Ви прагнете знайти оптимальний інструмент для управління проєктами, який ідеально підійде вашій команді та бізнесу?
Можливо, ви зараз стоїте перед вибором: обрати візуально привабливий і інтуїтивно зрозумілий Kanban-підхід Trello, або ж мінімалістичний та орієнтований на бази даних Notion, який базується на сторінках.
Ви потрапили у правильне місце! Я маю значний досвід у тестуванні та аналізі програмного забезпечення, і сьогодні я проведу порівняльний аналіз між двома популярними інструментами управління проєктами та роботою: Trello та Notion.
Залишайтеся з нами до кінця цієї статті, де я зважу всі переваги та недоліки Trello та Notion, щоб ви могли прийняти обґрунтоване та впевнене рішення.
Що таке Trello?
Trello – це сучасний, динамічний та візуальний інструмент для управління проєктами, який підходить як для індивідуального використання, так і для компаній, агенцій та великих підприємств. Він пропонує візуальний та безкодовий спосіб відстеження завдань та проєктів, планування, призначення завдань та обговорення. Фрілансери та працівники, що працюють на проєктній основі, особливо цінують його за ці переваги.
Ви можете створювати дошки, списки та картки, які відображають різні аспекти вашого особистого чи професійного життя. Інтерфейс drag-and-drop дозволяє легко керувати завданнями.
Для бізнесу та агенцій, Trello є чудовим інструментом для спільного управління проєктами та координації роботи команди. Спільні дошки, призначення завдань та можливість спілкування на платформі допомагають компаніям та агентствам ефективно керувати проєктами та робочою силою у віддалених, офісних та гібридних робочих середовищах.
Дивіться також: Порівняння інструментів управління проєктами: Trello проти monday.com
Trello як інструмент управління проєктами (PM)
Управління проєктами не повинно асоціюватися з нудними діаграмами Ганта в Excel. Ви заслуговуєте на більше, і Trello пропонує вам саме це – інструмент візуального управління проєктами.
Незалежно від того, чи потрібно вам керувати домашніми справами, чи бізнесом з тисячами співробітників, Trello надає вам усе необхідне: простоту, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, сучасні функції PM-інструменту та доступність.
Ознайомтеся з функціями PM, які роблять Trello незамінним інструментом для кожного:
- Шаблони Trello PM допоможуть швидко розпочати проєкти, заощаджуючи час на планування.
- Автоматизація Butler дозволяє автоматизувати дошки Kanban або інші проєкти за допомогою кнопок, команд і правил.
- Інтегруйте Trello з іншими програмами за допомогою Power-Ups, зробивши його єдиним інструментом для вас і вашої команди.
- Вивчайте нові способи підвищення продуктивності та прибутковості проєктів за допомогою Trello Integrations.
- Сім різних способів візуалізації завдань і підзавдань:
- Дошки Kanban з можливістю перетягування.
- Перегляд часової шкали для кращого відстеження прогресу проєкту.
- Перегляд календаря для планування, перенесення термінів та оцінки завантаження робочої сили на тиждень чи місяць.
- Таблиця для загального доступу з додатковою інформацією про завдання.
- Інформаційна панель, що дозволяє спостерігати за одним або кількома проєктами в Trello з висоти пташиного польоту.
- Види робочої області для візуалізації проєктів різних відділів або команд.
- Перегляди карт для оцінки завдань та проєктів з регіональної перспективи.
Як працює Trello?
Ваш шлях до управління проєктами в Trello починається зі створення нового робочого простору. Усередині робочого простору Trello ви можете створювати дошки, а на цих дошках ви можете додавати будь-яку кількість списків і карток. Також ви можете додавати дошки Trello напряму, але все одно потрібно вибрати робочу область.
Кнопки навігації Trello розташовані на верхній лівій панелі інструментів, а також на панелі зліва. Після створення нового робочого простору Trello перемикає перегляд на цей робочий простір. Щоб знайти наявні або переглянути попередньо налаштовані шаблони Trello, ви можете скористатися такими опціями, як “Робочі області”, “Останні”, із зірочкою та “Шаблони” на панелі інструментів Trello.
Перебуваючи в робочому просторі, ви можете використовувати ліву навігаційну панель для переміщення між дошками Kanban проєкту, перегляду складу учасників проєкту на вкладці «Учасники» або переключення на альтернативні режими перегляду проєкту, такі як Таблиця або Календар.
Переваги Trello в PM
Trello є дуже простим у використанні інструментом PM, і це його основна перевага.
Інші основні переваги:
- Завдяки багатовекторному шифруванню Trello, ви можете захистити свої професійні та ділові документи в інтернеті. Дані шифруються як у спокої, так і під час передачі.
- Незалежно від того, чи працюєте ви з комп’ютера, Chromebook або смартфона, існують спеціальні застосунки, і всі вони синхронізують дані між собою. Таким чином, ви можете розпочати роботу в застосунку Trello для Android і продовжити на ПК з Windows, де б ви не знаходилися.
- Є безкоштовна пробна версія, щоб ви могли спробувати, перш ніж купувати.
