Організація електронної кореспонденції за допомогою електронних таблиць
Складні ланцюжки електронних листів можуть ускладнювати відстеження. Якщо ваша поштова скринька переповнена ними, а звичний перегляд листування у вашому поштовому клієнті не полегшує сприйняття інформації, можливо, електронна таблиця стане кращою альтернативою. “Відповідь на аркуш” – це веб-сервіс, який здатний додавати будь-який електронний лист і всі відповіді на нього до електронної таблиці Google. Таким чином, ви зможете бачити весь ланцюжок листування в одному місці. Нові повідомлення, надіслані в рамках цього ланцюжка, будуть автоматично внесені до цієї таблиці. Розглянемо, як автоматично додавати ланцюжки листів до електронної таблиці.
Як перенаправляти листування до електронної таблиці
Для використання сервісу “Відповідь на аркуш”, необхідно додати його як контакт до вашого поштового клієнта, а також вказати його як одержувача в ланцюжку електронної пошти, який ви хочете внести до таблиці. Електронна адреса сервісу: [email protected]
Створіть новий електронний лист і додайте “Відповідь на аркуш” до списку одержувачів, окрім тих, кому ви адресуєте лист. Після надсилання листа і отримання відповіді, перевірте свою поштову скриньку. Там має бути нове повідомлення від “Новий”. Усередині буде вкладений файл, назва якого відповідає темі відправленого вами листа.
Відкрийте вкладений файл, і він відкриється як електронна таблиця Google. Ви побачите адресу електронної пошти відправника/одержувача, вихідне повідомлення, яке ви надіслали, відповідь, що надійшла, а також дату і час відправлення.
Кожен ланцюжок, до якого ви додаєте “Відповідь на аркуш”, матиме власну електронну таблицю. Таблиця буде оновлюватися щоразу, коли надходитиме нова відповідь. Може знадобитися певний час для отримання таблиці, тому радимо додати електронну адресу сервісу до ваших контактів, щоб уникнути затримок.
У цього сервісу є недолік: ваш одержувач може видалити “Відповідь на аркуш” зі списку отримувачів, і в такому випадку відповіді не будуть додаватися до електронної таблиці. Щоб уникнути цього, ви можете додати “Відповідь на аркуш” до поля “Прихована копія” (BCC). Ваш основний одержувач не дізнається про додаткового отримувача, і не зможе його видалити. Відповіді і далі будуть додаватися до електронної таблиці.
Сервіс працює ефективно, єдиним незначним недоліком є те, що потрібен певний час для доставки таблиці до вашої поштової скриньки та її оновлення. Загалом, це корисний інструмент. Якщо вам потрібно відстежувати діяльність за допомогою системи квитків, яка надсилає відповіді на вашу пошту, цей сервіс може стати в нагоді.
Проте, використання цього сервісу для надсилання/отримання конфіденційних даних може бути не найкращою ідеєю.