Навіщо втрачати час і гроші на друк, сканування та надсилання документів факсом, коли можна просто використовувати цифровий підпис?
Оскільки характер роботи стає більш віддаленим, ніж будь-коли, цифровий підпис став ключовим фактором, який допомагає компаніям вести бізнес за кордоном. Будучи безпечними та юридично зобов’язуючими, цифрові підписи дають можливість підприємствам швидко та віртуально підписувати нові контракти.
До появи електронних підписів компанії в усьому світі витрачали величезну кількість часу та грошей на оформлення документів. Але це не єдина проблема з фізичними документами: їм також бракує безпеки. Їх можна легко втратити, пошкодити, підробити або підробити.
Крім того, потреби нашого бізнесу в цифрову еру постійно розвиваються. Заміна паперової роботи ефективними та спрощеними цифровими рішеннями, здається, є єдиним шляхом у майбутньому.
Що таке електронні підписи?
Електронні підписи є цифровою альтернативою рукописним підписам. Хоча економія часу може бути однією з найбільших переваг електронних підписів у сучасному швидкоплинному світі, це не єдина.
Вони зручні, безпечні та мають юридичну силу. Насправді вони забезпечують більший рівень безпеки, ніж традиційні підписи, тим самим мінімізуючи ризик і захищаючи особисті та бізнес-інтереси.
Як працюють цифрові підписи
Коли ви підписуєте документ за допомогою постачальника рішення для цифрового підпису, він використовує математичний алгоритм за протоколом PKI (інфраструктура відкритих ключів), щоб створити два ключі: закритий і відкритий.
Коли ви підписуєте документ за допомогою друку або малювання, цифровий підпис створюється за допомогою вашого закритого ключа. Як створюється закритий ключ?
Математичний алгоритм береться за роботу, бере ваші дані та створює щось під назвою хеш. Він шифрує ці дані, а результатом є ваш особистий ключ, який, по суті, є вашим електронним підписом.
Коли одержувач отримує документ, він має копію вашого відкритого ключа. Але як вони перевірять, що підпис ваш чи дійсний? Відкритий ключ допомагає їм зіставляти хеш-значення та розшифровувати ці дані, щоб перевірити автентичність електронного підпису. Якщо значення не збігаються, це означає, що електронний підпис недійсний.
Цифрові підписи також підтримуються електронними сертифікатами, які містять особисті дані, такі як ім’я, адреса електронної пошти та місцезнаходження, щоб підтвердити та підтвердити, що електронний підпис справді належить вам.
Наскільки цифрові підписи відповідають законодавству
Постачальники рішень електронного підпису використовують протокол PKI та шифрування даних для забезпечення конфіденційності. Щоб дотримуватися законодавства, вони гарантують дотримання законів про електронні підписи, викладених у Законі про електронні підписи в глобальній і національній торгівлі.
Крім того, вони дотримуються кількох галузевих стандартів, як-от Загальний регламент захисту даних (GDPR), Міжнародний стандарт інформаційної безпеки (ISO 27001) і контроль систем і організацій (SOC) відповідно до AICPE.
Ці правила та норми дозволяють цифровим підписам мати юридичну силу. Однак зауважте, що нормативні вимоги залежать від країни.
Випадки використання електронних підписів
Цифрові підписи використовують багаторівневу технологію шифрування, щоб забезпечити мінімальну втрату даних і виключити ймовірність втрати документів, фальсифікації або підробки. З огляду на ці переваги, ось кілька варіантів використання для команд, де електронні підписи допомагають підвищити продуктивність:
TeamsUsesHROnboarding, оцінювання ефективності, NDA тощо. Продажі та
МаркетингПодаткові форми, договори купівлі-продажу, угоди підрядника/довіреності тощо.Юридичні NDA, контракти, відповідність, відмова тощо.БухгалтеріяПодаткові форми, угоди купівлі-продажу, угоди підрядника/довіреності тощо.ІТ-рахунки-фактури, звіти про витрати, схвалення керівництва політики тощо .FinanceContracts, пропозиції, замовлення, ціни, спеціальні угоди, форми випуску та PR підписи тощо.ProcurementAsset Transfer, підписи затвердження, запити на зміни системи тощо.
