб пом’якшити їхні наслідки до того, як вони завдадуть шкоди.
#4. Покращене Управління
Відсутність контролю за ефективністю бізнесу та неефективне управління призводять до численних збоїв та втрати прибутку. Тому фундаментальною метою COSO є покращення функції корпоративного управління компаній, що постійно контролює ризики для забезпечення дотримання політики, законів та цілей.
#5. Посилена Безпека Додатків
Окрім ризиків шахрайства та кібербезпеки, організації постійно стикаються з загрозами безпеці бізнес-додатків. Структура COSO пропонує компаніям та організаціям рекомендації щодо оцінки та покращення середовища контролю програм для кращого виявлення та запобігання кіберзагрозам.
#6. Підвищена Гнучкість
Ви можете легко адаптувати структуру COSO до потреб та вимог вашої організації, незалежно від галузі чи розміру. Це робить її ідеальною та ефективною для широкого спектру бізнес-процесів.
#7. Стабільна Продуктивність
Структура COSO допомагає передбачати ризики та випереджати їх, обмежуючи коливання продуктивності. В результаті це допомагає організаціям максимізувати прибутковість та мінімізувати збої, підвищуючи таким чином стійкість бізнесу.
#8. Економічна Ефективність
Правильне впровадження структури COSO дає змогу організаціям оптимізувати бізнес-процеси, створювати та застосовувати ефективні засоби внутрішнього контролю, краще пом’якшувати ризики та керувати витратами на відповідність.
Використання Структури COSO
Організації в основному використовують структуру COSO для планування, розробки та впровадження ефективних внутрішніх контрольних механізмів та підвищення їхньої загальної ефективності.
Структура COSO надає організаціям рекомендації щодо виявлення та зниження ризиків, встановлення чітких цілей та контролів, а також прийняття ефективних рішень, дозволяючи організаціям дотримуватися етичних та юридичних норм, зосереджуючись на управлінні та оцінці ризиків.
Ця структура активно застосовується бухгалтерськими, фінансовими фірмами та публічними організаціями.
Структура COSO має практичне застосування та бізнес-використання, зокрема:
#1. Розширення Діяльності
Припустімо, що ваша організація планує розширити свою діяльність у нових містах або країнах і має переконатися, що ви врахували та зменшили всі можливі ризики, які можуть загрожувати вашим бізнес-процесам. У цьому випадку структура COSO допоможе вам у цьому.
Структура COSO забезпечує систематичний спосіб ідентифікації, управління та оцінки ризиків, а також розробки стратегій їхнього пом’якшення.
#2. Зміна Стратегії
Припустімо, ваша організація планує впровадити суттєві зміни у бізнес-процесах та операціях, наприклад, запуск нового продукту або послуги, або зміну бізнес-стратегії. У цьому випадку використання структури COSO може стати цінним інструментом для вашого бізнесу.
Це може допомогти вам спланувати значні бізнес-зміни та ефективно керувати ними, надаючи можливість виявити потенційні ризики, пов’язані зі змінами, та розробити плани щодо їхнього усунення.
#3. Утримання Переваги над Конкурентами
Пошук способів випередити конкурентів, якщо ви зіштовхуєтеся з проблемами з боку конкурентів або спостерігаєте втрати бізнесу, є важливим для посилення вашої конкурентоспроможності. Одним із способів досягнення цього є розуміння вподобань та вимог вашого клієнта.
Структура COSO допомагає організаціям вирішувати цю проблему, пропонуючи структурований підхід до дослідження ринку та аналізу клієнтів.
П’ять Важливих Компонентів Структури COSO
П’ять компонентів структури COSO, також відомі як компоненти внутрішнього контролю, часто називають “СКИМД”, що є абревіатурою від:
- Середовище контролю
- Керування Ризиками
- Інформація та Комунікація
- Моніторинг
- Діяльність Контролю
Розглянемо детальніше кожен із цих компонентів.
Середовище Контролю
Середовище контролю є основою всіх систем внутрішнього контролю, набором процесів, стандартів і структур, які гарантують ефективну систему внутрішнього контролю в організації.
Воно включає в себе такі елементи, як організаційна структура, етичні цінності керівництва та делеговані повноваження.
Надійне середовище контролю забезпечує дисципліну в організації, гарантує дотримання організацією політики та нормативних вимог і мінімізує ймовірність причетності працівників до шахрайства.
Таким чином, враховуючи, що шахрайство стає все більш поширеним у сучасному корпоративному світі, середовище контролю є одним з найбільш важливих компонентів структури COSO.
Оцінка та Керування Ризиками
Оцінка та керування ризиками, іноді відомі як управління ризиками підприємства, включають процеси, які допомагають ідентифікувати та оцінювати ризики, що можуть зашкодити добробуту підприємства та вплинути на його основні цілі.
Ризики можуть бути як внутрішніми, так і зовнішніми. Хоча внутрішні ризики включають розкрадання та шахрайство, зовнішні ризики можуть бути спричинені змінами ринкових умов або стихійними лихами.
Інформація та Комунікація
Інформаційні та комунікаційні системи мають вирішальне значення для ефективної роботи організації, гарантуючи, що зовнішні та внутрішні комунікації відповідають етичним цінностям, правовим вимогам та галузевим стандартам.
