Впровадження ефективної платформи UCaaS може стати вигідним кроком для вашого бізнесу не лише сьогодні, а й забезпечить значну технологічну перевагу у майбутньому.
Рішення, такі як UCaaS, нині користуються широким попитом через їхню адаптивність, зручність використання, можливість масштабування, економічну вигідність та інші переваги, що є дуже цінними для сучасних компаній, які працюють в умовах високої конкуренції.
Доведено їхню незамінність у критичні моменти, як-от нещодавня пандемія, коли більшість працівників були змушені працювати дистанційно.
Наявність передових інструментів та ресурсів для дистанційної роботи сприяє підвищенню продуктивності, спрощенню робочих процесів та досягненню успіху.
У цій статті ми розглянемо, що таке UCaaS, та ознайомимось із найкращими платформами UCaaS, які ви можете обрати для оптимізації комунікаційних процесів у вашому бізнесі.
Що таке UCaaS?
Уніфіковані комунікації як послуга (UCaaS) являють собою хмарну модель надання послуг, що застосовується для організації бізнес-комунікацій. Це дозволяє компаніям будь-якого розміру, від великих корпорацій до малого та середнього бізнесу, отримати доступ до об’єднаних комунікаційних сервісів через хмарні технології.
UCaaS – це один з елементів концепції “Все як послуга” (XaaS), куди також входять SaaS, PaaS, IaaS та інші. Вона є складовою цифрової трансформації, що сприяє впровадженню хмарних технологій у різних галузях по всьому світу. UCaaS забезпечує підтримку шести ключових комунікаційних функцій:
- Корпоративна телефонія
- Уніфікований обмін повідомленнями
- Мобільність
- Миттєвий обмін повідомленнями та інформація про присутність для команд і окремих осіб
- Рішення для проведення зустрічей, включаючи відео-, аудіо- та веб-конференції
- Комунікаційні процеси, такі як спільна робота в робочих потоках, комунікаційні платформи, контакт-центри тощо.
Оскільки UCaaS базується на хмарі, його легко можуть впровадити підприємства будь-якого масштабу. Він забезпечує легке масштабування, просте налаштування, економію коштів та інші переваги.
Принцип роботи UCaaS
Хмарна інфраструктура UCaaS розгортається, підтримується та керується постачальником послуг. Таким чином, клієнтам не потрібно самостійно налаштовувати жодну інфраструктуру для початку роботи. Основні характеристики:
- Багатоклієнтська архітектура з ізольованими клієнтами, що використовують загальну інфраструктуру об’єднаних комунікацій, таку як центри обробки даних, обчислювальні ресурси, стійки, спільне обладнання, мережа та блейд-сервери.
- Веб-портал самообслуговування для керування та моніторингу використання і продуктивності.
- Послуги надаються за регулярну, щомісячну абонентську плату.
UCaaS оптимізує комунікаційні послуги в рамках підприємства. Він пропонує чат, SMS, відеоконференції, контакт-центр та інші можливості. Оскільки все працює через Інтернет, не потрібно додаткове обладнання VoIP для обслуговування клієнтів. Постачальники UCaaS беруть на себе всі конфігураційні процеси на серверній частині, телефонію, функціонал і безпеку.
Для глибшого розуміння роботи UCaaS важливо розглянути VoIP (протокол передачі голосу через Інтернет), який забезпечує голосові функції UCaaS. VoIP трансформує звук у пакети даних і передає їх хмарному провайдеру телефонії. Крім того, голосові повідомлення та телефонні номери функціонують через універсальний протокол ініціації сеансу (SIP).
UCaaS використовує VoIP у повній мірі, роблячи його простим у використанні. Завдяки цьому ваша команда може легко здійснювати дзвінки, а кожен співробітник може працювати віддалено з додатками, встановленими на їхніх мобільних пристроях і комп’ютерах.
Центри обробки даних UCaaS є стійкими до несприятливих погодних умов, перепадів напруги та відключень електроенергії, забезпечуючи безперебійність роботи та масштабованість, яких важко і дорого досягти компаніям, що створюють власну платформу UCaaS.
Крім того, сервіси UCaaS пропонують додатки для зручної співпраці, обміну повідомленнями та відеозв’язку. Все розроблено для зменшення складності та забезпечення безперебійної уніфікованої комунікації у вашій організації, як в офісі, так і віддалено.
Основні компоненти UCaaS
UCaaS охоплює різні комунікаційні засоби, аудіоконференції та телефонію, а також обмін файлами, електронною поштою та відеоконференції.
Отже, надійна платформа UCaaS має пропонувати всі ці можливості в поєднанні з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом для простої навігації та підвищення продуктивності. Також вона повинна забезпечувати інтегрований контакт-центр, вбудований зв’язок, чат, відео та голосові можливості.
