Важливість WBS для ефективного управління проєктами
Створення ефективної структури розподілу робіт (WBS) є одним із ключових завдань для будь-якого власника чи керівника бізнес-проєкту. Цей інструмент є основоположним для успішного управління проєктами будь-якого масштабу. Тому, знання та вміння використовувати інструменти WBS є надзвичайно цінними для керівників проєктів.
Якщо вам складно розробити шаблон WBS для вашого майбутнього проєкту, ви потрапили в потрібне місце! Ми пояснимо концепцію WBS в управлінні проєктами простими словами. Крім того, ми ознайомимо вас із популярними інструментами, які досвідчені керівники проєктів використовують для створення діаграм WBS у своїй роботі.
Що таке структура розподілу робіт (WBS)?
Структура розподілу робіт (WBS) – це діаграма, яка визначає та систематизує складові частини та результати проєкту. WBS в управлінні проєктами слугує інструментом, що дозволяє керівникам проєктів чітко розуміти, який контент, продукт або послуги проєкт має надати клієнту.
По суті, шаблон WBS – це ієрархічна структура, що відображає всі компоненти, які проєкт повинен створити. Ця структура допомагає менеджерам проєктів організувати завдання та розподілити обов’язки між членами команди у вигляді невеликих, конкретних цілей.
Більшість інструментів WBS для бізнес-проєктів мають ієрархію глибиною більше трьох рівнів. Однак, для невеликих проєктів, діаграма WBS може містити від двох до чотирьох рівнів результатів та компонентів.
Які існують типи WBS?
#1. WBS на основі результатів
Як випливає з назви, цей вид WBS акцентується на результатах проєкту. Це може бути фізичний продукт, цифровий контент або онлайн-послуга (веб-сайт, мобільний застосунок). Такий підхід допомагає легко пов’язати обсяг проєкту з кожним конкретним результатом. Керівники проєктів часто використовують цей шаблон WBS для розробки бюджетів, оцінки ресурсів тощо.
Наприклад, WBS для виробництва автомобілів може включати в першому рівні ієрархії: інтер’єр, кузов та електроніку. Далі, можна деталізувати необхідні компоненти для кожної з цих категорій.
#2. WBS на основі процесів
Цей тип WBS визначає проєкт, ґрунтуючись на фазах роботи, функціях та етапах. Такий підхід дозволяє призначати різні етапи фахівцям з відповідними навичками. Це допомагає визначити потрібні інструменти, вимоги до навичок тощо.
Прикладом може бути WBS для розробки мобільного застосунку. Етапи розробки, такі як конфігурація, системне тестування, перевірка критичних систем та тестування користувачами, формують ієрархію першого рівня. Далі можна розподілити інші фази по цих категоріях.
Чому WBS є важливим інструментом для керівників проєктів?
#1. WBS чітко визначає відповідальних за виконання завдань проєкту. Це дозволяє менеджерам швидко зв’язуватися з відповідними членами команди для отримання інформації про стан справ.
#2. Використання ефективного шаблону WBS гарантує, що жоден етап проєкту чи результат не буде пропущено.
#3. Оскільки діаграма WBS наочно демонструє всі результати та фази, керівники проєктів можуть забезпечити своєчасне виконання кожного компонента.
#4. Інструмент WBS допомагає виявляти та виправляти помилки на ранніх етапах проєкту, що не завжди очевидно на початку.
Ознайомтеся з переліком кращих інструментів, які допоможуть вам створити ефективну структуру розподілу робіт:
monday.com
Окрім того, що monday.com є чудовим програмним забезпеченням для управління проєктами, він також пропонує шаблон WBS. Завдяки йому менеджери проєктів можуть без проблем планувати та контролювати свої проєкти. Цей шаблон не тільки безкоштовний, а й готовий до використання, тому ви отримаєте зразок робочого розкладу для початку роботи.
Користувачі можуть завантажити цей інтуїтивно зрозумілий шаблон, щоб розробити індивідуальний план, додаючи елементи дій та реорганізовуючи завдання на основі пріоритетності проєкту. З цим шаблоном виконання плану стає простим процесом.
Все, що вам потрібно зробити, це призначити кожну дію членам команди. Це дозволить відстежувати прогрес на кожному етапі за допомогою різних показників. Шаблон також включає такі функції, як додавання нового елемента одним клацанням миші, пошук або фільтрування дошки, обмін тощо.
Lucidchart
Lucidchart – це інтелектуальне програмне забезпечення для побудови діаграм, яке допомагає впроваджувати інновації за допомогою створення діаграм та співпраці. Завдяки інструменту для створення WBS, користувачі можуть за кілька хвилин створити структуру розподілу робіт для своїх проєктів. Інструмент має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс та деякі надійні функції для налаштування WBS відповідно до потреб вашого проєкту.