- Trello дуже адаптивний і підходить для різних проєктів, від особистих завдань до складних бізнес-проєктів.
Обмеження Trello як інструменту PM
- Вбудована часова шкала проєкту на основі діаграми Ганта недоступна в Trello. Однак ви можете використовувати Power-Up Trello, щоб створити її.
- Ви не можете налаштувати автоматичні послідовності завдань або легко візуалізувати залежності між завданнями.
- Можливості звітування Trello є базовими порівняно зі спеціальними інструментами управління проєктами.
Дивіться також: Trello проти ClickUp: вибір оптимального програмного забезпечення для управління проєктами
Що таке Notion?
Notion – це блоковий інструмент для підвищення продуктивності. Ви можете використовувати його для створення організаційних вікі-сайтів, планів розвитку продуктів, сторінок цілей і ключових результатів (OKR), нотаток зустрічей або планування відпусток.
Як редактор контенту на основі блоків, Notion дозволяє додавати майже все до панелі керування проєктом. Наприклад, ви можете додавати блоки для текстів, чисел, заголовків, таблиць, цитат, виносок, зображень тощо.
Найкраща особливість Notion полягає в тому, що ви можете опублікувати свою роботу як публічний веб-сайт, щоб будь-хто міг отримати до нього безпечний доступ, не змінюючи контент. Отже, якщо ви плануєте запустити краудфандингові проєкти або проєкти, що становлять суспільний інтерес, Notion надає вам платформу для створення проєктних дошок та публікації проєкту як веб-сайту.
Notion ідеально підходить як для індивідуального використання, так і для компаній. Ви також можете розробляти власні перегляди та робочі процеси на Notion, використовуючи підхід low-code розробки. Ця функція корисна, якщо ви прагнете створити унікальний досвід для своїх клієнтів.
Notion як інструмент управління проєктами (PM)
Notion – це повнофункціональний інструмент управління проєктами. Він надає всі необхідні функції для PM-інструменту, наприклад, блоки в Notion. Будь то представлення проєктів, сортування та фільтрування, залежності проєкту, підгрупи, база даних і властивості проєкту – ви маєте все необхідне.
Оскільки Notion є мінімалістичним інструментом підвищення продуктивності з low-code можливостями, вам може здатися дещо складним розпочати управління проєктами на ньому з першого дня. Тут на допомогу приходить функція шаблонів Notion. Ви знайдете сотні відповідних шаблонів безкоштовно на Notion Templates. Або ви можете знайти в інтернеті платні шаблони, створені досвідченими користувачами Notion.
Як працює Notion?
Notion працює як гнучка платформа для створення контенту, що використовує блочну систему. Ви можете створювати дошки проєктів, організовуючи та налаштовуючи ці блоки. Блоки можуть представляти різну інформацію, наприклад, текст, бази даних, календарі, перегляди тощо.
Notion адаптується до ваших потреб, наприклад, дозволяє перемикати дошку Kanban для управління проєктами на базу даних або навпаки за допомогою кількох кліків миші.
Для потреб віддаленого бізнесу він пропонує робочі простори для спільної роботи, куди ви можете запрошувати внутрішніх і зовнішніх учасників. З іншого боку, ви можете використовувати його як особистий робочий простір для підвищення продуктивності, керування домашніми справами, професійними завданнями та хобі.
Ви можете розпочати управління проєктами, додавши порожню сторінку в Notion. Потім ви можете заповнити інші поля, наприклад, таблиці, дошки, календарі, галереї тощо, з полотна редактора блоків. Якщо у вашому бізнесі є кілька проєктів або відділів, ви можете створити окремі робочі простори Notion Teamspaces і додати сторінки Notion Pages до цих робочих просторів.
Переваги Notion в PM
Основною перевагою Notion є функція low-code розробки сторінок. Вам варто використовувати цей інструмент, якщо ви маєте досвід управління проєктами та бажаєте створити унікальні види, яких немає в інших компаніях. Крім того, ви можете перетворювати сторінку Notion на різні формати, такі як вікі, бази даних, веб-сайти, інформаційні панелі, автоматизовані робочі процеси тощо.
Інші важливі переваги цього інструменту:
- Безкоштовна пробна версія для безплатного проєкту.
- Безкоштовна пробна версія включає всі основні функції, необхідні для управління складними проєктами.
- Публікуйте сторінки як справжні веб-сайти, не сплачуючи за хостинг.
- Мінімалістична та не відволікаюча платформа управління проєктами.
Обмеження Notion як інструменту PM
- Потрібен час для навчання роботі з інструментом.
- Гнучкість та можливості налаштування можуть бути приголомшливими для нових користувачів.
- Немає класичної шкали часу, як у діаграмах Ганта.
- Створення графіка проєкту в Notion вимагає досвіду та ручної праці, якщо ви не хочете використовувати один із шаблонів Notion.
