Запаси є важливим елементом будь-якого бізнесу. Вони охоплюють різноманітні предмети, які підприємство використовує для виготовлення продукції, призначеної для продажу з метою отримання прибутку.
Існує багато різновидів запасів, кожен з яких підходить для певного типу бізнесу та галузі.
Необхідно стежити за тим, щоб обсяг запасів був оптимальним: їх не повинно бути ані занадто мало, ані забагато, щоб задовольнити попит клієнтів.
Неправильне управління запасами може негативно позначитися на доходах і прибутках вашої компанії.
Нестача запасів може викликати невдоволення клієнтів, тоді як їх надлишок може призвести до збитків.
Тому, розуміння видів запасів і їх особливостей є надзвичайно важливим для прийняття зважених рішень, що відповідають потребам вашого бізнесу.
Давайте детальніше розглянемо, що таке запаси та які їх основні види.
Що таке запаси?
Запаси – це наявні в компанії товари, призначені для продажу або використання у виробництві нових продуктів з метою отримання прибутку. Компанія постійно контролює та поповнює свої запаси, щоб задовольнити потреби клієнтів.
Запаси – це актив, який може бути матеріальним або нематеріальним, мати цінність і використовуватися для отримання прибутку.
У виробничій сфері запаси охоплюють готову продукцію, призначену для продажу, сировину для виготовлення нових товарів, а також напівфабрикати, що знаходяться на різних етапах виробництва.
Наприклад, для текстильної фабрики запаси включатимуть готові до продажу вироби, матеріали для їх виготовлення (тканина, нитки, фурнітура), напівфабрикати, що очікують на завершення виробництва, а також готову продукцію, що зберігається для перевірки якості.
У сфері послуг запаси зазвичай є нематеріальними, оскільки не відбувається обміну фізичними товарами. У цьому випадку запасами можуть бути кроки, необхідні для здійснення продажу, або матеріальні та нематеріальні ресурси, що сприяють продажам.
Наприклад, для авіакомпанії запасами є наявні вільні місця на рейсах. Для хостинг-провайдера запасами є доступні віртуальні сервери.
Щоб задовольняти очікування клієнтів, компанія повинна ефективно управляти своїми запасами, використовуючи електронні таблиці, нотатки або спеціальне програмне забезпечення. Це дозволить відстежувати наявність товарів, своєчасно поповнювати запаси та задовольняти потреби клієнтів, щоб вони могли робити замовлення в будь-який зручний для них момент.
Різновиди запасів
Компанії різних типів використовують запаси як у процесі виробництва, так і під час продажу. Ефективне управління запасами є ключовим для успішної роботи будь-якого бізнесу.
Тип запасів залежить від специфіки галузі та діяльності компанії. Для ефективного ведення бізнесу необхідно розуміти, які існують види запасів та як вони можуть бути використані.
Існує багато видів запасів, але основних чотири, про які варто знати, є наступні.
Запаси сировини
Сировина – це матеріали, що використовуються для виготовлення кінцевого продукту. Це можуть бути як готові компоненти, так і напівфабрикати, що потребують подальшої обробки.
Сировина обробляється, модифікується та комбінується для отримання нового продукту, і після завершення виробництва її первісний вигляд зазвичай є невпізнанним.
Виробничі підприємства закуповують сировину у постачальників, або використовують побічні продукти власних виробничих процесів.
Сировина поділяється на два типи:
- Пряма сировина: використовується безпосередньо у виробництві кінцевого продукту.
- Непряма сировина: це матеріали, що використовуються у виробничому процесі, але не є частиною кінцевого продукту. Вони входять до складу виробничих витрат.
Виробничі компанії зазвичай самі керують своїми запасами сировини, а роздрібні підприємства можуть як обробляти її самостійно, так і брати участь у процесах відбору та розподілу.
Поняття сировини застосовується в промисловості та сфері послуг, але не використовується в роздрібній торгівлі.
Наприклад, для виробництва одягу сировиною буде бавовна, гума, нитки, голки, шовк тощо. Це пряма сировина. Непрямою сировиною будуть матеріали для обслуговування обладнання (лампочки, батареї, запасні частини до машин), а також приміщення складу.
Оптимізація запасів сировини має вирішальне значення для своєчасного виконання замовлень клієнтів, а також для уникнення збитків. Надлишок сировини призводить до збільшення витрат на транспортування та зберігання, а також до ризику псування, старіння або закінчення терміну придатності. Це особливо актуально для харчової, фармацевтичної та інших галузей, де терміни придатності є критичними.