Користувачі можуть почати створювати структуру, перетягуючи фігури на полотно та вставляючи завдання в окремі фігури. Він також дозволяє визначати відповідальність за завдання та розрізняти завдання та підзавдання за допомогою широких можливостей форматування.
Lucidchart пропонує співпрацю в реальному часі, чат в редакторі та коментування для миттєвого оновлення та обміну. До цього хмарного інструменту можна отримати доступ з будь-якого місця та з будь-якого пристрою. Він також має умовне форматування, яке допомагає позначати завдання кольором, організовувати ролі та інші елементи структури.
Creately
За допомогою інструмента WBS від Creately ви зможете краще керувати результатами проєкту. За допомогою програмного забезпечення для структурування робіт керівники проєктів можуть візуалізувати масштаби проєктів. На цій зручній у використанні візуальній платформі користувачі можуть розбивати проєкт на більш керовані етапи для легшого керування роботою.
Creately дозволяє додавати детальні документи, посилання та вкладення до кожного результату WBS. Він також підтримує імпорт даних із інструментів управління проєктами, щоб користувачі могли визначити прогалини та збіги у вимогах проєкту.
Платформа WBS містить різні вбудовані інструменти для створення інформаційних панелей, презентацій та звітів для зацікавлених сторін. Крім того, вона підтримує декілька інтеграцій з програмним забезпеченням для експорту та імпорту даних проєкту.
Цей інструмент розроблено для справжньої командної співпраці. Тепер міжфункціональні команди можуть залишатися узгодженими завдяки спілкуванню та співпраці в режимі реального часу. Він включає такі функції, як спільна робота кількох користувачів, коментарі, відстеження стану на рівні робочої області, кілька рівнів доступу та ролей, а також інтелектуальні сповіщення для зв’язку між усіма.
EdrawMax
Шукаєте програмне забезпечення для структури розбивки робіт, де можна отримати безкоштовні шаблони, які легко налаштувати? Оберіть EdrawMax щоб візуалізувати весь обсяг проєкту, створивши інтерактивну WBS. Створивши структуру на цьому інструменті, ви можете організувати цілі простим та зрозумілим способом.
Тут ви можете вибрати один із кількох шаблонів структури розподілу робіт, які можна використовувати безпосередньо. Він також має багату бібліотеку символів, з яких ви можете додавати корисні елементи, перетягуючи їх на полотно. Для тих, хто хоче розширити діаграму, EdrawMax дозволяє імпортувати та експортувати додаткові дані для налаштування.
Користувачі можуть завантажити структуру з цього інструмента WBS у різних форматах, включаючи PDF, DOCX, XLSX, PPTX, JPG, HTML, SVG та PNG. Потім вони також можуть обмінюватися цими файлами та завантажувати їх на різні платформи. Він також підтримує вбудовування діаграми в електронні листи, соціальні мережі та веб-сайти.
PlanHammer
PlanHammer це платформа для легкого створення онлайн-діаграм WBS. Це потужне програмне забезпечення з розширеними можливостями управління проєктами. Програмне забезпечення дозволяє користувачам розбивати свої проєкти, одночасно призначаючи завдання своїм товаришам по команді та співпрацюючи з ними.
Оскільки цей інструмент WBS дозволяє створювати гнучку структуру, ви можете розгортати та згортати дерева завдань, коли бажаєте відобразити лише ту гілку, над якою ви зараз працюєте. Натиснувши кнопку інформації, користувачі також можуть отримати деталі будь-якого завдання.
PlanHammer робить надзвичайно простим додавання та видалення завдань та підзадач у WBS. Крім того, для кожного батьківського завдання ви насолоджуєтеся повною свободою відображення підзавдань у розгорнутому вигляді або у стилі списку.
Цей інтерактивний редактор діаграм WBS полегшує спільний доступ до екрана та телетрансляцію на основі Chromecast для чудової презентації. Крім того, ви можете роздрукувати його з PDF-файлу та надіслати друковану копію зацікавленим сторонам.
Praxie
Використовуючи Praxie, ви можете досягти успіху в управлінні проєктами WBS двома способами. Ви можете використовувати його інтерактивну програму, щоб створити WBS з нуля. Або ви можете скористатися його шаблоном WBS, щоб налаштувати його відповідно до ваших потреб.
Щоб використовувати шаблон, користувачі повинні переглянути його та розглянути завдання, включені у ваш проєкт, крок за кроком. Потім їм потрібно перерахувати всі підзавдання та завершити таблицю за допомогою необхідних даних. По ходу роботи члени команди повинні оновлювати її, щоб керівник проєкту міг мати чітке уявлення про це.
