Одне зі складних завдань будь-якого власника або керівника бізнес-проекту — створити дієву WBS для управління проектами. Це один із основних інструментів для управління будь-яким комерційним проектом. Отже, інструменти WBS справді корисні для керівників проектів.
Якщо вам важко створити шаблон WBS для майбутнього проекту, ви потрапили в потрібне місце! Ми збираємося пояснити WBS в управлінні проектами простою мовою. Ми також познайомимо вас із деякими надзвичайно популярними інструментами, які використовують топ-менеджери проектів для створення таблиць WBS на роботі.
Що таке структура розподілу роботи (WBS)?
Структура розподілу робіт (WBS) — це таблиця, яка ідентифікує та перераховує компоненти та результати проекту. WBS в управлінні проектами — це інструмент, який дає керівникам проектів чітке уявлення про те, який контент/продукт/послуги проект повинен надати клієнту.
По суті, ви повинні створити шаблон WBS як ієрархію компонентів, які має створити проект. Ця структура також допомагає керівникам проектів організовувати завдання та обов’язки команди проекту за невеликими фрагментами цілей.
Більшість інструментів WBS для бізнес-проектів є більш ніж на 3 рівнях глибшими. Однак ви також можете знайти від 2 до 4 рівнів глибокої ієрархії результатів і компонентів у аркуші WBS невеликого проекту.
Які є типи WBS?
#1. WBS на основі результатів
Як випливає з назви, цей аркуш WBS в основному зосереджуватиметься на результатах проекту. Це може бути фізичний продукт, цифровий контент або онлайн-сервіс (веб-сайт/мобільний додаток). Це легко пов’язує обсяг проекту з кожним результатом. Керівники проектів часто використовують цей шаблон WBS для створення бюджетів проекту, оцінки ресурсів тощо.
Справжнім прикладом може бути аркуш WBS для виробництва автомобілів. Інтер’єр, кузов і електроніка складають перші пункти ієрархії. Потім ви можете зв’язати відповідні компоненти, які потрібно виготовити для кожної з цих головок.
#2. WBS на основі процесів
Цей тип інструменту WBS визначить ваш проект, пов’язаний із робочими фазами, функціями та кроками. Ви можете легко призначити різні кроки для різних навичок і дисциплін. Це допомагає визначити, які інструменти вам потрібні, вимоги до навичок тощо.
Прикладом такого роду буде чернетка WBS для проекту розробки мобільних додатків. Тут етапи розробки додатка, як-от конфігурація, системні тести, перевірка критичних систем і системи користувачів, утворюють ієрархію першого рівня. Тепер ви можете зв’язати інші фази з відповідними заголовками.
Що робить WBS основним рішенням для керівників проектів?
#1. Це дає чіткість найвищого рівня відповідальних ресурсів проектних завдань. Таким чином, менеджери проектів можуть миттєво зв’язатися з потрібним членом команди, якщо їм потрібні статуси завдань.
#2. Ви ніколи не пропустите жодного етапу проекту чи результатів, якщо розгорнете ефективний шаблон WBS.
#3. Оскільки на аркуші WBS візуально виділено всі результати та фази, керівники проектів можуть забезпечити своєчасне виконання кожної частини завдань/результатів.
#4. Інструмент WBS також допоможе вам виправити помилки та помилки у вашому проекті, які нелегко визначити на початку проекту.
Ознайомтеся з цим остаточним списком найкращих інструментів, які допоможуть вам створити ефективну структурну таблицю розподілу роботи:
понеділок
Окрім того, що це першокласне програмне забезпечення для керування проектами, monday.com також надає вам шаблон WBS. З його допомогою керівники проектів можуть без проблем планувати та контролювати свої проекти. Цей шаблон не тільки безкоштовний, але й готовий до використання, тож ви отримаєте зразок робочого розкладу, щоб почати прямо зараз.
Користувачі можуть завантажити цей інтуїтивно зрозумілий шаблон, щоб розробити персоналізований план, додавши елементи дій і реорганізувавши завдання на основі матриці пріоритетів проекту. За допомогою цього шаблону виконання плану стає легким процесом.
Все, що вам потрібно зробити, це призначити кожну дію членам команди. Це дозволяє відстежувати прогрес на кожному етапі за допомогою різних показників. Шаблон також містить такі функції, як додавання нового елемента одним клацанням миші, пошук або фільтрування дошки, спільний доступ тощо.
