Для постійного розвитку та адаптації до нових технологічних і маркетингових тенденцій, вашому бізнесу необхідний ефективний план управління змінами. Це дозволить вам залишатися конкурентоспроможними на динамічному ринку. Ігнорування цього аспекту може призвести до стагнації або навіть згортання діяльності.
Керівники та власники бізнесу повинні оволодіти навичками ініціювання, впровадження та аналізу планів управління змінами. Згідно зі звітом WalkMe, 79,7% компаній відчувають потребу в адаптації до змін кожні п’ять років або навіть частіше. Проте, успішними виявляються лише 34% ініціатив щодо змін.
Статистичні дані підкреслюють складність процесу управління змінами. Однак, ви можете успішно освоїти його, якщо дочитаєте цю статтю до кінця.
Що таке управління змінами?
Управління змінами являє собою систематизований підхід до ефективного впровадження та керування організаційними трансформаціями. Цей підхід передбачає розробку планів, які дозволяють передбачити можливі перешкоди, мінімізувати їх вплив та успішно провести організацію через етапи трансформації.
Зміни можуть бути різного масштабу: від оновлення поштової програми до повної зміни асортименту продуктів і послуг.
Часто компанії покладаються на відділ кадрів або зовнішніх консультантів для управління трансформаційними процесами. Це може створювати відрив між ініціаторами змін та менеджерами, керівниками та членами команд. Найефективніший підхід передбачає залучення кожного співробітника та кожної команди до процесу змін.
Роль управління змінами в успіху організації
В умовах сучасної економіки та ринкових відносин, зміни є неминучими. Організації, які успішно адаптуються до цих змін, мають більші шанси на процвітання. Ефективний план управління змінами гарантує наявність надійної стратегії впровадження змін та допомагає уникнути конфліктів з боку працівників, постачальників та підрядників.
У випадках, коли зміни вимагають від співробітників додаткових зусиль та навичок, цей план дозволяє забезпечити необхідні ресурси для їх досягнення. Концепція управління змінами заохочує залучення працівників на всіх рівнях організації до процесу трансформації, допомагаючи їм зрозуміти важливість цих змін.
Крім того, ефективне управління змінами дозволяє компанії адаптуватися до різких коливань ринку, трудових ресурсів або економічних умов, забезпечуючи безперервність діяльності.
Переваги управління змінами
- Завдяки управлінню змінами, ваш бізнес може завчасно протистояти опору змінам та мінімізувати потенційні перешкоди для більш плавного переходу.
- Встановлення чітких цілей для ініціатив щодо змін дозволяє контролювати прогрес та оцінювати ефективність трансформаційних зусиль.
- Можливість розробки та стандартизації плану управління змінами для майбутніх проектів трансформації бізнесу.
- Управління змінами охоплює різні аспекти: людей, процеси та технології. Це забезпечує збалансований та всебічний підхід до трансформації.
- Забезпечення належної підтримки, навчання та керівництва для співробітників, що сприяє підвищенню їх продуктивності.
План управління змінами та його компоненти
План управління змінами є дорожньою картою для будь-якого проекту трансформації бізнесу. Він визначає кроки, необхідні для впровадження змін в організації, а також робочі процеси для комунікації, використання технологій, впровадження нових бізнес-додатків тощо. Нижче представлені ключові компоненти такого плану:
#1. Область застосування
На цьому етапі потрібно чітко визначити межі та масштаби запланованих змін. Слід окреслити конкретні сфери, відділи або процеси, які зазнають впливу трансформації. Чітке визначення області дії дозволяє створити цілеспрямовані та керовані зусилля щодо змін.
#2. Цілі
Необхідно чітко визначити бажані результати або цілі, які організація прагне досягти. Рекомендується використовувати стратегію SMART для формулювання цілей, що дозволить легко оцінити їх ефективність. Цілі можуть включати підвищення ефективності, покращення задоволеності клієнтів або впровадження нових технологій.