Ключові компоненти UCaaS:
Телефон або телефонна система
Платформи UCaaS оснащені високоякісною телефонною системою з ключовими функціями, такими як переадресація викликів, маршрутизація, запис, блокування ідентифікатора абонента, автосекретар, голосова пошта, управління дзвінками тощо. Вона використовує хмарну АТС та VoIP, щоб дозволити компанії здійснювати та отримувати дзвінки через інтернет. Передові рішення також можуть залучати штучний інтелект для підвищення ефективності та надання розширених даних.
Відеоконференція
Відеоконференції набули особливої важливості для сучасного бізнесу, особливо після пандемії COVID-19. Співробітники можуть працювати з будь-якого місця, і відеоконференції є чудовим способом спілкування, якщо вам потрібно обговорити важливі питання або провести нараду, незалежно від того, де перебувають учасники.
Рішення UCaaS можуть забезпечити телефонні та відеодзвінки з кількома учасниками та один на один для підтримки офісних зустрічей, вебінарів, презентацій, чатів тощо. Це сприяє ефективній співпраці, незважаючи на відстань.
Електронна пошта та миттєві повідомлення
Миттєві повідомлення дають змогу членам команди легко спілкуватися в режимі реального часу. Це корисно для швидких інструктажів, нагадувань і регулярного обміну інформацією. Також це чудовий інструмент для підтримки клієнтів, оскільки він зручний, ефективний та не нав’язливий.
Електронна пошта залишається важливим та ефективним засобом ділового спілкування. Це найбільш професійний та надійний спосіб обміну інформацією. Використовуючи електронну пошту разом з іншими каналами зв’язку, можна оптимізувати робочий процес і надати працівникам та клієнтам бажаний спосіб спілкування.
Інструменти для спільної роботи
Платформи UCaaS включають різноманітні інструменти для спільної роботи, що покращують командну роботу та комунікацію. Вони пропонують такі функції, як швидке планування, спільний доступ до екрана, обмін файлами, запис, навчання, а також управління проєктами, клієнтами та співробітниками.
Хмарні та клієнтські рішення
UCaaS базується на хмарі, тобто кожна платформа та сервіс UCaaS розміщені в хмарі або через інтернет провайдером у своїх центрах обробки даних. Це дає вам можливість користуватися послугами з будь-якого місця, використовуючи будь-який пристрій та працюючи віддалено.
Переваги UCaaS для компаній та віддалених працівників
Як вже зазначалось, UCaaS має багато переваг як для компаній, так і для користувачів, включаючи віддалених працівників. Ось деякі з них:
Масштабованість
UCaaS дозволяє легко масштабувати програмне забезпечення та ресурси вашого бізнесу відповідно до ваших потреб. Ви також можете миттєво додавати або видаляти користувачів без попереднього планування. Це є проблематичним у локальних рішеннях, де для масштабування потрібні значні інвестиції в технологічний стек. З UCaaS це можливо одним кліком.
Гнучкість і доступність
До рішень UCaaS легко отримати доступ будь-кому з будь-якого місця. Це забезпечує гнучкість роботи з дому або з будь-якого іншого місця, де працюють співробітники, що робить його відмінним вибором для віддалених працівників. Оскільки додатки та рішення UCaaS розгортаються через інтернет або хмару, ви маєте доступ до всіх комунікаційних засобів на будь-якому пристрої, будь то смартфон, ноутбук, комп’ютер або планшет.
Економія коштів
UCaaS надається клієнтам за моделлю підписки. Ви просто платите певну суму за фіксований період та отримуєте доступ до всіх комунікаційних функцій та інструментів в одному місці, без необхідності встановлювати дороговартісне обладнання або програмне забезпечення та витрачати кошти на його обслуговування.
Все, що вам потрібно, це інвестувати в необхідні системи та якісну пропускну здатність для доступу до рішень UCaaS. Крім того, всі послуги та функції визначаються обраним планом, що захищає вас від непередбачених витрат на зв’язок або коливань. Це допомагає керувати бізнес-витратами та підвищує рентабельність інвестицій.
Завдяки UCaaS ви можете заощадити на телефонних рахунках за фіксовану щомісячну плату за необмежені дзвінки та без попередніх витрат. Вам не потрібно платити за вбудовані розширені функції UCaaS, оскільки вони входять до вашої підписки. Крім того, не потрібно витрачатися на IT-персонал для моніторингу та обслуговування, оскільки цим займається постачальник послуг.
Економія часу
Кожна секунда на вагу золота, коли ви працюєте. Цікаві можливості можуть виникнути в будь-який момент. Тому важливо завжди бути готовими.
Але що, якщо ви витрачаєте багато часу та ресурсів на створення всього з нуля всередині компанії, а потім на обслуговування, забезпечення безпеки, відповідність вимогам тощо?
Це може негативно вплинути на ваші основні функції та бізнес, особливо якщо не вистачає персоналу або бюджету.
