Метод “Почати, Зупинити, Продовжити”: всебічний аналіз для розвитку
Метод “Почати, Зупинити, Продовжити” є ключовим інструментом ретроспективного аналізу, що використовується в процесі надання зворотного зв’язку та в Agile-спринтах.
У сучасному бізнесі, де важливим є не тільки швидкий прибуток, але й створення стабільної та постійно зростаючої компанії, необхідно мати стратегічне бачення. Для досягнення цієї мети, експерти в галузі бізнес-адміністрування постійно вивчають методи управління, які сприяють підвищенню продуктивності та прибутковості.
Одним із таких методів є “Почати, Зупинити, Продовжити”, який допомагає збирати відгуки, застосовувати їх для вдосконалення майбутніх ітерацій та гнучких спринтів.
Продовжуйте читати, щоб дізнатися, як ефективно використовувати цей метод для покращення командної роботи та бізнес-процесів.
Вступ
Метод “Почати, Зупинити, Продовжити” є ретроспективною технікою, яка виникла в Agile-розробці програмного забезпечення. В Agile-спринтах команда збирається для обговорення, що слід продовжувати робити, від чого потрібно відмовитися, і які нові процеси слід впровадити.
Такі ретроспективні зустрічі довели свою ефективність у сфері розробки програмного забезпечення та продуктів. Згодом, цей метод був адаптований і в інших галузях як дієвий спосіб збору зворотного зв’язку та аналізу ефективності.
Ця техніка є простою у використанні на особистому рівні, але також може бути масштабована для підвищення продуктивності на рівні всієї організації. Вона є одним із найпопулярніших інструментів для збору демократичних відгуків, пропозицій та ідей.
Суть методу “Почати, Зупинити, Продовжити”
В Agile-розробці програмного забезпечення, команди постійно працювали над новими спринтами, створюючи мінімально життєздатні продукти (MVP).
З метою вдосконалення робочого процесу, Agile-експерти вирішили робити паузи між спринтами для аналізу минулих процесів та покращення наступних. Так з’явився метод ретроспективного аналізу “Почати, Зупинити, Продовжити”.
Згодом, бізнес-адміністратори почали використовувати цю техніку у різних ситуаціях, де бізнес-процес міг отримати користь від обміну ідеями та досвідом учасників проекту.
Ключові елементи
Дошка “Почати, Зупинити, Продовжити” може містити різноманітні елементи, такі як назва зустрічі, дата, учасники, назва проекту та порядок денний. Однак, обов’язковими є три основні стовпці:
Почати
Стовпець “Почати” включає список нових ідей, відгуків та пропозицій, які можна впровадити в бізнес-процес або проект. Ці ідеї мають бути чітко сформульовані для уникнення непорозумінь серед членів команди.
Ідеї, пропозиції та дії у стовпці “Почати” мають бути спрямовані на:
- Покращення існуючих процесів
- Створення нових бізнес-процесів
- Зменшення неефективних витрат ресурсів та бюджетів
- Покращення кінцевого продукту або послуги порівняно з попередніми ітераціями
- Посилення командної співпраці
Зупинити
Цей список допомагає виявити та усунути неефективні та збиткові практики, які застосовує команда або компанія. Після виключення непотрібних кроків, співробітники можуть зосередитися на більш важливих завданнях, зазначених у списку “Почати”.
При створенні списку дій для стовпця “Зупинити”, слід звернути увагу на:
- Дії, які потребують багато часу та ресурсів, але не приносять значної користі
- Процеси, які відволікають команду від основних завдань
- Неефективні завдання
- Дії, які негативно впливають на команду та бізнес
- Процеси, що не входять до ключових компетенцій компанії
Продовжити
Список “Продовжити” включає дії та ідеї, які показали свою ефективність у минулих ітераціях або проектах. Команда може проаналізувати ці процеси для визначення завдань, які виконуються добре, та внести їх до цього стовпця.
Коли використовувати?