#3. Ролі
У проекті управління змінами необхідно визначити такі ролі:
- Фахівець з управління змінами
- Спонсори або бізнес-стейкхолдери, які відповідають за бюджет та контролюють зміни
- Лідери команд та менеджери, які мотивують працівників до прийняття змін
- Менеджери проектів, які створюють та призначають завдання командам
- Менеджер з навчання та розвитку, який проводить навчання для персоналу
#4. Оцінка впливу змін
Необхідно провести оцінку впливу змін на рівні всієї організації або окремих відділів. Для цього можна надіслати оголошення про зміни всім працівникам разом з онлайн-формою для зворотного зв’язку. Прохання співробітників поділитися своєю думкою щодо запланованих змін допоможе вашій команді створити звіт для спонсора змін.
#5. Оцінка ризиків
Оцінка ризиків передбачає визначення потенційних ризиків, пов’язаних зі змінами, а також:
- Оцінка ймовірності виникнення ризиків
- Оцінка впливу цих ризиків
- Розробка стратегій мінімізації цих ризиків
Як спланувати та реалізувати план управління змінами
- Чітко визначте цілі та обсяг плану управління змінами.
- Визначте ключових зацікавлених осіб та залучайте їх на всіх етапах трансформації.
- Розробіть детальний план із зазначенням кроків, часових рамок та необхідних ресурсів.
- Ефективно доносьте інформацію про зміни, висвітлюючи переваги та відповідаючи на питання.
- Надавайте підтримку та навчання співробітникам для плавного переходу.
- Контролюйте прогрес та вносьте необхідні корективи.
- Вчасно вирішуйте проблеми та перешкоди, що виникають під час впровадження.
- Оцінюйте результати та аналізуйте досвід для вдосконалення майбутніх ініціатив.
Шаблони керування змінами
Шаблон управління змінами дозволяє уникнути планування з нуля. Ви можете скористатися будь-яким інструментом управління проектами з шаблоном трансформації для початку роботи.
Багато розробників програмного забезпечення для управління проектами розробляють та стандартизують плани управління змінами, публікуючи їх у вигляді шаблонів в Інтернеті або в програмному забезпеченні. Це дозволяє легко знайти безкоштовні або платні шаблони для управління майбутніми змінами у вашому бізнесі.
Важливість шаблонів
- Шаблони економлять час та зусилля.
- Забезпечують професійний формат для використання.
- Безкоштовні шаблони дозволяють заощадити кошти на залучення консультантів.
- Доступні різні формати, графіки та дизайни.
- Програмні шаблони автоматично інтегруються з інструментом управління змінами.
#1. Шаблон дорожньої карти управління змінами
Monday.com пропонує простий у використанні шаблон дорожньої карти управління змінами, який можна легко налаштувати. Він включає основні етапи, інструменти та процеси, необхідні для впровадження змін. Цей шаблон ідеально підходить для надання загального огляду процесу трансформації.
#2. Шаблон комунікації управління змінами
Необхідно розробити план комунікації щодо майбутніх змін у бізнесі, щоб зменшити непорозуміння серед співробітників. Шаблон Smartsheet дозволяє стандартизувати комунікацію. Він доступний в Google Таблицях, а також може бути завантажений як електронна таблиця Excel для користувачів Microsoft 365.
#3. Шаблон запиту на зміну
Запит на зміну – це документ для відстеження поточних бізнес-змін. Він дозволяє фіксувати всі запити на зміни та містить таку інформацію:
- Опис запитуваної зміни
- Причини або користь від зміни
- Необхідні технічні зміни
Jotform пропонує безкоштовний шаблон форми запиту на зміну. Редагування форми можливе після реєстрації облікового запису або анонімно.
#4. Шаблон процесу контролю змін
Шаблон контролю змін схожий на форму запиту, але вимагає більшої конкретики щодо зміни. Контроль змін фокусується на процесі реалізації змін, що дозволяє особам, які затверджують, бачити загальну картину перед прийняттям рішення. Miro пропонує шаблон для створення процесу контролю змін.
Корисне програмне забезпечення для планування управління змінами
#1. Whatfix
Whatfix є надійним інструментом для управління трансформацією бізнесу на рівні підприємства. Основні можливості:
- Спливаючі сповіщення: надсилання оголошень безпосередньо на екрани співробітників.
- Самодопомога: створення відео, посилань та навчальних матеріалів для співробітників.
