Шаблони планів проектів допомагають командам досягати цілей із кращою продуктивністю, співпрацею та ефективністю.
Коли проект проходить гладко, не пропускаючи жодного кроку, усі, хто бере участь у процесі, від членів команди до керівників, отримують посмішку перемоги на своїх обличчях.
Під час запуску проекту виникає багато процесів і завдань, від мозкового штурму та виробництва до моніторингу проекту та аналізу звітів.
Команди повинні подбати про кожну деталь, щоб продовжити проект, як-от організувати зустрічі, розподілити роботу, отримати відгуки, покращити робочий процес тощо.
Це може виявитися трохи складним і трудомістким, якщо ви робите все вручну.
Але використовуючи шаблони планів проекту, ви можете оптимізувати кожен процес і зберігати записи в одному місці. Це дає вам чіткий план, який показує, з чого почати та яке завдання є пріоритетним.
Таким чином, кожен знає, що потрібно зробити і протягом якого часу він повинен завершити весь проект.
У результаті ви можете прискорити робочий процес і швидко досягти цілей, одночасно вимірюючи якість.
Давайте розберемося дещо про план проекту, його основні складові, переваги, що можна і чого не можна робити, а також найкращі шаблони плану проекту.
Що таке план проекту?
План проекту визначає документ або таблицю Excel, де ви можете зберігати всі ключові деталі ваших проектів, включаючи дати початку та завершення, етапи, власників, завдання, терміни тощо. Це дає змогу членам вашої команди керувати своїми завданнями відповідно до надані інструкції, не пропускаючи жодного кроку.
Ідеальний план проекту включає виклад вашої роботи, список ресурсів, графік проекту, структуру розподілу робіт і, очевидно, план ризиків. Це допомагає запобігти важким зусиллям і надмірному бюджету.
Що ви маєте на увазі під шаблоном плану проекту?
Шаблон плану проекту – це інструмент, який є будівельним блоком для ваших важливих проектів. Використання цих шаблонів спрощує роботу, щоб розпочати роботу над планом проекту. Шаблони планів проекту містять приклади призначень, теги завдань, розділи, вкладку пріоритетів тощо.
Завдяки плану проекту як плану компонентів ваша команда може глибоко зрозуміти проект для досягнення цілей. А хороший шаблон плану проекту допомагає окреслити кінцеві результати проекту, графік і обсяг.
Які найважливіші складові плану проекту?
Плани проекту можуть відрізнятися від проекту до проекту, але всі вони містять більш-менш однакову інформацію. Ідеальний план проекту містить:
- Резюме, яке підсумовує всю інформацію про проект на одній сторінці
- Цілі проекту, які окреслюють кінцеву мету проекту
- Ключові обов’язки, які окреслюють ролі кожної особи в команді
- Ключові результати та завдання, які висвітлюють найбільш необхідні результати, а також завдання по всьому проекту
- Доступні ресурси, щоб переконатися, що у вас є всі ресурси для завершення проекту, і ми додамо додаткові, якщо буде потрібно
- Аналіз ризиків допомагає визначити можливі ризики до початку проекту, щоб скласти план відповідно
- Ключові віхи визначають показники, необхідні для вимірювання прогресу проекту
- Запропонований термін виконання проекту показує приблизний час для кожного завдання, результату та етапу.
- Деталі бюджету показують запропонований бюджет проекту
- Плани на випадок непередбачених обставин
- Комунікаційні стратегії, які необхідно підтримувати протягом усього проекту
- Стратегія оцінки для оцінки успіху та невдач проекту
Чому планування проекту має вирішальне значення?
Експерт із роботи з проектами може сказати, що потрібно для управління проектом у цілому. Але все змінилося у світі технологій. Тепер ви знайдете багато інструментів, як-от шаблони планів проекту, щоб легко планувати свій проект із самого початку.
Давайте розглянемо переваги використання шаблонів планування проекту.
