Підвищуйте рівень конфіденційності та точність інформації, одночасно зменшуючи кількість інцидентів, витрати та час обробки, завдяки принципу мінімізації даних!
Мінімізація даних, як випливає з самого визначення, це процес зменшення обсягу інформації, що збирається, зберігається та обробляється, шляхом обмеження її лише до необхідної для здійснення бізнес-операцій.
Ключовим моментом є визначення того, які саме дані слід зберігати, а від яких варто відмовитися. Але чому мінімізація даних є настільки важливою?
Зі зростанням цифрової ери, обсяги даних продовжують неухильно збільшуватися. За роки та десятиліття накопичилася величезна кількість інформації, з якою стає дедалі складніше працювати. Подумайте лише про кількість особистих даних, які ви маєте! Навіть фотографії можуть створювати проблеми зі зберіганням.
Саме тому ми використовуємо такі методи, як мінімізація даних, щоб ефективно використовувати мінімально необхідну кількість інформації. Крім того, мінімізація даних допомагає забезпечити конфіденційність користувачів, обмежуючи обсяг даних, які компанії збирають, та підвищуючи їхню відповідальність за ці дані.
Отже, якщо ви є компанією, що працює з даними клієнтів, або ж фізичною особою, зацікавленою в тому, як використовуються ваші персональні дані, читайте далі, щоб дізнатися більше про мінімізацію даних, її переваги, методи застосування, правила та інші важливі аспекти.
Переваги мінімізації даних
Раніше інформацію вважали безцінним ресурсом, але зараз, коли існує безліч способів збору даних, якість стає важливішою за кількість. І це правильно! Ось деякі переваги обмеження обсягу даних:
#1. Підвищена конфіденційність: Мінімізація даних обмежує обсяг інформації, що збирається. Збираючи лише важливі дані, ви забезпечуєте захист персональних та конфіденційних даних користувачів, гарантуючи надійний рівень приватності. Повага до конфіденційності клієнтів, завдяки збору лише необхідної інформації, сприяє формуванню довіри. Правильна інтеграція даних клієнтів допомагає уникнути дублювання збору даних.
Погляньмо правді в очі, скільки з нас спокійно погоджуються на використання файлів cookie або бачать постійні рекламні оголошення товарів, які ми переглядали, але не збираємося купувати найближчим часом? Так, іноді менше означає краще.
#2. Зменшення витоку даних: Чим менше у вас даних, тим менші ризики.
Велика кількість даних може надати вам більше інформації, але водночас створює більший ризик втрати або витоку даних. Таким чином, обмеження обсягу даних не тільки спрощує управління ними, а й знижує потенційні ризики.
Це дозволить захистити ваш бізнес від фінансових втрат, адже сьогодні в багатьох галузях можна почути фразу «дані = успіх». Проте без належних заходів безпеки, таких як маскування даних, інформація також може нести загрозу!
#3. Зниження витрат: Зберігання та обслуговування даних – це не дешево. Це коштує певних грошей. Тому ви не можете просто зберігати всі наявні дані, оскільки це призведе до значного збільшення витрат.
Однак, мінімізація даних – це метод, який дозволяє зберігати лише необхідну інформацію, щоб ви могли використовувати її в рамках встановленого бюджету.
#4. Покращення якості даних: Збір лише необхідних даних та робота виключно з релевантною інформацією сприяє підвищенню якості даних. Крім того, при меншій кількості даних, простіше позбутися застарілої інформації 🗑️ та оновити її актуальними даними, підвищуючи тим самим точність інформації.
#5. Скорочення часу обробки: Завдяки меншому обсягу даних, такі бізнес-операції, як запити, фільтрування, експорт або оновлення, виконуються набагато швидше. Крім того, час запиту та отримання відповіді також скорочується, що покращує загальну ефективність бізнесу.
Таким чином, вибірковий підхід до даних може бути більш розумним вибором, оскільки на сьогоднішній день існує безліч способів збору інформації про клієнтів. Джерела даних різноманітні: від програм для відстеження руху очей до теплових карт!
Правила захисту даних, що наголошують на мінімізації даних
#1. GDPR – Загальний регламент про захист даних
Принцип мінімізації даних GDPR вимагає ефективного збору, обробки та зберігання лише необхідної інформації. Згідно з регламентом, необхідно збирати якомога менше даних, а збір нерелевантної інформації є незаконним.
Це всеосяжний закон про захист даних, що діє у всіх країнах, де використовуються персональні дані громадян ЄС.
#2. EDPS – Європейський інспектор із захисту даних
EDPS – це незалежний орган, спеціально створений для забезпечення дотримання правил захисту даних європейськими установами.
Інспектор зобов’язує установи, підприємства та інші основні джерела збору та зберігання даних у Європі, збирати лише ту інформацію, яка необхідна для конкретних цілей. Він також не заохочує зберігання даних після досягнення поставлених цілей.
#3. Мінімізація даних CCPA – Закон Каліфорнії про захист персональних даних споживачів
Закон Каліфорнії про захист персональних даних споживачів дозволяє особам ставити під сумнів інформацію, що про них зібрана. Вони мають право знати, які саме дані збираються, та вимагати їх видалення, якщо вважають їх непотрібними.
Таким чином, компанії стають більш підзвітними та відповідальними під час обробки даних споживачів, та повинні впроваджувати методи мінімізації даних у свої робочі процеси.
