Необхідні навички управління проектами та програмне забезпечення. від початківців до профі!
Управління проектами — це процес і вказівки для планування, організації, впровадження та моніторингу реалізації нових ініціатив або організаційних змін. Він відрізняється від звичайного управління діяльністю бізнесу, безперервним процесом, що включає розробку нових продуктів для досягнення заздалегідь визначених бізнес-цілей.
Планування, підбір персоналу, нагляд і контроль за кожним аспектом проекту, а також мотивація учасників для досягнення цілей проекту є частиною управління проектом.
І щоб допомогти вам керувати цими проектами ефективно та ефективно, окрім навичок керування проектами, ось зручний список деяких популярних інструментів.
Назва
опис
Досліджуйте
ActiveCollab
Інтегроване управління часом, співпраця та відстеження проектів.
Доктор часу
Хмарний відлік часу, аналіз продуктивності та функціональні можливості нарахування заробітної плати.
Млява
Платформа продуктивності для безперебійного спілкування команди тощо.
Міро
Онлайн-інноваційний робочий простір зі співпрацею, візуалізацією тощо.
Досліджуйте
nЗавдання
Програмне забезпечення для управління ризиками з розширеною оцінкою та організацією завдань.
Досліджуйте
Родео Драйв
Асистент проекту для відстеження часу, управління бюджетом і співпраці в реальному часі.
FineReport
Зручний інструмент звітування Java з інтерфейсом перетягування та візуальним моніторингом.
1000 розумів
Програмне забезпечення для прийняття рішень і маркетингових досліджень для оцінки завдань тощо.
Officevibe
Управління відносинами з працівниками за допомогою опитувань, визнання тощо.
WorkTango
Програмне забезпечення досвіду співробітників для постановки цілей, зворотного зв’язку тощо.
Досліджуйте
Тепер давайте детально розглянемо навички та інструменти управління проектами; однак, спершу давайте поглянемо на те, що це таке та які варіанти кар’єри передбачає.
Важливість управління проектами
Створити фокус
Більшість проектів готуються заздалегідь під довгострокові цілі бізнесу. Це займає місяці або роки, і компаніям часто важко керувати. Керівники проекту вимірюють параметри проекту, гарантуючи, що кожне завдання чи ціль виконано до встановленого терміну.
Коли обсяг і терміни визначені, компанії та члени команди можуть зосередитися на цілях і організаційних завданнях. Структурований, цільовий процес управління проектом гарантує належне планування для ефективного виконання.
Оптимізує розподіл ресурсів
Розподіл ресурсів дозволяє ефективно використовувати час і гроші разом із людськими ресурсами та підвищує обізнаність про те, як і де використовуються ресурси та що має бути пріоритетним.
Менеджери проектів виконують роль експертів, які оцінюють вимоги до проекту та гарантують, що ресурси розподіляються належним чином, що призводить до зменшення витрат і підвищення продуктивності.
якість
Управління проектом забезпечує якість проекту найкращим чином, забезпечуючи відповідність обсягу та термінів проекту необхідним вимогам бізнесу. Очікування клієнтів є найважливішими в сучасному діловому світі.
Тому в умовах жорсткої конкуренції та орієнтованого на клієнта підходу важливо забезпечити найкращу якість реалізації проекту. Управління проектом гарантує, що якість, графік і обсяг проекту відповідають очікуванням клієнтів, покращуючи репутацію бренду та утримуючи клієнтів.
Управління ризиками
Ризики в сучасному бізнес-середовищі варіюються від технічних до маркетингових аспектів; підхід до оцінки ризиків зменшує провал проекту шляхом швидкого виявлення потенційних проблем.
Чітко визначене управління проектом передбачає оцінку всіх потенційних ризиків проекту, їх кількісну оцінку, створення плану пом’якшення цих ризиків і створення резервного плану на випадок виникнення ризику. Це гарантує, що проект виконується за планом навіть у мінливих середовищах, допомагаючи реалізувати успішний проект.