Цей метод можна використовувати для будь-яких ретроспективних зустрічей або проектних обговорень. Ось типові ситуації, коли він є особливо корисним:
- Після випуску продукту на ринок, з метою подальшого вдосконалення
- При об’єднанні з іншою компанією
- При запуску нового бізнес-підрозділу
- При призначенні нового керівника команди
- Для збору відгуків від клієнтів
- Коли бізнес перебуває на критичному етапі розвитку
- При впровадженні нового процесу для оцінки його ефективності
- Для оцінки продуктивності співробітників
- Для аналізу стратегій продукту, послуг, маркетингу та продажів
Переваги
Основна перевага методу полягає у виявленні сфер, які потребують покращення. Інші важливі переваги:
- Створення довіри між командою та керівництвом
- Покращення співпраці
- Заохочення до обміну ідеями
- Формування цілей, з якими погоджується вся команда
- Підвищення продуктивності співробітників
- Сприяння позитивним змінам в команді
- Удосконалення навичок співробітників
- Синхронізація команди щодо пріоритетних завдань
Приклади з практики
Продуктивність команди
Приклад матриці “Почати, Зупинити, Продовжити” для покращення командної роботи:
Почати
Зупинити
- Безрезультатні дебати на зборах
- Завершення віртуальних зустрічей без протоколу
Продовжити
- Регулярні зустрічі для визначення пріоритетів
- Використання інструментів налагодження для вирішення проблем
Перехідний період в бізнесі
Розглянемо приклад переходу бізнесу в хмарне середовище та введення віддаленої роботи для деяких співробітників. Після кількох місяців роботи, матриця аналізу може виглядати так:
Почати
Зупинити
- Використання паперових документів для договорів
- Закупівлю нового ІТ-обладнання
Продовжити
- Використання бізнес-додатків у хмарі
- Відеоконференції для зустрічей
Продажі та маркетинг
Ретроспективний аналіз може бути корисним для цифрового маркетингу та онлайн-рекламних кампаній. Ось приклади дій для матриці “Почати, Зупинити, Продовжити”:
Почати
- Надсилання інформаційних бюлетенів потенційним клієнтам
- Збір відгуків від клієнтів
- Демонстрація відгуків клієнтів на сайтах
Зупинити
- Публікацію однотипного контенту в різних каналах
- Використання спірних тем для маркетингу
- Використання паперових документів для збору даних
Продовжити
- Оптимізований SEO контент
- Маркетинг впливу
- Підтримка клієнтів через Twitter
Ретроспектива спринту
Після кожного спринту, Agile-лідер проводить зустріч з командою для аналізу результатів. Приклади дій для матриці “Почати, Зупинити, Продовжити”:
Почати
Зупинити
- Вгадування робочих процесів
- Роботу в окремих відділах
Продовжити
Ресурси
Miro
Miro пропонує простий та зручний шаблон “Почати, Зупинити, Продовжити”, доступний у безкоштовній версії. Шаблон має три стовпці з заголовками відповідного кольору: “Почати” (зелений), “Зупинити” (червоний) та “Продовжити” (чорний). Під заголовками є кольорові стовпці для запису ідей. Шаблон також пропонує три онлайн-нотатки для кожного стовпця. Ви можете легко додавати нові нотатки та ділитися робочим простором з командою.
Mural
Mural пропонує професійний та складний шаблон, ідеальний для зустрічей із зацікавленими сторонами. Шаблон має бічну панель для додаткових текстів, заголовок, розділ теми, піктограми та наліпки. Внизу є область для логотипу бренду та інформації про команду. Увесь текст відображається як структура контенту. Mural дозволяє презентувати або ділитися робочим простором з колегами.
Smartsheet
Smartsheet пропонує велику колекцію шаблонів “Почати, Зупинити, Продовжити”, які можна завантажити у форматах Microsoft Word, Google Docs, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint та Adobe PDF. Ці шаблони можуть бути використані як Agile-командами, так і іншими відділами компанії. Шаблони включають таблицю із загальною інформацією, ліву колонку для імен членів команди та окремі стовпці для елементів “Продовжити”, “Почати” та “Зупинити”. Є також додатковий стовпець “Зміни”, де можна зафіксувати необхідні корективи. Після заповнення, документ можна імпортувати на дошки Smartsheet.
Lucidspark
Lucidspark пропонує преміальний шаблон для збору відгуків, який можна імпортувати на зустрічі з оцінки, огляду та Agile-спринтів. Шаблон включає текстові заповнювачі для запису деталей зустрічі, а також кольорові стовпці для елементів “Почати”, “Зупинити” та “Продовжити”. Шаблон підтримує спільний доступ до дошки та співпрацю в реальному часі. Документ можна завантажити у форматі PDF або зображення для друку чи пересилання електронною поштою.
Neatro
Neatro пропонує ефективний та зрозумілий шаблон “Почати, Зупинити, Продовжити”, який допомагає командам стати більш продуктивними. Шаблон складається з різнокольорових тегів, значків, статусів карток та полів для коментарів. У Neatro також є гра “Криголам” з 200 питаннями для генерування ідей. Учасники команди можуть надсилати свої коментарі щодо елементів списку “Почати”, “Зупинити” та “Продовжити”. Можна використовувати таймер для швидшого збору відгуків.
Підсумки
Ви ознайомилися з визначенням, теорією та практичним застосуванням методу “Почати, Зупинити, Продовжити”. Ви повинні вміти використовувати цю техніку для вдосконалення командної роботи та бізнес-процесів.
Ви можете потренуватися у застосуванні цього методу на реальних прикладах, наведених у цій статті. Метод є гнучким, тому ви можете творчо підходити до його застосування в різних ситуаціях.
Для подальшої допомоги, стаття містить список хмарних дошок та інструментів, де ви можете знайти готові шаблони “Почати, Зупинити, Продовжити”.
Якщо ви цікавитесь експериментами з командами та Agile-процесами, вам також може бути цікава методологія Scrumban.