Для успішної адаптації до постійно мінливих умов ринку, оптимізація бізнес-процесів (BPI) є ключовою для кожної компанії.
Кожна організація оперує великою кількістю бізнес-процесів. Жодна з цих операцій не є бездоганною, адже завжди існують слабкі ланки, що призводять до втрати часу та ресурсів.
Модернізація цих процесів може допомогти усунути перешкоди, що створюють незручності для персоналу або клієнтів. Розглянемо, яким чином функціонує вдосконалення бізнес-процесів і як це допомагає компанії досягати успіху.
Що являє собою вдосконалення бізнес-процесів?
Бізнес-процеси – це сукупність дій, необхідних для забезпечення діяльності вашої компанії. Для збереження конкурентоспроможності в сучасному світі, ці процеси потребують постійної оптимізації. Таким чином, вдосконалення бізнес-процесів означає систематичну модернізацію цих операцій з метою збільшення їх продуктивності та ефективності.
Бізнес-процеси підприємства можна класифікувати на три основні види:
- Операційна діяльність: включає рутинні завдання, які компанія виконує щодня, такі як виробництво, логістика та складання звітів.
- Управлінська діяльність: охоплює бюджетування, адміністративні функції та розвиток персоналу.
- Допоміжна діяльність: до цієї категорії належать інші види робіт, наприклад, технічна підтримка, підбір кадрів, бухгалтерський облік та інші.
Усі ці види діяльності потребують регулярного аналізу та коригування для запобігання неефективності. Завдяки BPI, компанії здатні постійно вносити позитивні зміни у свої операції, враховуючи відгуки як внутрішніх, так і зовнішніх зацікавлених сторін.
Ці удосконалення можуть полягати у запровадженні нових методів виконання завдань або усуненні недоліків існуючих процесів. В обох випадках головною метою є спрощення робочого процесу.
Чому важливе вдосконалення бізнес-процесів?
Незалежно від галузі, в якій працює ваша компанія, адаптація до змін є необхідною умовою для виживання на конкурентному ринку. Вдосконалення бізнес-процесів забезпечує можливість внесення цих змін.
У процесі оптимізації компанії можуть визначити сфери, які потребують покращення, та виявити будь-які неефективні моменти, що потребують усунення. Це сприяє кращому розумінню системи та її розвитку у відповідності до сучасних галузевих стандартів.
Крім того, BPI пропонує новий погляд на бізнес-процеси, що дозволяє підвищити продуктивність, якість, покращити відносини з клієнтами та сприяє розвитку навичок персоналу.
Як працює вдосконалення бізнес-процесів?
#1. Вибір процесу
Першим кроком є визначення конкретних сфер або процесів, які потребують покращення. Хоча в компанії може бути багато бізнес-процесів, першочергову увагу слід приділити тим, що повторюються.
#2. Виявлення проблем процесу
Необхідно сфокусуватися на обраному процесі для визначення проблемних точок, які потребують вирішення. Візуалізація всієї операції та виявлення її слабких місць є ключовими на цьому етапі.
#3. Аналіз бізнес-процесів
На цьому етапі необхідно проаналізувати виявлені проблеми, щоб знайти способи їх вирішення. Зворотний зв’язок від відповідальних осіб може надати важливу інформацію.
#4. Перепроектування процесу
На цьому етапі відбувається переробка процесу з метою його покращення. Використання відповідної методології допомагає усунути виявлені проблеми та підвищити ефективність процесів.
#5. Забезпечення ресурсами
Для успішної реалізації BPI, компаніям необхідно забезпечити необхідні ресурси. Це може включати придбання нового програмного забезпечення, обладнання або наймання персоналу. Усі ці дії потребують схвалення керівництва.
#6. Тестування нового процесу
Перед впровадженням BPI в організації, тестування є обов’язковим етапом. Ретельна перевірка кожного кроку робочого процесу дозволяє не пропустити важливі деталі. Цей етап також призначений для внесення необхідних змін.