#4. VCDPA – Закон штату Вірджинія про захист персональних даних споживачів
Подібно до інших нормативних актів щодо захисту даних, VCDPA також стверджує, що дані потрібно збирати лише в тому випадку, якщо вони є достатніми, актуальними та обґрунтовано необхідними. Закон штату Вірджинія вимагає використовувати зібрані дані тільки для фактично визначених цілей.
Зрештою, усі принципи мінімізації даних підтверджують законність збору лише необхідної та релевантної інформації. Крім того, вони вимагають видалення даних після досягнення запланованої мети.
Читайте також: Скільки коштує ваша особиста інформація в Dark Web?
Як впровадити мінімізацію даних?
Дотримуйтесь наступних принципів, щоб забезпечити мінімізацію даних у ваших системах.
#1. Визначте мету
Необхідно чітко визначити цілі та причини, чому вам потрібно збирати певні дані. Розуміння чіткої мети допомагає збирати лише ту інформацію, яка вам дійсно потрібна.
#2. Обмежте збір даних
Щоб поважати конфіденційність ваших клієнтів та відповідати нормам захисту даних, вкрай важливо, щоб збір даних був якомога обмеженішим. Тому переконайтеся, що ви збираєте лише необхідну інформацію.
По суті, ви повинні мати можливість обґрунтувати, чому ви збирали ті чи інші дані, як довго ви їх зберігали та де використовували.
#3. Управління даними
З часом дані, які ви збираєте, можуть застарівати, що негативно впливає на їх якість. Тому, принцип мінімізації даних рекомендує проводити регулярні перевірки, щоб оновлювати інформацію актуальними даними та видаляти застарілу.
Бажано проводити щорічні перевірки, щоб переконатися, що ви дотримуєтесь політики мінімізації даних.
#4. Видалення даних
Включіть стратегічні протоколи видалення даних у ваш підхід до мінімізації.
Мінімізація даних полягає не тільки у зборі мінімально необхідної інформації, але й у її видаленні після досягнення поставленої мети. Це гарантує, що підприємства зберігають дані лише стільки часу, скільки це необхідно.
#5. Безпека
Ви несете відповідальність за безпеку даних, які збираєте. Тому необхідно впроваджувати надійні заходи безпеки, такі як авторизація, шифрування, ролевий доступ тощо, щоб запобігти витоку та втраті даних.
Ось декілька проблем, з якими ви можете зіткнутися під час впровадження мінімізації даних:
- Мінімізація даних не обмежується лише мінімальним збором інформації, вона також вимагає використання даних тільки для конкретних цілей, обмеження дій, які можна виконувати з ними, та їх видалення після використання. Забезпечення дотримання всіх цих правил протягом усього життєвого циклу даних може бути складним завданням.
- Знаходження балансу між збором достатньої кількості даних та її обмеженням може бути складним. Тобто, ви повинні зібрати достатньо інформації для досягнення поставленої мети, одночасно обмежуючи збір нерелевантних та непотрібних даних.
- У великих організаціях дані, як правило, розпорошені між різними відділами. Іноді ви можете видалити дані в одному місці, а вони залишаться в іншому відділі, що суперечить принципам мінімізації даних. Отже, управління розпорошеними даними може бути непростим завданням.
Крім того, дотримання однакових політик зберігання даних у всій організації може бути складним, оскільки різні типи даних можуть мати різний життєвий цикл.
Приклади застосування мінімізації даних
#1. Мобільні додатки
Мобільні додатки на вашому смартфоні можуть вимагати доступу до вашого місцезнаходження, контактів, мікрофона тощо, для коректної роботи. Але чи замислювалися ви, що деякі програми запитують тільки ті дозволи, які їм дійсно потрібні?
Коли розробник створює додаток з урахуванням мінімізації даних, він запитує тільки конкретні та необхідні дозволи.
Це покращить конфіденційність користувачів, зміцнить їхню довіру в довгостроковій перспективі та підвищить успіх вашої програми.
#2. Фінансові установи
Фінансові організації повинні дотримуватися строгих правил мінімізації даних, оскільки вони працюють з великою кількістю конфіденційної інформації клієнтів. Зберігання та доступ лише до необхідних даних допомагає обмежити доступ до інформації та запобігти ризику витоку.
#3. Охорона здоров’я
Медичні прилади та фітнес-додатки часто потребують дані пацієнтів або користувачів для надання точних результатів. Застосування мінімізації даних в галузі охорони здоров’я забезпечує доступ та зберігання лише актуальної інформації, необхідної для діагностики та лікування захворювань.
#4. IoT
Пристрої IoT зазвичай збирають велику кількість даних із датчиків, і іноді надсилають більше інформації, ніж їм насправді потрібно. Отже, застосування методів мінімізації даних в цій галузі обмежує збір інформації, зменшуючи ризик її витоку.
Висновок
Дані відіграють важливу роль у сучасному світі, і багато компаній використовують їх для збільшення прибутку, продажів, ефективності маркетингу та покращення взаємодії з користувачами. Однак, не менш важливо обмежувати використання даних за призначенням, щоб уникнути ризиків їх втрати та забезпечити конфіденційність.
Саме тому необхідно використовувати такі методи, як мінімізація даних.
Сподіваюся, ця стаття допомогла вам зрозуміти, що таке мінімізація даних, чому вона потрібна та як її впровадити у ваших системах.
Ви також можете ознайомитися з найкращими рішеннями з безпеки даних для захисту вашого бізнесу.