Методи управління проектами дозволяють організаціям ефективно планувати, відстежувати, виконувати та завершувати проекти в установлені терміни.
У кожному проекті ви повинні докласти максимум зусиль, створюючи свої продукти та послуги та додаючи їм цінності.
Оскільки проект включає різні процеси, завдання та людей, ви повинні мати засоби, щоб керувати всім без зусиль.
Щоб керувати проектами, будь то прості чи складні, вам потрібно знати різні методології управління проектами та знати, де вони придатні.
У цій статті я розповім про різні техніки управління проектами, їх принципи, переваги та інструменти.
Ходімо!
Що таке управління проектами?
Управління проектами – це процес, у якому використовуються спеціальні знання, інструменти, методи та навички для керування даним проектом і завданнями та виконання їх у визначений час, забезпечуючи цінність і якість.
У цьому процесі ви формуєте команду з потрібними наборами навичок для досягнення цілей проекту в межах наявних ресурсів. Основними обмеженнями управління проектами є час, обсяг і бюджет. Вторинні обмеження полягають у оптимізації необхідних вхідних даних і застосуванні їх для досягнення мети.
Метою управління проектами є завершення проекту вчасно або достроково, гарантуючи виконання всіх цілей клієнта.
Щоб ефективно керувати проектами, керівникам проектів потрібен набір навичок, окрім технічних знань, необхідних для виконання завдань і оцінки інших. Ці навички включають ефективне спілкування, емоційний інтелект, адаптивність, міжкультурну компетентність, управління часом і вирішення конфліктів.
Різні методи управління проектами
Гнучке управління проектами
Гнучке управління проектами — це ітеративний, покроковий підхід до планування та керування процесами розробки програмного забезпечення від початку до кінця. Він розбиває проекти розробки програмного забезпечення на невеликі цикли розробки, які називаються ітераціями або спринтами.
Принципи:
- Задовольняйте клієнтів безперервною та ранньою доставкою
- Вітаємо вимоги клієнтів
- Забезпечте цінність і очікувані результати в кінці
- Розбийте замкнутість проекту та спростіть завдання
- Розширюйте можливості та мотивуйте команди
- Ефективне спілкування
- Зберігайте стабільність у темпі роботи
- Підвищуйте спритність і гнучкість команд
- Налаштуйте спосіб роботи
Переваги:
- Посилена орієнтація на конкретні вимоги замовника
- Забезпечує кращий контроль проектів
- Зменшення відходів завдяки оптимізації споживання ресурсів
- Швидший час виконання проекту з якістю
- Підвищені шанси на успіх проекту завдяки впорядкованим і адаптованим зусиллям
- Пропонує можливість швидше та чіткіше виявляти дефекти продукту чи проблеми
- Покращено загальний процес розробки для кращих результатів
приклади:
- Клієнти діляться своїми проблемами з камерою, заряджанням, інтерфейсом користувача тощо, а групи розробників працюють над цим і випускають нове оновлення.
- Щоб запустити новий веб-сайт, ви повинні зібрати вимоги, написати бриф для веб-сайту, спроектувати та розробити веб-сайт, завершити тестування та скорегувати зміни.
Інструменти:
#1. Атласіан
Отримайте гнучку методологію управління проектами для своєї програми розробки програмного забезпечення Програмне забезпечення Jira. Він підтримує гнучкі методології, будь то Kanban, scrum або ваші власні методи.
Від гнучких дощок до дорожніх карт, звітів та інтеграцій, ви можете планувати, керувати та відстежувати розробку гнучкого програмного забезпечення з єдиного місця.
Ви отримаєте інструменти для планування спринту, зокрема керування версіями, легке усунення відкладених завдань, сюжетні точки та дошку зіткнень. Ви можете використовувати дозволи на спринт, спеціальні типи проблем, робочі процеси та центри випусків, щоб відстежувати та керувати спринтами.
