Сьогодні тіньові ІТ стають дедалі поширенішим явищем в організаціях по всьому світу. Це відбувається через появу нових і вдосконалених технологій та інструментів, які стають легкодоступними для користувачів.
Уявіть ситуацію: ви ретельно дотримуєтесь усіх встановлених правил, але у вашій компанії, непомітно для вас, активно розвивається паралельна технологічна інфраструктура. Саме це явище називають тіньовими ІТ.
Суть полягає в тому, що працівники використовують неавторизовані інструменти для виконання своїх завдань. Це може підвищувати їхню продуктивність та ефективність, але водночас створює вразливі місця та ризики, як-от витік даних, проблеми з дотриманням нормативних вимог і операційні складності.
Саме тому, впроваджуючи нові ідеї, необхідно знайти баланс між інноваціями та забезпеченням безпеки.
У цій статті ми детально розглянемо, що таке тіньові ІТ, причини їх виникнення, потенційні небезпеки, а також методи виявлення та зменшення їхніх негативних наслідків для забезпечення безпеки вашої організації.
Отже, почнемо!
Що таке тіньові ІТ?
Тіньові ІТ – це використання технологій, інструментів і програмних рішень працівниками або відділами організації без відома ІТ-відділу та без отримання офіційного дозволу.
Простими словами, це використання програм або додатків, не затверджених вашою компанією, для виконання робочих завдань. Тіньові ІТ можуть виникати через незадоволеність працівників наявними ІТ-системами або через їхні індивідуальні потреби. Працівники можуть вважати певні інструменти зручнішими або кориснішими для своєї роботи.
Наприклад, ви використовуєте програму для обміну файлами для спільної роботи над проєктом, оскільки вона зручна, навіть якщо у вашій компанії є інша офіційно затверджена платформа для цієї мети. Це приклад тіньових ІТ у дії.
Хоч на перший погляд це може здаватися нешкідливим або навіть покращувати продуктивність, використання таких інструментів може мати серйозні наслідки. Оскільки вони не перевірені вашим ІТ-відділом, вони можуть мати вразливі місця або недостатні заходи безпеки, що може призвести до витоку даних, кібератак або інших проблем.
Тому важливо розуміти, що таке тіньові ІТ, виявляти їх в організації та швидко вживати заходів для підтримки безпечного цифрового середовища.
Причини виникнення тіньових ІТ
Існує кілька причин, чому працівники та відділи вдаються до тіньових ІТ. На перший погляд ці причини можуть здаватися виправданими, але насправді вони можуть мати серйозні наслідки для ІТ-інфраструктури вашої компанії та безпеки даних.
Ось деякі з цих причин:
Незнайомі процеси
Іноді офіційні процедури отримання нових інструментів у компанії можуть бути досить складними та тривалими. Працівники, орієнтовані на ефективність, можуть розчаровуватись через це.
Тому вони можуть вдаватися до тіньових ІТ, використовуючи інструменти, що відповідають їхнім цілям, але без офіційного схвалення. Вони шукають обхідні шляхи для розв’язання проблем та підвищення продуктивності, навіть якщо це створює ризики для безпеки.
Особливі потреби
Різні відділи компанії мають різні потреби, які стандартні програмні рішення можуть не задовольняти. Це схоже на спробу надіти невідповідний одяг.
Коли працівники опиняються в такій ситуації, це може призвести до розчарування та зниження продуктивності. Тому вони можуть самостійно шукати інструменти, які ідеально відповідають їхнім вимогам. Зрештою, вони можуть почати використовувати програмне забезпечення, яке компанія офіційно не визнає.
Простота використання
Припустімо, ви знайшли дуже зручний інструмент, наприклад, мобільний додаток. Якщо він доступний в інтернеті, працівники можуть скористатися ним, навіть якщо він не схвалений компанією.
Це відбувається тому, що вони хочуть швидко та зручно виконати завдання – це як зрізати шлях через задвірки замість головної дороги.
Прогалини в продуктивності
Іноді працівники бачать можливості для покращення своєї роботи, але схвалені компанією інструменти не допомагають. Саме тут в гру вступають тіньові ІТ.
Вони можуть почати використовувати інші інструменти, які знайшли самостійно, сподіваючись підвищити свою продуктивність. Проблема в тому, що ці інструменти можуть бути небезпечними.