Lucidchart
Lucidchart це інтелектуальне програмне забезпечення для побудови діаграм, яке допомагає впроваджувати інновації за допомогою побудови діаграм і співпраці. За допомогою творця WBS користувачі можуть за кілька хвилин створити структуру розподілу робіт для своїх проектів. Інструмент має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс і деякі надійні функції для налаштування WBS відповідно до потреб вашого проекту.
Користувачі можуть почати створювати структуру, перетягуючи фігури на полотно та вставляючи завдання в окремі фігури. Він також дозволяє визначати право власності на завдання та розрізняти завдання та підзавдання за допомогою широких можливостей форматування.
Lucidchart пропонує співпрацю в режимі реального часу, чат у редакторі та коментування згадок для негайного оновлення та обміну. До цього хмарного інструменту можна отримати доступ з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Він також має умовне форматування, яке допомагає позначати завдання кольором, організовувати ролі та інші елементи структури.
Творіть
За допомогою інструменту WBS Творіть, ви зможете краще керувати результатами проекту. За допомогою програмного забезпечення для структурування робіт керівники проектів можуть візуалізувати масштаби проектів. На цій зручній у використанні візуальній платформі користувачі можуть розбивати проект на більш керовані етапи для легкого керування роботою.
Creately дозволяє додавати детальні документи, посилання та вкладення до кожного результату WBS. Він також підтримує імпорт даних із інструментів керування проектами, щоб користувачі могли визначити прогалини та збіги у вимогах проекту.
Платформа WBS містить різні вбудовані інструменти для створення інформаційних панелей, презентацій і звітів для зацікавлених сторін. Крім того, він підтримує кілька інтеграцій програм для експорту та імпорту даних проекту.
Цей інструмент створено для справжньої командної співпраці. Тепер міжфункціональні команди можуть залишатися узгодженими завдяки спілкуванню та співпраці в реальному часі. Він містить такі функції, як співпраця кількох користувачів, коментарі згадок, відстеження стану на рівні робочої області, кілька рівнів доступу та ролей, а також інтелектуальні сповіщення для зв’язку між усіма.
EdrawMax
Шукаєте програмне забезпечення для структури розбивки робіт, де можна отримати безкоштовні шаблони, які легко налаштувати? Йти за EdrawMax щоб візуалізувати весь обсяг проекту, створивши інтерактивну WBS. Створивши структуру на цьому інструменті, ви можете організувати цілі простим і передбачуваним способом.
Тут ви можете вибрати один із кількох шаблонів структури розподілу робіт, які можна використовувати безпосередньо. Він також має багату бібліотеку символів, з якої ви можете додавати корисні символи, перетягуючи їх на полотно. Для тих, хто хоче розробити вміст діаграми, EdrawMax дозволяє імпортувати та експортувати додаткові дані для налаштування.
Користувачі можуть завантажити структуру з цього інструменту WBS у різних форматах, включаючи PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG і PNG. Потім вони також можуть ділитися цими файлами та завантажувати їх на різні платформи. Він також підтримує вбудовування діаграми в електронні листи, соціальні мережі та веб-сайти.
PlanHammer
PlanHammer це платформа для легкого створення онлайн-діаграм WBS. Це потужне програмне забезпечення з потужними можливостями управління проектами. Програмне забезпечення дозволяє користувачам розбивати свої проекти, одночасно призначаючи завдання своїм товаришам по команді та співпрацюючи з ними.
Оскільки цей інструмент WBS дозволяє створювати гнучку структуру, ви можете розгортати та згортати дерева завдань, коли бажаєте відобразити лише ту гілку, над якою ви зараз працюєте. Натиснувши кнопку інформації, користувачі також можуть отримати деталі будь-якого завдання.
PlanHammer робить надзвичайно простим додавання та видалення завдань і підзадач у WBS. Крім того, для кожного батьківського завдання ви насолоджуєтеся повною свободою відображення підзавдань у розгорнутому вигляді або в стилі списку.
Цей інтерактивний редактор діаграм WBS полегшує спільний доступ до екрана та телетрансляцію на основі Chromecast для чудової презентації. Крім того, ви можете роздрукувати його з PDF-файлу та надіслати друковану копію зацікавленим сторонам.
Праксі
Використання Праксі, ви можете досягти успіху в управлінні проектами WBS двома способами. Ви можете використовувати його інтерактивну програму, щоб створити WBS з нуля. Або ви можете скористатися його шаблоном WBS, щоб налаштувати його відповідно до ваших потреб.
Щоб використовувати шаблон, користувачі повинні переглянути його та розглянути завдання, включені у ваш проект, крок за кроком. Потім їм потрібно перерахувати всі підзадачі та завершити таблицю за допомогою необхідних даних. По ходу роботи члени команди повинні оновлювати його, щоб керівник проекту міг мати чітке уявлення про це.