#2. Wrike
Увімкніть безперервну доставку ваших пружин швидше за допомогою Wrike. Це гнучке програмне забезпечення для керування проектами, яке допомагає вашій команді співпрацювати, спілкуватися та виконувати роботу швидше, усе в одному місці. Це допомагає покращити робочий процес і постійно стежити за термінами, щоб ваші проекти завжди відповідали плану.
З Wrike спростіть реалізацію проекту та дозвольте вашій команді легко обмінюватися інформацією та визначати пріоритети завдань. Ви можете оптимізувати свій проект, ефективно використовувати всі ресурси та завершити процес розробки в установлені терміни.
Управління проектами Scrum
Управління проектами Scrum — це техніка управління, яка визначає пріоритетність поступової та ітераційної доставки продукту шляхом спільного прийняття рішень і постійного зворотного зв’язку.
Scrum фіксує витрати та час, щоб контролювати вимоги до ресурсів, використовуючи спільні церемонії, часті цикли зворотного зв’язку, пріоритетне відставання продуктів і часові рамки.
Принципи:
- Контроль над процесом, який передбачає перевірку, адаптацію та прозорість
- Самоорганізація
- Пріоритезація на основі цінностей
- Співпраця
- Тайм-бокс
- Інтерактивна розробка
Переваги:
- Дозволяє командам розробників ефективно та швидко завершити доставку
- Забезпечує ефективне використання грошей і часу
- Розділіть великі проекти на менші спринти, якими легко керувати
- Дозволяє тестувати розробки під час сеансу перегляду
- Збирає відгуки від зацікавлених сторін і клієнтів
- Під час зустрічей Scrum зусилля окремих людей помітні чіткіше
приклади:
- Розробка нового програмного забезпечення: команди можуть швидко розробляти та розгортати нові функції програмного рішення.
- Маркетинг: Scrum допомагає вирішувати складні проблеми, вивчаючи попередні дані, і дозволяє вашій команді відповідно планувати.
Інструменти:
#1. Smartsheet
За допомогою Smartsheet ви можете керувати масштабованими програмами, процесами та проектами. Він пропонує набір робочих процесів, представлень, інформаційних панелей і звітів для адаптації до ваших вимог. Ви також можете фіксувати та відстежувати свої ресурси, плани та графіки.
Ви можете поєднати користувальницький досвід із послідовністю проекту та стимулювати реалізацію проекту, узгодження та результати. Smartsheet дає вам змогу керувати творчою та маркетинговою роботою, людьми та вмістом і узгоджувати свої пріоритети, цілі та людей.
#2. Міро
Надихайте свій проект завдяки плануванню спринтів, щоденним Scrums тощо Міро. Він допоможе вам перетворити ваші дивовижні ідеї в реальність завдяки планувальникам, шаблонам і дошкам Канбан. Ви отримаєте єдиний центр для свого проекту, щоб скоротити час підготовки та створити кращий досвід для вашої гнучкої команди.
Приватний режим Miro дозволяє покращити ваші гнучкі робочі процеси. Ви можете візуалізувати залежності та проекти в одному місці та оцінити час, необхідний для кожного завдання. Крім того, ви можете покращити співпрацю за допомогою потужного штучного інтелекту.
Економічне управління проектами
Управління ощадливим проектом — це процес управління концепціями ощадливого виробництва, такими як ощадливе виробництво, ощадливе мислення та ощадливе будівництво.
Основною метою є максимізація вартості та мінімізація відходів. Він допомагає організовувати проекти відповідно до вимог і умов ринку, змінюючи організаційні та функціональні схеми.
Принципи:
- Визначте цінність: Перший принцип полягає у визначенні цінності продукту. Ваша зацікавлена сторона, клієнт або клієнт визначає цінність. Це може бути ціна, терміни або якість.
- Відобразити потік цінностей: це включає схему вашого ідеального та поточного робочого процесу від початку до кінця вашого проекту. Порівнюючи їх, ви можете виявити відходи, щоб максимізувати ефективність.
