Компанії та комерційні організації вважають робочі замовлення джерелом правди для всього, що стосується грошового бюджету та робіт, які потрібно виконати.
Документація є невід’ємною функцією будь-якого бізнесу, як онлайн, так і офлайн. Протягом життєвого циклу підприємства ви зустрінете багато комерційних документів, таких як рахунки-фактури, стандартні операційні процедури (SOP), накладні на постачання тощо.
Одним із високо цінних документів є сервісний талон, і після видачі ваш бізнес-механізм починає доставляти продукти/послуги та отримувати прибуток після виконання замовлення.
Внутрішні або зовнішні робочі накази можуть бути дуже заплутаними, якщо у вас немає досвіду створення та керування такими документами. Але не переживайте, оскільки ця стаття допоможе вам отримати достатні знання про цю складову бізнесу. Без зайвих слів, прочитайте його до кінця.
Що таке замовлення на роботу?
Коли ви отримуєте замовлення на роботу від клієнта, це офіційний запит на технічне обслуговування, доставку продукції, надання послуг тощо. Робочі квитки незамінні в офіційному бізнесі, незалежно від того, чи це завдання дуже складне, як будівництво електростанції, чи гарне простий, як доставка комп’ютерних аксесуарів.
Такі офіційні документи відрізняються від галузі до галузі. Однак стандартна інформація, яку вони містять, — це первинні результати, дата початку, дата завершення, особа, яка звітує, особа-виконавець і особа, яка замовляє.
Крім того, діловий лист починається з замовлення на роботу. Коли завдання виконується і документ переходить від одних рук до інших, він працює як формальний засіб спілкування між залученими сторонами.
І, нарешті, коли роботу виконано, бухгалтери використовують цей документ для розрахунків по дебіторській або кредиторській заборгованості. Крім того, під час перевірки будь-якого бізнесу зовнішні чи внутрішні аудитори в першу чергу звертаються за замовленнями.
Інші фрази, які ділові люди можуть використовувати замість робочих наказів:
- Сервісний квиток
- Наказ про роботу
- Квиток на роботу
- Квиток на роботу
Мета замовлення на виконання робіт
Єдина мета такого документа — вести облік усіх дозволів на роботу, відомостей про постачальника послуг, витрат і часу виконання робіт. Зовнішні клієнти, як-от споживачі, і внутрішні клієнти, як-от співробітники, можуть створити службовий квиток.
Далі папір йде в потрібну бригаду, залежно від того, зовнішнє чи внутрішнє замовлення на роботу. Компанії часто використовують комп’ютерне програмне забезпечення для створення ваучерів, які проходять через багато цифрових або фізичних столів.
Ось короткий перелік цілей замовлення на роботу:
- Пояснити питання видачі, ремонту та встановлення/доставки товару
- Забезпечення ресурсами та обладнанням, необхідним для роботи або робіт з обслуговування
- Запропонуйте технікам докладні інструкції щодо роботи/завдання/технічного обслуговування
- Офіційний облік матеріалів, праці та ресурсів, витрачених на виконання робіт
- Відстежуйте всі роботи з ремонту та технічного обслуговування, які були виконані для кожного авторизації
- Містить грошові дані, такі як вартість, податки, збори, мито тощо.
Умови управління робочими замовленнями
Затверджувач роботи
Адміністратор або хтось із цієї команди займається призначенням і затвердженням вимог до обслуговування для управління обладнанням. Іноді служба підтримки зв’язків із клієнтами та відповідальний склад також можуть виконувати роль затверджувача.
Заявник на роботу
Запитувач — це окрема особа або команда, яка вимагає виконання певної роботи. Споживачі створюють замовлення на роботу через Інтернет або особисті покупки в галузі послуг і товарів.
У сценаріях «бізнес-бізнес» клієнти комерційного рівня можуть запитувати роботу або вона також може надходити від внутрішньої команди, наприклад, як менеджер із обслуговування клієнтів запитує ремонт робочої станції.
Польові техніки
У робочих листах з технічного обслуговування польові техніки – це інженери, фрезерувальники, ремонтники тощо, які володіють навичками для виконання завдання, зазначеного в документі наряду на роботу.
Компоненти робочого замовлення
Підприємство може записувати багато елементів і пов’язаних даних за допомогою документів про замовлення. Ось кілька прикладів елементів, які ви повинні включити.
Обов’язкові елементи
#1. Актив є основним компонентом будь-якої вакансії.
#2. Також обов’язковим є ім’я особи, яка запитує роботу.
#3. Обсяг роботи є ще одним важливим пунктом, оскільки він визначатиме навички, інструменти та стандартну операційну процедуру (SOP).
#4. Запитувач роботи також має заповнити поле під назвою Опис проблеми. Це допомагає технічним фахівцям або спеціалістам з обслуговування швидко зрозуміти проблему.
#5. Заміна частин обладнання або вимоги до спеціальних інструментів також повинні бути в документі.