Trello проти Notion: порівняння за функціями
Ця таблиця допоможе вам зрозуміти, чи потрібен вам Trello або Notion для вашого наступного проєкту:
| Порівнювані функції | Trello | Notion |
| Автоматизація | Легко створювати автоматизацію завдяки підказкам на екрані. | Автоматизація робочих процесів проєкту є складним завданням. |
| Шаблони | Велика колекція відповідних шаблонів PM для багатьох галузей. | Notion переважно пропонує базові шаблони безкоштовно; розширені шаблони PM потрібно купувати у сторонніх розробників Notion. |
| Можливість завантаження файлів | Необмежена, починаючи з безкоштовного плану, 5 МБ в безкоштовному плані і необмежена для всіх платних планів | Розмір завантаження файлу 10 МБ/файл для безкоштовного плану і 250 МБ/файл для всіх платних планів 5 ГБ тільки для вкладень у платних планах. |
| Історія сторінок і Журнал активності | Доступні протягом усього терміну | Notion видаляє історію через 7 днів для Free, 30 днів для Plus і 90 днів для Business; Необмежена історія сторінок доступна лише для плану Enterprise. |
| Функція веб-сторінки | Не можна публікувати дошки Trello як веб-сторінки. | Можна публікувати сторінки Notion як веб-сайти. |
| Спеціальні домени | Легко створюйте діаграми Ганта або часові шкали в Trello за допомогою безкоштовних доповнень. | Часову шкалу в Notion можна розробити самостійно або скористатися одним із платних шаблонів від сторонніх розробників. |
| Адміністрування робочого простору | Доступно для планів Premium і Enterprise. | Доступно тільки для плану Enterprise. |
| API Access | Недоступно. | Доступно. |
| Автоматизація бази даних | Недоступно. | Можливо. |
| Створення бюджету проєкту | Не підтримується. | Підтримується. |
| Створення рахунків і рахунків-фактур | Не підтримується. | Можливо. |
| Довідка та підтримка | Проста. | Складна. |
Приклади використання Trello для управління проєктами
Trello підходить для таких проєктів, як маркетинг, дизайн, інженерія, HR, управління продуктами та ін. Ось два приклади, де я успішно використовував Trello:
#1. Планування контент-календаря
Trello чудово підходить для управління контент-календарями в маркетингу. Ваші відділи маркетингу можуть створювати дошки Trello для планування.
На дошках ви можете додавати списки для організації етапів створення контенту, таких як генерація ідей, чернетка, редагування та публікація. Картки можуть представляти окремі фрагменти контенту (наприклад, публікації в блозі, оновлення в соціальних мережах) із завданнями та термінами виконання.
#2. Відстеження потенційних клієнтів і каналів продажів
Відстеження потенційних клієнтів і моніторинг каналу продажів також легко робити за допомогою Trello. Ви можете створювати різні дошки для різних проєктів продажу. Створіть списки для представлення каналу продажів або робочого процесу: генерація лідів, кваліфікація, переговори та закриті угоди. Індивідуальні картки Trello можуть представляти потенційних клієнтів або перспективні угоди. Ви також можете призначати картки різним продавцям.
Управління проєктами. Випадок використання Notion
Ви можете використовувати Notion для управління проєктами в таких галузях, як дизайн, виробництво, інженерія та розробка продуктів. Ось приклад того, як я нещодавно використовував Notion:
#1. Дорожня карта продукту та планування функцій
Команди розробників продуктів та програмного забезпечення часто використовують Notion для основних і складних етапів своїх проєктів. Ви можете налаштувати базу даних для відстеження функцій або історій користувачів, включаючи такі деталі, як пріоритет, статус, наступні кроки та терміни. Потім зв’яжіть компоненти бази даних з елементами проєкту, такими як «Таблиця», «Дошка», «Шкала часу» та «Календар» для миттєвої візуалізації.
Крім того, власні властивості, зв’язки та фільтри Notion дозволяють проводити глибоку категоризацію та пріоритезацію характеристик продукту. Зрештою, ви можете інтегрувати документи, макети та нотатки з нарад у Notion.
Trello проти Notion: Вердикт
Якщо вам потрібен простий та розширений інструмент для управління проєктами, Trello – кращий вибір.
По-перше, це простий інструмент PM, який може використовувати кожен. Будучи новачком, ви можете керувати невеликими проєктами, особистими хобі, списками справ, обмінюватися невеликими вкладеними документами, співпрацювати в невеликих групах тощо.
З іншого боку, Notion вимагає практики як від нових, так і від досвідчених керівників проєктів. Ви повинні розуміти використання графіків проєкту, полів проєкту, завдань, залежностей завдань і властивостей блоків, перш ніж ви зможете успішно керувати проєктами в Notion.
По-друге, ціни на Trello також більш доступні, ніж на Notion. Ви отримуєте достатню кількість функцій для безкоштовного управління комерційними проєктами в Trello з невеликою командою. З іншого боку, безкоштовні функції Notion досить обмежені та доступні лише для окремих користувачів.
Розглядаючи платні плани, стандартний план передплати Trello пропонує набагато більше функцій за доступною ціною, ніж аналогічна підписка Notion.
Далі – розглянемо альтернативи програмному забезпеченню Jira для безпроблемного управління проєктами.