Щоб не відставати від сценаріїв, що розвиваються, удосконалення бізнес-процесів (BPI) має важливе значення для кожної організації.
Кожна компанія має справу з сотнями бізнес-процесів. Жоден підприємець не може назвати ці процеси надійними на 100%, оскільки завжди є вузькі місця, які коштують часу та грошей.
Оптимізація або вдосконалення цих бізнес-процесів може допомогти усунути будь-які проблеми, які створюють незручності для вашої команди або клієнтів. Давайте розглянемо, як працює вдосконалення бізнес-процесів і як воно допомагає вашому бізнесу процвітати.
Що таке вдосконалення бізнес-процесів?
Бізнес-процеси – це завдання, які ви виконуєте для ведення свого бізнесу. Вам потрібно вдосконалити ці процеси, щоб залишатися сильними в цьому конкурентному світі. Отже, вдосконалення бізнес-процесів означає постійну оптимізацію бізнес-процесів для підвищення продуктивності та ефективності.
Бізнес-процеси підприємства включають три види діяльності:
- Операційне завдання: повторювані завдання, які компанії повинні виконувати щодня, як-от виробництво, логістика та звітність.
- Управлінські завдання: ці завдання включають складання бюджету, адміністрування та розвиток персоналу.
- Допоміжні завдання: решта завдань підпадають під цю категорію, як-от технічна підтримка, підбір персоналу, бухгалтерія тощо.
Усі завдання, що належать до цих категорій, необхідно регулярно оцінювати та коригувати, щоб запобігти неефективності. Завдяки BPI компанії можуть постійно вносити позитивні зміни в ці операції відповідно до внесків внутрішніх і зовнішніх зацікавлених сторін.
Ці вдосконалення або вводять нові способи виконання завдань, або усувають недоліки поточних процесів. В обох випадках метою є спрощення процесу.
Важливість удосконалення бізнес-процесів
Незалежно від того, до якої галузі належить ваша організація, вам потрібно адаптуватися до змін, щоб витримати конкуренцію. Удосконалення бізнес-процесів дозволяє внести ці зміни.
Під час цього процесу компанії можуть визначити сфери, які потребують покращення, і знайти будь-яку неефективність, яку потрібно усунути. Це допомагає організаціям зрозуміти систему та розвиватися відповідно до поточних галузевих стандартів.
Крім того, він пропонує свіжий погляд на ваш бізнес-процес для підвищення продуктивності, якості, відносин з клієнтами та розвитку навичок.
Як працює вдосконалення бізнес-процесів?
#1. Виберіть процес
По-перше, вам потрібно визначити сфери або процеси, які потребують вдосконалення. Хоча в компанії відбуваються численні бізнес-процеси, ви можете розставити пріоритети для вдосконалення повторюваних процесів.
#2. Проблеми з процесом карти
Зосередьтеся на обраному процесі, щоб визначити проблеми, які потребують усунення. Картування означає візуалізацію всієї операції та виявлення вузьких місць.
#3. Аналізуйте бізнес-процеси
Тепер вам потрібно проаналізувати больові точки, щоб знайти проблеми, які можна вирішити. Ви можете поставити запитання відповідальним особам для отримання відповіді.
#4. Реконструюйте процес
На цьому етапі вам потрібно переробити процес, щоб зробити його кращим. Використовуйте найбільш підходящу методологію для усунення виявлених проблем і підвищення ефективності ваших процесів.
#5. Отримайте ресурси
Для будь-якого вдосконалення бізнес-процесу компаніям необхідно забезпечити необхідні ресурси. Це може бути отримання нового програмного забезпечення, апаратного забезпечення або робочої сили. На все це потрібно отримати дозвіл керівництва.
#6. Перевірте новий процес
Перед застосуванням системи BPI у вашій організації тестування є обов’язковим процесом. Перевіряйте кожен крок робочого процесу, щоб не пропустити нічого критичного. Якщо вам потрібні якісь зміни, це крок для цього.