#7. Впровадження методу
Після успішного тестування та затвердження керівництвом, настав час впровадити методологію вдосконалення бізнес-процесів. Рекомендується починати з невеликого масштабу та поступово розширювати його для досягнення кращих результатів.
#8. Аналіз та доопрацювання
Процес вдосконалення не завершується на етапі впровадження. Постійний моніторинг є необхідним для оцінки ефективності нових методів. У разі потреби, вносяться додаткові корективи.
Методи вдосконалення бізнес-процесів
Залежно від специфіки бізнес-процесу та галузі, ви можете обрати одну з наступних методологій BPI.
#1. Гнучка методологія
Ця методологія відмовляється від жорстких термінів і дозволяє гнучко вносити зміни протягом проекту. На основі зворотного зв’язку від команди та клієнтів, Agile дозволяє ефективно усувати виявлені проблеми, а також покращує комунікацію та співпрацю між учасниками процесу.
#2. Бережливе виробництво
Основною метою цієї методології є мінімізація відходів та, як наслідок, зменшення витрат. Хоча вона часто застосовується у виробничій сфері, її принципи можна використовувати і в інших галузях. Тут ключовим є розуміння потреб споживачів для усунення марнотратства.
#3. Шість сигм
Цей підхід спрямований на зменшення мінливості та кількості помилок за допомогою аналізу даних та статистичних методів, а також на максимізацію прибутку. Six Sigma використовує методології DMAIC та DMADV для оптимізації процесів та підвищення рентабельності.
#4. Загальне управління якістю (TQM)
Компанії, що застосовують цю методологію, залучають до процесу вдосконалення весь колектив, що сприяє підвищенню рівня задоволеності клієнтів. TQM створює робочу атмосферу, де цінується досвід працівників та заохочується їхня участь у досягненні спільних бізнес-цілей.
#5. Теорія обмежень
Методологія теорії обмежень застосовується у випадках, коли необхідне швидке покращення. Вона допомагає виявити слабкі місця в процесі та усунути їх.
#6. Кайдзен
Ця методологія зосереджується на ефективних і гнучких практиках. Вона передбачає поступову модифікацію робочих процесів та корпоративної культури для підвищення якості та продуктивності.
#7. Канбан
Канбан – це техніка візуалізації робочого процесу, яка дозволяє ідентифікувати проблеми та усунути вузькі місця. Це підвищує ефективність та забезпечує контроль над прогресом ініціативи.
#8. “Точно вчасно”
Цей метод ідеально підходить для виробничих компаній, які прагнуть мінімізувати витрати на запаси, виробляючи продукцію відповідно до попиту. Найчастіше він використовується разом з методологією Kanban для точного прогнозування та уникнення надлишкових запасів.
#9. Картування процесу
Використання цієї техніки візуалізації робочого процесу дозволяє компаніям розробити план покращення. Її також можна застосовувати для створення карт процесів для конкретних ролей або бізнес-цілей.
#10. PDCA
Ця модель, що розшифровується як “плануй, дій, перевіряй, коригуй”, є частиною методології Кайдзен та допомагає організаціям виявляти неефективні процеси.
Переваги вдосконалення бізнес-процесів
Гнучкість бізнесу
Завдяки вдосконаленню бізнес-процесів, компанії стають більш здатними реагувати на потреби клієнтів, що постійно змінюються. Вони можуть швидко адаптуватися до вимог та вносити відповідні корективи у свої проекти.
Краще розуміння процесів
Для впровадження BPI компаніям необхідно візуалізувати весь робочий процес. Це дозволяє контролювати бізнес-процеси та оцінювати ефективність кожного етапу.
Економічна ефективність 💰
Метою вдосконалення бізнес-процесів є усунення слабких місць та неефективності. Виявлення та усунення непотрібних витрат автоматично знижує загальні витрати.
Підвищення продуктивності
Для забезпечення ефективності процесів, BPI усуває повторювані та непотрібні завдання з робочого процесу, що підвищує продуктивність праці співробітників.
