Чи вважаєте ви, що керування виплатами зарплати є одним із найскладніших завдань у вашому зростаючому бізнесі? Якщо так, тоді варто розглянути інтелектуальну систему нарахування заробітної плати та обробки податків – Zoho Payroll.
Оскільки контроль за виплатами, пільгами, підвищеннями та утриманнями податків є складним процесом, компанії різного масштабу все частіше вдаються до програмного забезпечення, яке дозволяє автоматизувати ці процеси за допомогою єдиного інструменту. Такий інструмент зазвичай називають програмою для нарахування зарплати.
Однак багато компаній відзначають, що більшість доступних програм для нарахування зарплати є надто складними. Іноді, для того щоб ефективно використовувати такий інструмент, компанії потрібна ціла команда спеціалізованих бухгалтерів та HR-менеджерів.
Але процес нарахування зарплати не повинен бути настільки складним. Це, безумовно, важлива операція для будь-якої компанії, яка потребує уваги власників бізнесу, членів правління та фінансових директорів, але вона не повинна бути обтяжливою.
Що, якби існувала справді проста у використанні програма, якою міг би керувати один фахівець із нарахування зарплати і яка б обслуговувала тисячі співробітників? Давайте дізнаємося, як Zoho Payroll вирішує цю проблему, детально розглядаючи цей інноваційний фінансовий інструмент від Zoho.
Що таке Zoho Payroll?
Zoho Payroll – це хмарна програма для обробки заробітної плати. Цей веб-додаток інтегровано в платформу бухгалтерського обліку Zoho Books. Zoho розробила цю програму, враховуючи податкове та трудове законодавство Сполучених Штатів, що дозволяє спростити процес нарахування заробітної плати за допомогою автоматизованих операцій, не заглиблюючись у юридичні тонкощі.
Інструмент автоматично розраховує заробітну плату, створює платіжні відомості для працівників і забезпечує своєчасну оплату праці, що сприяє підвищенню їхньої мотивації. Він також включає в себе модуль відповідності законодавчим нормам, який допомагає вашому бізнесу дотримуватися федеральних законів. Крім того, він дозволяє структурувати виплати зарплати для різних категорій співробітників.
Крім того, ваші співробітники отримують доступ до порталу самообслуговування, де вони можуть завантажувати форми та платіжні відомості, а також подавати інвестиційні декларації з метою податкової економії. Платформа самообслуговування допомагає зняти частину навантаження з персоналу, що займається нарахуванням зарплати, дозволяючи їм зосередитися на більш важливих завданнях.
Zoho Payroll легко інтегрується з функціями HRMS через програму Zoho People. Крім того, він синхронізує облікові процеси Zoho Books з Zoho Payroll. В результаті ви можете швидше наймати нових працівників та оперативно виплачувати їм зарплату.
Zoho Payroll підходить для стартапів, малого та середнього бізнесу, а також великих компаній. Наразі інструмент враховує федеральні податкові правила та правила щодо робочої сили таких штатів: Каліфорнія, Нью-Йорк, Вашингтон, Теннессі, Північна Кароліна, Техас, Флорида, Іллінойс та Канзас. Однак, ви також можете запросити ранній доступ для інших штатів, оскільки Zoho постійно працює над розширенням географії охоплення.
Основні можливості Zoho Payroll
#1. Управління співробітниками
Управління даними співробітників у кадровій системі та обробка їхньої зарплати за допомогою окремого бухгалтерського інструменту може здаватися нелогічним. Саме тому Zoho впровадила модуль управління персоналом безпосередньо у ваш улюблений додаток Zoho Payroll.
Цей функціонал забезпечує усі необхідні інструменти, такі як адаптація персоналу, безпаперове оформлення документів та керування процесом звільнення. Крім того, ви можете імпортувати історичні дані про заробітну плату співробітників і почати роботу з ними, навіть якщо ви вже вели розрахунки зарплати у поточному фінансовому році.
#2. Обробка заробітної плати
Zoho Payroll має інтуїтивно зрозумілий модуль обробки заробітної плати, який робить керування виплатами простішим. Навіть персонал із мінімальним досвідом у цій сфері зможе підготувати розрахунки, внести необхідні дані та безперешкодно завершити процеси.