Хоча цифрові підписи працюють у всіх галузях і підприємствах усіх розмірів і типів, давайте швидко розглянемо приклади використання електронних підписів у галузях:
- страхування
- Нерухомість
- Виробництво
- Охорона здоров’я
- Вища освіта
- Некомерційна
- Роздрібна торгівля
- ІТ/технології
- реклама
- Державні відомства
Усі перераховані вище галузі можуть скористатися перевагами електронних підписів, щоб допомогти їм із адаптацією, управлінням персоналом і політикою, розподілом ланцюжків поставок, рахунками-фактурами, цінами, пропозиціями, NDA та контрактами.
Цифрові підписи з PandaDoc
Оскільки на ринку є багато постачальників електронного підпису, як вибрати одного? Особливо, якщо ви не обираєте постачальника, який відповідає вимогам законодавства, ви можете наразити себе та свій бізнес на юридичні проблеми.
Зверніть увагу на PandaDoc, одного з найкращих постачальників цифрових підписів, якому довіряють понад 50 000 користувачів. Завдяки відповідності SOC, GDPR та PKI AICPE гарантує, що ваші підписи є безпечними та юридично обов’язковими.
Крім того, він може допомогти вам з усіма процесами керування документами, від цифрових підписів до керування життєвим циклом контрактів (CLM), завдяки розширеним функціям, на відміну від інших основних інструментів.
За допомогою комплексного програмного забезпечення для автоматизації документообігу ви можете скоротити час і витрати, будуючи значущі стосунки зі своїми клієнтами.
PandaDoc: основні функції
На додаток до інтуїтивно зрозумілого інтерфейсу, відмінної підтримки клієнтів і широкого спектру інтеграцій, PandaDoc добре відомий з таких причин:
Пропонує необмежену кількість безкоштовних підписів
PandaDoc дозволяє вам електронно підписувати документи на ходу! Ви можете закрити важливі угоди кількома клацаннями миші, гарантуючи безпеку своїх даних. У них також є мобільний додаток, який дозволяє вам бути в курсі процесу управління життєвим циклом контракту.
Однак PandaDoc стверджує, що є єдиною платформою електронного підпису, яка дозволяє завантажувати та підписувати необмежену кількість документів за їхнім безкоштовним планом!
Надає пріоритет конфіденційності та забезпечує дотримання законодавства
PandaDoc відповідає UETA, ESIGN і HIPAA. Це означає, що документи, підписані PandaDoc, не тільки відповідають вимогам законодавства, які діють у вашій країні. Але вони також захищають ваше індивідуальне право на конфіденційність.
Крім того, PandaDoc має сертифікат AICPA SOC 2 Type II. Маючи на увазі, що це відповідає критеріям надання послуг, встановленим Американським інститутом дипломованих бухгалтерів (AICPA). Чому це важливо?
Коли компанії мають справу з великою кількістю конфіденційної інформації або інформації, що дозволяє ідентифікувати особу, вони повинні відповідати певному набору критеріїв для збереження конфіденційності, цілісності та безпеки даних своїх клієнтів.
Однак є ще щось!
Гарантує передову безпеку
Коли ви підписуєте документ за допомогою PandaDoc, він надає вам електронний сертифікат, щоб підтвердити, що документ є законним. Електронний сертифікат допоможе вам отримати доступ до імені одержувача, підпису, підтвердженої електронної адреси, а також IP-адреси. Крім того, він також матиме позначку дати й часу підписаного документа.
Для PDF-файлів PandaDoc забезпечує підвищений рівень безпеки, надаючи закритий ключ шифрування для перевірки автентичності документа.
Підтримує різні типи файлів
Якби вам довелося вибрати іншу платформу для кожного типу файлу, який потрібно підписати, ви втратили б багато часу. Це теж дарма!
За допомогою PandaDoc ви можете підписувати PDF-файли, JPG-файли або DOCX і оптимізувати їх у єдиний уніфікований робочий процес. PandaDoc підтримує такі типи вмісту: Word, Excel, PowerPoint, PDF, JPG і PNG.