Незнання політики
Правила та інструкції компанії можуть бути легко пропущені навіть найсумліннішими працівниками. Крім того, деякі працівники можуть не знати про певні ІТ-політики та шукати рішення самостійно. Це схоже на спробу полагодити щось вдома, не прочитавши інструкцію.
Перевага знайомим інструментам
Подумайте про використання ваших улюблених інструментів на роботі, тих, до яких ви звикли. Деякі працівники можуть використовувати системи або інструменти зі своєї попередньої роботи чи особистого життя, не усвідомлюючи, що вони можуть бути небезпечними. Це часто трапляється в організаціях, які використовують політику BYOD.
Тиск з метою досягнення результатів
Коли терміни підтискають, працівники можуть відчувати потребу завершити свої завдання якомога швидше. Це змушує їх використовувати інструменти, які, на їхню думку, допоможуть їм швидко досягти мети, навіть якщо вони офіційно не дозволені.
Відсутність навчання
Якщо компанія впроваджує нові інструменти, але не навчає працівників, як ними користуватися, це як подарувати комусь новий гаджет без інструкції. У такому разі працівники можуть повернутися до інструментів, які вони вже знають, навіть якщо вони несанкціоновані.
Ризики та наслідки тіньових ІТ
Використання тіньових ІТ може здаватися зручним на початку, але насправді воно несе в собі ризики та наслідки, що можуть серйозно вплинути на вашу організацію.
Витоки даних
Коли працівники використовують несанкціоновані інструменти, ризик витоку даних зростає. Ці інструменти можуть не мати необхідних заходів безпеки для захисту конфіденційної інформації.
Відсутність контролю
Тіньові ІТ часто працюють непомітно для ІТ-відділів. Така відсутність видимості означає, що організація має обмежений контроль над програмним забезпеченням, що використовується.
Це може призвести до різноманітних проблем, таких як розбіжності в управлінні даними, проблеми з відповідністю вимогам та навіть конфлікти із загальною ІТ-стратегією організації.
Проблеми сумісності
Різні інструменти, що використовуються в рамках тіньових ІТ, можуть бути несумісні між собою або з існуючими системами організації. Це може створити проблеми з інтеграцією, ускладнюючи співпрацю та знижуючи продуктивність. Це як використовувати фрагменти пазлів з різних наборів — вони просто не підходять один до одного.
Недотримання нормативних вимог
Багато галузей мають суворі правила щодо конфіденційності та безпеки даних. Коли працівники використовують інструменти без відома ІТ-відділу, вони можуть ненавмисно порушувати ці правила. Це може призвести до значних штрафів та репутаційних втрат.
Збільшення витрат
Привабливість безкоштовних або недорогих програм може бути спокусливою, але приховані витрати можуть накопичуватися. ІТ-фахівцям може знадобитися витрачати ресурси на усунення проблем із сумісністю, надання підтримки та забезпечення безпеки інструментів, про які вони навіть не знали. Це як придбати дешеву річ, яка врешті-решт обійдеться дорожче через ремонт і обслуговування.
Зниження продуктивності
За іронією долі, інструменти, розроблені для підвищення продуктивності, можуть мати зворотний ефект. Коли інструменти не підтримуються офіційно, працівники витрачають час на розв’язання проблем замість того, щоб зосереджуватись на своїх фактичних завданнях. Це як їхати об’їзним шляхом, який займає більше часу, ніж пряма дорога.
Зіпсована репутація
Уявіть, що через тіньові ІТ стався витік даних, і ця новина розповсюдилася. Репутація організації може постраждати. Клієнти, партнери та зацікавлені сторони можуть втратити довіру, що вплине на ділові відносини та майбутні можливості.
Проблеми з усуненням несправностей і підтримкою
Коли працівники використовують різні інструменти без відома ІТ-фахівців, це може ускладнити усунення несправностей та надання якісної підтримки. Якщо виникають проблеми, ІТ-відділ може не мати досвіду або ресурсів для ефективної підтримки цих неавторизованих інструментів. Це може призвести до тривалих простоїв, розчарування працівників та затримок проєктів.
