Щоденна взаємодія з людьми та постійний поспіх, щоб встигнути вчасно, можуть бути справжнім викликом.
Ведення бізнесу – це складний процес, пов’язаний зі злетами та падіннями. Без чіткої організації справ, відстежувати терміни виконання завдань вкрай важко. Саме це є основною причиною, чому лише невелика частка компаній досягає успіху. З огляду на постійне навантаження та щоденні завдання, легко втратити контроль над графіком та поточними справами.
Уявімо, що організація береться за великий проєкт, який потребує значної команди. З точки зору керівника, цілком зрозуміло, що для досягнення бажаного результату потрібні значні зусилля.
Найкращим рішенням у цій ситуації буде використання інструментів управління проєктами та завданнями, які допоможуть ефективно організовувати робочий процес. Ці інструменти є цифровими, що дозволяє керувати всіма аспектами проєктів через онлайн-простір. Вони дають змогу побачити загальну картину робочого процесу організації, відстежувати темп роботи та тривалість робочого дня команди. Завдяки цим інструментам можна підтримувати необхідний темп відповідно до вимог завдання.
Перш ніж заглиблюватися в деталі, давайте розглянемо, з якими труднощами стикається керівник проєкту, не використовуючи спеціалізовані інструменти управління.
Проблеми без інструментів управління завданнями та проєктами
- Невизначені очікування: очікування від проєкту не є чіткими як з боку клієнта, так і з боку керівництва. Відсутній чіткий план дій від початку до кінця. Невизначені цілі можуть призвести до невдачі проєкту.
- Проблеми з комунікацією: розрив у спілкуванні між членами команди, керівником проєкту чи клієнтом може призвести до небажаних наслідків, залишаючи завдання незавершеними.
- Конфлікти в команді: часто людям з різними характерами та наборами навичок доводиться працювати разом. Конфлікти знижують продуктивність та негативно впливають на здатність команди вирішувати проблеми.
- Недотримання термінів: запізнення у виконанні завдань через некомпетентних членів команди або проблеми з комунікацією можуть призвести до втрати клієнтів.
- Нечіткий розподіл ролей: відсутність чіткого розподілу обов’язків створює нездорову робочу атмосферу, повну стресу, плутанини та розчарування.
Однак, ці проблеми можна уникнути, використовуючи інструменти для управління проєктами та завданнями. Ви також помітите значне підвищення ефективності та продуктивності вашої команди. Ці інструменти можуть бути ефективними у таких випадках:
- Співробітники працюють ефективніше, що збільшує шанси на успіх.
- Керування робочим навантаженням стає простішим, адже можна визначати, призначати та виконувати пріоритетні завдання.
- Можливість контролювати витрати, бюджет та віддалено проводити зустрічі в будь-який час та з будь-якого місця.
- Нові учасники команди можуть легко інтегруватися в робочий процес.
- Планування та організація завдань стає простішим процесом.
- Автоматизація процесів звільняє від рутинних дій та дозволяє зосередитися на важливішому.
Переваги інструментів управління проєктами
Крім того, такі інструменти стануть у пригоді для бізнесу будь-якого розміру. Вони повинні бути в арсеналі кожної компанії. Ось деякі з важливих переваг використання інструментів управління проєктами:
- Покращують координацію та співпрацю між членами команди.
- Допомагають дотримуватись графіку, гарантуючи виконання термінів раніше або вчасно.
- Члени команди можуть бути в курсі всіх поточних справ.
- Обмін документами стає швидким та легким, що сприяє прозорості.
- Покращена комунікація в команді сприяє підвищенню продуктивності та ефективному плануванню часу.
Інструменти управління проєктами дозволяють визначити пріоритети та керувати завданнями з одного місця, виконуючи значну частину роботи автоматично. Це економить ваш час та енергію. Інвестиції у правильний інструмент принесуть значні результати.
У деяких випадках, віддача від використання інструментів може досягати 150% і навіть більше. Ці інструменти є бюджетними та економічно вигідними, що дозволяє не виходити за рамки запланованого бюджету. Крім того, вони підвищують продуктивність, створюючи ефективні робочі процеси та допомагаючи досягати цілей вчасно.
На ринку існує багато доступних інструментів, особливо для тих, хто тільки починає свій бізнес. Щоб допомогти вам з вибором, пропонуємо розглянути декілька найкращих з безкоштовним доступом з обмеженими функціями.
nTask
nTask – це програмне забезпечення для управління проєктами, яке дозволяє командам брати участь у процесах, аналізувати, планувати та ефективно керувати щоденними завданнями. Воно допомагає користувачам узгодити планування, розподіл ресурсів, управління та терміни, створюючи перелік справ. Таким чином, вам не доведеться турбуватися про те, що ви пропустите важливе завдання.
