Програми для ведення списків справ можуть суттєво підвищити продуктивність, але існує ймовірність, що вони самі перетворяться на ще один неорганізований список. Щоб уникнути цього, скористайтеся Microsoft Planner, який дозволяє автоматично додавати завдання до вашого календаря, забезпечуючи чітке розуміння наближення дедлайнів.
Раніше ми вже розглядали основи Microsoft Planner. Для швидкого нагадування, Planner – це застосунок для керування завданнями, що входить до пакету Office 365 (O365). Він доступний для всіх користувачів з платною підпискою на O365, незалежно від того, чи це особиста підписка, чи корпоративна ліцензія.
Planner пропонує можливість додавати завдання з плану до вашого календаря, створюючи унікальне посилання для публікації. Це посилання дозволяє будь-кому, хто його має, імпортувати завдання до свого календаря. Це особливо корисно для командної роботи, де кожен учасник може бачити терміни виконання завдань.
Важливо зазначити, що вам не потрібно ні з ким ділитися цим посиланням (яке є досить довгим і складним, щоб його можна було вгадати або випадково знайти). Таким чином, ваші дані у Planner є надійно захищеними.
Як створити посилання Microsoft Planner
Щоб згенерувати посилання для публікації, перейдіть на Веб-сайт Microsoft Planner та авторизуйтеся за допомогою облікових даних O365.
У лівому меню оберіть план, який ви хочете інтегрувати до свого календаря.
Натисніть на три крапки поруч з опцією «Розклад», а потім оберіть «Додати план до календаря Outlook».
У панелі, що з’явиться, натисніть кнопку «Опублікувати».
На даному етапі ви маєте два варіанти. Ви можете додати завдання Planner до свого календаря Outlook, натиснувши «Додати до Outlook», або ж скопіювати «посилання iCalendar» та імпортувати завдання до будь-якого іншого календарного застосунку.
Інтеграція Planner з календарем Outlook
При виборі опції «Додати до Outlook», ваш календар Outlook відкриється, і ви побачите підписку на iCalendar, яку потрібно підтвердити.
Змініть відображуване ім’я календаря та натисніть «Зберегти».
Новий календар Planner з’явиться у розділі «Інші календарі». Завдання з календаря будуть відображатися у відповідний день їх виконання.
Може знадобитися деякий час, доки Outlook оновиться та відобразить усі завдання з опублікованого календаря, тому не хвилюйтеся, якщо вони не з’являться відразу.
Синхронізація Planner з іншими календарями
Якщо ви хочете додати завдання Planner до іншого календаря, скопіюйте посилання iCalendar, використовуючи комбінацію клавіш CTRL+C (Windows) або CMD+C (Mac).
Тепер ви можете поділитися цим посиланням з іншими або додати його до свого власного календаря. Процес додавання посилання iCalendar до різних календарних застосунків, таких як Google Calendar, Apple Calendar або іншого календаря Outlook, є доволі простим.
Як відключити спільний доступ до календаря Planner
Щоб припинити спільний доступ до завдань Microsoft Planner, знову натисніть три крапки поруч із опцією «Розклад», а потім оберіть «Додати план до календаря Outlook».
Натисніть на кнопку «Скасувати публікацію».
Посилання буде видалено, що унеможливить отримання будь-яких оновлень для всіх, хто використовував це посилання.