- Створення потоку: після порівняння вам потрібно переробити план проекту, усунувши відходи. Для цього ви можете розбити кожен етап процесу розробки продукту та переналаштувати їх за потреби.
- Встановлення залучення: система залучення допомагає вашому бізнесу підтримувати робочий процес ефективним. Він використовує роботу з попередніх процесів, щоб точно задовольнити вимоги ваших клієнтів.
- Постійне вдосконалення: Прагнення до досконалості шляхом постійного вдосконалення є п’ятим принципом управління проектами Lean. Відповідно до вимог вашого клієнта чи клієнта вам потрібно буде проаналізувати вартість продукту та робочий процес, щоб зменшити відходи.
Переваги:
- Підвищення ефективності та продуктивності
- Скорочений термін виконання
- Зменшення витрат на зберігання та запаси
- Зниження загальних витрат
- Краща якість продукту або послуги
- Вища задоволеність клієнтів
приклад:
- Економічне управління проектами для виробництва: Lean особливо використовується в обробній промисловості для усунення відходів (Muda). Це також включає відходи, створені розкривними породами (Мурі) і нерівномірністю робочих навантажень (Мурі).
Управління проектом Waterfall
Джерело: Lucidchart
Управління водоспадним проектом – це методологія, яка передбачає структурний і послідовний підхід до завершення проекту. Це забезпечує найпростіший спосіб керування всім проектом.
Ця техніка спрямована на врахування потреб клієнтів і зацікавлених сторін на етапі планування, упорядкування їх у послідовні та лінійні плани проекту та дотримання того самого плану.
Принципи:
- Послідовна структура: модель водоспаду розділяє ваші операції на різні фази. Ви можете перейти до наступного етапу, коли завершите поточний. Це означає, що ви ніколи не знайдете місця для повторного перегляду фази або зміни її курсу після завершення.
- Мінімальна участь клієнта: передбачає мінімальну взаємодію з клієнтами, оскільки всі операції починаються лише після того, як будуть відомі цілі та вимоги клієнтів.
- Потужна документація: це передбачає детальне документування всіх цілей, процесу розробки та результатів. У цій документації ви знайдете все, від шкали часу до маршруту вирішення проблем.
Переваги:
- Представляє чітку структуру з послідовним моделюванням різних фаз
- Плавно передає інформацію
- Це дозволяє вам ефективно керувати та визначати свої цілі
- Дотримується лінійного підходу, щоб уникнути відхилень від початкового
приклади:
Цей тип управління проектами часто використовується у виробничих або будівельних проектах, таких як техніка, автомобілі, електроніка, будівлі, офіси тощо.
Інструменти:
#1. Керівник проекту
Легко встановлюйте фази та залежності завдань за допомогою програмного забезпечення для керування каскадними проектами ProjectManager. Він пропонує функцію перетягування, яка допомагає коригувати графіки ваших проектів.
Ви можете легко створювати плани водоспаду, складати часову шкалу та встановлювати етапи. Він надає звіти про хід, командну співпрацю, каскадне планування, інформаційну панель проекту, кілька переглядів тощо.
#2. асана
Отримайте гнучку та просту у використанні платформу керування каскадом, щоб разом і швидше виконувати якісні проекти. Asana дозволяє керувати складною роботою за допомогою перегляду списку, шкали часу та дошок. Ви можете підключити свої бізнес-інструменти для співпраці, спілкування та координації роботи з одного місця.
Канбан управління проектами
Управління проектами Kanban використовується для покращення робочих процесів і концентрації команди, а також для зменшення неефективності та відходів.
Це не базується на церемоніях, ролях і спринтах. Натомість він гнучкий і легко адаптується до структур команди та існуючих ролей шляхом класифікації завдань на дошці Kanban.
Принципи:
- Ви можете візуалізувати свій робочий процес на дошці Kanban, щоб відобразити роботу у вашому інвентарі.