Будь-яка команда чи компанія може розпочати роботу з інструментами співпраці Praxie, визначивши завдання та створивши елементи дій. Його хмарне програмне забезпечення також включає такі функції, як інформаційні панелі прогресу, імпорт даних із різних додатків або документів SaaS та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс.
OpenProject
OpenProject пропонує вам програмне забезпечення для управління проєктами з відкритим кодом, яке водночас є надійним та безпечним. Цей інструмент підтримує наскрізний процес управління проєктом із структурою розподілу робіт.
В інструменті OpenProject ви можете розбити весь проєкт на керовані результати та дії за допомогою його перегляду списку. Крім того, ви можете швидко створити завдання за допомогою вбудованого створення або використовувати повноекранний режим для завдань з детальною інформацією. Він також відображає хід виконання завдання та витрачений час для кращого аналізу проєкту.
MatchWare MindView
MatchWare MindView – це інструмент для створення інтелект-карт з можливістю розробки структури розбивки роботи. Це ефективне програмне забезпечення для розробки концепції постачається з 6 взаємозамінними видами для створення WBS. Ви можете легко створити структуру у макеті згори вниз або зліва направо.
При необхідності дані можна експортувати у вбудовану діаграму Ганта в додатках, таких як MS Excel та MS Projects. MindView – ідеальний інструмент для створення діаграм WBS, оскільки він дозволяє миттєво вводити різні елементи та організовувати їх у структуру, яка відповідає вашому конкретному проєкту. Крім того, структуру можна легко редагувати, якщо вам потрібно внести до неї будь-які зміни.
JadeALM
JadeALM дозволяє створювати діаграми WBS для ваших проєктів, щоб ви могли мати чітку структуру проєкту. Його ієрархічна діаграма ідеально підходить для розподілу прогресу від верху до низу. Ви можете легко побачити, де кожне підзавдання та завдання належить у загальній картині проєкту.
Ця структура також інформує вас про те, що відбувається і де. Оскільки користувачі можуть просто та практично розділити проєкт на менші підзавдання, вони ніколи не втрачають увагу на основній цінності та меті. JadeALM також допомагає вам з реорганізацією та передбачуваністю, керуючи залежностями між людьми, завданнями, функціями та процесами.
Крім того, цей інструмент WBS дуже корисний для керування невеликими результатами. Його оновлення в режимі реального часу дозволяє відстежувати прогрес, ресурси та виконавців за допомогою єдиного інструменту з повною узгодженістю, прозорістю та одноманітністю.
Cacoo
Cacoo є важливим інструментом для команд, які хочуть виконати організовану та візуальну розбивку завдань та підзадач. Він пропонує складний шаблон WBS, який користувачі можуть налаштувати відповідно до потреб окремих проєктів.
Окрім використання для одного проєкту, який містить кілька завдань, призначених різним людям, ви також можете використовувати його для великих проєктів, які мають справу з кількома командами.
Навіть якщо ви початківець, вам не знадобиться багато часу, щоб навчитися працювати з цим інструментом. Він пропонує широкий спектр навчальних посібників, включаючи спеціальні та детальні посібники та відео. Ви також можете переглянути його блог та базу знань, щоб дізнатися про роботу цього інструменту.
Cacoo підтримує інтеграцію з різними інструментами, такими як Google Drive, Google Docs, AWS, Dropbox, Slack, Adobe Creative Cloud, OneDrive, MS Teams, Visio та Zapier. Ця функція полегшує вам завдання управління проєктом.
Чи можна використовувати діаграму Ганта як WBS?
WBS-діаграма показує обсяг проєкту та його етапи. Діаграма Ганта допомагає візуалізувати графік діяльності проєкту.
Діаграму Ганта часто вважають різновидом WBS для управління проєктами. Користувачі можуть організувати свою WBS як діаграму Ганта, яка містить зв’язки між залежностями завдань та віхами проєкту.
Наостанок
У цій статті ми розглянули основні принципи WBS в управлінні проєктами. Ви також ознайомилися з деякими з провідних інструментів, які можуть допомогти вам створити професійний та точний шаблон WBS.
У професійній кар’єрі керівника проєкту вміння створювати інструмент WBS є ключовим. Використання WBS допомагає зменшити вузькі місця, підвищити продуктивність та, зрештою, отримати більший прибуток порівняно з компаніями, які не використовують цей інструмент.
Вам також може бути цікаво дізнатися про статути команд, які сприяють ефективній співпраці в команді.