У сфері комерційних приміщень фірми стикаються зі складними проектами, які їм потрібно виконати з особливою точністю. Для цього життєво важливо оптимізувати роботу, щоб не було помилок в останній момент.
Комерційні приміщення використовують візуальні інструменти для безперебійної роботи та управління проектами. У заплутаній мережі робочих процесів одним із таких візуальних інструментів є діаграма SIPOC. Він забезпечує ясність і стратегічне планування в сфері управління бізнес-проектами.
Таким чином, якщо ви прагнете досягти операційної досконалості в організації, використання її влади допоможе. Але що таке інструмент SIPOC і як його створити?
Діаграми SIPOC забезпечують огляд з висоти пташиного польоту, записуючи, як вхідні дані будуть перетворені на дієві результати для досягнення бажаних результатів. Крім того, це також включає в себе те, як клієнти отримають ці результати.
SIPOC означає Suppliers, Inputs, Processes, Outputs, and Customers, що відображає весь цикл управління бізнес-проектами. Він містить кроки, які окреслюють процес і висвітлюють його внутрішню роботу. Цей короткий візуал також можна уявити як план проекту.
Таким чином, ваша команда може ефективно співпрацювати в режимі реального часу для активного вирішення проблем. Для організації це не менше, ніж компас, який допомагає знати напрямок, у якому слід рухатися.
Таким чином, ваші зусилля не будуть розмитими, оскільки ви матимете стратегічний і структурований підхід до продовження. Давайте вирушимо в захоплюючу подорож діаграм SIPOC і найпростіших підходів до створення!
З чого складається діаграма SIPOC?
Тепер, коли ви знаєте діаграми SIPOC, вам буде цікаво, що означає кожен з її елементів. Без зайвих слів, давайте заглибимося в деталі!
✔Постачальники: кожен бізнес або проект потребує ресурсів, які ведуть проект до завершення. Частина діаграми про постачальників стосується того, хто надає ресурси, включаючи робочу силу, матеріали, інвестиції тощо, необхідні для проекту.
✔Вхідні дані: у той час як частина постачальника повідомляє, хто діятиме як ваш постачальник для проекту, частина вхідних даних міститиме те, що вам потрібно. Це сировина, точні фінанси, обладнання тощо.
✔Процес: процес — це план дій для виконання проекту в серії завдань.
✔Виходи: Виходи містять результати проекту, які будуть згенеровані після завершення процесу. До них належать такі результати, як продукти та інші матеріальні чи нематеріальні результати.
✔Клієнти: це люди, які отримають продукт або результат проекту. Клієнтами зазвичай є внутрішні зацікавлені сторони або клієнти.
Кожен із ключових елементів визначено для створення належної діаграми SIPOC.
Яка роль діаграми SIPOC?
Діаграма SIPOC є основною частиною управління бізнес-проектами (BPM). Це не є суттєвим для кожного проекту, який бере на себе компанія, але це спрощує більші та складніші. Таким чином, це візуальний інструмент, який допомагає покращити результат.
Він містить коротке розуміння того, хто забезпечуватиме постачання, що потрібно, як виконати план, кінцеві результати, які вийдуть, і коли споживачі отримають результати.
Чим допомагає діаграма SIPOC?
Багато хто з вас вважав би діаграми SIPOC непотрібними формальностями та обговорював би ідею її підготовки. Хоча у вас було б багато причин, чому б не вибрати діаграму SIPOC, у нас є кілька основних причин того, як це покращить ваші бізнес-проекти.
✔Допомагає заощадити кошти: це схема того, що вам потрібно для проекту, включаючи робочу силу, вартість, ресурси та інше. Ви також отримуєте список прибутків. SIPOC, оскільки вони відображають весь проект, допомагають візуалізувати, що вам потрібно, а що ні. Ви можете зосередитися на сферах, де можна заощадити гроші, таким чином зробивши проект економічно ефективним.
✔Стратегічно розпочинає процес: можна подумати, що діаграма SIPOC не є об’єктом, що працює в режимі реального часу, і деякі ваші клієнти не потребуватимуть цього, як це є процес проекту.
Що ж, створюючи діаграму SIPOC, ви вже починаєте планувати постачання, постачальників, хто з персоналу буде робити внесок тощо. Таким чином, із стратегічним підходом результат буде кращим, що призведе до покращення врожайності та уникнення ситуації в останню хвилину клопоту.
✔Перевага над ресурсами: показуючи діаграму SIPOC перед вашою командою або залученим персоналом, більше людей зможуть швидко заглянути в неї. Таким чином, кілька людей можуть ділитися своїми думками, порадами та ідеями, які, як можна вважати, краще виконують завдання та найчастіше призводять до меншого використання ресурсів.
Таким чином, діаграма SIPOC є важливою частиною управління проектами, яка допомагає підвищити ефективність і, таким чином, збільшити кількість проектів.
Приклад діаграми SIPOC
Основна ідея діаграми SIPOC полягає в тому, щоб зрозуміти вхідні та вихідні дані процесу від його початку до завершення. У цьому прикладі ми обговоримо процес купівлі автомобіля.
Постачальник: автодилери, приватні особи, компанії.
Вхідні дані: модель автомобіля, характеристики, ціна.
Процес: Реалізація тест-драйву, Відбір моделей автомобілів, які успішно пройшли попередній тест-драйв, Процес.