Кар’єрні перспективи в сфері управління проектами
Навички управління проектами відкривають цілий ряд кар’єрних можливостей. Нижче наведено кілька з них:
- Менеджер маркетингового проекту: Менеджери проектів у маркетинговій індустрії часто розробляють програми для зміцнення ідентичності бренду, підвищення його авторитету або збільшення частки ринку. Керівники маркетингових проектів відповідають за дизайнерів, копірайтерів і спеціалістів із соціальних медіа на додаток до маркетингового планування та керування рекламною стратегією.
- Менеджер з охорони здоров’я: керівники проектів у галузі медицини відповідають за програми, які допомагають лікарням, клінікам і медичним лабораторіям стати кращими робочими місцями. До їхніх обов’язків входять процедури реагування на надзвичайні ситуації, розширення об’єктів, операційні бюджети та політика зайнятості.
- Менеджер фінансового проекту: Управління фінансовим проектом займається зусиллями, пов’язаними з доходом від комерційного підприємства. Вони забезпечують бюджети та прогнозування, а також контролюють інвестиції організації, фінансові звіти та довгострокове планування.
- Керівник будівельних проектів: Планування та будівництво конструкцій для житлових, комерційних, промислових, медичних і освітніх цілей є частиною будівельних проектів. Менеджер будівельних проектів допомагає створювати проекти, закуповувати та розподіляти сировину, а також встановлювати загальні графіки та терміни для конкретних цілей.
- Керівник інженерних проектів: Управління інженерними проектами розробляє, проектує та будує широкий спектр об’єктів, будівель та машин з використанням наукових принципів. Машинобудівна промисловість є великою та має багато галузей, кожна з яких має різну сферу знань. Менеджер поєднує креативність інженерів та інші здібності, наприклад, математичну грамотність, зі знанням конкретної галузі інженерії.
Таким чином, управління проектами – це навичка, яка є дуже затребуваною та може бути використана в різних галузях.
Тепер перейдемо до навичок управління проектами, які вам потрібні. Ви знаєте найкращу частину? Якщо ви не народилися з цими навичками, ви точно можете навчитися їм, одночасно відточуючи наявні!
Навички управління проектами
Управління часом
Час обмежений, і своєчасне досягнення цілей є ключовим компонентом управління проектами як критичної технічної можливості. Гладкість проекту залежить від його термінів, оскільки він повинен бути завершений у певний термін.
Неефективне управління часом може призвести до затримок і навіть більш серйозних проблем. Таким чином, керівники повинні приділяти достатній і відповідний час кожній меті роботи і вчасно аналізувати ефективність мети. Їм також доводиться вирішувати проблеми проекту задовго до часу для більш гладкого робочого процесу.
Давайте розглянемо методи Timeboxing, щоб максимізувати ваш робочий день, і техніку Pomodoro, щоб підвищити вашу продуктивність.
Інструменти
#1. ActiveCollab
ActiveCollab це інтегроване програмне забезпечення для управління часом і інструмент для співпраці, який відстежує все в організації під час роботи над окремими завданнями та проектами. Табель із звітами про час чітко підсумовує всі збережені дані про час, включаючи бюджет проекту та зарплати співробітників.
Ключові особливості
- Функція керування роботою підтримує розробку проекту для його систематичного завершення.
- Він має вбудований секундомір, який можна встановити для кожного конкретного завдання в проекті, що допомагає клієнтам оплачувати погодинно.
- Програмне забезпечення забезпечує огляд людських ресурсів за допомогою електронних таблиць, що дозволяє менеджеру розподіляти та планувати проектну роботу відповідно до наявності.
Платформа також дозволяє відокремити відстеження годин від орієнтовних.
#2. Доктор часу
Доктор часу це хмарний інструмент відстеження та керування часом, який відстежує продуктивність співробітників. Він дозволяє вводити час, витрачений на кожен проект, і визначати, які робочі години оплачуються, а які не оплачуються. Він покращує ефективність особистості та команди, знаючи, де команда сильна, а де їй потрібна допомога.
