Проблеми виникатимуть у будь-якому проекті, незалежно від того, яких запобіжних заходів ви вживаєте та наскільки оптимізована система. Але у вас є потужний метод, відомий як аналіз першопричини (RCA), який допоможе вам легко визначити проблеми.
Експерти-менеджери проектів і керівники компаній використовують процедуру RCA, щоб виявити проблеми, які шкодять бізнесу. Виявлення проблем також допоможе вам розробити рішення, щоб уникнути подібних проблем у майбутньому.
Якщо ви бізнес-менеджер, керівник проекту, керівник операцій або бізнес-стажер, ви повинні дізнатися про метод RCA та допоміжні інструменти чи шаблони.
Продовжуйте читати статтю, щоб отримати базову та розширену інформацію про RCA. Ви також знайдете декілька простих у використанні шаблонів аналізу першопричин, які допоможуть вам під час вашої кар’єри з управління проектами.
Що таке аналіз першопричини?
RCA — це процедура пошуку основних причин проблем і вузьких місць для розробки відповідних рішень. Цей процес вважає справді ефективним систематичне запобігання та вирішення точних проблем, а не просто лікування окремих симптомів.
Ваша команда може виконати процедуру RCA за допомогою набору принципів, методологій і технік. Вам потрібно сформулювати процес так, щоб команда могла використовувати ресурси RCA для виявлення проблемних елементів для будь-якої бізнес-тенденції, проекту чи події.
Система аналізу першопричини допомагає визначити першопричину збою або зупинки організованого процесу. Наприклад, обробка квитків обслуговування клієнтів, виробництво товарів тощо завжди стикаються з новими проблемами. Ваша зброя для боротьби з такими новими проблемами – RCA та його документація.
Майже всі галузі чи комерційна діяльність використовують цей інструмент для виявлення глибшої проблеми, що лежить в основі операцій або процесів обслуговування. Економічно невигідно щоразу вирішувати одне й те саме питання. Отже, вам потрібно визначити справжню причину, а потім усунути її раз і назавжди за допомогою техніки RCA.
Чому аналіз першопричини важливий?
#1. Скоротити витрати
Якщо нетехнічне обслуговування заводського обладнання спричиняє поломку рухомих частин, ви можете звернутися до виробника, щоб замінити ці частини. Якщо це трапляється часто, це збільшить собівартість продукції. Замість цього ви можете виконати RCA, щоб точно визначити основну причину обслуговування приладу, що заощадить час і гроші.
#2. Виявлення недоліків і основних причин
Якщо ваш бізнес пов’язаний із продуктами, послугами, процесами, технологіями та системами, виконання RCA перед запуском продукту допоможе вам виявити основні недоліки конструкції. Як тільки ви виправите їх і надасте продукти чи послуги, ви завоюєте довіру клієнтів.
#3. Розробіть спрощений засіб усунення несправностей процесу
Документи RCA дозволяють будь-кому, хто пов’язаний із процесом, вирішувати майбутні проблеми за допомогою статті довідки. Таким чином, вам не потрібно залучати експерта чи платити третім особам щоразу, коли з’являється стара проблема.
#4. Робіть робочі місця безпечнішими
Більшість робочих місць, де виконуються критично важливі та небезпечні завдання, проводять RCA, щоб виявити проблеми безпеки на робочому місці. Це допомагає організації дотримуватися місцевих або міжнародних вимог безпеки на робочому місці.
#5. Швидше виводьте продукти на ринок
Якщо ви ретельно виконаєте RCA перед початком виробничого процесу, ви зможете усунути недоліки конструкції, які зазвичай виявляються під час використання продукту кінцевими користувачами. Таким чином, ви виведете якісну продукцію на ринок швидше, ніж ваші конкуренти.
#7. Миттєво реагуйте на проблему
RCA допомагають компаніям розробляти стандартні операційні процедури (SOP) щодо питань безпеки, простоїв програмного забезпечення, збоїв у процесах, стихійних лих тощо. Таким чином, ваша команда може просто дотримуватися SOP і швидше реагувати на нові та старі проблеми.
Обов’язкові компоненти шаблону аналізу першопричини
Якщо ви створюєте шаблон RCA або налаштовуєте існуючий, пам’ятайте, що ви повинні включити такі елементи в документ RCA:
#1. Опис заходу
Вам потрібно створити детальний SOP для опису події в RCA. Крім того, має бути прийнятий для всієї компанії формат, у якому персонал або керівники вводитимуть дані. Дані опису мають містити дату, час, визначення події, свідків, потерпілих тощо.
