Оцінка вартості проекту – це не проста математика, а складний процес.
Щоб управління проектом було успішним, потрібна хороша оцінка витрат. Протягом життєвого циклу проекту з’являється багато витрат, але точний метод оцінки робить усі відмінності від невдалого плану до успішного.
Це передбачає безпосередній вхід клієнта та дозволяє керівнику проекту та команді об’єднати свої думки для ідеального розуміння цінності бізнесу, пріоритетів функцій, списків приємних речей тощо.
У цій статті ви дізнаєтесь, як боротися з цими ризиками та пов’язаними з ними проблемами, розуміючи оцінку витрат, її важливість, як почати з неї, її методи та інші важливі речі.
Давайте почнемо!
Що таке оцінка вартості проекту?
Оцінка вартості враховує прямі витрати, непрямі витрати та багато інших факторів для розрахунку бюджету проекту, який відповідає вашим фінансовим зобов’язанням. Це справді важливий крок для успішного проекту.
Методи оцінки вартості проекту можна застосувати в будь-якій сфері, від будівництва дороги до розробки програми. У життєвому циклі управління проектом оцінка вартості — це додавання окремих витрат за допомогою методів оцінки та дійсних даних. Це використовується для оцінки майбутніх витрат на проект на основі сьогоднішнього досвіду.
Для цього вам потрібно виконати кілька простих кроків:
- Чітке визначення завдань
- Участь у складанні кошторису витрат
- Наявність відповідних даних
- Стандартизовані структури для кошторисів
- Резерви на майбутню невизначеність
- Виключені витрати
- Незалежні огляди оцінок
- Перегляд кошторисів
Говорячи простою мовою, оцінка витрат означає, які фінанси та ресурси вам потрібні для завершення проекту заздалегідь із визначеним обсягом. Керівник проекту та команда повинні врахувати прямі та непрямі витрати, щоб продовжити оцінку.
Деякі типові елементи, які вам потрібно враховувати, це праця, приміщення, ресурси, матеріали, обладнання, постачальники, ризики та час.
Чому оцінка вартості важлива?
Оцінка вартості проекту можлива за допомогою методів оцінки вартості та структури розподілу робіт (WBS). Це використовується для візуалізації обсягу вашого проекту та призначення витрат для кожного завдання проекту.
Завдяки оцінці вартості проекту клієнт може судити про те, як керівник проекту зможе впоратися з проектом і досягти цілей і цілей проекту. Таким чином, зацікавлені сторони та керівники проекту прогнозують якість, яку вони отримають після його завершення.
Для успішного завершення проекту зацікавлені сторони повинні спланувати бюджет, прийнятий зацікавленими сторонами, щоб відповідати очікуванням щодо якості. Обґрунтована оцінка проекту необхідна для забезпечення фактичних зусиль. Це допоможе вам дотримуватися плану та розкладу.
Коли проводити оцінку витрат?
Ну, оцінка вартості використовується для прогнозування вартості, ціни та кількості ресурсів, необхідних для завершення проекту. Точність оцінки вартості проекту залежить від рівнів проекту, проекту, дизайну та умов проекту, а також оціночної вартості ресурсів, які вам потрібні.
Коли у вас є ресурси, обладнання, робоча сила тощо, ви можете почати оцінювати загальну вартість проекту, зазначивши обсяг і якість проекту. Таким чином, для прогнозування загальної вартості потрібні методики, тривалість, завдання тощо.
Як точно розрахувати вартість?
Коли ви оцінюєте витрати на проект, вам потрібно розбити проект на окремі завдання та визначити, яка команда що буде робити. Коли проект готовий, головна мета полягає в тому, щоб ви не перевищили бюджет.
Виконання оцінки витрат включає кілька простих кроків. Давайте обговоримо їх по черзі.
Складіть список завдань і необхідних ресурсів
Першим кроком у процесі оцінки витрат є визначення того, які ресурси та завдання вам потрібні. Для цього можна розбити весь проект на дрібні частини. Це включає дослідження, дизайн, зовнішню або бек-енд розробку, копірайтинг, тестування або виправлення помилок, запуск тощо.
Список завдань змінюється залежно від проекту, але кроки залишаються незмінними. Якщо ви розподілите роботу між різними членами команди відповідно до погодинної ставки, вам буде легше розрахувати вартість праці та час, необхідний для подання проекту.
Визначте та розподіліть ресурси
Ви повинні переконатися, що у вас є достатня кількість людей з відповідними навичками, необхідними для проекту, щоб розподілити ресурси. Вам потрібно скласти список доступних членів і призначити завдання відповідно до їхніх знань. Це призводить до адекватного планування ресурсів, що призводить до успішного завершення проекту.