#6. Усі підприємства мають певну небезпеку для здоров’я. Це має бути зазначено в наказі про роботу.
#7. Дати й час також є обов’язковими. Можуть бути дата початку, час початку, дата завершення (очікувана), час завершення (очікуваний), фактична дата/час закінчення тощо.
#8. Замовлення на послугу також має містити контактну інформацію для запитувача, менеджера замовлення, технічного спеціаліста тощо. Таким чином, ви можете вказати номери мобільних телефонів, номери телефонів, ідентифікатори факсів, адреси електронної пошти, веб-сайти, адреси офісів тощо.
Добровільні компоненти
#9. Вакансія може містити кілька полів для підпису замовника, керівника, техніка, бухгалтера тощо.
#10. Робочий час також має бути присутнім для належного виставлення рахунків і звірок.
#11. Добре мати список завдань у формі замовлення на обслуговування. Це дозволить керівнику робочих нарядів, фасилітатору та клієнту залишатися в курсі виконаної роботи.
#12. Сучасні формати сервісних квитків також мають спеціальне поле для важливості замовлення. Наприклад, залежно від рівня пріоритетності менеджери планують замовлення на обслуговування.
#13. Ви також можете включити контрольний список інструментів, комп’ютерних програм, запасних частин, витратних матеріалів тощо, які потрібно перевірити та повернути до інвентарю.
#14. Ви можете включити приблизну вартість виконаної роботи для замовлень з відкритою вартістю. У загальних замовленнях із заздалегідь визначеною ціною деякі підприємства вказують фактичну вартість.
#15. Нарешті, там має бути ідентифікатор замовлення та назва посади, оскільки це допоможе вам задокументувати квиток на роботу.
Види нарядів
Профілактичне обслуговування
Будь-які виробничі або виробничі підрозділи підприємства видають робочі квитки на обслуговування обладнання. Це допомагає уникнути поломки обладнання та втрати виробництва.
Головна мета
Компанії видають сервісні квитки, коли їм потрібна третя сторона для виконання одноразового завдання, наприклад видалення невикористаного обладнання, встановлення антивірусу на ноутбуках тощо.
Перевірка техніки
Компанії затверджують одноразові замовлення на виконання робіт для перевірки стороннім експертом для оцінки обладнання, активів або інструментів.
Електричний
Через такі документи внутрішні або зовнішні клієнти можуть вимагати потреби в електроживленні, освітленні та електропроводці.
Надзвичайна ситуація
Такі накази про роботу здебільшого незаплановані для боротьби з нещасними випадками. Ви можете видати такі накази, щоб захистити життя персоналу або врятувати дороге обладнання від постійних пошкоджень.
Спецпроекти
Іноді потрібно модернізувати виробничий підрозділ без заміни наявних машин. Ви спеціально просите оновлення обладнання або програмного забезпечення, які підвищують продуктивність, використовуючи цей робочий квиток.
Переваги використання робочих нарядів
#1. Ваш бізнес документує всі робочі квитки з необхідними записами. Аудиторська агенція запитуватиме ці записи кожного разу, коли проводитиметься будь-який аудит для підтвердження ефективності вашої компанії.
#2. Ви робите свій бізнес більш прозорим, використовуючи сервісні квитки для кожного надання послуги. Клієнти люблять мати справу з агентствами, які приділяють особливу увагу робочій документації та обміну зібраними даними з ними.
#3. Швидко оплачуйте внутрішнім або зовнішнім технікам, дивлячись на робоче замовлення та залишаючи їх задоволеними.
#4. Допоможіть групі інвентаризації заздалегідь придбати всі запасні частини, щоб технічне обслуговування обладнання не стикалося з вузькими місцями.
#5. Проаналізуйте примітки до замовлення та вживіть відповідних заходів, щоб уникнути поломки машин у майбутньому.
#6. Підприємства, орієнтовані на послуги та продукти, можуть обґрунтовано оцінити річний дохід, переглянувши завершені та виставлені рахунки документи замовлення на обслуговування.
#7. Нарешті, робочі замовлення функціонують як нитка зв’язку між кількома відділами. Таким чином, ваші підрозділи можуть усунути негативні наслідки роботи в силосах.
Ось кілька платформ, де можна знайти готові шаблони:
Шаблони нарядів для друку: TemplateLab
TemplateLap є одним із найбільш надійних джерел автентичних ділових документів. Тут ви також знайдете високоякісні шаблони, форми та формати для робіт/нарядів. Його вміст легко завантажити.
На відміну від деяких конкурентів, вам не потрібно розкривати купу інформації про себе чи компанію, щоб отримати посилання для завантаження.
Просто знайдіть форму, що стосується вашої комерційної чи особистої роботи, і натисніть кнопку завантаження, щоб отримати файл. Крім того, ви можете легко відкривати файли шаблонів за допомогою будь-яких програм для обробки текстів і електронних таблиць, таких як Microsoft Word, Microsoft Excel, Google Docs і Google Sheets.