Допомагає автоматично відстежувати електронний підпис
PandaDoc ставить безпеку даних на перше місце, тому вони мають автоматичну функцію відстеження електронного підпису. Для кожного підписаного документа є вбудований контрольний журнал, який допоможе вам побачити, хто переглядав, відкрив або підписав документ і коли.
Це особливо корисно, коли ви одночасно підписуєте кілька документів. Функція автоматичного відстеження може допомогти вам контролювати та отримувати круговий огляд усього, що відбувається.
За допомогою функції історії версій PandaDoc ви зможете перемикатися між різними версіями ваших документів. Ви завжди будете в курсі, хто і де вніс зміни.
Головні функції PandaDoc
Для підприємств, які прагнуть оптимізувати робочі процеси з документами, скоротити час закриття та покращити рентабельність інвестицій, PandaDoc — це більше, ніж проста платформа електронного підпису. Ось чому:
#1. Підписання та відстеження
- Увімкнути порядок підписання: якщо ваші контракти чи пропозиції потребують кількох підписів, це надзвичайно корисно. Ви можете вибрати одержувачів, призначити ролі (відправник, клієнт, підписувач), розташувати їх у правильному порядку та автоматизувати весь розподіл. PandaDoc надішле сповіщення електронною поштою, коли настане чиясь черга підписати. І вам не потрібно ігнорувати процес вручну.
- Надішліть запит на підписання: хочете отримати підпис від когось із вашої компанії чи клієнта? PandaDoc дозволяє надсилати запити, і ви також можете автоматизувати це за кілька кліків.
- Відстеження документів: хочете знати, чи хтось підписав документ чи ні? Ви отримаєте сповіщення, коли вони це зроблять. Крім того, контрольний слід допоможе вам відстежити, хто переглядав або підписував надісланий вами документ.
#2. Автоматизований вміст
- Додайте заповнювачі Smart Content: за допомогою Smart Content ви можете мінімізувати кількість помилок і заощадити час на створення документів. Встановіть елементи-заповнювачі, щоб нагадувати вам або вашій команді про те, що потрібно включити. А також виберіть попередньо вибрані елементи, щоб ваші товариші по команді додали до конкретних документів/пропозицій.
- Персоналізуйте свій вміст: виведіть свій робочий процес на новий рівень, вибравши умовний вміст. Тут ви створюєте шаблони з правилами, які допомагають вашим відправникам генерувати вміст, який відповідає потребам вашого клієнта.
- Встановіть правила для покращення збору даних: Ви також можете налаштувати умовні поля, щоб допомогти одержувачам переміщатися у вашому документі та легко знаходити те, що вони шукають. Це значно покращує якість збору даних або персоналізації клієнтів.
#3. Розширені цитати
- Підбирайте пропозиції для своїх клієнтів: нехай ваша команда створює персоналізовані пропозиції для клієнтів, не пропускаючи важливу інформацію за допомогою конструктора пропозицій.
- Встановіть конкретні ціни: Ви можете вибрати стратегію ціноутворення з фіксованою, періодичною або залежною від обсягу послуг, і ми допоможемо вам отримувати платежі через мережу ACH.
- Вставляти каталоги продуктів: створюйте каталог продуктів і вставляйте його у свої пропозиції кожного разу, коли вам це потрібно.
- Групуйте продукти в пакети: Ви також можете створювати набори продуктів, щоб оптимізувати продажі та зробити їх доступними для спільного використання.
Ви також можете створити робочий простір за допомогою PandaDoc, щоб розподілити роботу між командами та керувати членами вашої команди та дозволами, які вони мають. Крім того, ви можете переглядати історію версій документів, щоб краще відстежувати їх, і ви можете шукати їх за допомогою спеціальних фільтрів.
Усі ці функції PandaDoc доступні з планом Business або Enterprise. Вони допомагають трансформувати ваш бізнес і позбутися від трудомістких, архаїчних практик.
Ціни та плани
PandaDoc постачається з безкоштовним планом, який дозволяє завантажувати та електронно підписувати необмежену кількість документів.
