Формування статуту команди є одним із дієвих методів налагодження ефективної взаємодії та командної роботи в рамках проєкту, підприємства або організації. Завдяки правильно розробленому документу, можна мотивувати і заохочувати співробітників працювати як злагоджений механізм.
Актуальність документування ролей і обов’язків членів проектної команди та проведення їх регулярного перегляду є беззаперечною. Це пов’язано зі стрімкими змінами у різних галузях та сферах бізнесу. Компанії почали активно впроваджувати командні статути та їхні шаблони для того, щоб відповідати вимогам цифрової епохи.
Бажаєте дізнатися більше про командні статути? Продовжуйте ознайомлення зі статтею, де на вас чекає докладний аналіз цієї теми, включаючи цілі, переваги, процес розробки, а також безкоштовні шаблони для використання у практичних ситуаціях.
Що таке статут команди?
Для визначення ресурсів, потенційних перешкод та цілей проектної команди, керівники або менеджери використовують командний статут. Іноді цей документ може окреслювати рамки та напрямок діяльності команди. Іншими словами, він нагадує дорожню карту продукту або проекту, але з тією відмінністю, що призначений виключно для конкретної команди.
У статуті проектної команди повинні бути чітко зафіксовані обов’язки та функції кожного члена. Документ акцентує увагу на результативності роботи членів команди та розробці плану поставок у визначений період часу. Крім того, він сприяє безперебійній роботі команди протягом тривалого часу, а також у період суттєвих змін у проєкті або бізнесі.
Вище керівництво, їхні підлеглі, керівники проєктів та члени команди повинні дійти згоди перед створенням статуту команди. Це дозволить уникнути непорозумінь щодо ролі команди в бізнес-процесі чи проекті.
Цілі створення статуту команди
Статут команди є важливим елементом ширшого процесу планування ресурсів проєкту. При розробці документу слід орієнтуватися на такі цілі:
- Перш за все, слід визначити очікуваний результат проекту, над яким працюватиме команда, у формі конкретних досягнень. Це можуть бути послуги, продукти або ж прості результати.
- Наступним кроком є визначення ролей для кожного члена команди, виходячи із загальних цілей проекту. Наприклад, для проекту розробки застосунку можуть бути призначені: фронтенд-розробник, бекенд-розробник, дизайнер, тестувальник та маркетолог.
- Третій аспект – встановлення обов’язків, які випливають із визначених ролей. Необхідно передбачити можливість внесення змін до відповідальності у разі потреби.
- Також необхідно налагодити чіткі канали комунікації між різними рівнями ієрархії проекту. Це забезпечить ефективний ланцюжок звітування про завдання, виявлені помилки та досягнуті результати.
- Насамкінець, потрібно сформулювати основні правила, які відповідають загальноприйнятим нормам поведінки в бізнесі.
Переваги використання командного статуту
Використання статуту команди надає наступні переваги:
- Якщо співробітники вашої компанії відчувають тривогу перед нововведеннями, статут команди може допомогти їм адаптуватися, оскільки він слугує свого роду інструкцією.
- Він також сприяє встановленню підзвітності між членами команди, що спонукає їх самостійно обирати свої завдання.
- Статут команди містить докладний опис обов’язків і ролей кожного члена, що дозволяє уникнути витрачання часу на роздуми над завданнями в рамках проєкту.
- Зацікавлені сторони та власники проекту матимуть чітке розуміння мети команди, що сприятиме прийняттю стратегічних рішень щодо її розширення чи скорочення.
- Командні статути також допомагають керівникам проектів у розв’язанні конфліктів, коли декілька команд працюють над одним проектом.
Важливі атрибути командного статуту
Складові командного статуту можуть змінюватись залежно від специфіки проєкту. Проте, наступні десять атрибутів є досить загальними:
- Цілі та місія команди
- Передумови створення проекту
- Інформація про бюджет, навчання та наявні ресурси
- Організаційна структура команди
- Ролі та обов’язки членів команди
- Показники для оцінки ефективності команди
- Опис обсягу проекту та участі команди
- Рекомендації щодо комунікації та проведення командних зустрічей
- Перелік завдань проекту та ключових етапів
- Підписи всіх членів команди
Доповнивши статут переліченими вище атрибутами, ви можете проявити свою фантазію та творчий підхід для його вдосконалення.
Створення командного статуту: покрокова інструкція
Розробка статуту команди є нескладним процесом, якщо скористатися відповідним шаблоном. Рекомендується колективна розробка документу, а не робота над ним лише однією людиною. Ось покрокова інструкція створення статуту для вашого проєкту або бізнесу:
#1. Розпочніть зі створення контексту статуту, визначивши очікування зацікавлених сторін, можливості членів команди, особисті цілі та роль керівника команди.
#2. Задайте питання всім учасникам та запропонуйте їм написати власні відповіді.