- Ви можете встановити обмеження на прогрес роботи, який можна виконати за один раз у стовпці.
- Ви можете зосередитися на потоці, щоб стежити за перешкодами та вдосконалюватися відповідно.
- Ви можете контролювати систему Kanban і постійно вдосконалювати свої поточні проекти.
Переваги:
- Пропонує гнучкість
- Постійна доставка
- Підвищення ефективності та продуктивності
- Менше втрати часу
приклади:
Система управління проектами Kanban використовується в галузях охорони здоров’я, ІТ та розробки програмного забезпечення, виробництва та маркетингу.
Інструменти:
#1. ClickUp
Керуйте своїми проектами та завданнями за допомогою гнучких переглядів ClickUp. Він пропонує завдання перетягування, фільтри, сортування тощо за допомогою настроюваної системи Kanban.
Отримайте повний огляд вашого командного проекту та перегляньте кілька робочих процесів в одному поданні. Ви можете легко впорядкувати свої стовпці, щоб керувати своїми проектами так, як вам потрібно, за статусом, пріоритетами, правонаступниками тощо.
#2. nЗавдання
Керуйте своїми робочими процесами за допомогою спілкування в режимі реального часу та прозорості проектів, а також надихайте їх за допомогою дощок Kanban. nЗавдання визначає спеціальні статуси на своїх дошках, щоб відобразити етап виконання завдання. Ви можете керувати своїми електронними листами та виключати створення завдань вручну на його дошці.
Управління проектами “Шість сигм”.
Джерело: OpEx Навчання
Шість сигм — це техніка управління проектами, яка використовується для виявлення першопричини складних проблем. Він дотримується структурованого підходу та використовує ітераційний процес, щоб зрозуміти якість поточних проектів, визначити причину проблеми та знайти рішення.
Принципи:
- Орієнтується на клієнтів
- Оцініть етапи процесу та знайдіть проблему
- Усуньте викиди та дефекти
- Залучає зацікавлені сторони
- Гнучка з системою, що швидко реагує
Переваги:
- Це дозволяє зрозуміти мінливі цілі та вимоги клієнтів
- Покращена якість і доставка
- Зменшення відходів
- Розробка потужних процесів і продуктів
- Посилення конкурентних позицій на ринку
приклади:
Техніка управління проектами «Шість сигм» використовується в різних галузях, включаючи послуги з управління ланцюгами поставок, авіацію, фінанси, машинобудування, охорону здоров’я, готельний бізнес тощо.
Метод критичного шляху
Джерело: Aprika Business Solutions
Метод критичного шляху — це покроковий алгоритм, який визначає критичні та некритичні процеси або завдання з метою запобігання проблемам із плануванням. Він підходить для проектів, які складаються з кількох комплексно взаємодіючих дій.
Принципи:
- Характеристика проектів
- Основні компоненти, необхідні для завершення проекту
- Вимоги до проекту
Переваги:
- Ефективне планування
- Контроль витрат
- Покращене управління проектами
- Полегшено розподіл команди для різних завдань
приклади:
Critical Path Method керує різними проектами, включаючи розробку програмного забезпечення, планування заходів, виробництво та будівництво.
Інструменти:
#1. PMCalculators
PMCalculators пропонують преміальні інструменти для малювання діаграм діяльності на вузлах проекту та розрахунку критичного шляху для максимум 50 дій. За допомогою цього методу обчисліть час раннього старту та фінішу, слабину та час пізнього старту та фінішу.
Використовуючи метод PERT, отримайте стандартну дисперсію, відхилення та розрахунковий час для кожної діяльності. Розрахувати ймовірність завершення проекту за заданим графіком, оцінити вартість його збою та скоротити його тривалість.
#2. AtoZmath
AtoZmath пропонує метод критичного шляху та калькулятор PERT, щоб ви могли вирішувати складні проблеми крок за кроком. Це дозволяє отримати миттєве вирішення проблем із продуктом.