Ключові особливості
- Інструменти вимірювання часу допомагають менеджерам оцінювати залученість до кожного проекту та дають змогу визначити ефективних виконавців команди.
- Співробітники вивчають свої сильні та слабкі сторони, що робить їх високопродуктивними, відповідальними та самостійними.
- Time Doctor дозволяє працювати з будь-якого місця з прозорістю, сприяючи щастю в бізнес-середовищі.
Підприємства можуть відстежувати робочий час співробітників і готувати платіжні відомості щотижня та щомісяця за допомогою функції нарахування заробітної плати.
Спілкування та співпраця
Ефективна комунікація необхідна для роз’яснення вимог проекту та команди. Під час поточного проекту потрібне спілкування з різними групами осіб, включаючи клієнтів, постачальників, членів команди та інших керівників усередині та за межами організації. Проекти можуть швидко стати організованими та успішними, тому ефективна комунікація також необхідна для того, щоб допомогти менеджерам обмінюватися ідеями та вирішувати проблеми, що виникають.
Спілкування та співпраця між членами команди дозволяють обмінюватися ідеями, отримувати знання та розуміння мети проекту. Координація дозволяє покращити процес прийняття рішень, інноваційні рішення та покращити результати проекту завдяки обміну знаннями.
Він також вирішує проблеми протягом життєвого циклу проекту, оскільки проблеми можна відкрито обговорювати, проводити мозковий штурм і вирішувати.
Інструменти:
#1. Млява
Млява це продуктивна платформа, яка дозволяє безперебійно ділитися знаннями та підтримувати зв’язок і взаємодію команд. Програми для обміну бізнес-повідомленнями об’єднують людей у всій організації в єдину команду для ефективного спілкування.
Ключові особливості
- Він пропонує функції обміну повідомленнями, обмін файлами та медіафайлами, ініціювання голосових і відеовикликів, планування проектів та інструменти інтеграції, які дозволяють безперебійно виконувати проекти.
- Це полегшує інтеграцію зовнішніх пристроїв, зменшуючи втрату часу під час перемикання програм або вкладок.
- Програмне забезпечення пропонує конструктор робочих процесів для автоматизації повторюваних завдань, оптимізації робочих процесів, покращення обміну знаннями та полегшення обміну інформацією про проект.
Платформа також надає кожному можливість автоматизації без коду та ШІ.
#2. Міро
Miro — це онлайн-інноваційний робочий простір, який дає змогу співпрацювати з командами будь-якого розміру для створення ефективного робочого середовища. Він має функціональні можливості для керування проектами, які дозволяють проводити відеочат, презентації та обмін.
Ключові особливості
- Він також прискорює реалізацію складних проектів, оскільки використовує динамічні візуальні засоби, як-от картки Miro, канбани та блок-схеми, і інтегрується з популярними інструментами керування завданнями, такими як Smartsheet, monday.com, Asana, ClickUp, Jira тощо.
- Платформа містить документацію для проектів, результати опитувань, відео та дані в реальному часі; ви можете легко об’єднати інформацію, синхронізовану з технічного стеку, у дошки Miro.
- Він зосереджений на аналізі, узгодженні та виконанні шляхом автоматизації складних завдань і розширює мислення під час створення ідей.
Інструменти для співпраці та інновацій на платформі дозволяють виконувати дії в режимі реального часу, що полегшує міжфункціональну командну роботу та планування зустрічей і семінарів.
Ви також можете перевірити деякі з найкращих альтернатив Miro для покращеної візуальної співпраці.
Управління ризиками
Важливо визначити часові рамки, протягом яких ризик виявиться якомога швидше. Також важливо ретельно проаналізувати бюджет, графік, обсяг і якість відповідно до ризику. Таким чином, ризик значно впливає на проект і може призвести до компромісу із зацікавленими сторонами.