Замість цього, вибір UCaaS дає вам доступ до готових послуг без необхідності управління та обслуговування. Ви можете довірити це постачальнику послуг.
Співпраця та продуктивність
Потужні комунікаційні інструменти, розміщені в хмарі, допомагають всім вашим співробітникам, особливо віддаленим, ефективно співпрацювати. Вони створюють культуру здорової роботи, де всі підключені, обмінюються ідеями та знаходяться на одній хвилі, незалежно від того, працюють співробітники в одному відділі чи різних.
Так само UCaaS допомагає підвищити продуктивність співробітників, роблячи інформацію доступною в один клік за допомогою хмарного рішення та ефективної комунікації між співробітниками та вашими клієнтами.
За даними Cisco, 75% користувачів відзначили підвищення продуктивності за допомогою UCaaS при роботі на кількох локаціях компанії.
Окрім перелічених вище, платформи UCaaS пропонують інші переваги, зокрема:
- Вбудоване резервування голосових рішень для кращої надійності
- Просте керування та звітування про використання
- Покращений досвід співробітників та користувачів завдяки доступним інструментам
- Єдина точка контакту для вирішення проблем через постачальника UCaaS
- Безпека та відповідність нормам, таким як HIPAA, PCI-DSS, SOC тощо.
Деякі важливі терміни UCaaS
Дистанційна робота
Дистанційна робота — це термін, що використовується у сучасному бізнесі, що означає, що працівники можуть виконувати завдання, незалежно від їхньої складності, за межами традиційного офісу. Люди можуть підключатися за допомогою телекомунікаційних засобів, таких як телефонні дзвінки, відеоконференції тощо, і співпрацювати з будь-якої точки світу за умови стабільного підключення до інтернету.
Віртуальний офіс
Віртуальний офіс – це умови, за яких співробітник може виконувати свої обов’язки віддалено. Він використовує пристрій (смартфон, iOS, комп’ютер тощо) для доступу до всіх ресурсів, веб-сайтів, офісних файлів та інших інструментів. Його можна спроєктувати так, щоб він виглядав професійно та сучасно, використовуючи зручне крісло, стіл та інші необхідні для роботи речі.
Спільний робочий простір
Спільний робочий простір – це робоче середовище, що зосереджене на співпраці між співробітниками в організації. Це допомагає зменшити складності, усунути недоліки в комунікації та створити здорову робочу атмосферу. У спільному робочому просторі співробітники відчувають себе частиною організації, їх заохочують викладатися на повну, працюючи в офісі або віддалено.
Отже, якщо ви шукаєте найкращу платформу UCaaS, ось декілька рекомендацій для вас.
Vonage
Отримайте об’єднані комунікації в одному додатку – Vonage для обміну повідомленнями, голосу, соціальних мереж, факсу та відео. Він пропонує понад 50 функцій та інтегровані рішення, масштабованість, глобальну присутність, підвищені можливості підключення та продуктивність, час безвідмовної роботи 99,999% та якість обслуговування (QoS).
Ключові особливості:
- Зустрічі Vonage, інтуїтивно зрозумілий інструмент відео-спільної роботи для всієї організації
- Портал адміністратора для управління телефонними системами
- Мобільні та настільні додатки для забезпечення постійного зв’язку команд
- Спільна папка вхідних повідомлень для швидкого отримання та вирішення проблем через SMS, Facebook Messenger та MMS
- Віртуальний помічник зі штучним інтелектом для голосового самообслуговування клієнтів
- App Center для інтеграції додатків для підвищення продуктивності та взаємодії з користувачем
- Блокування ідентифікатора абонента
- Поле індикатора зайнятості для визначення використання телефонів
- Оголошення виклику для визначення причини виклику та можливості проведення конференції
Vonage легко налаштовується, швидко масштабується та адаптується. Він також дозволяє співробітникам взаємодіяти з клієнтами та один з одним практично в будь-який час та в будь-якому місці.
Zoom
Об’єднайте зустрічі, чат і голос з Zoom, рішенням, що забезпечує гнучкість спілкування та спрощує співпрацю.
Ключові особливості:
- Зустрічі: безпечне аудіо та відео HD, вбудовані рішення для співпраці та інтеграція календаря
- Чат: миттєвий зв’язок із клієнтами та співробітниками, планування та проведення телефонних дзвінків і зустрічей, відстеження завдань та обмін файлами
- Телефон: використання Zoom Phone, перетворення дзвінка на відео та хмарний зв’язок VoIP з ноутбука, мобільного, комп’ютера та планшета
- Відео-вебінари: масові вебінари з охопленням до 50 тисяч людей, понад 100 учасників відео з високою якістю відео та аудіо, налаштування, пряма трансляція та реєстрація
- Zoom Rooms: кімната для конференцій для віддаленої співпраці або з офісу
- Безпека: 256-бітове шифрування AES-GCM та інші функції безпеки під час зустрічей
- Підтримувані платформи: macOS, Windows, Linux, Android та iOS
Використовуючи Zoom, ви отримуєте чіткий зв’язок, зашифрований та безпечний хмарний зв’язок, швидкий обмін повідомленнями та спрощений технологічний стек.
