QuickBooks та FreshBooks – це два лідери на ринку програмного забезпечення для ведення бухгалтерського обліку малого бізнесу, що постійно займають провідні позиції.
Обидва ці інструменти мають перевірену репутацію, пропонують подібні основні функції з деякими важливими відмінностями, і призначені для задоволення конкретних потреб бізнесу.
Кожен підприємець-початківець, працівник бухгалтерської фірми або фрілансер стикається з викликами ведення малого бізнесу. Закупівля матеріалів, відстеження платежів і витрат, контроль за рухом коштів – це щоденна боротьба, яка вимагає значних зусиль.
Оптимальним рішенням є використання спеціалізованого програмного забезпечення для управління бухгалтерським обліком. Воно допомагає у всьому: від створення шаблонів рахунків-фактур до відстеження щоденних витрат та доходів.
Використання бухгалтерського програмного забезпечення не тільки підвищує ефективність процесів та звільняє час для інших завдань, а й значно спрощує життя власникам бізнесу.
Хоча більшість погоджується, що наявність бухгалтерського програмного забезпечення є необхідною для малого бізнесу та фрілансерів, вибір між різними програмами може стати складним завданням.
Щоб допомогти вам зробити правильний вибір, ми порівняємо два провідні бухгалтерські рішення: QuickBooks та FreshBooks, і визначимо, яке з них найкраще підходить для вашого бізнесу.
Що таке QuickBooks?
QuickBooks – це популярне програмне рішення для бухгалтерського обліку малого бізнесу, яке дозволяє ефективно керувати фінансами з будь-якої точки світу. Програма пропонує широкий спектр інструментів для ведення бухгалтерського обліку, надаючи компаніям чітке уявлення про їхні фінансові результати без потреби в ручних розрахунках.
QuickBooks забезпечує автоматичну синхронізацію з банківськими рахунками, класифікує транзакції та надає бухгалтерським командам зручний спосіб управління витратами, організації фінансової документації, відстеження запасів, виставлення рахунків-фактур та ведення розрахунку заробітної плати.
Компанії, що використовують QuickBooks, можуть легко налаштувати його численні інструменти, такі як хмарний облік, відстеження часу та обробка платежів, для оптимізації процесів відповідно до своїх потреб. Доступ до програми та її управління можливі з комп’ютерів, ноутбуків, планшетів або смартфонів.
Основні можливості QuickBooks
#1. Спільна робота
Бухгалтери та інші уповноважені співробітники компаній, що використовують QuickBooks, можуть одночасно входити в систему, вводити дані онлайн і відстежувати всі зміни через детальний журнал дій.
#2. Управління податками на заробітну плату
QuickBooks автоматично розраховує податки на заробітну плату, а також здійснює їхню сплату та оновлення. Програма також забезпечує захист від податкових штрафів і може відшкодувати до 25 000 доларів США у разі їхнього накладання.
#3. Відстеження бізнес-витрат
Мобільний додаток QuickBooks дозволяє фотографувати та зберігати чеки, які потім можна зіставляти з наявними транзакціями.
При підключенні до банківського рахунку, кредитної картки або рахунку PayPal QuickBooks автоматично імпортує, відстежує та класифікує витрати. Це дозволяє користувачам створювати точні звіти про їхні фінансові операції.
#4. Звіти
QuickBooks дозволяє створювати та обмінюватися професійними фінансовими звітами з партнерами, даючи змогу бухгалтерським командам налаштовувати звіти відповідно до своїх потреб та своєчасно інформувати бухгалтерів електронною поштою.
На інформаційній панелі користувачі можуть відстежувати важливу інформацію, зокрема дані про бізнес, баланси, фінансові звіти, а також спеціально розроблені звіти та тенденції продажів.
Що таке FreshBooks?
FreshBooks – це хмарне бухгалтерське рішення, призначене для фрілансерів і малого та середнього бізнесу. Просте у використанні програмне забезпечення пропонує інтуїтивно зрозумілі інструменти для створення бухгалтерських звітів, організації витрат, виставлення рахунків та отримання платежів.
Доступ до FreshBooks можна отримати через веб-браузер з будь-якого комп’ютера або за допомогою мобільного додатку на пристроях iPhone, iPad або Android. Усі дані надійно зберігаються в хмарі.
FreshBooks допомагає користувачам економити час на оформлення документів, спрощуючи виставлення рахунків та приймання онлайн-платежів. Програма також дозволяє відстежувати відпрацьований час та конвертувати його в рахунки для точної оплати за виконану роботу.
FreshBooks автоматично відстежує усі транзакції при підключенні до банківського рахунку, а також записує та класифікує їх в одному місці, що спрощує ведення обліку для податкової звітності.
