Електронні підписи або eSignature корисні для ведення бізнесу з партнерами, віддаленими працівниками та міжнародними клієнтами.
Пам’ятаєте, коли востаннє підписували ручкою та папером?
Підпис ручкою вимагає сканування, друку, особистої зустрічі, надсилання поштою, факсом тощо зацікавленому персоналу. Весь процес може бути трудомістким, тривалим і виснажливим.
Ось тут і з’являється електронний підпис.
Dropbox Sign і DocuSign — два чудові інструменти електронного підпису, які ви можете спробувати.
Отже, давайте порівняємо ці дві платформи електронного підпису, щоб зрозуміти, яка краще відповідає вашим вимогам.
Що таке електронний підпис?
Електронний підпис (eSignature) — це законний та ефективний спосіб швидкого електронного підпису документів. Йому довіряють у всьому світі, оскільки він безпечний. Електронні підписи можуть замінити рукописні підписи в різних процесах.
Простіше кажучи, електронний підпис — це підпис в електронній формі. Ви можете використовувати комп’ютери або електронні пристрої для автентифікації підписанта та забезпечення безпеки документа.
Ми можемо сказати, що електронний підпис про намір особи прийняти умови документа або набір даних і повернути ці дані за допомогою електронного підпису називається електронним підписом. Є три типи електронних підписів:
- Прості електронні підписи
- Розширені електронні підписи
- Кваліфіковані електронні підписи
Його можна використовувати в різних ситуаціях, таких як транзакції, контракти та адміністративні процедури. Електронним підписам можна довіряти, їх можна застосовувати та є законними в усьому світі. Це допоможе вам пришвидшити процес підписання, і ви можете заощадити години на цьому процесі.
Електронні підписи – це новий спосіб ведення бізнесу з вашими клієнтами, тому ви повинні мати програму електронного підпису, якій можна довіряти.
За допомогою інструменту eSignature ви можете отримати зручний і швидкий спосіб вирішення проблем із підписом. Ви можете гарантувати безпеку своїх клієнтів і легко повертати документи, нікуди не рухаючись.
Це радше екологічно чистий підхід, який може заощадити мільйони паперових роздруківок. Крім того, це допомагає зберігати ваш документ упорядкованим, обліковуватим і доступним.
Крім того, використання електронних підписів може заощадити багато часу та грошей. Це також оптимізує робочі процеси вашого бізнесу та може підвищити ефективність галузі чи відділу.
Електронні підписи можна використовувати в різних галузях, таких як продажі, кадри, фінансові послуги, ІТ, біологія, уряд тощо.
Давайте порівняємо Dropbox Sign і DocuSign, починаючи з Dropbox Sign.
Що таке Dropbox Sign?
Dropbox Sign (раніше відомий як HelloSign) — це програма для електронного підпису та керування цифровими транзакціями, яка включає відстеження підписів, історію підписів, підпис документів, відповідність нормативним вимогам тощо.
Це дозволяє запитувати електронні підписи та додавати юридично обов’язкові підписи до документів. Воно належить компанії Dropbox, яка обіцяє дозволити клієнтам швидше укладати угоди, вчасно заповнювати екстрені документи без помилок, миттєво приймати нових працівників тощо.
Dropbox Sign — це корисне рішення для фрілансерів. Фрілансери можуть легко надсилати документи своїм клієнтам і отримувати документи, як-от угоди, для електронного підпису. Платформа надійна, має численні інтеграції, можливості індивідуального брендування тощо.
Від приватних користувачів до великих компаній можуть використовувати цю платформу без жодних проблем. Незалежно від того, чи хочете ви використовувати його на своєму мобільному телефоні чи комп’ютері, його додаток підтримується всіма пристроями, тож ви можете використовувати його, де завгодно.
Крім того, Dropbox Sign доступний більш ніж 20 мовами та може інтегруватися з такими популярними інструментами, як Salesforce, Slack, HubSpot тощо. Крім того, це спрощує робочі процеси та полегшує спілкування між клієнтами, постачальниками та колегами.
За допомогою Dropbox Sign ви можете:
- Збирайте електронні підписи надійно та безпечно за допомогою шифрування даних
- Швидко укладайте угоди завдяки автоматизованим процесам підписання пропозицій і контрактів
- Автоматизуйте завдання, покращуйте відповідність вимогам і керуйте ризиками за допомогою функцій ШІ
- Направляйте документи призначеним працівникам для керування внутрішніми робочими процесами
- Створюйте та редагуйте свої контракти за допомогою шаблонів, які можна багаторазово використовувати та налаштовувати
- Перейдіть від метушливої паперової роботи до безпаперової роботи, щоб врятувати дерева
Dropbox Sign пропонує безкоштовний пакет, який включає основні функції та три запити на підпис щомісяця. Це робить його хорошим варіантом для тих, хто потребує невеликих обсягів підпису.