Оцініть тривалість завдання
Тут вам потрібно оцінити тривалість завдання, щоб створити розклад проекту з деяким буфером. Оскільки ви не можете передбачити майбутнє людини, більш імовірно, що ваша команда візьме додатковий буфер, щоб проект завершився в потрібний час без стресу.
Використовуючи метод відстеження часу, ви можете точно визначити тривалість проекту. Ви не можете очікувати від вашої команди 100% коефіцієнта використання. Очевидно, це призведе до виснаження. Таким чином, ідеальний рівень використання для кожної команди становить 80%, залишаючи трохи вільного часу для вашої команди.
Розрахувати вартість проекту
Багато разів у вашій базі даних можна знайти подібні записи. Ви можете використовувати попередні записи, щоб проаналізувати, скільки часу зайняло кожне завдання та вартість.
Якщо у вас його немає, вам потрібно розрахувати його з нуля. По-перше, вам потрібно створити приблизну оцінку, щоб ваша команда могла зустрітися та визначити точний час і вартість.
Використовуйте інструменти оцінки вартості
Дуже важливо все відслідковувати. Щоб не зійти з колії, вам потрібно зосередитися на змінах і оновлювати їх відповідно. За допомогою інструментів керування ви можете щодня без проблем керувати завданнями своєї команди, що призведе до успішного завершення проекту.
Таким чином ви також можете відстежувати бюджет. За годиною журналу кожного учасника інструмент прогнозує статус проекту. Таким чином, ви можете відстежувати, скільки проекту ще не завершено та час, що залишився.
Оцінка проти цитати: різниця
Оцінки та пропозиції служать схожим цілям, але терміни не є взаємозамінними. Обидва вони відрізняються, коли йдеться про те, що ви представляєте в списку. Використання правильного терміна в потрібний час гарантує, що ваш клієнт отримає правильну інформацію, необхідну для прийняття рішення.
Оцінка
Оцінка – це обґрунтоване або приблизне припущення того, скільки коштуватиме конкретна робота. Він базується на наявній на той момент інформації. Оцінку можна змінити, коли ви отримаєте оновлену інформацію.
Припустимо, ви берете договір на ремонт будинку, і клієнту потрібно знати вартість. Спочатку вам потрібно буде перевірити розмір будинку та кімнат, скільки роботи потрібно зробити, а також що додати та відняти. У цьому випадку ви можете дати оцінку на основі їхніх потреб, скажімо, 30 000 доларів США.
Коли ви починаєте роботу, раптом ви бачите, що ціна на фарбу трохи зростає через якість фарби, яку вимагає клієнт. У той час ваша оцінка буде відповідно оновлена.
Цитата
З іншого боку, цінова пропозиція – це фіксована заява про роботу протягом певного періоду часу. Він є юридично обов’язковим і не може бути змінений, якщо ваш клієнт не попросить виконати певну роботу поза межами роботи. Якщо обсяг зміниться, вам потрібно буде відповідно оновити порядок змін і дійти остаточної згоди.
Візьмемо той самий приклад. Якщо на початку роботи клієнт просить замість кошторису цінову пропозицію, необхідно уважно вивчити ціну праці, матеріалів, часу тощо, щоб надати клієнту остаточну пропозицію, яка не може бути змінена. пізніше, якщо клієнт не захоче виконати додаткову роботу, не зазначену в списку пропозицій.
Однак оцінка є найкращою практикою, коли ви не впевнені щодо ціни матеріалів та очікувань клієнта. Але якщо ви надаєте регулярне обслуговування, добре знаєте ціну своїх послуг і матеріалів і хочете захистити себе від додаткової роботи, пропозиція може бути кращим вибором.
Крім того, оцінки є предметом обговорення, тоді як котирування є точними та юридично обов’язковими.
Загальноприйняті методи оцінки витрат
Залежно від розміру та типу проекту, очікувань керівника та зацікавлених сторін, методу виставлення рахунків та інших факторів, для оцінки вартості проекту можна застосовувати різні інструменти та методи. Вони такі:
- Аналогічне оцінювання: цей метод показує прецеденти, які допомагають визначити майбутні витрати на ранніх етапах вашого проекту, використовуючи історичні дані.
- Оцінка «знизу вгору». Техніка «знизу вгору» — це більш детальний підхід, який оцінює окремі завдання, а потім підсумовує їх, щоб отримати загальну вартість проекту. Цей метод використовується в складних проектах, де змінних ще більше, таких як будівельні проекти, розробка програмного забезпечення тощо.
- Оцінка «зверху вниз». Техніка оцінки «зверху вниз» — це проста техніка для визначення обсягу робіт після визначення загальної вартості проекту. Цей метод зазвичай використовується для оцінки різних елементів за фіксованою ціною, спочатку визначеною клієнтом.