Вихід: Авто, Оформлення документів, Договір на обслуговування.
Замовник: покупці автомобілів, компанії, перепродавці.
Це просто опис процесу та кроків, зроблених для досягнення кінцевого результату. За допомогою наведених нижче інструментів ви можете створити власну діаграму SIPOC відповідно до вимог.
Lucidchart
Lucidchart — одна з найбільш зручних для початківців платформ для створення візуальних інструментів. Ви можете створити діаграми SIPOC за допомогою онлайн-інструменту або завантажити його програму для Android. Існує спеціальний шаблон, який можна персоналізувати відповідно до ваших потреб. Однак перед використанням шаблону ви повинні зареєструватися або зареєструватися в Google, Slack або Office 365.
особливості
- Ви можете додати до 60 фігур в одній діаграмі в безкоштовному плані та більше в платному плані.
- Може інтегруватися з такими платформами, як Jira, GitHub, Slack та іншими, і навіть імпортувати їхні дані.
- Створюйте кращі версії, порівнюючи два документи, оскільки це підкреслює відмінності.
- Співпраця в режимі реального часу легша для керування завдяки впорядкуванню часових позначок, найменуванням версій і подібним функціям контролю доступу.
- Простий макет і добре організований графічний інтерфейс для швидкого надолуження.
Не дивно, що Lucidchart є чудовим інструментом для створення діаграм SIPOC та інших подібних діаграм. У безкоштовній версії можна використовувати його для базових діаграм. Для вдосконалення вам потрібно оновити до професійної версії.
Візуальна парадигма
Візуальна парадигма, як випливає з назви, допомагає відобразити парадигми, задіяні в будь-якому процесі. Таким чином, з ним можна створювати будь-які діаграми, і користувачі полюбили його за створення діаграм SIPOC. Він має пристойний діапазон із 200 шаблонів, які ви можете налаштувати для свого проекту.
особливості
- Широкий спектр вбудованих інструментів для зручного створення бажаного SIPOC.
- Намалюйте діаграми SIPOC як креслення Visio та імпортуйте їх у Visual Paradigm для співпраці в реальному часі.
- Це дозволяє вставляти діаграми та інтегрувати їх у Word, PowerPoint, Outlook та подібні платформи Microsoft Office.
- Підтримує експорт діаграм SIPOC у формати файлів PNG, JPG, PDF, SVG тощо.
Що користувачам подобається в цьому інструменті, так це те, що їм не потрібне практичне навчання, щоб користуватися ним, оскільки він зручний для початківців. Крім того, немає обмежень щодо кількості форм, ліній або елементів, які ви можете використовувати. Таким чином, це комплексний інструмент для полегшення розробки діаграм SIPOC.
Creately — ще один інструмент для створення діаграм, який також добре підходить для співпраці. Його полотно має багато функцій, за допомогою яких ви можете розумно налаштовувати шаблони SIPOC. Раніше відома як платформа для керування роботою, ця платформа є номером один завдяки розумному універсальному полотну. Отже, давайте приступимо до того, що робить це неймовірним!
особливості
- Просте редагування за допомогою інтуїтивно зрозумілої функції перетягування.
- Дозволяє надавати керування доступом вашій команді.
- Має функцію реструктуризації діаграм за потреби.
- Має вбудовану функцію голосування для думок про інструмент.
- Інтеграції CMS дозволяють зберігати ваші діаграми там або імпортувати дані з них у діаграми SIPOC.
- Містить вбудовану опцію показу екрана для трансляції діаграм під час зустрічей.
Ви можете використовувати його як онлайн, так і офлайн. Для початкового випадку ви можете використовувати посилання для будь-якого доступу. Крім того, для останнього ви можете завантажити інструмент, який може працювати на комп’ютерах Windows, Mac і Linux.
Asana — це в основному CRM, але вона дозволяє безкоштовно створювати діаграми або шаблони SIPOC. Хоча це більше, ніж інші, його функції є досить просунутими для діаграм керування бізнес-проектами вищого рівня. Давайте подивимося на них.
особливості
- Створюйте SIPOC без коду за допомогою кількох клацань миші, і ви також можете автоматизувати за допомогою його Workflow Builders
- Інтеграція зі Slack, Creative Cloud і Zoom допоможе вам швидко продемонструвати діаграми на зустрічі.
- Також можна налаштувати з існуючих шаблонів.
- Різні форми та кольори для створення чіткої діаграми.
Asana є одним із найдосконаліших інструментів, які використовуються в комерційному просторі завдяки прогресу та автоматизації робочого місця, які він пропонує. Крім того, завдяки зручному графічному інтерфейсу це полегшує процес створення.
Заключні слова
Діаграми SIPOC є важливою частиною управління бізнес-проектами. Ви можете використовувати його для планування свого проекту, а отже, ви можете відстежувати кожного з постачальників, постачання, задіяний персонал, очікувані плани, результат і доставку клієнту.
Потім ви можете розділити його на етапи і знати, який етап буде завершено в потрібний час. Стратегічне впровадження допомагає заощадити витрати, дає перевагу над ресурсами, економить час, підвищує ефективність і, отже, збільшує прибуток.
Ви також можете ознайомитися з деякими розумними розробниками блок-схем для створення процесів, діаграм тощо.