Функції підпису Dropbox
Dropbox Sign має унікальні функції, що робить його чудовим вибором для кожного. Зазвичай він спрямований на спрощення процесу для користувачів і організацій. Давайте обговоримо його особливості:
#1. Шаблони
Ви можете перетворити свої часто використовувані документи на шаблони Dropbox Sign, щоб спростити кожен запит на підпис. Ви можете відформатувати документи за кілька хвилин, щоб кожне надсилання було легким і швидким.
Під час форматування документів вам потрібно виконати лише чотири кроки:
- Завантажте свій документ: виберіть документ, який ви надсилаєте неодноразово, як-от угода про нерозголошення або угода W2.
- Вирішіть, хто буде підписувати: призначте роль підписувача, наприклад клієнта, власника бізнесу, працівника, орендаря тощо.
- Розмістіть поля або пробіл: для кожної ролі перетягніть поля підпису туди, куди має заповнити цю частину підписувач.
- Збережіть, надішліть і повторно використовуйте: створивши шаблон, документ буде легко надіслати швидко й легко без повторень.
За допомогою цієї функції ви можете автоматизувати свою виснажливу роботу, спростити масове надсилання за допомогою можливостей кількох підписувачів і підготувати документи до негайного підписання.
#2. Редагування документа
Така функція, як редактор документів, є дуже поширеною функцією в кожній програмі. За допомогою інструменту ви можете додавати поля у свої документи, щоб підписувач міг заповнити необхідну інформацію. Він містить функції навігації, які є унікальною функцією Dropbox Sign.
Dropbox Sign дозволяє додавати власний брендинг і налаштовувати мову програми. Це допомагає вашій компанії підняти свій бренд і покращити комунікацію із зацікавленими сторонами. Коли ви додаєте елементи електронної пошти, ви повинні завантажити логотип компанії, додати слоган компанії, змінити ім’я відправника та підпис електронної пошти.
#3. Відправлення документів
Є кілька способів надсилання документів. Dropbox Sign може завантажити файл CSV, який генерує посилання для підпису, або файл CSV для масових підписів і особистого підпису.
Коли ви надсилаєте документи електронною поштою, ви можете налаштувати назву документа, запросити вкладення, налаштувати повідомлення для підписантів і призначити CC.
#4. Підписання та зберігання документів
Dropbox Sign надає цінні функції, зокрема кнопку «Далі», яка спрямовує одержувачів до порожнього поля для безпосереднього підпису.
Після оформлення документів доступ до них повинен бути простим і ефективним. Dropbox Sign — це хмарна платформа для зберігання документів, яка зберігає всі ваші документи та надає вам доступ до них, щоб використовувати їх у будь-який час.
#5. Безпека
Програмне забезпечення для електронного підпису має відповідати спеціальним вимогам безпеки та законодавству. Dropbox Sign пропонує шифрування SSL, двофакторну автентифікацію, відповідність нормам міжнародного права, HIPAA, ESIGN і безпечне зберігання документів.
Інструмент надає аудиторські звіти для відстеження суттєвих змін і дій у кожному документі. Вони додаються до підписаних документів автоматично.
#6. Інтеграції та API
Dropbox Sign має багато інтеграцій і API, який допомагає оптимізувати робочі процеси з документами. Ви можете інтегрувати свої улюблені інструменти з Dropbox Sign і створювати спеціальні програми за допомогою функцій Dropbox Sign.
#7. Підтримка клієнтів
Dropbox Sign має кращу підтримку клієнтів. Він використовує живий чат і канали електронної пошти для спілкування зі своїми клієнтами. Підтримка доступна 24/7, і ви отримуватимете сторінку стану програми, підтримувані ресурси та сповіщення про оновлення платформи.
Що таке DocuSign?
DocuSign, заснований у 2003 році, є одним із перших додатків електронного підпису з понад 1 мільйоном клієнтів, 44 мовами та 400 інтеграціями.
Інструмент eSignature ефективно збирає та керує документами з місця чи пристрою, надає журнали аудиту та оптимізує ваші робочі процеси. За допомогою DocuSign ви можете легко надсилати, нотаріально завіряти та підписувати цифрові документи.