Будь-яка команда чи компанія може розпочати роботу з інструментами співпраці Praxie, визначивши завдання та створивши елементи дій. Його хмарне програмне забезпечення також включає такі функції, як інформаційні панелі прогресу, імпорт даних із різних додатків або документів SaaS та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
OpenProject
OpenProject пропонує вам програмне забезпечення для керування проектами з відкритим кодом, яке водночас є надійним і безпечним. Цей інструмент підтримує наскрізний процес керування проектом із структурою розподілу робіт.
В інструменті OpenProject ви можете розбити весь проект на керовані результати та дії за допомогою його перегляду списку. Крім того, ви можете швидко створити завдання за допомогою вбудованого створення або використовувати повноекранний режим для завдань із детальною інформацією. Він також відображає хід виконання завдання та витрачений час для кращого аналізу проекту.
MatchWare MindView
MatchWare MindView це інструмент для створення розумових карт із можливістю розробки структури розбивки роботи. Це ефективне програмне забезпечення для розробки концепції постачається з 6 взаємозамінними видами для створення WBS. Ви можете легко створити структуру в макеті зверху вниз або зліва направо.
При необхідності дані можна експортувати у вбудовану діаграму Ганта в додатках, таких як MS Excel і MS Projects. MindView — ідеальний інструмент для створення діаграм WBS, оскільки він дозволяє миттєво вводити різні елементи та організовувати їх у структуру, яка відповідає вашому конкретному проекту. Крім того, структуру можна легко редагувати, якщо вам потрібно внести в неї будь-які зміни.
JadeALM
JadeALM дозволяє створювати діаграми WBS для ваших проектів, щоб ви могли мати чітку структуру проекту. Його ієрархічна діаграма ідеально підходить для розподілу прогресу від верху до низу. Ви можете легко побачити, де кожне підзавдання та завдання належить у загальній картині проекту.
Ця структура також інформує вас про те, що відбувається і де. Оскільки користувачі можуть просто та практично розділити проект на менші підзавдання, вони ніколи не втрачають увагу на основній цінності та меті. JadeALM також допомагає вам з реорганізацією та передбачуваністю, керуючи залежностями між людьми, завданнями, функціями та процесами.
Крім того, цей інструмент WBS дуже корисний для керування невеликими результатами. Його оновлення в режимі реального часу дозволяє відстежувати прогрес, ресурси та виконавців за допомогою єдиного інструменту з повною узгодженістю, прозорістю та одноманітністю.
Какао
Какао є важливим інструментом для команд, які хочуть виконати організовану та візуальну розбивку завдань і підзадач. Він пропонує складний шаблон WBS, який користувачі можуть налаштувати відповідно до потреб окремих проектів.
Окрім використання для одного проекту, який містить кілька завдань, призначених різним людям, ви також можете використовувати його для великих проектів, які мають справу з кількома командами.
Навіть якщо ви початківець користувач, вам не знадобиться багато часу, щоб навчитися працювати з цим інструментом. Він пропонує широкий спектр навчальних посібників, включаючи спеціальні та детальні посібники та відео. Ви також можете переглянути його блог і базу знань, щоб дізнатися про роботу цього інструменту.
Cacoo підтримує інтеграцію з різними інструментами, такими як Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio та Zapier. Ця функція полегшує вам завдання керування проектом.
Чи можете ви використовувати діаграму Ганта як WBS?
WBS-діаграма показує обсяг проекту та його етапи. Діаграма Ганта допомагає візуалізувати графік діяльності проекту.
Діаграму Ганта часто вважають різновидом WBS для управління проектами. Користувачі можуть організувати свою WBS як діаграму Ганта, яка містить зв’язки між залежностями завдань і віхами проекту.
Заключні слова
Наразі ви знайшли поглиблене обговорення основ WBS в управлінні проектами. Ви також знайшли деякі інструменти найвищого рівня, які можуть допомогти вам створити професійний і безпомилковий шаблон WBS.
У професійній кар’єрі керівника проекту вміння створювати інструмент WBS відрізняє його від новачка. Подібним чином, коли ви приймаєте шаблон WBS, ви зменшуєте вузькі місця, підвищуєте продуктивність і, зрештою, отримуєте більший дохід, ніж компанії-любителі, які не використовують цей інструмент.
Вам також може бути цікаво дізнатися про статути команд, які сприяють ефективній співпраці в команді.