ПРИНЦ2
PROjects IN Controlled Environments (PRINCE2) — це методологія управління проектами, яка використовується в різних країнах і зосереджується на контролі та організації всього проекту. Це лінійна структура, заснована на процесі, зосереджена на ініціативах, які знаходяться в русі.
Принципи:
- Це вимагає від вас чітких потреб, ролей і обов’язків, реалістичних переваг і детального управління витратами.
- Безперервне навчання
- Проектні ради встановлюють спільні вимоги
- Команди повинні вести якісний реєстр
- Метод може задовольнити конкретні потреби проекту
Переваги:
- Пропонує гнучкість
- Проста методика для початківців
- Він підходить для будь-якого типу проекту
приклади:
PRINCE2 можна використовувати в державних секторах, нафтовій та газовій промисловості, будівництві, ІТ, банківській справі, машинобудуванні, управлінні операціями, маркетингу тощо.
Інструменти:
#1. асана
Впровадити методологію PRINCE2 за допомогою асана і спростити керування робочим процесом. Ви можете вибирати з бібліотеки шаблонів робочих процесів або створювати власні робочі процеси, щоб оптимізувати процеси.
Це допомагає керувати проектом, розпочинати проект, керувати межами етапу, контролювати етап, керувати доставкою продукту та закривати проект.
#2. PMBOK
Збірка знань про управління проектами (PMBOK) — це збірка передових практик, процесів, інструкцій і термінології щодо управління проектами. Він може розвиватися з часом і є важливим ресурсом для вашої організації.
Крім того, PMBOK може допомогти вам стандартизувати практику в різних відділах, запобігти збоям проектів і налаштувати процеси відповідно до конкретних потреб.
Управління заробленою вартістю
Управління заробленою вартістю – це метод, який об’єктивно вимірює прогрес і продуктивність. Він може поєднувати вимірювання обсягу, витрат і часу та здатний давати точні прогнози проблем продуктивності, дозволяючи вам ефективно керувати проектами.
Принципи:
- Вимагає від вас заздалегідь остаточного визначення обсягу роботи, розбиття його на невеликі частини та призначення їх членам команди
- Потрібен хтось, хто б контролював графік, вартість і технічні завдання
- Вимірювання ефективності має включати обсяг роботи, вартість, цілі, зареєстровані та фактичні витрати та досягнення
- Аналіз варіантів плану, підготовка кошторису та прогнозування наслідків
- Використання даних про отриману вартість у процесах управління
Переваги:
- Пропонує перегляд даних про отриману вартість у реальному часі
- Дозволяє реалістичне планування проекту
- Точний графік і вимірювання бюджету
- Усуває ризики
- Покращує мотивацію та відповідальність
приклади:
ІТ, оборона, державні установи, комерційний сектор тощо використовують цю техніку.
Інструменти:
#1. Керівник проекту
Плануйте проекти, керуйте ресурсами та створюйте робочі процеси за допомогою надійних функцій ProjectManager. Ви можете внести точність, розуміння та гнучкість у свої портфоліо проектів. За допомогою мобільного додатку ви можете негайно оновлювати завдання з цеху чи робочого місця.
Менеджери проектів можуть легко співпрацювати над проектами без шкоди для критично важливої інформації, використовуючи користувацькі ролі програмного забезпечення для керування проектами, робочі процеси затвердження, дозволи користувачів, технічну безпеку, обмеження проекту тощо.
Висновок
Як менеджер проекту, ви повинні знати різні методи управління проектами та їх переваги. Кожен метод, який я обговорював вище, призначений для управління проектами, але з іншим принципом.
Ви також можете використовувати відповідні інструменти управління проектами для планування, організації, виконання та відстеження поточних проектів за допомогою різних функцій і можливостей.
Далі ознайомтеся з методологією Scrumban для менеджерів проектів.
Чи була ця стаття корисною?
Спасибі за ваш відгук!