Крім того, ви можете легко направляти документи до призначених працівників для організації внутрішніх робочих процесів. Він допомагає автоматизувати завдання, посилити відповідність і керувати ризиками за допомогою керування життєвим циклом контракту та функцій динамічного штучного інтелекту.
Створюйте широкий спектр контрактів і редагуйте їх відповідно до ваших потреб за допомогою настроюваних шаблонів, які можна багаторазово використовувати.
DocuSign розроблено для багатьох галузей, бізнес-секторів тощо. Якщо вам потрібні документи, які необхідно регулярно підписувати, і ви не проти заплатити за них, DocuSign — ваш вибір.
Завдяки надійній додатковій інтеграції ви можете інтегрувати DocuSign зі своїми бізнес-інструментами для оптимізації бізнес-процесів. Крім того, необмежені можливості шаблону будуть дуже корисними, оскільки він зберігає різні документи для підписання та дозволяє необмежену кількість варіацій подібного шаблону, нічого не змінюючи.
DocuSign забезпечує 99,99% безвідмовної роботи, і понад 180 країн використовують його для підписання угод. Якщо ви хочете переглянути договір і підписати його, DocuSign підготує все за допомогою чудового мобільного додатку та підтримки в браузері.
Настав час вам стати героєм своєї компанії, зменшивши ручні завдання та оптимізувавши процеси надсилання, підписання та керування документами за допомогою DocuSign.
Функції DocuSign
DocuSign пропонує гнучкі функції, які допомагають середнім і великим компаніям миттєво зберігати та редагувати свої документи. Такі функції, як шаблони, аудиторські звіти, особисте підписання, багатостороннє підписання, юридично обов’язкові підписи тощо, дозволяють звільнити вас від звичайної ручної роботи.
Давайте детально обговоримо деякі його особливості:
#1. Створення документа
З мільйонами користувачів у всьому світі DocuSign щодня обробляє понад мільйон документів. Це робить документ широко доступним і сумісним. Він пропонує:
- Розширена підтримка типів файлів: DocuSign підтримує будь-які типи файлів документів, наприклад Microsoft Excel, Word і PowerPoint, тому ви можете надсилати документи на підпис. Він також підтримує .pdf, .doc, .xls, .txt, .xlsx, .docx тощо.
- Перетворення PDF-форми: Готуйте документи за короткий час за допомогою PDF-форми. Під час завантаження PDF-файлу DocuSign розпізнає та автоматично перетворює файл у поля підписувача.
- 20+ стандартних і користувацьких тегів і полів: за допомогою цієї функції ви можете скеровувати своїх клієнтів або професіоналів входити в потрібні місця без клопоту. Крім того, ви можете надсилати стандартні теги, щоб отримати підписи, заголовки, ініціали, назви компаній, тексти, номери, імена тощо.
- Малюнок: це поле дозволяє підписувачам і відправникам завантажувати підписувачів і зображення безпосередньо в документ.
DocuSign також пропонує інтеграцію хмарного сховища, автоматичне розміщення тегів, PowerForms і додаткові документи в цьому розділі.
#2. Поля даних
Розширені можливості перевірки полів DocuSign автоматизують бізнес-логіку та спрощують процес для підписувачів. Ви можете легко інтегрувати DocuSign з іншими програмами для попереднього заповнення форм.
- Повна функціональність форм: створюйте форми так, як вам потрібно, за допомогою потужних функцій форм, які включають прапорці, теги, що випадають, текст, валютні поля, числові поля, перемикачі тощо.
- Поля даних сторонніх розробників: ви можете пов’язати свої поля з даними сторонніх служб. Дані автоматично оновлюються із системи третьої сторони в документ і навпаки, усуваючи важку роботу.
- Перевірка даних: обмежте тип даних, введений у вибране поле, щоб мінімізувати транзакції, які не є належним чином. Це усуне помилки повторного надсилання документів і введення даних. Він містить електронну адресу, номер телефону, 9-значний поштовий індекс, текст, дату, 5-значний поштовий індекс, маскування регулярного виразу та номер соціального страхування.
- Форматування та логіка полів: Ви можете використовувати умовні поля, щоб приховати дані та відкрити їх, коли це необхідно. Значення обчислюються динамічно з обчислюваними полями на основі вхідних даних для інших полів. Крім того, заблоковані поля захищають дані, а зв’язані поля забезпечують відображення всіх змін у подібних полях.