Втрата централізованого управління даними
В офіційних ІТ-системах управління даними централізоване, що гарантує узгодженість, безпеку та точність. Завдяки тіньовим ІТ дані можуть бути розкидані між різними інструментами, платформами та пристроями. Ця втрата централізованого контролю може призвести до плутанини, помилок і навіть юридичної відповідальності, якщо точні записи не ведуться.
Методи виявлення тіньових ІТ
Виявлення тіньових ІТ у вашій організації є вкрай важливим для забезпечення безпеки даних та операційного контролю. Ось деякі ефективні методи виявлення тіньових ІТ:
#1. Регулярні аудити
Для перевірки відповідності технологічної інфраструктури організації затвердженим інструментам слід проводити періодичні аудити.
Порівнюючи список поточного програмного забезпечення з офіційним переліком дозволених програм, можна виявити розбіжності або незатверджені програми. Ці перевірки є профілактичними заходами для підтримки контролю над технологічним середовищем і запобігання використанню неавторизованих інструментів, що можуть поставити під загрозу безпеку.
#2. Опитування користувачів
Опитування користувачів — це ефективний спосіб залучити працівників до процесу та дізнатися про технологічні рішення, що вони використовують щодня. Ці опитування надають цінну інформацію для виявлення випадків тіньових ІТ, коли працівники використовують програмне забезпечення, невідоме ІТ-відділу.
#3. Моніторинг мережі
Моніторинг мережі передбачає уважне спостереження за потоком даних у мережевій інфраструктурі організації. ІТ-команди можуть виявляти різне несанкціоноване програмне забезпечення або інструменти, звертаючи увагу на будь-які нерегулярні або несподівані шаблони в мережевому трафіку.
#4. Моніторинг кінцевих точок
Моніторинг кінцевих точок включає встановлення спеціального програмного забезпечення на пристроях працівників. Це програмне забезпечення може відстежувати та записувати всі інструменти та служби, встановлені на пристроях.
Порівнюючи ці дані з затвердженим списком організації, можна виявити розбіжності.
#5. Аналіз журналів доступу
Аналіз журналів доступу передбачає ретельний аналіз записів про використання несанкціонованих інструментів, інформацію про користувачів і час кожного доступу.
#6. Моніторинг хмарних сервісів
Сьогодні хмарні технології забезпечують легкий доступ до різноманітних інструментів, що можуть подобатися працівникам через їхню легкість та зручність. Тому моніторинг хмарних сервісів є важливим. Він передбачає відстеження використання хмарних сервісів та інструментів.
#7. Співпраця між ІТ та HR
Співпраця між ІТ-відділом і відділом кадрів (HR) є надзвичайно важливою, особливо під час процесу адаптації нових працівників.
Спільне управління впровадженням технологій дає змогу обом відділам гарантувати, що нові працівники отримають доступ до схвалених компанією програм, пристроїв, сервісів та політик.
#8. Виявлення аномалій поведінки
Аномалії поведінки — це відхилення від типових моделей використання технологій. За допомогою інструментів на основі штучного інтелекту організації можуть аналізувати ці аномалії, щоб виявляти будь-яку незвичну поведінку, що може вказувати на наявність тіньових ІТ.
Як зменшити ризики тіньових ІТ?
Зменшення ризиків тіньових ІТ вимагає активних дій для відновлення контролю над технологічною інфраструктурою вашої організації.
Ось деякі ефективні стратегії, які варто розглянути:
Чітка ІТ-політика
Створення чіткої та всебічної ІТ-політики є основою управління ризиками тіньових ІТ. У цій політиці має бути чітко вказано програмне забезпечення та додатки, дозволені для використання в організації.
Переконайтеся, що ця політика є легкодоступною для кожного працівника, наприклад, через інтранет компанії або спільні бази даних.
Зробивши ці настанови доступними, ви надаєте працівникам знання про те, які інструменти є санкціонованими, а які належать до тіньових ІТ.
Семінари з питань тіньових ІТ
Семінари з тіньових ІТ – це інформаційні заходи, що мають на меті поінформувати працівників про можливі ризики використання неавторизованих інструментів та їхні наслідки.
Ці семінари надають цінну інформацію про безпеку, відповідність вимогам та операційні наслідки тіньових ІТ, дозволяючи працівникам приймати обґрунтовані рішення та уникати небезпечних дій.