Функція нарахування заробітної плати включає в себе такі важливі елементи, як розрахунок валової суми до чистої, перегляд затвердженої зарплати, вибір періодичності виплат (щотижня, два тижні, щомісяця) та здійснення онлайн-платежів безпосередньо на банківські рахунки.
У вашій команді є як штатні співробітники, так і фрілансери з погодинною оплатою? Zoho Payroll дозволяє легко обробляти їхні виплати відповідно до укладених контрактів, оскільки інструмент підтримує різні види оплати та тарифи. Крім того, за допомогою цієї програми легко виплачувати бонуси, оскільки вона автоматично розраховує пільги та податкові відрахування.
#3. Виплати та облік заробітної плати
Модуль пільг із заробітної плати та бухгалтерського обліку дозволяє додавати медичне страхування, пенсійні виплати та інші оподатковувані пільги до пакету компенсації працівників. У бібліотеці Zoho Payroll є широкий вибір готових пакетів пільг, від пенсійних планів 401(k) до медичного страхування. Вам просто потрібно вибрати необхідні компоненти зі списку.
Ви також можете планувати оплачувані відпустки, лікарняні та інші види відгулів, використовуючи вбудовані інструменти цього розумного додатка для нарахування заробітної плати. Крім того, ви можете дозволити співробітникам із невикористаними відпустками отримати компенсацію у грошовому еквіваленті під час звільнення з компанії.
#4. Податки та форми
Вам більше не потрібно шукати в Інтернеті роз’яснення щодо податкових правил або форм для заробітної плати. Модуль “Податки та форми” Zoho Payroll містить всі необхідні системи відповідно до підтримуваних штатів США. Все, що вам потрібно зробити, це вибрати відповідний штат та федеральний податок, щоб завершити процес подання звітності.
Наприклад, оберіть форму 944, щоб автоматично створити звіт про річні податкові зобов’язання вашого підприємства щодо утриманих федеральних податків на прибуток, соціального забезпечення та медичного обслуговування. Так само виберіть форму 941, щоб отримати квартальний звіт про податкові декларації із зазначенням загальної суми податкових відрахувань, соціального забезпечення та податку, що утримується із зарплати співробітників.
#5. Показники заробітної плати
Аналіз даних про заробітну плату – це важливий звіт, який допомагає оптимізувати витрати вашої компанії та зменшити непотрібні видатки. Zoho Payroll дозволяє отримати ці дані завдяки функції Payroll Metrics.
Інструмент створює підсумок витрат, який охоплює всі видатки, такі як зарплата персоналу, внески, пільги, а також податки штату і федеральні податки. Ви можете експортувати ці звіти в інші інструменти бізнес-аналітики для детального аналізу.
#6. Адміністрування заробітної плати
Адміністрування заробітної плати є важливою функцією будь-якого програмного забезпечення для нарахування зарплати. По-перше, це дозволяє вам контролювати рівень доступу до програми для різних категорій співробітників, таких як працівники відділу нарахування зарплати, керівники та менеджери.
По-друге, якщо у вашій компанії працюють співробітники або підрядники, що знаходяться в різних місцях в США або за кордоном, адміністрування заробітної плати дозволяє створювати окремі робочі місця для зручного відстеження виплат.
Zoho Payroll: переваги для працівників
- Своєчасна оплата праці за точний відпрацьований час без зайвих суперечок.
- Легке та безпроблемне дотримання федеральних податкових правил.
- Безпечне та зручне отримання виплат за допомогою банківських переказів.
- Доступ до документів щодо зарплати, таких як розрахункові листки, податкові форми тощо, через платформу самообслуговування.
Zoho Payroll: переваги для стартапів
- Можливість контролювати операції з нарахування заробітної плати завдяки гнучким налаштуванням ролей та рівнів доступу.
- Можливість зосередитись на маркетингу продуктів/послуг та відносинах з інвесторами, автоматизувавши всю систему нарахування зарплати, включаючи виплати, податки та пільги.
- Створення системи самообслуговування для надання податкових форм, бланків підтвердження інвестицій, платіжних відомостей тощо.