#7. Впровадити метод
Після успішного тестування та схвалення керівництва настав час впровадження методології вдосконалення бізнес-процесів. Ви можете почати з малого масштабу та розширити сферу дії для кращих результатів.
#8. Перегляньте та вдосконаліть
Ваша робота не закінчується етапом реалізації. Вам потрібно постійно контролювати, чи нові методи покращують ваш процес чи ні. Інколи може знадобитися уточнення, і ви повинні впровадити це відповідно.
Методи вдосконалення бізнес-процесів
Залежно від вашого бізнес-процесу та галузі ви можете вибрати наведені нижче методології для BPI.
#1. Гнучка методологія
Ця методологія звільняє проект від жорстких термінів і дозволяє включати більше ітерацій. На основі відгуків команди та клієнтів Agile дозволяє виправити виділені проблеми. Це також покращує спілкування та співпрацю між усіма сторонами.
#2. Економічне виробництво
Метою цієї методології є усунення відходів і, таким чином, зниження витрат. Окрім обробної промисловості, інші також можуть реалізувати її основні принципи. Тут команди повинні розуміти сприйняття покупців, щоб усунути марнотратство та надмірність.
#3. Шість сигм
Цей популярний підхід може зменшити мінливість і помилки, використовуючи дані та статистичні дані, одночасно максимізуючи цінність. Six Sigma передбачає використання DMAIC і DMADV для досягнення раціоналізованого процесу та підвищення рентабельності інвестицій.
#4. Повне управління якістю (TQM)
Компанії, які використовують цю методологію, повинні залучити всю свою команду, щоб підвищити рівень задоволеності клієнтів. Він пропонує працівникам середовище та робочу культуру, де цінується досвід, і їх заохочують до спільної бізнес-цілі.
#5. Теорія обмежень
Методологія теорії обмежень зазвичай використовується, коли є потреба в миттєвому вдосконаленні. Він може визначати вузькі місця процесу та покращувати їх до усунення.
#6. Кайдзен
Ця методологія вдосконалення бізнес-процесів зосереджена на ефективних і гнучких практиках. Це дещо модифікує вашу роботу та корпоративну культуру для підвищення якості та продуктивності процесів.
#7. Канбан
Канбан — це техніка візуального робочого процесу, яка дозволяє визначати проблеми та усувати вузькі місця. У результаті ви можете підвищити ефективність і контролювати хід вашої ініціативи.
#8. Вчасно
Цей метод ідеально підходить для виробничих компаній, які хочуть мінімізувати витрати на запаси, виробляючи товари відповідно до попиту. У більшості випадків він використовується з методологією Kanban для точного прогнозування та уникнення надлишку робочих можливостей.
#9. Відображення процесу
За допомогою цієї техніки візуалізації робочого процесу компанії можуть скласти план вдосконалення процесу. Ви також можете використовувати його для розробки карт для конкретних ролей або бізнес-цілей.
#10. PDCA
Ця модель означає «плануй, роби, перевіряй і дій». Будучи частиною методології Кайдзен, він допомагає організаціям знаходити неефективні процеси.
Переваги вдосконалення бізнес-процесів
Ділова спритність
Завдяки вдосконаленню бізнес-процесів компанії можуть стати більш здатними задовольняти потреби клієнтів, що постійно змінюються. Вони можуть швидко реагувати на вимоги та відповідно вдосконалювати проекти.
Краще бачення процесів
Щоб запровадити BPI, компаніям потрібно візуалізувати весь робочий процес. Це дозволяє їм контролювати бізнес-процеси та вимірювати ефективність кожного етапу.
Рентабельно💰
Метою вдосконалення бізнес-процесів є усунення вузьких місць і неефективності. Оскільки це дозволяє визначити та усунути непотрібні витрати, загальні витрати автоматично зменшаться.
Більше продуктивності
Щоб зробити ваші процеси ефективними, BPI усуває всі повторювані та непотрібні завдання з робочого процесу. В результаті продуктивність праці співробітників зростає в рази.