Основні можливості FreshBooks
#1. Облік, виставлення рахунків і платежі
FreshBooks – це простий у використанні інструмент подвійного бухгалтерського обліку, що забезпечує точність та відповідність вимогам, допомагаючи користувачам визначати статті доходів і витрат для точного розрахунку прибутків і збитків. Функція автоматичної перевірки та балансу програмного забезпечення гарантує відповідність сум дебету та кредиту.
Користувачі FreshBooks можуть надати своїм бухгалтерам доступ до фінансової інформації, що дозволить їм краще підтримувати бізнес, а також спростить автоматичне звіряння банківських виписок, управління кредитами та кредиторською заборгованістю.
Функція швидкого виставлення рахунків дозволяє автоматизувати нагадування про оплату, запитувати часткові депозити та налаштовувати автоматичні повідомлення про несплачені рахунки.
#2. Відстеження часу та витрат
FreshBooks має вбудований інструмент відстеження часу та командний табель, який фрілансери можуть використовувати для фіксування відпрацьованого часу та автоматичного внесення його до рахунку-фактури.
Користувачі також можуть відстежувати витрати для кращого контролю грошових потоків, під’єднуючи програмне забезпечення до своїх банківських рахунків, а також класифікувати витрати або позначати їх як відшкодовувані.
#3. Централізовані проєкти та звіти
Компанії, що використовують FreshBooks, можуть легко співпрацювати з бізнес-партнерами та підрядниками, використовуючи централізоване сховище файлів із функцією розмежування прав доступу.
Інструменти аналізу рентабельності програми відображають детальну інформацію, підсумкові звіти, а також надають готові пропозиції та оцінки, фінансові звіти, інструменти управління клієнтами, програми для iOS та Android і функцію автоматичного відстеження пробігу.
QuickBooks проти FreshBooks
#1. Виставлення рахунків
Настроювані шаблони рахунків-фактур у FreshBooks містять кнопку “клікни, щоб оплатити”, що спрощує процес онлайн-оплати та отримує дані безпосередньо з інструменту відстеження часу. Інші автоматизовані функції включають відправлення періодичних рахунків-фактур за відпрацьовані години та електронні нагадування про несплачені платежі. Одержувачі можуть миттєво оплачувати рахунки через Apple Pay та кредитні картки ACH.
QuickBooks відстежує оплачуваний час, інтегруючи зовнішні програми, як-от TSheets та Google Calendar, та включає їх у рахунки-фактури. Конструктор рахунків-фактур програми має функції налаштування, такі як зміна кольорів або додавання логотипу. Варіанти оплати включають кнопку “клікни, щоб оплатити”, що дозволяє клієнтам обирати між оплатою за допомогою Apple Pay, кредитної картки або ACH, а також надсилати нагадування про прострочені та повторювані платежі.
#2. Відстеження часу
Вбудований інструмент відстеження часу FreshBooks ідеально підходить для компаній, які працюють на основі проєктів, де працівники відстежують оплачувані години та пов’язані витрати. Користувачі можуть переглядати інформацію про відпрацьований час на інформаційній панелі, відстежувати окремих співробітників та імпортувати дані в облікову систему в реальному часі.
QuickBooks пропонує додаткову функцію QuickBooks Time для користувачів, зацікавлених у відстеженні часу штатних або неповних працівників. Компанії, які не платять за додаткову програму, мають вказувати нарахування заробітної плати як витрати та класифікувати запропоновані послуги, що може бути незручним способом відстеження часу працівника або фрілансера.
#3. Відстеження витрат
QuickBooks підтримує дебетові та кредитні картки, регулярно інформуючи користувачів про норми прибутку протягом місячного бухгалтерського циклу. Недоліком є те, що для цього потрібне деяке ручне введення даних, оскільки QuickBooks Online показує лише позиції рядків, а не детальніший аналіз. Користувачі можуть оновлювати щомісячні виплати за допомогою мобільного додатку QuickBooks, фотографуючи та завантажуючи чеки.
FreshBooks розроблено спеціально для виставлення рахунків та збору платежів, тому користувачам потрібно інтегрувати зовнішню систему обліку. Проте, програма надає виняткові функції відстеження витрат, як-от відстеження часу виконання проєкту, відстеження чеків і управління податком із продажу, що є особливо корисним для підприємців-початківців.
#4. Простота використання
QuickBooks та FreshBooks пропонують інтуїтивно зрозумілі інформаційні панелі з діаграмами та вертикальними бічними панелями, що спрощує доступ до різних функцій. QuickBooks виглядає простішим у налаштуванні порівняно з FreshBooks. Користувачі можуть легко записувати та змінювати журнали у FreshBooks, а також керувати початковими балансами та плановими рахунками.