Покращує продуктивність команди
Коли менеджери мають ідеальні плани для своїх проектів, вони можуть стежити за кожним членом команди на основі їхніх завдань і термінів. Це стимулює вашу команду до ефективної роботи.
Це особливо працює, коли ви працюєте над тривалими проектами, де команді може бракувати мотивації. Використовуючи шаблони планів проекту, ваша команда може відстежувати свій прогрес і вчитися на своїх помилках, щоб працювати краще. Маючи чітку картину всього, ваша ефективність може значно підвищитися.
Підвищує продуктивність
Коли ви працюєте над проектом без чіткого планування проекту, вам доведеться подумати про те, які кроки зробити далі та наскільки далеко ви зайшли в проекті. Але за допомогою планування проекту ви знатимете точний статус свого проекту та що робити далі. Таким чином ви заощаджуєте час і трудомісткість, що призводить до підвищення продуктивності.
Краща співпраця команди
Ідеальний інструмент планування проекту повідомляє кожному в команді, що саме потрібно зробити в межах терміну для досягнення мети. Таким чином, усі члени команди знаходяться на одній сторінці, що дає змогу менеджеру легко розподіляти ролі, оцінювати прогрес і продуктивність, а також шукати сфери для вдосконалення. Команди також можуть легко спілкуватися одна з одною, маючи повну інформацію, якою вони володіють.
Підвищує якість проекту
Коли немає плутанини чи сумнівів завдяки чітко викладеному плану, ви можете працювати з упевненістю. Кожен день, коли ви починаєте свою справу, ви знаєте, з чого почати і що закінчити в той же день. Ви працюєте відповідно і вчасно завершуєте роботу. У ідеальному плануванні проекту також є запасний час, щоб усвідомити, якщо вам потрібно повторно виконати будь-яке завдання.
Що можна і чого не робити під час планування проекту
Що робити:
- Подумайте про новий розвиток
- Будьте підтримкою
- Захистіть свою команду від непотрібних перешкод
- Будьте позитивними протягом усього проекту
- Витратьте час, який вам потрібен, щоб виконати свої завдання
- Ставте цілі та працюйте над ними
- Беріть на себе відповідальність
- Встановіть основні етапи та терміни
Не робіть:
- Не ігноруйте погані новини
- Намагайтеся не ризикувати безпідставно під час планування
- Уникайте ділитися будь-якими планами перед обговоренням
- Не дозволяйте своїй команді займатися непотрібними справами
- Ніколи не панікуйте з приводу результату; продовжуйте вдосконалюватися
Тепер давайте розглянемо деякі з найкращих шаблонів планів проекту.
Smartsheet
Отримайте повний перелік шаблонів за допомогою План проекту Smartsheet для Microsoft Word. Ви можете використовувати шаблони, щоб направляти, направляти та керувати своїм поточним проектом. Використання простих шаблонів планів проекту допоможе вам відстежувати деталі проекту, керувати часовими шкалами та візуалізувати статус проекту.
Smartsheet допоможе вам зберегти всі важливі деталі у формі документа, як-от дати початку та завершення, деталі бюджету, необхідні ресурси тощо, за допомогою простого у користуванні та комплексного шаблону. Це хмарна платформа, яка дозволяє вашій команді добре планувати, керувати кожним проектом і подавати звіти.
Встановіть свою головну мету, визначте дії, необхідні для досягнення цієї мети, і призначте особу, відповідальну за кожне завдання за допомогою шаблону плану дій. Крім того, ви можете призначати пріоритет завданням, перераховувати дати та переглядати статус, щоб проект рухався вперед.
Завдяки Smartsheet ви ніколи не пропустите жодного кроку в проекті. Професійно розроблені шаблони допоможуть вашим внутрішнім і зовнішнім зацікавленим сторонам, вищому керівництву та клієнтам бути в курсі всіх етапів проекту.