Успіху проекту сприяє управління ризиками, яке визначає як внутрішні, так і зовнішні загрози. Керівник проекту може поділитися планами із зацікавленими сторонами, щоб забезпечити безперебійну роботу проекту.
- Аналіз прогалин: метод аналізу прогалин використовується для визначення розриву між цілями організації та поточними операціями. Це в основному визначає слабкість операції, яку необхідно виправити.
- Оцінка стратегії: оцінка стратегії – це інструмент оцінки процесу аналізу, який оцінює поточну роботу бізнесу через регулярні проміжки часу. Метод узгоджує цілі компанії та окреслює їх із процесом, щоб забезпечити досягнення довгострокової цілі.
- SWOT-аналіз: SWOT означає сильні сторони, слабкі сторони, можливості та загрози. Це найпоширеніший і загальноприйнятий метод внутрішнього аналізу, який просто виконує свою назву. Організація визначає силу свого бізнесу, щоб залишатися з ним під час стратегічного процесу, де вона аналізує слабкі сторони, які потрібно подолати. Необхідно знайти внутрішню можливість, оскільки це покращує розвиток організації; навпаки, загрози повинні бути виявлені та зменшені в режимі реального часу. Ви можете перевірити ці шаблони SWOT-аналізу та шаблони оцінки ризиків для вашого бізнесу.
Інструменти
#1. nЗавдання
nTask — це програмне забезпечення для управління ризиками, яке визначає ризики проекту, призначає власників ризиків, створює плани пом’якшення, аналізує за допомогою показників ризику та пом’якшує ризики.
Ключові особливості
- Це покращує оцінку ризиків і документування, допомагаючи краще ідентифікувати ризики.
- Програмне забезпечення дозволяє аналізувати ризики, графіки оцінки та показники ризиків, визначає користувацькі фактори ризику та візуалізує ваш прогрес за допомогою показників або графіків прогресу.
Він організовує, оптимізує та визначає пріоритетність завдань, необхідних для досягнення мети або завершення проекту.
Бюджетування
Бюджетування має такі три методи:
- Аналогічне бюджетування: аналогічне бюджетування – це метод оцінки бюджету, який вивчає вже завершений проект, який можна порівняти за обсягом з поточним проектом. Бюджетні розрахунки змінюються з урахуванням варіацій обсягу проекту, якості, тривалості виконання або будь-яких інших відповідних факторів. Це може бути корисно, коли доступно мало інформації про запланований проект і потрібна швидка оцінка.
- Параметричне оцінювання: метод використовує історичні дані та інші відповідні змінні, що дає змогу визначити обсяг і тривалість проекту та оцінити загальну вартість. Його основна мета — з’ясувати витрати на одиницю для різних аспектів, спільних для поточного проекту, а потім змінити відсоток відповідно до масштабів нового проекту. Точність цього методу, як правило, пов’язана з потужністю та можливістю застосування історичних даних, які він використовує.
- Метод «зверху вниз». Метод «зверху вниз» вивчає загальний бюджет проекту та визначає вартість кожного необхідного процесу. Кожен компонент загального проекту описується в методах, а потім порівнюється з початковими оцінками для кожного компонента. На основі результатів керівники проектів можуть визначити, наскільки економічно ефективним є кожен процес, і вони можуть вибрати скорочення окремих компонентів, щоб утримати проект у межах загальних бюджетних обмежень.
Читайте також: Що ви не знали про оцінку вартості проекту
Поради щодо створення ефективних бюджетів
Адекватний бюджет управління проектом вимагає оцінки всіх прямих і непрямих витрат, капітальних витрат і операційних витрат. Оскільки фактичний бюджет проекту в основному відрізняється від основних витрат, необхідно визначити кожну окрему вартість.
