Віхи – це важливі події, життєво важливі для всього проекту. Керівники проектів використовують шаблони діаграм віх, щоб оцінити прогрес проекту.
Віхи також показують, як ви досягаєте цілей проекту, які були встановлені на початку проекту.
Це може бути простим і базовим способом визначення віхи. Проте всі члени команди проекту можуть не однаково сприймати віхи проекту. Тому ви можете зіткнутися з труднощами в управлінні проектом, якщо члени команди не синхронізовані.
Не втрачаючи часу, давайте заглибимося в тему віх проекту. Прочитайте статтю, щоб дізнатися про віхи, діаграми віх, шаблони, переваги тощо легкою для розуміння мовою.
Що таке діаграма віх?📈
Перш ніж перейти до діаграм віх, давайте спочатку розберемося з віхами. Віхи функціонують як контрольні точки для оцінки прогресу проекту, коли проект рухається до кінцевої мети. Ви можете використовувати віхи проекту як сигнальні пости для важливих етапів у часовій шкалі проекту. Наприклад:
- Дата початку та дата завершення проекту.
- Попередньо запланована перевірка проекту клієнтом, третьою стороною або зацікавленими сторонами.
- Пункт у проекті, де потрібно обговорити з інвесторами оновлення бюджету.
- Надсилання важливого результату, як-от надсилання прототипу мобільного📱 додатка команді з питань взаємодії з клієнтами для отримання відгуків від користувачів під час гнучкого процесу розробки продукту.
Віхи є, тому ви можете чітко візуалізувати важливі елементи, залучені до проекту. Вони також легко демонструють, де ви перебуваєте на етапі розробки продукту чи життєвого циклу проекту в будь-яку конкретну дату та час.
Тепер визначити діаграму віх стає легко. Це інструмент керування проектами для візуалізації етапів розробки проекту або продукту. Зазвичай програмне забезпечення для управління проектами використовує діаграми Ганта або інші структури часової шкали проекту та розміщує там віхи.
Етапи на графіку проекту часто включають такі важливі деталі, як дата початку, дата виконання, кому звітувати тощо. Подібно до діаграм Ганта, діаграми віх також використовують кілька основних символів, накладених на часову шкалу проекту або календар. Така структура надає інформацію про фактичні та заплановані дати завершення основних етапів.
Символами діаграми віх можуть бути вертикальна біла стрілка для запланованого завершення та вертикальна чорна стрілка, яка вказує на фактичне завершення. Крім того, форма білого ромба вказує на раніше заплановане завершення, яке ще датоване в майбутньому, а форма чорного кольору ромба♦️ вказує на раніше заплановане завершення, дата якого вже минула.
Чому діаграми віх є важливими для керівників проектів
Якщо ви керівник проекту або відповідаєте за цикл розробки продукту, діаграми віх будуть корисними з таких причин:
Моніторинг дедлайнів
Розбиття великого проекту на частини завдань і етапів допомагає створити багато дедлайнів замість одного. Таким чином, команда проекту працює належним чином для досягнення цих цілей замість того, щоб чекати останнього терміну.
Тримайте важливі дати в центрі уваги
Шаблони діаграм віх допоможуть вам спланувати свій проект, враховуючи майбутні тривалі відпустки, засідання правління, навчання команди тощо.
Визнайте вузькі місця проекту
Завдання розробки продукту, які передбачають залежність завдань від зовнішніх партнерів або постачальників, імовірно, стануть вузькими місцями, оскільки ваш графік керування проектом не враховує їх.
Ось чому керівники проектів використовують діаграми етапів, щоб включити зовнішні фактори, наприклад, необхідне постачання від постачальника, щоб передати завдання до наступного етапу. Саме так розумні менеджери проектів утримують свої проекти від глухого кута.
Використовуйте свою проектну команду
Менеджери проектів використовують діаграми віх, щоб розділити великий проект на невеликі частини. Потім вони аналізують ці віхи, щоб виявити, які навички необхідні. Відповідно, вони можуть призначати віхи для команди на основі своїх навичок.
Прозорість фінансування
Основні етапи проекту є незамінним компонентом у звітності про статус проекту перед інвесторами. Це допомагає фінансовим партнерам візуалізувати, куди йдуть гроші та який прогнозований прибуток. Таким чином, ви можете переконати фінансистів і зберегти грошові надходження.
Чому діаграми віх кращі за електронні таблиці
Нижче наведено кілька недоліків використання електронних таблиць для віх проекту замість інструмента діаграми віх:
#1. Електронним таблицям бракує автоматизації, необхідної для оновлення тактики. Отже, вам доведеться переглянути десятки робочих аркушів, щоб знати поточний статус проектів і віхи. Потім вам потрібно вручну написати електронні листи та зв’язатися з ресурсом, відповідальним за це завдання.