- Розмітка полів і документів: DocuSign дає змогу редагувати певні поля. Він може керувати запитами та змінювати зроблені ініціали. За допомогою історії транзакцій ви можете відстежувати всі зміни.
#3. Робочий процес підписання
DocuSign дозволяє вказати та замовити кількість підписантів. Ви можете призначити одержувачам різні ролі та доступ, і ви матимете контроль над кожним кроком.
Він включає послідовну, паралельну, змішану маршрутизацію, масове надсилання, дозволи одержувачів, правильні документи, нагадування та сповіщення, видимість документів і шаблони.
#4. Автентифікація підписувача
За допомогою кількох рівнів автентифікації ви можете переконатися, що підписані справжні. Це підвищує порогові значення, необхідні підписантам для підтвердження своєї особи, перш ніж отримати доступ до файлів.
Він включає автентифікацію на основі електронної пошти, код доступу, автентифікацію через SMS, телефон, автентифікацію на основі знань, перевірку ідентифікатора, автентифікацію третьої сторони тощо.
#5. Досвід надсилання та підписання
Легко надсилайте документи за допомогою DocuSign і дозвольте вашому клієнту підписати та надіслати документ протягом кількох хвилин. DocuSign робить надсилання та підписування швидким і легким способом.
Він включає адаптивне підписання, сповіщення через SMS, підписання та надсилання в автономному режимі, мобільні програми, спільний доступ, еластичне підписування, брендування тощо.
#6. Звітність
Потужні звіти про продукт надзвичайно полегшують вашу роботу. Це дозволяє адміністраторам облікових записів і користувачам DocuSign отримати чітку видимість облікового запису.
Бізнес-статистика завжди доступна та доступна з доступом у реальному часі та розширюваною запланованою звітністю. Він включає статус у реальному часі, статистику підписання, експорт даних, документи, звіти про облікові записи тощо.
Крім того, DocuSign пропонує широкий спектр функцій, таких як відповідність, додаткові послуги, архівування та збереження документів, доступність, безпека, міжнародне адміністрування, політики паролів тощо.
Dropbox Sign проти DocuSign
Обидва інструменти електронного підпису пропонують однакові результати. Зрештою, ви надсилаєте документ на підпис вашому клієнту за допомогою інструменту. Основні відмінності, які ми можемо побачити між DocuSign і Dropbox Sign, полягають у їхніх функціях, ціні та підтримці. Давайте подивимося, чим обидва відрізняються один від одного кількома пунктами.
Dropbox SignDocuSignВін допускає інтеграцію у своїх вищих планахВін забезпечує інтеграцію в будь-який планВін має стандартні функціїВін має розширені функціїБільше підходить для малого бізнесуБільше підходить для середнього та великого бізнесуDropbox Sign дешевшеDocuSign дорожчеОбмежена кількість шаблонівШаблони для багаторазового використання у вибраних планахЦе не підходить мати опцію керування контактамиВи можете керувати контактамиНемає можливості порівняння документівВи можете порівнювати документиВи не можете планувати час обміну файламиВи можете планувати час надсилання файлів Користувачі та відправники можуть надсилати та підписувати документи 22 різними мовамиВи можете надсилати документи 14 різними мовами , і ваші одержувачі можуть входити 44 різними мовами. Одним клацанням миші ви можете надсилати документи великому списку одержувачів у вищих планах. Він автоматично надсилає електронні листи та унікальні документи після імпорту списку одержувачів. Він пропонує електронну та веб-підтримку. Він пропонує електронну пошту, телефон та веб-підтримка
Заключні слова
Обидва інструменти електронного підпису, Dropbox Sign і DocuSign, мають чудові функції, які можуть принести користь різним типам бізнесу. Dropbox Sign — чудовий варіант для малого бізнесу, оскільки він доступніший і має стандартні функції, які можуть вам знадобитися. Але якщо вам потрібні додаткові функції та у вас більший бізнес, ви можете спробувати DocuSign.
Тому, якщо ви хочете знати, як ці інструменти можуть принести користь вашому бізнесу, спробуйте їх самостійно. Тестування цих інструментів допоможе вам визначити, що краще для вашого випадку використання.
Чудово те, що обидва інструменти мають безкоштовні пробні версії, які допоможуть вам швидко розпочати роботу та вирішити, який із них вам більше підходить.
Далі ви можете перевірити, як додати підпис до документа Word.