Відстежуйте бюджетну діяльність і прогнозований бюджет з часом, що покаже, чи потребує бюджет удосконалень, чи все працює добре. Планування проекту передбачає певний час простою, тому початкові плани бюджету повинні включати вже наявне екстрене фінансування. Це гарантує швидке вирішення деяких передбачуваних проблем.
Ви можете перевірити найкращі шаблони бізнес-бюджету для ефективного управління грошима.
Інструменти
#1. Родео Драйв
Родео Драйв це допоміжне програмне забезпечення для проекту, яке дозволяє відстежувати час, керувати бюджетом, співпрацювати в режимі реального часу та виставляти рахунки клієнтам — комплексне рішення для управління проектами для підвищення продуктивності та прибутковості для малих і середніх підприємств.
Ключові особливості:
- Програмне забезпечення створює різні етапи для проекту та виставляє на них рахунки окремо на основі фактичних, утримуючих або відсоткових показників завершення для кращого планування.
- Він відстежує тонкощі проекту, дає змогу розподіляти ресурси та витрати з бюджету.
- Rodeo Drive порівнює діяльність проекту та виділений бюджет у режимі реального часу, допомагаючи виявити перевитрати та уникнути ризиків для прибутку.
Програмне забезпечення забезпечує настроювану інформаційну панель для різноманітних випадків використання, включаючи маркетингові команди, фрілансерів, креативні агентства тощо.
Вирішення проблем
Підходи до вирішення проблем допомагають вирішувати складні проблеми в процесі управління проектами. Це систематичний і гнучкий процес оцінки та впровадження інноваційних рішень у мінливому середовищі. Можна визначити проблему проекту з різних можливостей, генеруючи всі запитання, які висуваються до проекту.
Стратегії розвитку навичок вирішення проблем
- Розуміти цілі: Чітке розуміння цілей проекту є одним із перших кроків у вирішенні проблем як керівника проекту. Менеджер проекту повинен оцінити ризики та можливості проекту, а також зрозуміти очікування та занепокоєння команди та зацікавлених сторін. Це допоможе керівнику проекту визначити потенційні проблеми, які можуть виникнути, і розробити стратегії їх пом’якшення або вирішення.
- Мислення, спрямоване на вирішення проблем: мислення, спрямоване на вирішення проблем, дозволяє бути гнучким, відкритим до змін і сприйнятливим до нових перспектив. Розвиваючи мислення, спрямоване на вирішення проблем, керівник проекту може надихнути членів команди спільним баченням, сприяючи співпраці та обміну ідеями.
- Навчайте членів команди: керівники проектів повинні інвестувати в навчання членів своєї команди, щоб вони могли приймати рішення, ефективно спілкуватися та надавати поради щодо вирішення складних ситуацій. Менеджери проектів можуть розвивати культуру вирішення проблем у своїх командах, надаючи інструктаж і навчання, що дозволяє команді бути більш проактивною та орієнтованою на результати.
- Впровадити рішення: Керівник проекту відповідає за впровадження вибраного рішення та нагляд за його розробкою. Команда має співпрацювати, щоб забезпечити успішне впровадження рішення та швидке вирішення будь-яких проблем. Щоб переконатися, що рішення досягло цілей і завдань проекту, керівник проекту також повинен оцінити вплив рішення.
Вирішення конфліктів
Конфлікт у проекті може виникнути між зацікавленими сторонами з багатьох причин, таких як суперечливі ідеї, стрес проекту, несподівані вимоги, фінансові обмеження, відсутність зобов’язань або конфлікти між его. Управління конфліктами – це можливість, оскільки під час конфлікту кожен має різні точки зору та ідеї.
Таким чином, він уможливлює творчість та інновації, сприймаючи це більш позитивно. Якщо їх не вирішити швидко, це може вплинути на ефективність розробки проекту та продуктивність персоналу, що призведе до затримок результатів і зниження якості.
Стратегії вдосконалення навичок вирішення конфліктів:
- Встановити керівні принципи: технологія вирішення конфліктів допомагає зменшити конфлікти, оскільки члени команди точно знають, що вони можуть зробити щодо поведінки.