- Beacon: можливість створення контенту бізнес-менеджерами без залучення ІТ-команди.
#2. Freshservice
Freshservice – це інструмент для контрольованого управління змінами в ІТ. Він покращує процес впровадження змін та мінімізує їхній вплив на бізнес. Інтегрується з процесами конфігурації, інцидентів та управління активами. Можливість створення робочого процесу для візуалізації статусу трансформації на етапах: «Планування», «Очікує на схвалення», «Очікує на випуск», «Очікує на перевірку» тощо.
#3. Wrike
Wrike ідеально підходить для планування процесу, впровадження різних методів трансформації та адаптації до гібридної робочої культури. Надає повне уявлення про методи та інструменти управління змінами. Інструмент містить графічні представлення цілей, робочих процесів, завдань та осіб, залучених до плану трансформації.
#4. ServiceDesk Plus
ServiceDesk Plus допомагає налаштувати ролі, статуси, типи та шаблони всього проекту управління змінами в ІТ. Зберігає дані про помилки, а також забезпечує автоматизацію повторюваних завдань. Шаблони інструменту також включають показники для вимірювання успіху.
#5. SysAid
SysAid допомагає керувати процесом трансформації бізнесу відповідно до рекомендацій ITIL. Етапи керування змінами включають: введення даних, аналіз, затвердження, впровадження, випуск, перегляд, закриття та історію.
#6. Управління змінами – WalkMe
WalkMe допомагає ефективно провести трансформацію бізнесу, розрахувавши бюджет інвестицій у технології. Аналізує довгострокову стійкість бюджету, що дозволяє уникнути частих трансформацій. Інструмент надає повне уявлення про процес змін та посилює вплив трансформації.
#7. Магазин змін
The Change Shop надає інтегровані технології та покращене управління відгуками співробітників. Включає інструмент “Симулятор змін” для створення різних сценаріїв перед інвестуванням часу та ресурсів.
#8. Гіва
Giva – це програмне забезпечення для планування та відстеження змін на основі ITIL. Надає організовану інформаційну панель та робочі процеси для контролю змін, дозволяє керівництву перевіряти та затверджувати зміни. Також є можливість переглядати всі проекти трансформації бізнесу з різними результатами.
#9. Компас змін
Компас змін є інструментом для графічного представлення впливу запланованих змін на бізнес. Надає статистичні дані на основі аналізу додаткової інформації, дозволяючи змінювати стратегію трансформації. Забезпечує швидке розгортання змін між відділами без переривання бізнес-операцій.
#10. Issuetrak
Issuetrak підвищує ймовірність успіху трансформації бізнесу. Інструмент надає всі необхідні засоби для запиту, перегляду та затвердження змін. Включає диспетчер завдань, утиліту контролю відповідності, автоматизований робочий процес призначення завдань та форми зворотного зв’язку.
Найкращі практики управління змінами
Ключові практики для ефективної трансформації бізнесу:
- Вибір відповідних KPI, узгоджених із запропонованими змінами.
- Документування обґрунтування змін на основі даних, що відповідають цілям та інтересам зацікавлених сторін.
- Визначення вимірюваних результатів для кожного етапу плану управління змінами.
- Передбачення потреби у перекваліфікації персоналу.
- Документування очікувань та їх порівняння з реальними результатами для покращення майбутніх процесів.
- Централізація зв’язку у програмному забезпеченні для управління проектами.
- Планування регулярних перевірок із зацікавленими сторонами.
- Підготовка резервних планів для забезпечення готовності до непередбачуваних ситуацій.
- Оцінювання осіб, відповідальних за втілення змін, та призначення керівних ролей найбільш підходящим кандидатам.
- Зв’язування цілей із відчутними результатами для покращення розуміння та прийняття змін персоналом.
Висновок
Правильний план робить процес управління змінами зрозумілим та послідовним. Важливе залучення співробітників на кожному етапі. Можливе використання інтелектуальних інструментів для документування, планування та автоматизації процесів. Інструменти керування змінами, розглянуті вище, можуть бути корисними для вас.
Трансформація бізнесу передбачає фінансові витрати. Ознайомтеся з рішеннями для управління витратами, що підходять для бізнесу будь-якого розміру та типу.