Навчання та підвищення кваліфікації
Для підвищення обізнаності про ризики, пов’язані з тіньовими ІТ, вкрай важливо регулярно проводити тренінги для працівників.
Пояснюючи працівникам про потенційні вразливості системи безпеки, витоки даних та порушення нормативних документів, що можуть виникнути внаслідок використання неавторизованих інструментів, вони зможуть краще зрозуміти реальні наслідки. Важливо наводити конкретні приклади, що ілюструють ці наслідки.
Крім того, важливо заохочувати використання схвалених інструментів та підкреслювати їхній внесок у підтримку цілісності даних, безпеки та загального стану екосистеми організаційних технологій.
Спільний підхід
Впровадження спільного підходу, коли ІТ-відділ тісно співпрацює з іншими відділами, є вкрай важливим. Це передбачає активне залучення працівників до обговорення технологій, повне розуміння їхніх конкретних потреб та врахування їхніх відгуків у процесі прийняття рішень.
Залучення працівників сприяє формуванню почуття відповідальності за технологічну інфраструктуру та забезпечує відповідність схвалених інструментів їхнім функціональним вимогам. Такий підхід не лише зменшує бажання покладатися на тіньові ІТ, але й сприяє розвитку культури відповідальності у використанні технологій.
Сховище затвердженого програмного забезпечення
Створіть централізоване сховище, де зберігатиметься офіційно схвалене програмне забезпечення та додатки, що відповідають різним потребам організації. Це сховище має бути легкодоступним для працівників та слугувати надійним джерелом, коли їм потрібні спеціальні інструменти для виконання завдань.
Пропонуючи вибір перевірених інструментів, ви зменшуєте ймовірність того, що працівники шукатимуть несанкціоновані альтернативи.
Оперативна ІТ-підтримка
Переконайтеся, що ІТ-підтримка є легкодоступною та оперативно реагує на технічні проблеми працівників. Коли працівники стикаються з проблемами або потребують допомоги зі схваленими інструментами, швидке та ефективне розв’язання цих питань ІТ-відділом є важливим.
Оперативна підтримка зменшує ймовірність того, що працівники шукатимуть альтернативні несанкціоновані рішення через розчарування. Швидко задовольняючи їхні потреби, ви створюєте середовище, в якому працівники відчувають підтримку та менш схильні до тіньових ІТ.
Впроваджуйте хмарні рішення
Використовуючи та просуваючи схвалені хмарні рішення, ви зможете краще контролювати свою технологічну екосистему та враховуватимете вподобання користувачів.
Коли працівники вважають офіційні хмарні сервіси зручними та відповідними для їхніх завдань, вони з меншою ймовірністю використовуватимуть неавторизовані хмарні додатки.
Механізм зворотного зв’язку
Заохочуйте відкритий діалог між працівниками та ІТ-відділом, створюючи систему зворотного зв’язку. Надайте працівникам можливість пропонувати нові інструменти або технології, які можуть покращити їхні робочі процеси. Це допоможе вам отримати цінну інформацію про те, чого потребують та що обирають працівники.
Такий інтерактивний підхід стимулює інновації, одночасно зменшуючи спокусу використовувати неавторизоване програмне забезпечення (тіньові ІТ).
Висновок
Для захисту даних, операцій та репутації вашої організації важливо розуміти ризики, пов’язані з тіньовими ІТ, та усувати їхні наслідки.
Для цього регулярно виявляйте випадки тіньових ІТ, проводячи аудити, опитування, використовуючи інструменти моніторингу та аналізуючи журнали. Крім того, впроваджуйте стратегії зниження ризиків, такі як визначення чіткої ІТ-політики, навчання працівників та підтримка сховища затвердженого програмного забезпечення.
Впроваджуючи ці стратегії, ви зможете не лише запобігти ризикам безпеки та дотримання нормативних вимог, але й розвивати технологічно орієнтовану культуру та заохочувати інновації в межах авторизованих інструментів. Зрештою, це сприятиме створенню більш стійкого та безпечного організаційного ІТ-ландшафту.
Ви також можете ознайомитися з найкращим програмним забезпеченням для керування ІТ-аудитом.