Однак його розширені функції, як-от інтелектуальний вміст або розширений конструктор пропозицій, доступні лише як частина преміальних планів. Давайте подивимося на тарифні плани пропозицій PandaDoc:
- Основи: 19 доларів США за користувача/місяць із щорічною оплатою, що забезпечує чудові функції, такі як редактор перетягування, контрольний журнал, понад 750 шаблонів, підтримка 24×7
- Бізнес: 49 рупій за користувача/місяць виставляється щороку, що дозволяє інтегрувати CRM і Zapier, робочі процеси затвердження, бібліотеку вмісту та індивідуальне брендування
- Підприємство: індивідуальне ціноутворення з оновленням, блокуванням, необмеженими робочими просторами, спеціальними ролями та доступом до QES, найбезпечнішої форми електронних підписів
Smart Content або Advanced Quote Builder можна використовувати як платні доповнення до ваших планів.
Наскільки легко користуватися PandaDoc?
Ви можете почати з 14-денної безкоштовної пробної версії, щоб перевірити, чи підходить PandaDoc для вас і потреб вашого бізнесу. Після реєстрації вам буде запропоновано спробувати послуги eSigning або автоматизувати робочий процес.
Перший, як випливає з назви, дозволяє завантажувати файли (PNG, JPG, DOCX тощо) і підписувати їх. У той час як другий може допомогти вам керувати життєвим циклом контракту, створювати документи, рахунки-фактури, пропозиції та багато іншого!
Знайдіть усе, що вам потрібно, у вас під рукою
З надзвичайно простим у використанні інтерфейсом PandaDoc ще більше спрощує роботу за допомогою лівого навігаційного меню. Тут ви знайдете практично все, що вам потрібно – документи, шаблони, форми, бібліотеку вмісту, контакти, доповнення та звітність.
У розділі «Документи» подивіться, які продовження мають відбутися та які контракти незабаром закінчуються, або просто створіть новий документ.
Далі йде галерея шаблонів, яка містить понад 750 шаблонів у різних категоріях, від форм до рахунків-фактур і пропозицій. Незалежно від типу галузі, до якої належить ваш бізнес, у галереї шаблонів PandaDoc обов’язково є конкретні шаблони, на основі яких можна працювати.
Ви також знайдете форми, і ви можете вибрати тип, який вам підходить: повсякденний, сучасний або простий! Створити форму так само легко, як створити документ, за допомогою редактора PandaDoc із функцією перетягування, який дозволяє вам бути швидкими та креативними.
Під формами ви також знайдете бібліотеку вмісту, каталог і звітність на додаток до папки «Вхідні», магазину доповнень і контактів. Бібліотека вмісту містить блоки вмісту, які можуть допомогти вам створювати власні шаблони та швидко створювати документи.
Що стосується каталогу, то тут ви можете створити каталог продукції простими кроками. Ви також можете використовувати розширені інструменти звітності PandaDoc, такі як історія версій і контрольний журнал, щоб бути в курсі своїх документів.
Надішліть бездоганні пропозиції за лічені хвилини
На головному екрані ви також можете бути в курсі своєї діяльності, а також активності, що відбувається у вашому робочому місці! Якщо ви хочете швидко надіслати пропозицію/документ/контракт/рахунок-фактуру, виберіть шаблон, налаштуйте його та додайте одержувача, і все готово. Ось так легко користуватися PandaDoc.
Ви можете додавати інші блоки вмісту (як ви бачите праворуч) від тексту до таблиць і мультимедіа. Ви також можете окреслити поля для заповнення для одержувача прямо нижче. Якщо ви хочете зрозуміти, як найкраще використати його на свою користь, ви також можете запросити демонстрацію в команди PandaDoc.
Висновок
Завдяки комплексному підходу, простому інтерфейсу та підтримці чату в реальному часі PandaDoc справді має кілька чудових переваг. Редактор перетягування — це творча перевага, і в поєднанні зі спеціалізованими замовленнями на підписання та інструментами налаштування PandaDoc збільшує час закриття на 28%.
Якщо ви все ще скептично налаштовані, ми пропонуємо вам спробувати назавжди безкоштовну функцію eSign, яка ідеально підходить для стартапів, малих підприємств і окремих осіб. Якщо вам подобається те, що ви використовуєте, ви завжди можете взяти 14-денну пробну версію та перейти на план, який вам більше підходить.
Далі ви також можете дослідити деякі найкращі рішення електронного підпису для особистих і ділових документів.