Управління роботою та зосередження на завданнях стає простішим завдяки встановленню пріоритетів, що допомагає всім залишатися в курсі подій та працювати в одному темпі. Ви також можете відстежувати свій прогрес, просто додаючи завдання та плануючи терміни їх виконання, використовуючи діаграми Ганта.
За допомогою трекера часу nTask ви можете відстежувати час, витрачений кожним членом команди на виконання завдання. Якщо у вас виникнуть проблеми з інструментом, nTask допоможе вам легко їх вирішити.
Однією з головних переваг цього інструменту є постійне зростання. Розробники постійно додають нові функції, щоб допомогти вам і вашому бізнесу розвиватися.
ClickUp
ClickUp – це чудовий інструмент з канбан-дошками, який революціонізує ваш робочий процес. Він об’єднує всі необхідні інструменти в одному місці. Гнучкість програмного забезпечення забезпечується його унікальним набором можливостей.
Функція перегляду всього з висоти пташиного польоту дозволяє легко визначити все необхідне. Це також допомагає заощадити час, завдяки максимальній автоматизації та можливості налаштування завдань. Ви можете вільно співпрацювати та ділитися документами з членами команди без зайвих зусиль.
Завдяки повторюваним контрольним спискам ви ніколи не пропустите важливе завдання. Крім того, ви можете швидко переглянути заплановані дослідження перед їх початком. Технічна команда ClickUp заслуговує на увагу за рівень безпеки та конфіденційності користувачів. Інструмент пропонує безкоштовне навчання та цілодобову підтримку для всіх користувачів. Навіть новачку буде досить легко освоїти цей інструмент.
ClickUp зафіксував найвищий показник безвідмовної роботи протягом останніх 12 місяців. Він безкоштовний для особистого використання та підтримує необмежену кількість учасників для необмеженої кількості завдань.
Trello
Trello – це популярний додаток з канбан-дошками, який використовується як програмне забезпечення для управління проєктами та завданнями. Його також можна використовувати для створення списку справ.
Trello має декілька корисних функцій, які мотивують членів команди дотримуватися термінів. Ваші завдання можна керувати, відстежувати та виконувати за допомогою карток, до яких мають доступ всі члени команди. Також є можливість інтегрувати інструмент з іншими додатками, які ви вже використовуєте у роботі.
Інструмент стане у пригоді для планування заходів та управління роботами на місцях. Перегляд карти Trello гарантує, що ваша команда не втратить з поля зору дані на основі місця розташування.
Безкоштовний план доступний для тих, хто починає бізнес, а також для цілих команд, які хочуть організувати свої робочі процеси. Trello пропонує безкоштовні послуги для всіх, хто хоче покращити управління своїм бізнесом.
MeisterTask
MeisterTask сфокусувався на декількох ключових елементах: проєктах, завданнях та інформаційній панелі. Безкоштовний план доступний для однієї особи, що є ідеальним варіантом для початківців.
Ви можете легко ознайомитись з його роботою, переглянувши підручники та інструкції. Резервне копіювання даних користувачів здійснюється регулярно, а передача даних між обліковими записами зашифрована. Інструмент можна налаштувати відповідно до ваших робочих потреб за допомогою дошки Kanban.
Тут ви можете встановити обмеження на кількість завдань, які необхідно виконати протягом дня. Можна використовувати кілька контрольних списків для різних завдань, одночасно відстежуючи їх виконання. Крім того, прикріплення файлів до завдань відбувається з мінімальними зусиллями. Ви можете прикріплювати зображення та файли розміром до 200 Мб.
Це універсальний додаток, що заощаджує час та ресурси, ідеальний як для початківців, так і для власників бізнесу. Він ефективно пропонує безкоштовні послуги для окремих користувачів для управління основними завданнями.
Notion
Notion – це ідея об’єднати управління цілим бізнесом або компанією в одному інструменті.
Технічна команда Notion надає індивідуальні рішення, адаптовані до ваших бізнес-потреб чи особистих цілей. Можливості для будь-якої групи користувачів не обмежені, оскільки інструмент розроблено для команд інженерів, дизайнерів та менеджерів продукту.
Ви можете не тільки робити конспекти, але й ефективно організовувати свої завдання за допомогою легкого та чіткого інтерфейсу. Notion покращує можливості командної роботи для малого, середнього та великого бізнесу.
Інструмент дозволяє членам команди обговорювати завдання в режимі реального часу. Розробники постійно випускають зручні оновлення. Notion безкоштовний для студентів та особистого використання.