- Зменшення витрат на персонал у відділі нарахування заробітної плати.
Zoho Payroll: переваги для малого бізнесу
- Точний розрахунок виплат працівникам, що захищає фінанси вашого бізнесу від непотрібних втрат.
- Проста оцінка та підготовка податків, що заощаджує ваш час.
- Автоматизовані та безпечні виплати заробітної плати через Forte.
- Синхронізація з Zoho Books для отримання актуальних даних обліку заробітної плати, що робить весь процес безперебійним.
Мобільний додаток Zoho Payroll
Мобільний додаток Zoho Payroll слугує як мобільний портал самообслуговування для співробітників, а також як веб-кіоск. Ваші працівники можуть завантажити додаток з Apple Store та Play Store для відповідних смартфонів.
У цьому мобільному додатку працівники можуть переглядати свої платіжні відомості та розрахункові листки. Також вони можуть отримати детальну інформацію про плани компенсацій. Крім того, ваші співробітники можуть планувати свій відпочинок, перевіряючи баланс накопичених відпусток та політику відпусток безпосередньо в додатку.
Альтернативи Zoho Payroll
OnPay
OnPay – це інструмент для нарахування заробітної плати, який також включає в себе послуги з кадрового адміністрування та виплат працівникам. Оскільки це веб-додаток, отримати доступ до інструменту та працювати з ним досить легко. Крім того, він пропонує широкий вибір типів бізнесу для вибору. Наприклад, ви можете вибрати стартапи, професійні підприємства, сільське господарство, стоматологічні клініки, ресторани, громадські організації, бухгалтерські фірми тощо.
Додаток спрощує процес найму нових співробітників, підрядників та постачальників. Це дозволяє пов’язувати та зберігати всі документи та фінансову інформацію співробітників в одному захищеному додатку. Крім того, ви можете інтегрувати інструмент з іншими фінансовими програмами, такими як Xero та QuickBooks.
Rippling
Rippling – це повністю автоматизований інструмент для обробки платежів з повним набором послуг для малого та великого бізнесу. Він підтримує утримання податків, нарахування заробітної плати, пільги та дотримання законодавчих вимог у всіх 50 штатах США. Крім того, ви можете легко працювати з міжнародними співробітниками та підрядниками, оскільки інструмент також має необхідні для цього функції.
Поряд з автоматичною відповідністю законодавству про робочу силу та поданням податкових декларацій, програма також пропонує інші важливі функції, як-от відстеження оплачуваних відпусток, моніторинг робочого часу, облік робочих днів та формування детальних звітів щодо заробітної плати. Крім того, функція кодування посад дозволяє візуалізувати, скільки вам коштує кожен співробітник для кожного клієнта, та виявити можливості для економії.
Patriot Software
Patriot Software – це ще один популярний інструмент для обробки виплат співробітникам. Окрім модуля нарахування заробітної плати, він також пропонує повноцінну функцію бухгалтерського обліку, якщо ви вирішите підписатися на неї. Оскільки додаток повністю онлайн і адаптований до мобільних пристроїв, стартапи з різних галузей та вже досвідчені підприємства використовують цей інструмент для обробки заробітної плати.
Залежно від розміру вашого бізнесу та складності нарахування заробітної плати, ви можете вибрати базовий або повний план обслуговування. У базовому плані ви можете самостійно вести нарахування заробітної плати та подавати податки. Навпаки, якщо ви активно зосереджені на прибуткових завданнях, ви можете обрати план з повним спектром послуг, в якому команда Patriot Software буде подавати та здійснювати платежі з федеральних податків.
Заключні слова
Цей огляд має чітко продемонструвати корисні для бізнесу функції Zoho Payroll. Стаття допоможе вам прийняти стратегічні рішення, коли вам потрібно вибрати правильний додаток для управління зарплатою для вашого стартапу, малого або середнього бізнесу.
Ви також можете використовувати цей інструмент для підприємств корпоративного рівня, оскільки він пропонує гнучкі можливості масштабування. Скористайтеся безкоштовною пробною версією програми вже зараз, щоб переконатися у перевагах та функціях продуктивності, які ви шукаєте.
Також ви можете розглянути ADP HR and Payroll Solutions.