Сайт демонструє широкий спектр прикладів послуг, таких як:
- Приклади ремонтних робіт автомобіля
- Шаблони для ремонтних робіт
- Форми для роботи в ІТ
- Приклади аутсорсингу графічного дизайну
Крім того, ці шаблони містять менш обмежене форматування, тому ви можете персоналізувати таблиці та стовпці так, як вам заманеться.
Безкоштовні шаблони нарядів: Smartsheet
Smartsheet допомагає вам інтегрувати робочі квитки у вашу систему управління проектами. Оскільки це запатентований постачальник програмного забезпечення для керування проектами, якщо ви використовуєте його шаблони, які безкоштовно завантажуєте, та імпортуєте документ у Smartsheet, ви не вкладаєте грошей, але автоматизуєте весь процес отримання та вирішення запитів на обслуговування.
Нижче наведено кілька відомих шаблонів, які можна використати з користю:
- Посадові квитки з технічного обслуговування
- Накази про роботу з обслуговування
- Припинення роботи сервісних квитків
- Квиток на роботу з благоустрою
- Усі шаблони відстеження замовлень на роботу
Його розміщені шаблони доступні двома способами доставки вмісту. По-перше, ви можете завантажити приклад файлу у форматі PDF, Excel або Word і налаштувати його в настільній програмі, яка підтримує ці типи файлів.
Крім того, ви можете імпортувати шаблони на інформаційну панель проекту Smartsheet. Другий метод є дуже зручним для швидкозмінних і складних середовищ, де затверджувачі запитів на обслуговування та менеджери повинні керувати сотнями робочих нарядів.
Шаблони нарядів: Jotform
Якщо ви фрілансер або власник малого бізнесу, якому потрібно обслуговувати великих бізнес-клієнтів, яким потрібні офіційні документи про замовлення на роботу, ви можете спробувати шаблони з Jotform. Це допоможе вам заощадити гроші з кількох причин, таких як:
- Замовлення професійного бізнесу у творців
- Придбання ліцензій на програмне забезпечення для керування замовленнями
- Призначення експертів з ділової документації, які можуть створити для вас такі вакансії
Замість цього ви просто використовуєте шаблони, які легко налаштувати, та імпортуєте їх у власний онлайн-редактор PDF Jotform. Обидві служби безкоштовні для комерційного використання.
Відомі шаблони заявок на обслуговування, якими можна скористатися:
- Налаштування продукту клієнта
- Обслуговування транспортних засобів
- Ремонт авто
- Технічне обслуговування
- Дизайн сайту
- Виробництво відео
- Догляд за домашніми тваринами
- Незалежний веб-розробник
Крім того, вам не потрібно володіти великими технічними навичками, щоб використовувати редактор Jotforms. Це простий інструмент PDF-редактора з можливістю перетягування, який може використовувати кожен, хто знає, як працювати з веб-браузером.
Шаблони робочих нарядів: Template.net
Template.net є ще одним популярним місцем для документів особистого та ділового користування. Він має відносно просту панель пошуку, де ви можете ввести свої вимоги, як-от документи, шаблони, графічні дизайни тощо, і платформа знайде кілька високоякісних прикладів.
Розділ «Бізнес» дає вам доступ до незвичайних прикладів робочих замовлень, які можна налаштувати безпосередньо в редакторі або за допомогою програм для обробки текстів. Однак його можливість безкоштовного використання дещо обмежена.
По-перше, вам потрібно підписатися на безкоштовний або платний обліковий запис. Потім ви можете завантажити до трьох шаблонів щодня, це безкоштовний обліковий запис. Крім того, ви можете скористатися редактором. У будь-якому випадку буде обмеження на завантаження.
Однак він дозволяє завантажувати замовлення на роботу в різних форматах файлів, таких як Apple Pages, Apple Numbers, Google Sheets, Google Docs, Microsoft Word і Excel.
Висновок
Робочий порядок — це лише паперовий слід. Цифрова трансформація бізнесу в різних галузях тепер – це стежка PDF-файлів, документів Google або файлів Microsoft Word на планшеті, ноутбуці чи мобільному телефоні.
У двох словах, у ньому вказується робота, яку необхідно виконати, ким і коли, а також вартість завдання. Співробітники вашого бізнесу починають виконувати завдання після створення замовлення на роботу, а працівники відпочивають, коли дохід публікується в книгах компанії відповідно до стандартних умов бухгалтерського обліку.
Тепер, коли ви пройшли поглиблене обговорення заявок на обслуговування та деяких джерел шаблонів, ви зможете створювати високопродуктивні копії таких документів.
Успішний бізнес потребує не просто замовлення на роботу. Ви повинні приймати обґрунтовані рішення щодо того, яке завдання прийняти або пройти, отримуючи пропозиції від найкращих експертних мереж.