Nextiva
Nextiva спрощує спілкування, об’єднуючи телефонні системи з бізнес-додатками, автоматизацією та штучним інтелектом на одній платформі, щоб допомогти вам успішно вести бізнес.
Ключові особливості:
- Автоматизація повторюваних комунікаційних дій, таких як автоматичні відповіді, надсилання електронних листів, проведення опитувань тощо, для економії часу
- Аналітика для отримання глибшої інформації про бізнес та клієнтів
- Надійні вбудовані інструменти для стимулювання обслуговування та продажів
- Хмарна АТС із маршрутизацією дзвінків
- HD телефонні дзвінки
- Спільний доступ до екрана
- Інтеграція з CRM
- Розширені функції, такі як реєстрація дзвінків, запис, черги, переадресація, ідентифікатор, музика очікування, автосекретарі тощо.
Nextiva дозволяє взаємодіяти з клієнтами та співробітниками на багатьох комунікаційних платформах, таких як телефон, електронна пошта, відео, текстові повідомлення та соціальні мережі.
Microsoft Teams
Використовуйте популярну платформу Microsoft Teams для спілкування з людьми на роботі, вдома та в школі.
Ключові особливості:
- Підтримка всіх пристроїв, від настільних комп’ютерів та ноутбуків до смартфонів і планшетів
- Шифрування даних для файлів, дзвінків, чатів та зустрічей
- Обмін файлами, опитування та автоматизація завдань
- Хмарне сховище
- Проведення вебінарів, реєстрація, призначення клієнтів тощо
- Інструменти звітності
- Інтеграція з інструментами, такими як Outlook, Word, PowerPoint, Excel, OneDrive, SharePoint тощо.
Teams об’єднує вас з колегами, друзями та родиною, надає доступ до спільних ресурсів, допомагає в навчанні та інноваціях за допомогою дзвінків, відео- та текстових чатів.
Dialpad
Спілкуйтеся, проводьте зустрічі та надсилайте повідомлення клієнтам і співробітникам з Dialpad, створюючи робочий простір для значущих відносин. Dialpad об’єднує комунікації, де б не були ваші команди та клієнти.
Dialpad пропонує розширені функції та інтеграції, продовжуючи вдосконалюватись для надання кращих рішень.
Ключові особливості:
- Відеозустрічі на основі штучного інтелекту, продажі та контакт-центр
- Поширення у понад 70 країнах із безкоштовними та місцевими номерами
- Практично 100% час безвідмовної роботи SLA
- Можливість збору CSAT за усі дзвінки клієнтів
- Вбудоване розпізнавання мовлення, а також обробка природної мови (NLP)
- Понад 74 інтеграцій
- БЕЗКОШТОВНА пробна версія на 14 днів
Ви можете покластися на цю платформу корпоративного рівня для всіх своїх комунікаційних потреб, незалежно від типу та розміру вашого бізнесу.
GoTo
Залишайтеся на зв’язку з колегами, клієнтами та важливими людьми за допомогою простого рішення – GoTo. Ця хмарна телефонна система є безпечною та розроблена для віддаленої та гнучкої роботи.
Ключові особливості:
- Візуальний редактор із можливістю перетягування для легкого налаштування
- Хмарна АТС та міжнародні дзвінки
- Маршрутизація викликів, HD-відеоконференції, автосекретар, телефонний довідник тощо.
- Перенесення існуючих номерів або додавання безкоштовного номера
- Настроювані плани номерів та маршрутизація викликів
- Оптимізований робочий процес контакт-центру
- Час безвідмовної роботи 99,999%, розподілена хмарна архітектура та низьке використання пропускної здатності
GoTo підтримує всі пристрої, можна легко перемикатися між додатками для настільного комп’ютера, настільного телефону чи мобільних пристроїв.
Висновок: чому UCaaS є важливим для майбутнього?
Інвестиції в правильну платформу UCaaS забезпечать кращу комунікацію у вашій організації – як між співробітниками, так і з клієнтами. Вона також забезпечить покращену масштабованість, надійність, гнучкість та рентабельність інвестицій.
Згідно з звітом IDC за 2021 рік, у 2020 році ринок UCaaS досяг 47,2 мільярда доларів США. Враховуючи його постійне зростання та розширення застосування протягом багатьох років, очікується, що він залишатиметься важливим і в майбутньому. Отже, виберіть найкращу платформу UCaaS та насолоджуйтесь її перевагами для свого бізнесу.