- Параметричне оцінювання: параметричне оцінювання – це підхід до статистичного моделювання, який використовує історичні дані деяких ключових факторів витрат для розрахунку вартості нового завдання.
- Оцінка за трьома точками: ця методика передбачає три різні сценарії, включаючи найбільш імовірний, оптимістичний і песимістичний. Вони вводяться в рівняння, щоб отримати остаточну оцінку.
- Аналіз резерву: ця методика визначає, скільки резерву на випадок непередбачених обставин необхідно виділити. Цей метод намагається уникнути невизначеності.
- Вартість якості: цей підхід використовує гроші, витрачені на проект або під час нього, щоб уникнути невдач. Це також використовує гроші, використані після успішного проекту, для усунення невдач.
Параметри оцінки вартості
Ви повинні задовольнити свого клієнта своїми оцінками, щоб ваш клієнт прогнозував якість проекту. Але багато проектів зазнають невдач через погану оцінку вартості.
Давайте обговоримо параметри, які необхідно враховувати при оцінці вартості проекту.
час
Час є головним фактором при оцінці вартості проекту. Час прямо пропорційний зусиллям. Сума всього часу, витраченого на проект, є загальними зусиллями команди для завершення проекту. Час, необхідний для виконання окремих завдань, разом із буферним часом є необхідним кроком для представлення правильної оцінки витрат.
зусилля
Зусилля також є ключовим параметром у оцінці вартості проекту. Однак зусилля, необхідні для завершення проекту, дають вам чітке уявлення про вартість. Тут керівник проекту повинен враховувати ресурси, які команда отримає, щоб завершити проект, і зусилля можна розрахувати відповідно до ресурсів. Менше ресурсів призводить до більших зусиль, а більше ресурсів призводить до менших зусиль.
Ресурси
Як обговорювалося раніше в цій статті, ресурси також враховуються під час оцінки вартості. Управління ресурсами – це процес отримання правильних факторів у момент потреби для конкретного завдання в проекті. З обмеженими ресурсами важко підрахувати загальну вартість проекту.
Точність
Оцінку вартості проекту можна прийняти, лише якщо вона точна. Ви можете досягти точності, використовуючи найбільш відповідну техніку оцінки вартості, готуючись до несподіваних витрат і переглядаючи кошториси проекту протягом всього проекту.
Документація
Поки ви обдумуєте ідеї зі своєю командою, необхідно все задокументувати, щоб ви могли прийняти правильне рішення в потрібний час. Вам потрібно буде записати всі припущення, щоб запобігти непорозумінням, дозволяючи команді зрозуміти обґрунтування оцінки.
Достовірність
Як правило, оцінка вартості проекту базується на попередньому досвіді або фактах. Під час розрахунку витрат ви можете підвищити достовірність кошторису, додавши історичні дані та висновки експертів.
Перевірка
Завжди перевіряйте, перш ніж прийняти остаточне рішення. Ви можете перевірити математичні операції, які використовуються для оцінки вартості проекту, і перевірити їх точність. Ви можете покладатися на документацію, щоб переконатися в точності розрахунків.
Ідентифікація ризиків
Ви можете планувати ризики, роблячи кошторис. Це важливий фактор, який потребує уваги. Деякі ризики є частими, а деякі випадковими. Вам потрібно ефективно керувати оцінкою, додавши деякий буферний час. Це забезпечує належне завершення проекту в заданий термін і достатні кошти на час термінових потреб.
Деякі кроки в оцінці вартості
Щоб отримати дійсну та надійну оцінку витрат, ви повинні виконати кілька простих кроків.
- Визначте мету проекту
- Розробіть приблизний план, організувавши зустріч з членами вашої команди
- Визначте характеристики системи, продуктивність і призначення
- Визначте відповідну техніку оцінки витрат
- Визначити припущення, правила та отримати дані
- Розробити точкову оцінку
- Проведіть аналіз чутливості
- Провести аналіз невизначеності та ризику
- Документально оформити кошторис
- Своєчасно оновлюйте кошторис відповідно до зусиль і ресурсів
Висновок
Оцінка вартості використовується для прогнозування загальної вартості проекту, а також ціни та кількості ресурсів, необхідних для реалізації проекту. Це робиться для прийняття ефективних інвестиційних рішень. Для цього вам потрібно буде розбити весь проект на менші частини, щоб краще оцінити ресурси, робочу силу та час.
Однак оцінити вартість легше сказати, ніж зробити. Таким чином, визначення точної методики допоможе вам створити успішний план оцінки витрат для вашого клієнта.
Ви також можете дослідити найкраще програмне забезпечення для керування завданнями та проектами.