Ці системи гарантують, що відповідна інформація завжди доступна тим, хто її потребує, і що їхня комунікація відповідає кращим практикам для досягнення бізнес-цілей і завдань.
Комунікація — це безперервний процес ітерації, отримання, обміну та своєчасного надання інформації з внутрішніх та зовнішніх джерел у всій організації, що дозволяє вищому керівництву ефективно повідомляти про важливість внутрішнього контролю.
Моніторинг
Критично важливо регулярно здійснювати моніторинг усіх внутрішніх контрольних механізмів та постійні та окремі оцінки, щоб переконатися, що вони працюють належним чином. Крім того, заходи з моніторингу допомагають оцінити, чи функціонують системи внутрішнього контролю так, як передбачено, дозволяючи організаціям вживати коригувальних заходів за потреби.
Моніторинг внутрішніх контрольних механізмів дає можливість організаціям постійно виявляти ризики, проблеми та слабкі місця систем, щоб їх можна було оперативно виправити.
Діяльність Контролю
Діяльність контролю – це процеси ідентифікації та запобігання, політики та процедури, що допомагають знизити ризики в організації та гарантують, що вони належним чином контролюються.
Вони присутні на всіх рівнях організації з головною метою забезпечення того, щоб бізнес-процеси здійснювалися таким чином, щоб організація досягала своїх цілей без зайвих ризиків у процесах.
Прикладами діяльності контролю є фізичні контрольні механізми, такі як камери спостереження, розподіл обов’язків та вимоги до авторизації.
Як Реалізувати Структуру COSO?
Нижче наведено кроки для впровадження структури COSO з метою розробки ефективних систем внутрішнього контролю та покращення їхнього управління та підтримки.
#1. Розуміння Структури COSO
Організації, що бажають застосувати структуру COSO, повинні призначити спеціальну команду, щоб зрозуміти її структуру та покласти на них відповідальність за її впровадження.
Команда має розуміти переваги, використання, застосування та принципи цієї системи для забезпечення ефективної системи внутрішнього контролю.
#2. Розробка Плану
Після належного розуміння структури команда повинна розробити план проекту або дорожню карту для вирішення питання впровадження, зацікавлених сторін, ресурсів, організаційної структури та часових рамок.
#3. Оцінка Впровадження Структури
Впровадження структури COSO відрізняється від компанії до компанії, і оцінка систем внутрішнього контролю допоможе організаціям визначити ризики, які вони повинні розглянути та зменшити.
Команда впровадження повинна визначити чіткі бізнес-цілі, дослідити та проаналізувати існуючу систему внутрішнього контролю та виявити прогалини, залучаючи працівників нижнього рівня та вищого керівництва для отримання різноманітних точок зору з метою розробки надійної системи внутрішнього контролю.
#4. Усунення Недоліків
Будь-які слабкі та вразливі місця, які ви виявите під час оцінки, повинні бути усунені на цьому етапі. Крім того, розробка внутрішнього контролю та рішень для усунення цих недоліків є критично важливою.
Ви можете почати з усунення ризиків з найбільшою ймовірністю та найбільшим потенційним збитком, використовуючи найкраще програмне забезпечення для управління вразливостями, а потім рухатися далі.
#5. Тестування, Звітність та Оптимізація Рішень
Організації повинні ретельно розробити рішення та провести тестування для перевірки їхньої ефективності та звітувати про них.
Відповідальні зацікавлені сторони повинні бути в курсі результатів тестування, щоб надавати відгуки та пропозиції щодо заміни рішень з прогалинами та засобами контролю, які вважаються неефективними.
Це безперервний та ітераційний процес, де поточні оцінки дозволяють отримати ранні сигнали для негайного реагування на зміни в середовищі контролю.
Обмеження Структури COSO
Незважаючи на численні переваги структури COSO для організацій, вона також має свої виклики та обмеження, такі як:
- Складність впровадження. Однією з найбільших проблем структури COSO є те, що її важко впровадити, особливо для організацій, які раніше з нею не працювали. Для досягнення успіху концепція COSO вимагає від співробітників та вищого керівництва цілеспрямованості.
- Складність у використанні: структура COSO не є легкою для використання та розуміння, оскільки вона містить низку технічних термінів, і в більшості випадків її може бути важко інтерпретувати, особливо для тих, хто не знайомий з останніми бізнес-технологіями та термінологією.
- Значні витрати часу: розуміння та впровадження структури COSO може зайняти значну кількість часу, особливо у великих організаціях та компаніях, оскільки вона вимагає значного планування та координації між кількома командами та відділами.
Заключні Зауваження
Концепція COSO — це всеосяжна структура для управління ризиками та їх зменшення, що надає організаціям та компаніям інструкції щодо покращення їхніх систем внутрішнього контролю.
Вона базується на п’яти взаємопов’язаних і важливих компонентах, які працюють разом для досягнення організаційних цілей, допомагають ідентифікувати та уникати шахрайства, захищати активи та гарантувати дотримання законодавства та нормативних вимог.
Отже, якщо ви плануєте створити систему внутрішнього контролю або шукаєте способи покращити наявну, вибір і впровадження ефективної системи COSO – це розумне рішення.
Далі розгляньте детальний посібник з якості даних.