Відповідність і безпека
Удосконалення бізнес-процесів означає мати належним чином відрегульоване та кероване робоче місце. Отже, ці компанії можуть відповідати нормам і вживати необхідних заходів безпеки.
Задоволеність клієнтів і працівників
Будь-який імпровізований процес додасть цінності клієнтам. Маючи задоволених клієнтів, ви можете мати процвітаючий бізнес. Це також робить вашу команду ефективною та продуктивною, усуваючи непотрібні завдання.
Проблеми вдосконалення бізнес-процесів
#1. Опір співробітників
Найбільшою проблемою, з якою стикається BPI, є опір співробітників. Більшість людей проти будь-яких змін і люблять продовжувати працювати традиційно. Отже, компаніям потрібно дати зрозуміти своїм працівникам переваги цього вдосконалення. Інакше ініціатива обернеться повним провалом.
#2. Нездатність ставити цілі
Під час цього процесу керівництво повинно мати чіткі та конкретні цілі. Без чітких цілей вони не зможуть отримати повну картину напрямку діяльності компанії. Хоча цілі дадуть вам зрозуміти, куди витрачати свій час і ресурси, їх відсутність спричинить труднощі з покращенням бізнес-процесів.
#3. Регулювання часу⏲️
Щоб все запрацювало, потрібно дати цьому трохи часу. Багато компаній вважають, що вдосконалення процесів неможливо через їх повсякденну діяльність. Але часто можна оптимізувати робочі процеси та призначити одну людину для реалізації цього процесу. Однак компанії можуть навіть найняти підрядника або фрілансера для аналізу процесу.
#4. Впровадження нових технологій
Більшість удосконалень бізнес-процесів вимагають попрощатися із застарілими програмами та запровадити нові технології. Більшість компаній вважають це дуже складним завданням. Крім того, що це дорого, ви також повинні ознайомити своїх співробітників з інноваційними технологіями.
Навчальні ресурси
Основи вдосконалення бізнес-процесів: Udemy
Цей курс «Основи вдосконалення бізнес-процесів» навчить вас структурі та крокам, необхідним для BPI. Цей курс також включає узгодження бізнес-процесів із цілями та пошук практичних рішень для вдосконалення.
За допомогою цього ресурсу ви також можете навчитися використовувати різні інструменти для створення нових бізнес-процесів і методів вимірювання своїх цілей.
Ефективне вдосконалення бізнес-процесів: Udemy
Цей курс «Ефективне вдосконалення бізнес-процесів» навчить вас впливові вдосконалення бізнес-процесів, щоб ви могли реорганізувати свої організаційні процеси.
У цьому курсі викладаються розробка моделі BPI, впровадження її в проект та вимірювання прогресу. Він включає 2,5 години відео на вимогу та сертифікат після завершення курсу.
Удосконалення бізнес-процесів
У цій книзі про вдосконалення бізнес-процесів розповідається, як запровадити методи підвищення якості в сфері послуг.
Він розповідає вам усе, що вам потрібно знати, щоб миттєво запустити BPI. На цьому ресурсі ви також можете навчитися створювати та навчати команди для BPI, спростити процес, скоротити час і відстежувати прогрес.
Набір інструментів покращення бізнес-процесів
Ця книга про Business Process Improvement Toolbox дасть вам практичне та вичерпне уявлення про розробку узгодженої системи BPI.
Тут розглядається модель BPI з використанням вимірювання продуктивності та знайомляться з відповідними інструментами. Крім того, ви можете навчитися використовувати ці інструменти та отримати кілька шаблонів для впровадження.
Заключні слова
Без вдосконалення бізнес-процесів неможливо втриматися в конкурентній боротьбі. Це дозволяє вам виявити свої слабкі сторони та неефективність, щоб ви могли застосувати нові методи їх покращення.
Тут ми обговорили, як удосконалити бізнес-процеси, разом із деякими корисними курсами та книгами для вивчення цього. Отримавши достатні знання, почніть робити необхідні вдосконалення, щоб вивести свій бізнес на новий рівень.
Ви також можете дізнатися про програмне забезпечення для управління бізнес-процесами.