З іншого боку, недостача сировини може призвести до неможливості виконання замовлень клієнтів та зменшення обсягів виробництва.
Тому важливо підтримувати баланс, відстежуючи, керуючи та поповнюючи запаси сировини відповідно до ринкового попиту.
Запаси незавершеного виробництва
Запаси незавершеного виробництва (НЗВ) – це товари, що перебувають у процесі перетворення на кінцевий продукт. Це напівфабрикати, які вже пройшли певні етапи обробки, але ще не є готовими до продажу.
Запаси НЗВ включають в себе компоненти, підвузли та вузли, що перебувають на стадії обробки. З точки зору витрат, до них відносяться не лише фізичні матеріали, але й витрати на оплату праці та накладні витрати. Запаси НЗВ можна знайти на виробництві, де вони очікують на подальшу обробку та перевірку якості.
Наприклад, у комп’ютерній індустрії комп’ютери, що знаходяться на етапі додавання функцій або периферійних пристроїв та проходять перевірку якості, є запасами НЗВ.
У виробництві шампуню запасами НЗВ буде шампунь разом із пляшками, що очікують перевірки якості.
Загалом, чим менше запасів НЗВ, тим краще для компанії, оскільки поки товари не перетворені на готову продукцію, вони не приносять прибутку. Хоча в деяких випадках напівфабрикати можна продати за певну ціну, це, як правило, не є вигідним.
Великі обсяги запасів НЗВ можуть бути ризикованими через можливість стихійних лих або техногенних катастроф, що можуть пошкодити склади або дані. Багато компаній вважають запаси НЗВ не дуже вигідними та намагаються їх уникати.
Тому обсяги запасів НЗВ варто мінімізувати. Також, використовуючи ефективні методи та інструменти, можна оптимізувати час перетворення напівфабрикатів на готову продукцію, збільшуючи продуктивність та досягаючи кращих результатів.
Запаси готової продукції
Це найпростіший для розуміння вид запасів. Готова продукція – це кінцеві вироби, готові до продажу споживачам. Клієнтами можуть бути як кінцеві споживачі, так і компанії, що купують продукцію для подальшої переробки або продажу.
Готова продукція відповідає всім вимогам якості, має належне пакування та маркування. Вона готова до продажу в магазинах, через інтернет-магазини або іншими каналами збуту. Цей вид запасів є результатом повного виробничого циклу.
Готова продукція приносить прибуток компанії, тому її наявність є критично важливою для успішного ведення бізнесу.
Наприклад, для автомобілебудівної компанії готова продукція – це автомобілі, готові до відправлення покупцям. Для ювелірної компанії – це готові ювелірні вироби, представлені у вітринах магазинів. Для текстильної компанії – це готові до продажу джинси, футболки, сукні та інший одяг, упаковані та готові до відправки дистриб’юторам.
Запаси MRO
Запаси для технічного обслуговування, ремонту та експлуатації (MRO) – це матеріали, що використовуються для забезпечення безперебійної роботи компанії. Сюди відносяться інструменти, запчастини, витратні матеріали, що використовуються для ремонту, обслуговування та експлуатації обладнання та інших виробничих ресурсів.
Вартість інвентарю MRO включає не тільки вартість самих матеріалів, але і витрати на їхнє зберігання, транспортування та обслуговування.
Запаси MRO є важливими для забезпечення безперервного виробничого процесу та підтримання обладнання в робочому стані. Крім того, сюди входить пакування продукції, яке може бути первинним та вторинним.
- Первинне пакування: це упаковка, що безпосередньо контактує з продуктом, наприклад, банка для напою, флакон для крему.
- Вторинне пакування: це зовнішня упаковка, що захищає продукт під час транспортування або надання йому естетичного вигляду, наприклад, картонна коробка для крему, упаковка для декількох пляшок.
Витратні матеріали MRO використовуються під час виробництва, ремонту або пакування, але вони не є частиною кінцевого продукту. Вони є необхідними для підтримки виробничого процесу.
Наприклад, для виробничої компанії запаси MRO будуть включати стелажі, машини, захисне спорядження (маски, рукавички), комп’ютери, столи, стільці, канцелярське приладдя. Для компанії з обслуговування велосипедів запасами MRO будуть інструменти для ремонту, ключі, гайки, болти, мастильні матеріали.