- Активне слухання: Керівник проекту відповідає за оптимізацію свого підходу, активно слухаючи всі сторони, залучені в конфлікт. Зацікавлені сторони також мають різні проблеми та міркування, які впливають на їхню роботу. Тому для об’єктивного вирішення проблеми необхідно визначити глибинні причини їх суперечливих емоцій.
- Уникайте сили: жорсткий підхід керівника проекту лише іноді може дати бажані результати. Немає потреби змушувати членів команди дотримуватися суворих правил, і їм може знадобитися допомога у взаємодії з лідерами. Невиражені емоції, такі як гнів і розчарування, можуть виникати і повертатися неодноразово.
Читайте також: Техніки управління проектами, які зроблять вас професіоналом
Прийняття рішень
Прийняття рішень є важливою складовою управління проектом, оскільки воно має значний вплив на результат проекту. Оскільки це може змінити успіх і невдачу, важливо ретельно розглянути всі доступні варіанти, щоб вибрати найкращий. Процес прийняття рішень також впливає на бюджет і графік проекту.
Таким чином, швидке та ефективне прийняття рішень має важливе значення, водночас гарантуючи, що проект залишається на плані та завершується вчасно та в межах бюджету. Це також впливає на комунікацію, оскільки ключовим аспектом проекту є чітке та стисле донесення рішень до команди та зацікавлених сторін. Це гарантує, що всі погоджуються та знають, чому кожне рішення було зроблено більш доступним.
Переваги:
- Він визначає потенційні ризики та оцінює варіанти для проекту, уможливлюючи найкращий курс дій під час проекту.
- Добре структурований процес прийняття рішень дозволяє менеджерам стратегічно розподіляти ресурси, надаючи потрібні ресурси для виконання потрібних завдань у потрібний час.
- Процес прийняття рішень ставить головну мету проекту на перше місце та усуває непотрібні кроки в паніці.
Найкраща практика для прийняття рішень:
- Включає права зацікавлених сторін: зацікавлені сторони мають необхідні знання, досвід і перспективи, які можуть покращити результати рішень. Необхідно виявити та залучити людей, які зацікавлені в проектах або мають відповідний досвід.
- Шукайте різноманітні точки зору: керівники проектів можуть використовувати в проекті різноманітні знання, включаючи різний досвід, досвід і знання. Це зменшує ймовірність сліпих точок і забезпечує краще розуміння рішень.
- Заохочуйте відкрите спілкування: коли члени команди відчувають, що їх цінують і цінують, вони пропонують свої найкращі ідеї для прийняття рішень. Його практика передбачає створення культури, де відгуки вітаються, заохочуються здорові дебати та активне слухання.
Ви можете перевірити найкращі платформи прийняття рішень для бізнесу та повні посібники та безкоштовні шаблони для дерев рішень.
Інструменти
#1. FineReport
FineReport це зручний і орієнтований на підприємство інструмент звітування Java з інтуїтивно зрозумілим інтерфейсом перетягування, який дозволяє створювати складні звіти.
Ключові особливості
- Звіти класифікуються, а персоналу призначаються дозволи на основі організаційної архітектури підприємства, що допомагає особам, які приймають рішення, і бізнес-персоналу швидко отримувати потрібні звіти.
- Користувачі можуть отримувати звіти через фіксовані проміжки часу, тобто щодня, щотижня або щомісяця, що допомагає швидко й ефективно виявити проблему.
- Це дозволяє візуально контролювати дані та статистичні дані, які можна використовувати для аналітичного процесу.
Дизайн програмного забезпечення, схожий на Excel, дозволить користувачам отримувати, інтегрувати, візуалізувати, аналізувати, запитувати та вводити дані без написання коду.