#3. Наступний крок – розробка місії для статуту команди. Зберіть інформацію про цілі успіху, бажані результати, додаткові завдання для підтримки команди тощо.
#4. Далі необхідно визначити ключові етапи, цілі та дедлайни, пов’язані з місією проєкту. Опишіть ролі, обов’язки та наставників, а також:
- Хто кому буде звітувати
- Відповідального за оцінку індивідуальної продуктивності
- Особу, яка буде відповідальною за комунікацію з керівництвом
#5. Після цього необхідно розробити детальний план оцінки ефективності, включаючи показники, періодичність, методи та формати оцінювання.
#6. Після завершення роботи над змістом, підготуйте документ для спільного використання. Його можна розповсюдити як в друкованому, так і в електронному вигляді. Незалежно від обраного формату, потрібно отримати підтвердження від кожного члена команди.
Пропонуємо до вашої уваги перелік кращих безкоштовних шаблонів статуту команди, які допоможуть вам розробити якісний документ для професійних цілей:
Mural
Mural – це відомий інструмент для створення інтерактивних дошок, який дозволяє спільно розробляти командні статути. Використовуючи шаблон статуту команди цього інструменту, ви з легкістю зможете визначити ключові елементи комунікації та взаємодії в команді. Ви також зможете окреслити навички та принципи, якими ваша команда керуватиметься у майбутньому.
Mural пропонує дві версії шаблону командного статуту: приклад заповненого документу та чистий шаблон. Завершивши роботу над документом, його можна експортувати у різних форматах, таких як PDF, PNG або архів HTML з даними.
Miro
Miro – це ще одна популярна платформа для спільної роботи онлайн, призначена для віддалених та гібридних команд. Платформа пропонує безліч безкоштовних шаблонів командних статутів, які можна легко налаштувати. Ви також можете надати посилання на онлайн-шаблон усім членам команди для спільної роботи над статутом компанії або проекту.
На порталі шаблонів Miro також містяться докладні інструкції щодо редагування безкоштовних шаблонів, наприклад, статуту команди продажів або академічної команди. Ви можете зареєструватися безкоштовно за допомогою свого облікового запису Google та розпочати персоналізацію зразка документу відповідно до вимог вашого проекту. За потреби, документ можна експортувати у вигляді зображення, PDF або шаблону Miro.
Creately
Creately – це визнаний у всьому світі візуальний робочий простір для створення блок-схем, діаграм, інфографіки та командних статутів. Платформа має велику бібліотеку шаблонів для різноманітних бізнес-документів, включаючи статути для проектних груп. Ви можете обрати шаблон, який відповідає вимогам вашого бізнесу або проєкту, та відредагувати його.
Creately пропонує обмежену кількість шаблонів статуту команди для безкоштовних користувачів. На вибір є формати «три на три» або «два на три на два». Наявні шаблони від Creately підходять для створення простих та цілеспрямованих статутів команди. Щодо експорту, доступні формати PDF, JPEG, CSV, PNG і SVG.
DocFormats
DocFormats – це відомий портал із надійними шаблонами для бізнес-документів, таких як пропозиції щодо проведення заходів, оцінки персоналу, маркетингові брошури тощо. На цьому веб-сайті ви також знайдете кілька прикладів статуту професійної команди. DocFormats пропонує понад 10 шаблонів командних статутів.
Бібліотека містить шаблони для проєктів, охорони здоров’я, гнучкої розробки, а також візуальні статути. Ви можете завантажити файли RTF та Word з порталу, а потім відредагувати їх відповідно до ваших вимог.
Sample.net
Можливо, ви вже знайомі з Sample.net, як джерелом якісних та надійних ділових, торгових та маркетингових документів. Цього разу ми пропонуємо вам відвідати портал для ознайомлення з понад 50 готовими для використання шаблонами командних статутів.
Тут представлені різноманітні зразки документів для статутів команд, що стосуються групових завдань, меж команди, командної роботи, рубрики оцінювання, графічного дизайну, плану дій керівництва, виконавчого керівництва та багато іншого.
Шаблони документів зберігаються у різних типах файлів. Ви можете швидко переглянути тип файлу перед завантаженням. Більшість файлів доступні у форматі PDF, тому для налаштування шаблонів вам знадобиться редактор PDF.
Заключні думки
Ця стаття може слугувати довідником із командних статутів та їхніх шаблонів, коли вам необхідно створити такий документ для свого проєкту чи бізнесу. Ви також можете скористатися покроковою інструкцією для створення статуту команди, наведеною вище.
Крім того, в статті представлено огляд 5 найпопулярніших та якісних шаблонів командних статутів, які можна безкоштовно використовувати у відповідних проєктах та бізнес-операціях.
Проте, створення дієвого статуту команди – це лише частина роботи. Ви повинні належним чином ознайомити з ним членів команди та власників проєкту. Крім того, важливо захистити документ від несанкціонованого доступу. Для цього доцільно використовувати спеціальне програмне забезпечення для керування документами.