#2. Діаграми віх на основі електронних таблиць не сповіщають автоматично всю команду про досягнення віхи. Вам потрібно відстежувати всі аркуші та шукати виконані етапи.
#3. Більшість програм для роботи з електронними таблицями не пропонують інтеграцію з іншими інструментами керування проектами, керування взаємовідносинами з клієнтами (CRM), відстеженням часу та інструментами відеоконференцій. Отже, щоб швидко представити дані або статуси проекту зацікавленим сторонам, вам доведеться пройти багато підготовчих робіт перед зустріччю.
#4. Більшість програм для роботи з електронними таблицями не пропонують розширених можливостей звітування, окрім числових обчислень, діаграм, графіків і таблиць. Навпаки, спеціальна програма для керування проектами з діаграмами етапів пропонує спеціальні функції звітування, як-от діаграми вигоряння, діаграми швидкості, кумулятивні блок-схеми, діаграми вигорання тощо.
Як створити діаграму віх
#1. Першим кроком до створення діаграми віх є визначення цілей проекту. Отже, отримайте доступ до будь-якого інструменту керування проектом і створіть графік проекту. Вам також потрібно буде записати цілі проекту в картки із завданнями. Нарешті, вкажіть приблизну дату початку та дату завершення вашого проекту.
#2. Наступне завдання – створення списку завдань для проекту. Запишіть завдання проекту в хронологічному порядку. Наприклад, для проекту розробки продукту веб-сайту вам потрібно зареєструвати домен і хостинг-провайдера, а потім ви почнете працювати над фактичним веб-сайтом.
#3. Ви повинні пов’язати завдання проекту з діапазонами дат або датами залежно від зусиль, необхідних для виконання цих завдань.
#4. Тепер вам потрібно визначити віхи вашого проекту. Щоб визначити, чи відповідає компонент проекту віхою, потрібно поставити наступні запитання. Якщо відповідь на всі запитання ствердна, елемент проекту є віхою:
- Чи є компонент важливою контрольною точкою, яка вказує на прогрес проекту?
- Чи впливає складова проекту на термін?
- Чи потрібно зацікавленим сторонам проекту переглядати компоненти?
#5. Настав час створити часову шкалу проекту в додатку для керування проектами, зібравши цілі, завдання, результати, етапи та етапи в логічний порядок. Під час створення шкали часу ви також визначите залежності завдань, які можуть поставити проект у глухий кут.
#6. Нарешті, поділіться діаграмою віх з командою проекту та зацікавленими сторонами. Ви також можете ввімкнути сповіщення та електронні листи, щоб отримувати оновлення проекту.
Визначте віхи в управлінні продуктами
Оскільки більшість процесів розробки продуктів дотримуються гнучкої структури, ключові дати більше не є логічними віхами. Тому що ваші продукти постійно випускаються, і вдосконалення також відбуваються в режимі реального часу.
Тому в управлінні продуктами етапами мають бути конкретні цілі, яких ваша команда має досягти після завершення циклу розробки або спринту. Ось кілька ключових прикладів управління продуктами:
- Досягнення цілі за ключовим показником ефективності (KPI).
- Додавання нових функцій до продукту
- Запуск мобільного додатка на новому ринку додатків
- Підтримка команди продажів і маркетингу
- Участь у конференції чи виставці та просування продукту
- Початок або кінець фінансового кварталу
Ось кілька найкращих шаблонів діаграми віх для менеджерів із продуктів.
Безкоштовні шаблони етапів проекту
Спробуйте ці Smartsheet шаблони для ознайомлення з діаграмами віх різних дизайнів і типів. Шаблони доступні як віхи проекту, часові шкали проекту з віхами, віхи придбання бізнесу, дорожні карти віх тощо.
Якщо ви плануєте керувати проектами або розробками продуктів за допомогою цих шаблонів, вам потрібно вручну відстежувати статуси. Причина в тому, що ці шаблони базуються на форматах Microsoft Word, Excel і PowerPoint. Деякі з них також доступні у форматі PDF для легкого надсилання звітів про етапи проекту електронною поштою.
Ви можете почати з базового шаблону етапу. Він містить статичну діаграму для віх і візуальну часову шкалу. Статична таблиця містить заголовки, як-от виконавець етапу, коментарі, статус тощо.
Діаграма віх
The Діаграма віх Lucidspark дозволяє легко візуалізувати ключові цілі та етапи проекту. Діаграма досить проста, і ви можете швидко організувати етапи свого проекту, ввівши деталі. Вам не потрібно витрачати багато часу на редагування шаблону.