FreshBooks полегшує введення даних, однак, користувачі не можуть закрити операцію попереднього періоду, що необхідно для запобігання небажаним змінам облікових даних. Хоча у FreshBooks можна вводити початкові баланси та змінювати записи в журналі, для цього потрібно використовувати обліковий запис, зареєстрований з іншою електронною адресою.
#5. Податкові розрахунки
Intuit, розробник TurboTax та QuickBooks Online, включив у програму багато корисних функцій для розрахунку податків. Інструмент призначений для створення необхідної кількості податкових форм на кінець року. Власники бізнесу можуть класифікувати податки на витрати та прибуток для розрахунку сум, які потрібно сплачувати щоквартально, а також відстежувати податок із продажу та автоматично додавати податки до рахунків-фактур.
FreshBooks пропонує функцію податкового планування, але вона менш універсальна, ніж у конкурента, що може ускладнити податкове планування для фрілансерів та небухгалтерів. FreshBooks також надає допомогу з податками, але не відстежує витрати за допомогою сканування чеків; користувачі можуть відстежувати податки, лише прив’язавши свої банківські рахунки. Це може бути незручним для зайнятого офісу через відсутність вбудованого сканера чеків.
#6. Бухгалтерський облік
FreshBooks має функцію подвійного бухгалтерського обліку, що допомагає відстежувати статті доходів та витрат. Це дає користувачам можливість оцінити свої прибутки та збитки. Функція гарантує рівність сум дебету та кредиту і виявляє помилки, щоб уникнути проблем з податковою звітністю.
Користувачі FreshBooks можуть імпортувати та класифікувати фінансові транзакції, використовуючи різні категорії для переказів, капіталу або відшкодувань, а також експортувати підсумкові звіти у форматі Excel. Користувачі також можуть легко надати своєму бухгалтеру доступ до облікового запису FreshBooks.
QuickBooks відстежує усі витрати, сортуючи транзакції та поділяючи їх на податкові категорії. Програма зв’язує фотографії чеків з відповідними транзакціями та використовує ці дані для створення різних типів звітів. Мобільний додаток QuickBooks використовує GPS для автоматичного відстеження відстані, пройденої користувачем, і створює звіт, що точно фіксує відрахування на відрядження.
#7. Звітування та інформаційні панелі
Обидві програми пропонують різні види звітів. FreshBooks створює звіти про прибутки та збитки, рахунки клієнтів, податок з продажів, витрати та зібрані платежі. Інформаційна панель містить діаграми та графіки, що відображають щомісячний дохід, неоплачений дохід, потоки доходу, загальний прибуток, витрати та неоплачений час.
QuickBooks має Центр звітів у навігаційному меню, що дозволяє швидко знаходити стандартні шаблони звітів та налаштовувати власні. Розділ “Звіти про управління” дозволяє створювати професійні звіти з титульними сторінками, змістом та примітками.
Приклади звітів, включені до шаблонів, включають баланси, звіти про податки з продажу, аудиторські журнали, звіти про рух грошових коштів, відкриті рахунки-фактури, прибутки та збитки, огляд бюджету та звіти клієнтів за класами, клієнтами, місяцями та роками.
#8. Ціноутворення
QuickBooks і FreshBooks пропонують плани на основі підписки, але QuickBooks пропонує кращу масштабованість. З QuickBooks ви можете залучити свого бухгалтера та приєднатися до онлайн-спільноти з понад 5 мільйонами користувачів.
FreshBooks не пропонує банківську звірку для користувачів тарифного плану Lite, а кількість користувачів має бути більшою. Масштабування FreshBooks є дорожчим.
Ціни QuickBooks
- Простий старт: 1 користувач, 25 доларів на місяць, 2 бухгалтерські фірми
- Необхідне: 3 користувачі, 50 доларів на місяць, 2 бухгалтерські фірми
- Плюс: 5 користувачів, 80 доларів на місяць, 2 бухгалтерські фірми
- Розширений: 25 користувачів, 180 доларів на місяць, 3 бухгалтерські фірми
Ціни FreshBooks
- Lite: 180 доларів на рік або 15 доларів на місяць
- Плюс: 300 доларів на рік або 25 доларів на місяць
- Преміум: 600 доларів на рік або 50 доларів на місяць
- Вибір: індивідуальне ціноутворення
Усі плани FreshBooks, окрім Select, включають одного користувача; за кожного додаткового користувача потрібно доплачувати 10 доларів.
#9. Підтримка інтеграції
QuickBooks має понад 400 вбудованих інтеграцій, зокрема з банківськими системами, платіжними сервісами, платформами електронної комерції та CRM, що забезпечує контроль фінансових даних та процесів продажів. Інші надбудови, такі як PayPal і ReceiptBank, автоматично оновлюють транзакції.