#2. 1000 розумів
1000 розумів це програмне забезпечення для прийняття рішень і маркетингових досліджень. Це онлайн-набір інструментів і процес, призначений для допомоги окремим особам і групам у прийнятті рішень, встановленні пріоритетів, аналізі співвідношення ціни та якості та розумінні пріоритетів зацікавлених сторін.
Ключові особливості
- Він оцінює та ранжує роботу над проектом, забезпечуючи краще розуміння всіх завдань і розуміння того, що має бути пріоритетним.
- Програмне забезпечення розподіляє бюджет і ресурси по всьому проекту, дозволяючи розвивати найкращу інфраструктуру.
Управління якістю
Контроль якості проекту має велике значення, оскільки це життєво важливий компонент, який робить проекти успішними. Він включає різноманітні підходи, процеси та структури, розроблені для незмінного задоволення очікувань клієнтів. Менеджери проектів можуть збільшити залучення зацікавлених сторін, зменшити ризики, оптимізувати витрати та підвищити задоволеність клієнтів, забезпечивши відповідність результатів встановленим стандартам якості.
Управління якістю проекту – це систематичний процес, який визначає, як продовжувати проект, щоб отримати результати відповідного калібру. Це також постійна оцінка, яка оцінює ефективність процесів і заходів, які складають проект. В управлінні якістю проекту результати вимірювання вимірюються відповідно до заздалегідь визначених стандартів, і вдосконалення повинні бути зроблені під час проекту.
Ось кілька порад, щоб гарантувати, що результати проекту відповідають стандартам якості:
- Планування управління якістю: Управління якістю проекту – це процес виконання вимог для досягнення успіху. Керівництво вищого рівня відповідає за організацію збору записів та інформації про проект, що забезпечує ефективне управління якістю від планування проекту до реалізації. Плани управління якістю допомагають випередити конкурентів і створити унікальний бренд компанії. Дотримуючись принципів управління якістю, компанії та бренди можуть підвищити капітал і вартість свого бренду порівняно з конкурентами на ринку.
- Контроль якості: Процес контролю якості здійснюється шляхом моніторингу якості наданих проектів та їх заміни, якщо вони не відповідають встановленим вимогам. Це передбачає пам’ятати про цілі проекту, про те, які цілі потрібно досягти, і про те, чи все буде відбуватися за планом. Рецензування та тестування є двома способами прогнозування та контролю якості проекту.
- Забезпечення якості: Забезпечення якості — це систематичний процес, що забезпечує відповідність якості продукції необхідним вимогам. Він створений, щоб відповідати стандартам результатів проекту, паралельно працюючи протягом усього процесу проекту. Контрольні списки проекту та аудити є двома способами досягнення мети забезпечення якості. Цей процес дає змогу визначати напрямки проектів, плавно просувати стратегію якості та вживати необхідних кроків, якщо цілі не досягнуті.
Для кращого контролю якості також можна використовувати програмне забезпечення для коригування та попередження.
Командоутворення
Побудова команди включає групу людей з різними потребами, освітою та рівнем знань і перетворення їх у продуктивну робочу одиницю за допомогою різних методів. Він включає мету кожного учасника та об’єднує енергію для підтримки цілей команди.
Наріжним каменем успіху будь-якого проекту є його команди. Ефективні команди проекту сприяють інноваційній, кооперативній та ефективній роботі, заохочуючи міжфункціональну комунікацію та максимізуючи координацію членів команди навколо цілей проекту.
Кілька стратегій для створення команди:
- Баланс у команді: баланс у команді вимагає різних навичок; однак робота над проектом, швидше за все, буде повільною, якщо члени мають навички, але не можуть працювати як члени команди. Технічні навички та особистість є важливими для створення ефективної команди, але людина також повинна мати сильні навички міжособистісного спілкування. Крім того, кожен проект вимагає певних специфічних навичок; включення цих навичок є важливим, і важливо підтримувати правильний баланс.
- Чіткі цілі: ефективне формування команди вимагає від учасників проекту знання своїх ролей; цілі повинні бути чітко сформульовані та піддаватися кількісному виміру. Один сумнів може мати каскадний вплив на команду та потенційно повністю закрити проект.