Відповідність нормам та безпека
Вдосконалення бізнес-процесів передбачає наявність належним чином організованого та керованого робочого місця. Це дозволяє компаніям дотримуватись норм та вживати необхідних заходів безпеки.
Задоволеність клієнтів і працівників
Будь-який оптимізований процес створює додаткову цінність для клієнтів. Задоволені клієнти – це запорука успіху бізнесу. BPI також підвищує ефективність та продуктивність команди, усуваючи непотрібні завдання.
Проблеми вдосконалення бізнес-процесів
#1. Опір з боку співробітників
Основною проблемою при впровадженні BPI є опір з боку співробітників. Багато людей схильні до консерватизму та віддають перевагу традиційним методам роботи. Компаніям необхідно донести до співробітників переваги змін. В іншому випадку, ініціатива може зазнати невдачі.
#2. Нечіткість цілей
Керівництво повинно мати чіткі та конкретні цілі під час процесу вдосконалення. Відсутність чітких цілей не дозволить отримати повне уявлення про напрямок розвитку компанії, а також призведе до труднощів з вдосконаленням бізнес-процесів.
#3. Часові обмеження ⏲️
Для успішної реалізації змін потрібен час. Багато компаній вважають, що вдосконалення процесів неможливе через їхню щоденну діяльність. Часто можна оптимізувати робочі процеси та призначити окрему особу для впровадження змін. Також можна найняти підрядника або фрілансера для аналізу процесів.
#4. Впровадження нових технологій
Більшість удосконалень бізнес-процесів передбачають відмову від застарілих програм та впровадження нових технологій. Це може бути складним завданням для багатьох компаній. Крім того, що це дорого, потрібно також навчити співробітників роботі з інноваційними технологіями.
Навчальні ресурси
Основи вдосконалення бізнес-процесів: Udemy
Цей курс “Основи вдосконалення бізнес-процесів” надасть вам знання про структуру та кроки, необхідні для BPI. Також ви дізнаєтесь, як узгоджувати бізнес-процеси з цілями компанії та знаходити практичні рішення для вдосконалення.
За допомогою цього курсу ви також навчитеся використовувати різноманітні інструменти для створення нових бізнес-процесів та методів вимірювання досягнення цілей.
Ефективне вдосконалення бізнес-процесів: Udemy
Курс “Ефективне вдосконалення бізнес-процесів” навчить вас впроваджувати зміни, що дозволять реорганізувати процеси вашої організації.
Цей курс охоплює розробку моделі BPI, її впровадження в проект та вимірювання прогресу. Він включає 2,5 години відеолекцій за запитом та сертифікат після закінчення курсу.
Вдосконалення бізнес-процесів
У цій книзі про вдосконалення бізнес-процесів розглядається питання впровадження методів підвищення якості в сфері послуг.
Ви дізнаєтеся все, що потрібно знати для запуску BPI. Книга також розкаже про створення та навчання команд для BPI, спрощення процесів, скорочення часу та відстеження прогресу.
Набір інструментів для вдосконалення бізнес-процесів
Книга “Набір інструментів для вдосконалення бізнес-процесів” надасть вам практичне та вичерпне уявлення про створення узгодженої системи BPI.
У книзі розглядається модель BPI з використанням вимірювання продуктивності та вивчаються відповідні інструменти. Ви також навчитеся використовувати ці інструменти та отримаєте кілька шаблонів для їх впровадження.
Підсумки
Без вдосконалення бізнес-процесів неможливо залишатися конкурентоспроможним. BPI дозволяє виявити слабкі сторони та неефективність для впровадження нових методів їх покращення.
Ми розглянули процес вдосконалення бізнес-процесів, а також деякі корисні курси та книги для його вивчення. Отримавши достатньо знань, почніть впроваджувати необхідні зміни, щоб вивести свій бізнес на новий рівень.
Ви також можете ознайомитися з програмним забезпеченням для управління бізнес-процесами.