За задумом це матриця карт квадратної форми 3 на 4. Стовпці зліва направо представляють етап 1, етап 2, етап 3 і кінцеву ціль. Рядки зверху вниз представляють результати, кроки та дати.
Ви можете скопіювати та вставити наявні текстові поля для назви та опису, щоб розмістити завдання або результати, які представляють віхи проекту. Крім того, ви можете використовувати функцію Dragline із фігури, щоб зв’язати віхи із завданнями, фазами, залежностями тощо.
Шаблони діаграм віх
Якщо ви та ваша команда працюєте над великим проектом із багатьма завданнями, термінами виконання та результатами, ви можете скористатися простим прикладом діаграми етапів із Міро.
Готова діаграма віх підходить для відстеження кількох проектів і завдань за допомогою статичних діаграм і візуальних часових шкал. Цей дизайн полегшує планування важливих подій, запланованих на певні проміжки часу протягом життєвого циклу проекту.
Приклад діаграми віх також дає змогу співпрацювати в режимі реального часу з командою розробників продукту за допомогою спільного доступу до посилань. Крім того, ви можете перевести дошку в режим презентації, якщо вам потрібно представити основні досягнення зацікавленим сторонам проекту.
Створювач діаграм Ганта
Керівник проекту є провідним інструментом PM, який дозволяє створювати діаграми Ганта з віхами проекту. Ці діаграми доступні в Інтернеті, щоб ви могли налаштувати автоматичні сповіщення, звітування, оцінку прогресу проекту та багато іншого.
Інструмент дозволяє легко візуалізувати віхи в списку, дошці та календарі проекту. Віхи розроблені таким чином, щоб добре поєднуватися з діаграмою Ганта. Усі етапи позначено ромбоподібними символами на часовій шкалі проекту.
Ви можете додавати та налаштовувати віхи з меню стрічки діаграми Ганта. Коли ви підійдете до стрічки Ганта, ви побачите символ ромба. Клацніть на ньому, щоб додати нову віху або відредагувати наявну.
Віхи проекту
Творіть це ще одна популярна платформа для професійних шаблонів і діаграм. Ви можете відвідати веб-сайт, щоб отримати доступ до цікавих шаблонів діаграми віх, які легко зрозуміють команди розробки продукту та зацікавлені сторони.
Якщо ви правильно розробите діаграму віх за допомогою діаграм Ганта та часових шкал проекту, ви зможете використовувати діаграму як централізоване місце для керування проектом. Creately дозволяє вам співпрацювати наживо із зовнішніми та внутрішніми ресурсами. Крім того, ви можете налаштувати інтелектуальні сповіщення, щоб знати, коли хтось вносить зміни на дошку віх.
Діаграма віх проекту
Хронологія офісу також є популярним місцем для надбудов, які працюють онлайн або офлайн із вашими улюбленими програмами Microsoft Office, такими як PowerPoint і Excel. Хоча більшість із цих інструментів хронології є платними, ви можете завантажити безкоштовну пробну версію, щоб візуалізувати свої віхи. Якщо ви вважаєте шаблон корисним, ви можете придбати комерційну ліцензію в Office Timeline.
Його діаграма віх містить часову шкалу проекту та основні символи, такі як ромби, кола та квадрати для позначення віх. Хронологія проекту — це, по суті, горизонтальна шкала часу, на якій відображаються віхи. Ви можете додати дані про етапи, як-от дату початку, опис, ресурси та дату завершення.
FAQ
Чи відрізняється діаграма Ганта від діаграми віх?
Діаграми Ганта — це інші інструменти управління проектами, ніж діаграми віх. Діаграми Ганта підкажуть, які дії потрібно виконати, щоб завершити проект.
Навпаки, діаграма віх повідомляє вам про кінцеві дати, до яких вам потрібно виконати конкретні результати проекту або представити звіт.
Заключні слова
Віхи мають велике значення для будь-якого проекту різними способами. Якщо ви менеджер проекту і не встановили етапи проекту, саме час це зробити. Навпаки, якщо ви є членом команди проекту та хочете встановити етапи для легкої навігації проектом або процесом розробки продукту, поговоріть із керівником проекту зараз.
Наразі ви ознайомилися з простими основами віх, діаграм віх і їхніх переваг. Ви також дізналися, як створити його для будь-якого проекту чи розробки продукту. Крім того, ми познайомили вас із деякими найкращими шаблонами діаграми віх, якими ви можете почати користуватися прямо зараз, не витрачаючи час на створення з нуля.
Ви також можете прочитати статтю «Дорожня карта проекту: керівництво та безкоштовні шаблони», щоб краще звітувати про проект перед зацікавленими сторонами.