- Комунікація: комунікація є важливим компонентом для забезпечення ефективного формування команди. Спотворення оригінального повідомлення по каналу зв’язку означає, що одержувач отримує повне та чітке повідомлення. Це також дозволить членам команди поділитися своїми відгуками та ідеями щодо проекту.
Ви також можете ознайомитися з діяльністю з формування команди, щоб спробувати віддалену роботу та як підвищити моральний дух співробітників і різко підвищити продуктивність.
Інструменти:
#1. Officevibe
Officevibe програмне забезпечення керує стосунками між працівниками та надає лідерам ресурси, необхідні для розвитку потенціалу їхніх команд. Він ставить людей на перше місце, застосовуючи підхід до визначення, сприяння та залучення виняткових команд і лідерів.
Ключові особливості:
- Програмне забезпечення тісно співпрацює з експертами Deloitte з людського капіталу та нейрофізіологами, щоб знайти найефективніший спосіб налагодження командних зв’язків.
- Він надає бали на основі щотижневих опитувань Inside-Out, що дозволяє керувати ризиками та покращувати продуктивність керівників і менеджерів.
- Платформа забезпечує людський спосіб впізнати один одного, висвітлюючи позитивні та блискучі зусилля, сприяючи визнанню співробітників.
Потужні та зручні інструменти полегшують важливі бесіди, які дозволяють командам працювати разом ефективніше та розширюють можливості лідерів.
#2. WorkTango
WorkTango — це програмне забезпечення для роботи з працівниками, яке надає всі необхідні для бізнесу функції на одній зручній платформі. Це полегшує встановлення цілей і отримання зворотного зв’язку, пропонує практичну інформацію через опитування співробітників і дозволяє отримати значуще визнання та винагороди.
Ключові особливості
- Він пропонує настроювані опитування для покращення залученості співробітників, що містить запитання, що підтверджуються історичними тенденціями та дослідженнями.
- Платформи порівнюють опитування з іншими організаціями світового класу та оцінюють, щоб показати, наскільки організація відстає від найкращих організацій.
Він сприяє культурі святкування, яка підвищує моральний дух і продуктивність, посилюючи взаємодію з винагородою та визнанням.
Переговори
Проект завжди передбачає нові специфікації, людей, перспективи, інший набір навичок, труднощі, новинки та комбінації всіх попередніх варіантів. У результаті будь-який проект неминуче має варіації в цілях, стратегіях і пріоритетах. Крім того, щоб проект був успішно завершений, усі залучені сторони повинні однаково розуміти проблеми та можливі рішення.
Переговори є важливими, щоб уникнути конфлікту інтересів і ризику затримки результатів проекту. Необхідно внести ясність, вирішити суперечки, визначити можливості та оригінальні рішення, дійти ідеальних висновків. Більшість керівників проектів повинні вести переговори, незважаючи на розбіжності, і адекватно пояснювати причини змін, щоб отримати схвалення нових ідей або змін від усіх залучених і зацікавлених сторін.
Сподобалися ці інструменти? Чому б не поглянути на це безкоштовне програмне забезпечення для керування завданнями та проектами?
Заключні слова
Це аспект кожного бізнесу, оскільки кожен має унікальні цілі та клієнтів зі специфічними потребами.
Професійний розвиток бізнесу повинен бути спрямований на збереження або підвищення його конкурентоспроможності. Це можливо лише тоді, коли підприємства підвищують цінність своїх клієнтів і оптимізують свою діяльність завдяки ефективному управлінню проектами на основі стратегічних цілей організації.
Створення достовірних результатів, інформація в реальному часі та робочі графіки, які відповідають попередньому плануванню, і наявність визначених завдань — все це переваги належного управління проектами.
Ви також можете перевірити програмне забезпечення для керування проектами з відкритим кодом для вашого бізнесу.