Інші види запасів
Крім перерахованих вище основних видів, існує ще декілька різновидів запасів:
Службовий інвентар
Цей вид інвентарю схожий на інвентар MRO, але він включає людські ресурси, що залучені у виробничому процесі. Це витрати на персонал, що керує обладнанням, працює на складальних лініях та інших процесах.
Наприклад, це витрати на інженерів, техніків, операторів машин, офісний персонал та підрядників.
Буферний інвентар/страховий запас
У виробництві та торгівлі ринок є досить нестабільним, що може негативно впливати на процеси виробництва і продажів. Буферний інвентар необхідний для згладжування таких коливань. Сюди входять товари, що зберігаються на складі для компенсації несподіваного зростання попиту, страйків робітників, затримки транспортування.
Наприклад, магазин у регіоні, схильному до циклонів, може зберігати запаси товарів першої необхідності для задоволення раптового зростання попиту під час шторму.
Відокремлений інвентар
Додаткові товари, що зберігаються на кожній станції виробничої лінії, називаються відокремленим інвентарем. Це допомагає запобігти зупинці виробництва та забезпечує безперервну роботу. Це особливо важливо для компаній, де частини виробничої лінії мають різну продуктивність.
Наприклад, менеджер комп’ютерної компанії зберігає деякі деталі на кожному етапі виробничого процесу, щоб ніщо не могло зупинити виробництво.
Інвентаризація циклу
Циклічний інвентар включає товари, що регулярно замовляються великими партіями, щоб зменшити витрати на зберігання. Ці матеріали використовуються у звичайних виробничих процесах.
Наприклад, текстильна компанія регулярно замовляє великі партії бавовни.
Транзитний інвентар
Це товари, що знаходяться в процесі перевезення. Це може бути сировина, що доставляється на підприємство, або готова продукція, що транспортується до магазину.
Наприклад, інтернет-магазин замовляє 100 сорочок і оплачує їх, але вони ще знаходяться в дорозі.
Теоретична інвентаризація
Теоретична інвентаризація – це мінімальна кількість запасів, необхідна для виконання виробничого процесу. Вона використовується для виявлення нераціонального використання ресурсів.
Наприклад, ювелірна компанія витрачає 20% на сировину, але фактичні витрати складають 23%. Різниця 3% – це теоретичні запаси, що були витрачені неефективно.
Надлишок запасів
Надлишкові або застарілі запаси – це невикористана сировина або готова продукція, що не планується до продажу або використання. Компанія змушена платити за їх зберігання, що призводить до зайвих витрат.
Наприклад, компанія виготовила 2000 пар взуття до Чорної п’ятниці, але продала лише 1800. Решта взуття є надлишковими запасами.
Тепер, коли ви знаєте різні типи запасів, ви можете обрати найоптимальніший для вашого бізнесу.
Але як відстежувати та керувати запасами?
Як це можна зробити?
Sortly допоможе вам відстежувати, керувати та оновлювати запаси, незалежно від їхнього типу. Це одне з найкращих рішень для управління запасами на ринку, особливо для малого бізнесу.
Основні функції Sortly:
- Комплексне управління запасами для будь-якого типу бізнесу.
- Відстеження товарів за допомогою штрих-кодів або QR-кодів.
- Автоматичні сповіщення про критичні дати та рівні запасів.
- Управління запасами з будь-якого пристрою (комп’ютер, ноутбук, планшет, смартфон).
- Надання доступу різним користувачам та керування їхніми правами.
- Ведення журналу для відстеження дій користувачів.
- Створення звітів у форматі PDF і CSV.
Ціни: існує безкоштовна версія, яка підходить для невеликих стартапів та індивідуальних підприємців. Платні плани починаються від 29 доларів на місяць і є оптимальним вибором для малого бізнесу.
Висновок
Запаси – це активи, які включають усі товари та предмети, необхідні компанії для виробництва кінцевого продукту. Знання про різні типи запасів дозволяє вам розуміти їхні особливості та обирати той тип, який найбільше підходить для вашого бізнесу.
Оптимізація запасів є ключовою для забезпечення їхньої достатності та запобігання їхнього надлишку. Для відстеження, керування та оновлення запасів можна використовувати спеціальне програмне забезпечення, що дозволить постійно збільшувати прибуток.