Smartsheet пропонує шаблони, з якими ви хотіли б працювати, як-от план виконання проекту, односторінковий план проекту, план проекту для друку, гнучкий план проекту, план проекту будівництва, план управління програмою, діаграма етапів, контрольний список проекту, список завдань проекту, відстеження, звіт про стан тощо.
Спробуйте Smartsheet безкоштовно та порадуйте свою команду повними шаблонами.
Шаблони Wrike
Усуньте перешкоди, досягніть своїх цілей і знайдіть кращу ясність у своєму проекті Wrike. Цей надійний інструмент може змінити спосіб, який ви використовували для планування проекту, і допоможе вам зробити все, що є у вас під рукою.
Отримайте 360-градусну видимість, потужну автоматизацію та з легкістю співпрацюйте між відділами. Wrike пропонує різноманітні шаблони, які додатково допоможуть вам встановити цілі, етапи та кінцеві терміни для проекту, призначаючи завдання кожному учаснику.
Шаблон комунікаційного плану допомагає структурувати важливу інформацію по всьому проекту, визначаючи, хто за що відповідає, що вони містять і яка частота. За допомогою цього шаблону ви можете тримати зацікавлених сторін в курсі подій.
Шаблони Wrike пропонують ефективний підхід до керування вашим проектом, розбиваючи складні проекти на керовані. Ви можете призначати терміни виконання, візуально відстежувати прогрес і реалізувати свій проект у межах бюджету та часу. Крім того, за допомогою шаблонів планування проекту ви можете керувати вхідними запитами через форму та відстежувати загальну продуктивність за допомогою практичних звітів.
Запустіть Wrike безкоштовно.
TemplateLab
TemplateLab пропонує 48 професійних шаблонів для Microsoft Excel, Word і PDF для планування та виконання вашого проекту. Незалежно від того, чи це планування заходів, планування ремонту будинку, планування ремонту кухні чи планування ІТ-проекту, ви отримаєте все в шаблоні для ефективного керування проектами.
За допомогою цих шаблонів ви точно можете побачити, що є і що буде далі. Ви можете встановлювати цілі, визначати кінцеві результати, планувати плани, складати допоміжні плани під час надзвичайної ситуації, керувати зв’язком, людськими ресурсами тощо. TemplateLab також допомагає вам легко виконувати завдання в межах заданого терміну та бюджету.
Використовуючи шаблони планування проекту, ви можете визначити кожне важливе завдання, забезпечити управлінський огляд і систему контролю, а також оцінити необхідні ресурси та час. Візуалізуючи шаблони за вашим бажанням, ви зрозумієте, що включити в який рядок або стовпець, щоб отримати ідеальні звіти.
Ви можете завантажити зразки шаблонів плану проекту у форматі PDF, щоб побачити, як все буде виглядати під час запуску проекту. TemplateLab також пропонує безкоштовні шаблони планів у форматі Word, Excel або PDF, які допоможуть вам спланувати свої проекти.
Monday.com
Почніть роботу з готових шаблонів, які пропонує Monday.com для кращого планування проекту у вашій організації. Його центр шаблонів пропонує різноманітні шаблони для різних компаній, галузей і команд.
Об’єднайте основні етапи, терміни, бюджет, зацікавлених сторін, завдання тощо в одному місці, щоб ідеально планувати та керувати кожним аспектом проекту. Відстежуйте прогрес і переконайтеся, що жодне завдання не може проскочити. Це також допоможе вам зрозуміти потік етапів з різними видами, щоб ви могли стежити за вхідними термінами.
Ви можете створювати групи відповідно до стадії чи категорії проекту, а потім уточнювати їх, щоб продемонструвати командну та індивідуальну причетність. Класифікуйте кожне завдання на основі пріоритету та статусу, щоб ваша команда мала чітке уявлення про все, що їй потрібно знати.