#2. Хронологія подій або тенденцій
Розділ хронології має містити детальний опис усіх інцидентів до, під час і після аварії чи проблеми. Це допоможе виявити основні причини події. Ви можете включити такі дані, як час, дата, залучені особи, пошкоджені машини, пошкоджені дані тощо на шкалі часу.
#3. Метод і команда для розслідування
Успіх усього процесу RCA залежатиме від його методології та команди, яка виконуватиме процедуру. Метод RCA має відповідати стандартним принципам, інструментам і шаблонам. Однак, залежно від виробничого процесу або системи надання послуг, вам потрібно налаштувати певні параметри.
Завершивши процедуру RCA, складіть документ RCA та надішліть його департаментам для перегляду та відгуків. Проаналізуйте відгуки та коментарі, щоб скласти остаточний шаблон аналізу першопричини, якого буде дотримуватися відділ або компанія.
Тепер зберіть досвідчених людей із процесу та поясніть їм процедуру RCA. Це буде команда, яка відповідатиме за ретельне дотримання запропонованого компанією методу RCA.
#4. Основні причини/результати розслідування
Отримавши RCA, ви повинні дослідити проблеми до максимально можливого рівня деталізації. Знову ж таки, для цього завдання повинна бути спеціальна команда. Ви можете включити операційних менеджерів, асоційованих з процесу, інженерів, спеціалістів з даних тощо, залежно від вашого бізнесу.
Процес розслідування також вимагатиме попередньо затверджених процедур запису даних, аналізу та звітування.
#5. План дій для виправлення процесу/продукту
Коли дослідники знайдуть рішення щодо проблем RCA, вам потрібно задокументувати ці пропозиції. Тепер розробіть інший SOP, щоб навчити постраждалих співробітників, як вирішувати такі інциденти в майбутньому.
Іноді компаніям потрібно отримати схвалення таких SOP від технічного спеціаліста, керівників із контролю якості та керівників фабрик, щоб усі були в курсі подій.
Деякі популярні інструменти аналізу першопричини
#1. Діаграма Парето
Цей інструмент RCA також відомий правилом 80-20. Ви можете використовувати його, щоб візуалізувати частоту інцидентів і їхній накопичений ефект. Автор діаграми Парето Вільфредо Парето сказав, що 20% потенційних помилок спричинять 80% збоїв у процесі.
Таким чином, за допомогою цієї діаграми ви можете зосередитися на 20% потенційних елементів вашого продукту або послуги, які можуть спричинити недоліки продукту або збої в роботі.
Діаграма Парето — це, по суті, гістограма, яка містить причини та частоту несправностей. Якщо ви зможете точно створити графік, він чітко візуалізує перекіс між невдачами та причинами. Більшість керівників процесів вважають дивним те, що незначні чинники викликають більшість невдач.
#2. 5 Чому
Це найпростіша процедура проведення RCA. Вам потрібно лише створити шаблон аналізу першопричини із запитаннями на основі причин. Зазвичай запитувати, чому інцидент, потрібно 5 разів. Це має дати вам змогу детально дослідити першопричину будь-якого процесу чи збою продукту.
Однак існує 5 RCA на основі Чому, які можуть містити більше 5 запитань. Оскільки цей процес потребує можливостей для розслідування та опитування, ви повинні дотримуватися загальнокомпанійного процесу для такого RCA. В іншому випадку ви можете не довіряти висновкам RCA, який використовує випадкові запитання.
Аналіз 5 «Чому» в основному включає формулювання проблеми, а потім 5 запитань про проблему. Наприклад, чому агент припинив обробку квитків клієнтів? Якщо відповідь – Інтернет, то чому в Інтернеті стався збій. Просто продовжуйте задавати більше питань, доки не дійдете до першопричини.
#3. Діаграма риб’ячої кістки
Діаграма Ісікави або «риб’яча кістка» є ще одним популярним візуальним методом RCA. Остаточна діаграма виглядає як риб’яча кістка, звідси і назва. Творцем інструменту є Каору Ісікава, відомий інноватор з управління якістю з Японії.
Крайня права чи ліва частина діаграми – це помилка або проблема. Потім ви проводите пряму лінію та включаєте категорії потенційних причин, як-от процедури, середовище, люди, обладнання тощо. Тепер у цих розділах вам потрібно розмістити детальні причини.
Компанії здебільшого використовують цей інструмент у шаблоні аналізу першопричини проблеми, яка невідома або ніколи раніше не виникала. Крім того, експерти також використовують діаграму «риб’яча кістка» для аналізу складних проблем, виявлення різних аспектів першопричини та виявлення вузьких місць процесу.