FreshBooks має понад 100 інтеграцій, орієнтованих на малий бізнес та фрілансерів, що спрощують підключення до інструментів для податкової звітності та управління персоналом. Інтеграції, як-от Squarespace або Zapier, допомагають відстежувати платежі, обробляти та організовувати дані з різних систем.
#10. Нарахування заробітної плати
QuickBooks пропонує повний план нарахування заробітної плати з необмеженою кількістю розрахунків та форм на кінець року. Інші функції включають автоматичний розрахунок податків, онлайн-портал для перегляду працівниками своїх податкових даних та квитанцій про оплату, а також підтримку арештів та відрахувань. Користувачі також можуть отримати доступ до преміум-плану, що підтримує прямий депозит того ж дня та адміністрування персоналу.
FreshBooks підтримує інтеграцію із зовнішніми системами розрахунку заробітної плати, оскільки не має власної функції нарахування заробітної плати. Програма підтримує Gusto, стягуючи від 6 до 12 доларів США за користувача на місяць та початкову щомісячну плату в розмірі 39 доларів США. Він також підтримує канадську службу розрахунку заробітної плати PaymentEvolution.
#11. Підтримка клієнтів
QuickBooks пропонує онлайн-підтримку клієнтів, для доступу до якої необхідно увійти в систему. Також є вбудована база знань, де користувачі можуть шукати відповіді на питання, і активний форум спільноти.
FreshBooks пропонує підтримку клієнтів у чаті та по телефону протягом 12 годин на день, п’ять днів на тиждень. На веб-сайті компанії є довідковий центр з можливістю пошуку інформації.
Quickbooks проти Freshbooks: порівняння
| Функції | QuickBooks | FreshBooks |
| Огляд | Заснована в 1983 році | Заснована в 2003 році |
| Цільові ринки | Оптимально для компаній, що продають товари | Оптимально для компаній, що надають послуги, фрілансерів та індивідуальних підприємців |
| Основні характеристики | Створення настроюваних рахунків-фактур з індивідуальними логотипами та полями, використання мобільного застосунку для створення рахунків на ходу | Інструменти подвійного обліку гарантують точність, спрощують підготовку фінансових звітів |
| Ціни | Простий старт: 25 доларів США на місяць; Основи: 50 доларів США на місяць; Плюс: 80 доларів США на місяць; Розширений: 180 доларів США на місяць | Lite: 15 доларів США на місяць або 180 доларів США на рік; Плюс: 25 доларів США на місяць або 300 доларів США на рік; Преміум: 50 доларів США на місяць або 600 доларів США щорічно |
| Підтримка | Телефон, електронна пошта або чат, розділ допомоги в продукті, навчальні матеріали, база знань з можливістю пошуку, форум користувачів | Телефонна та електронна підтримка, розділ допомоги в продукті, чат, база знань з відповідями на поширені питання |
| Простота використання | Простий процес налаштування, що дозволяє швидко почати роботу; Пропонує основи та додаткові функції, які можна вивчати в процесі роботи | Добре представлена стартова сторінка, що показує прогрес налаштування, вертикальне меню зліва на екрані |
Примітка автора
Коли обрати QuickBooks
QuickBooks ідеально підходить для бізнесу, що продає товари та керує запасами, оскільки функція керування запасами дозволяє відстежувати продажі з різних каналів, включаючи Shopify та PayPal. Завдяки можливості інтеграції з іншими продуктами Intuit, QuickBooks може масштабуватися разом із вашим бізнесом.
QuickBooks є популярним рішенням серед бухгалтерів і власників бізнесу, які хочуть співпрацювати зі своїми бухгалтерами, оскільки програма ефективно керує інтеграціями, банківськими транзакціями та дотриманням податкового законодавства. Обирайте QuickBooks, якщо вам потрібне бухгалтерське програмне забезпечення, що може масштабуватися разом з вашим бізнесом.
Коли обрати FreshBooks
FreshBooks користується популярністю серед індивідуальних підприємців, фрілансерів та малого бізнесу, які шукають просте у використанні бухгалтерське програмне забезпечення.
Програма має функції відстеження часу та виставлення рахунків, управління проєктами, а також інтеграцію зі сторонніми платіжними інструментами, як-от Stripe, що робить її ідеальним варіантом для малого бізнесу та підприємців-початківців.
FreshBooks є простою у налаштуванні та адмініструванні, орієнтованою на широку аудиторію. Програма забезпечує швидку інтеграцію з популярними інструментами для малого бізнесу.
Ознайомтеся з нашим оглядом програмного забезпечення для розрахунку заробітної плати для стартапів та середніх підприємств.