Monday
Програмному забезпеченню Monday довіряють мільйони клієнтів по всьому світу. Воно має хмарну структуру. Інвестиції в цей інструмент забезпечать рентабельність інвестицій понад 250% завдяки його унікальним характеристикам.
Ви можете відстежувати прогрес команди, натиснувши кнопку статусу. Monday автоматизує рутинні завдання, дозволяючи вам зосередитися на поточних справах та підвищити продуктивність. Підключення необхідних інструментів відбувається в декілька кліків. Це дозволить вам швидко та точно приймати рішення на основі даних.
Інструмент використовує конвеєрний підхід, що дозволяє керівнику проєкту перевіряти стан усіх завдань в одному вікні. Це усуває повторювані завдання, а у разі виникнення проблем, ви завжди можете звернутися до цілодобової підтримки в чаті.
Todoist
Todoist – це один з найпрогресивніших інструментів на ринку. Розробники постійно додають нові функції, що робить його ще більш корисним.
За допомогою функції інтелектуального планування ви можете переносити або відкладати завдання на потрібну годину. Ви можете створити індивідуальне представлення завдань для вашого робочого процесу, зображене за допомогою карток у стилі Канбан. Хронологія змусить вас дотримуватися встановлених термінів та відстежувати щоденний прогрес.
Ви можете в будь-який час та в будь-якому місці занотувати нові завдання та процеси, інтегрувавши Todoist з іншими програмами, як-от Alexa, IFTTT тощо.
Todoist доступний на всіх пристроях, а безкоштовний план підходить для початківців та перших п’яти проєктів. Це дасть можливість новачкам зрозуміти важливість організації завдань та управління ними.
Any.do
з Any.do перегляд та планування завдань стає надзвичайно простим. Це веб-інструмент для управління завданнями, доступний на Android та macOS.
Користувачі також можуть використовувати цей інструмент для управління особистими та командними цілями. Завдяки простому інтерфейсу він є кращим вибором для новачків та стартапів. Розподіл проєктів та завдань на підзавдання та розподіл робочого процесу в групі можна здійснювати відповідно до навичок.
Any.do пропонує інтеграцію з іншими календарями, як-от Google, щоб дотримуватись дедлайнів. Ви можете вводити завдання голосом за допомогою функції голосового введення.
Ви можете додавати важливі моменти зі своїх зустрічей, щоб повернутися до них пізніше. Придбання преміум-плану після того, як ви звикнете до інструменту, буде правильним рішенням.
OpenProject
OpenProject – це швидке та безпечне програмне забезпечення з відкритим вихідним кодом для управління проєктами та зустрічами команд. Воно допомагає протягом усього життєвого циклу проєкту.
Обов’язки розподіляються між членами команди для безперебійної роботи. Ви можете підписатися на потрібні вам заходи та регулярно отримувати їх оновлення.
Ви можете бути спостерігачем та переглядати виконану роботу щодня. Параметри фільтрування дуже корисні для скорочення часу на пошук потрібної інформації. Ви можете поділитися своїми планами роботи з зацікавленими сторонами через OpenProject.
OpenProject має надійний API, що допомагає інтегрувати різні інструменти. Програма підтримується на всіх пристроях, незалежно від розміру екрана.
Ви можете скористатися хмарним сервісом або спробувати Kamatera hosting, щоб запустити OpenProject в один клік.
Asana
Asana – це інструмент управління завданнями та проєктами, який дозволяє керувати та планувати завдання, налаштовуючи діаграми Ганта. Модель даних робочого графіка підтримує високу продуктивність команди на всіх рівнях компанії.
Завдяки цілодобовій підтримці в чаті, вирішення проблем, що виникають під час виконання завдань, відбувається швидко. Ви можете перенести свої думки в реальний світ, адаптуючись до ваших потреб та вимог. Asana дає вам повний контроль над зустрічами команди та гарантує, що кожен отримає правильну інформацію про завдання.
Оскільки Asana доступна на всіх пристроях, ви можете використовувати її на Android та iOS, інтегруючи з іншими програмами відповідно до вашого робочого процесу. Великий список функцій дозволяє користувачам легко використовувати цю платформу. Базовий план є безкоштовним для окремих осіб та команд, які тільки починають свій бізнес.
Висновок
Зростаюча залежність від смартфонів, ноутбуків та інших технологій прискорила робочі процеси. Це допомагає підвищити ефективність управління завданнями та проєктами. Однак, необдуманий вибір будь-якого інструменту може завдати шкоди вашому бізнесу. Тому не менш важливим є вибір відповідного інструменту, який зменшить ручні зусилля та заощадить час, енергію та ресурси.
Ці інструменти управління проєктами є шлюзом для новачків і відпочинком від рутинних завдань для досвідчених професіоналів.