Інтегруйте з існуючими бізнес-інструментами, щоб синхронізувати терміни виконання, файли та багато іншого, що зробить вашу роботу легкою та швидкою. Ви також можете інтегрувати його з Gmail, Dropbox, Excel, Jira, Google Calendar, Outlook і Drive.
ClickUp
Незалежно від того, чи плануєте ви простий чи складний проект, ClickUp пропонує найкорисніші шаблони для ідеального планування проекту, щоб ви ніколи нічого не пропустили. Він також надає готовий документ, який допомагає організувати різні елементи проекту в одному документі.
Шаблон Дорожньої карти дозволяє інформувати членів вашої команди про графік проекту в повній візуальній формі. Окресліть очікування та зв’яжіться з призначеними завданнями для кращого досвіду. Крім того, шаблон бюджету допоможе вам легко візуалізувати витрати та спланувати майбутній бюджет.
Шаблони ClickUp дають вам впевненість у визначенні пріоритетів планування проекту, організації статусу тощо. Організуйте свої робочі процеси, терміни та файли, щоб ви могли зосередитися на створенні роботи. Він також пропонує шаблон діаграми Ганта, який дає чітку картину проекту.
Почніть використовувати шаблони безкоштовно.
Далі розглянемо програмне забезпечення для керування проектами, яке дозволяє легко керувати всім проектом.
Monday.com
Співпрацюйте, керуйте та плануйте будь-який проект із Monday, від базових до складних. Дозвольте членам вашої команди викластися якнайкраще, об’єднайте кожну рухому частину вашого проекту в єдину платформу та досягніть більшого впливу для досягнення ваших цілей.
Ви навіть можете керувати кількома проектами за допомогою цього програмного забезпечення для керування проектами. Monday.com дозволяє створювати інформаційні панелі, розуміти вузькі місця, знати про ризики, призначати завдання вашим командам тощо, щоб ви могли рухатися швидше.
Автоматизуйте затвердження проектів і визначте пріоритетність завдань, щоб заощадити дорогоцінний час і зусилля. Ви також отримаєте настроювані форми, щоб миттєво створювати предмети на дошках і легко відстежувати речі в дорозі. Ви також можете контролювати продуктивність і легко приймати ефективні рішення.
Спробуйте окремі проекти безкоштовно та зрозумійте їх використання.
Smartsheet
Ласкаво просимо в новий світ керування роботою за допомогою Smartsheet, який дозволяє вам керувати своїми проектами, автоматизувати процеси та розширювати корпоративні програми на одній платформі. Він надає набір робочих процесів, інформаційних панелей, звітів і представлень для відстеження та фіксації ваших планів, графіків і ресурсів.
Компанії будь-якого розміру можуть легко з упевненістю масштабуватися, щоб отримати найвищу цінність за допомогою необхідних шаблонів та інструментів. Smartsheet також інтегрується з програмним забезпеченням, яке ви вже використовуєте у своїй організації. Це корисно для ІТ-фахівців, дизайнерів та інших, хто залежить від проектів.
Знайдіть необхідні ресурси та почніть керувати своїм проектом із самого початку.
Командна робота
Виконуйте свій важливий проект за допомогою програмного забезпечення для керування проектами Teamwork. Це дозволяє переглядати все від початку до кінця в одному місці, щоб ви могли легко керувати проектами.
Отримайте розширені функції, які вам потрібні для керування проектом, від відстеження часу до розподілу ресурсів і бюджету. Додайте Desk, Chat, Spaces або CRM до налаштувань керування проектами, щоб мати ще кращий досвід.
Розпочніть безкоштовну пробну версію сьогодні та підвищте свою продуктивність і прибутковість.
Висновок
Організаціям важко керувати проектами від початку до кінця. Використовуйте найкращі шаблони та програмне забезпечення для планування проектів, щоб планувати та виконувати свої проекти з більшою гнучкістю, легкістю та впевненістю. Це допоможе вам заощадити час і зменшити зусилля та психічне напруження.
Ви також можете переглянути деякі шаблони дорожньої карти проекту.