#4. Діаграма розкиду
Це інструмент RCA, який допомагає створити шаблон процесу RCA для складних проблем. Коли кореневих причин більше, ніж очікується за правилом 80-20, потрібно візуалізувати зв’язок між причиною та наслідком.
Діаграма розсіювання є широко використовуваним інструментом для пошуку кореляцій між кількісно визначеними змінними. Тут вам потрібно побудувати точковий графік причинно-наслідкових змінних. Ви повинні відкласти наслідки на вісь X, а причини на вісь Y.
Якщо отриманий графік розсіювання показує криву або пряму лінію, то компоненти корельовані. Якщо кореляції немає, продовжуйте змінювати значення змінних осі Х.
#5. FMEA
Аналіз режимів і наслідків відмови, або FMEA, є дуже популярним інструментом для RCA серед розробників і дизайнерів продуктів. Це допомагає групі розробників виявити потенційні проблеми перед виготовленням продукту. Зазвичай команда використовує один або два прототипи продуктів для виявлення недоліків дизайну та інших проблем.
Потім на прототипі починається аналіз режиму відмови, щоб визначити всі можливі відмови. Тепер просто окресліть проблеми в іншій таблиці, знайдіть основні причини або проведіть аналіз наслідків.
Наразі ви вивчили основи аналізу першопричини та його інструменти. Нижче знайдіть кілька корисних шаблонів для вищезазначених інструментів аналізу першопричин (RCAT) із таких безкоштовних ресурсів:
Smartsheet
Можливо, ви вже знаєте Smartsheet як один із провідних бізнес-інструментів для цифрового робочого простору, віддаленої співпраці та автоматизації робочих процесів. Ви будете вражені, дізнавшись, що ви також можете використовувати його бібліотеку шаблонів для створення документів RCA, які дійсно працюють.
Бібліотека Smarsheet багата різними типами прикладів аналізу першопричин, які легко вписуються в багато бізнес-проектів або робочих місць. Наприклад, це дає вам легкий доступ до наступного:
- Простий шаблон RCA
- Метод Six Sigma DMAIC для RCA
- Шаблон RCA на основі інструменту 5 Whys
- Картування причин охорони здоров’я
- RCA для хімічної компанії
Наведені вище шаблони також доступні в різних форматах, як-от файли Microsoft Word, шаблон Microsoft Excel і файли Adobe PDF. Ви можете легко завантажити ці формати, не стрибаючи через обручі.
Гуру
The Гуру шаблон для процедури RCA є ще одним надійним джерелом для складання документації RCA для бізнесу. Він представляє вам різні безкоштовні приклади та інструменти методу RCA, наприклад:
- Документ RCA на основі діаграми Парето, який допоможе вам визначити такі проблеми, як відсутність навчання, недостатня кількість персоналу сервісного центру та погана підготовка, що спричиняє труднощі для бізнесу.
- Техніка 5 чому дає змогу визначити, чому рівень плинності вашої компанії вищий, ніж у середньому на ринку або у конкурентів.
- Діаграма «риб’яча кістка» як інструмент RCA для визначення першопричин, які є новими чи невідомими.
- Шість сигм і DMAIC для RCA
- FMEA для пошуку проблем, які виникають протягом життєвого циклу розробки продукту.
TemplateLab
TemplateLab це ще один популярний ресурс для різноманітних шаблонів із питань мистецтва, нерухомості, бізнесу, права, фінансів тощо. Отже, ви також можете покластися на цей ресурс для високоякісного вмісту RCA, як-от форми, приклади та шаблони.
Вміст, доступний на цій платформі, легко доступний за допомогою завантаження в один клік. Ви знайдете документи RCA в різних форматах, наприклад Adobe PDF, Microsoft Excel і Microsoft Word.
Репозиторій документів RCA багатий реальними прикладами, такими як звіти про розслідування RCA, порожні форми збору даних RCA, документи RCA для початківців, RCA через діаграми риб’ячої кістки та RCA для групи розвитку бізнесу.
Вам буде легше редагувати шаблони, якщо ви завантажите файли Word або Excel. Якщо ви отримуєте PDF-файли, ви повинні використовувати PDF-редактор, щоб персоналізувати зразки документів.
Заключні слова
У цій статті ми провели вас через поглиблене обговорення аналізу першопричини. У статті також описано деякі життєво важливі інструменти та шаблони аналізу першопричин, які можна використовувати в реальних сценаріях.
Ви повинні стати більш впевненими та навичками, вирішуючи проблеми на робочому місці чи проекті за допомогою аналізу першопричин.
Вас також можуть зацікавити ці інструменти структурування розбивки робіт для управління проектами.