Методи управління проєктами дають змогу організаціям ефективно проводити планування, спостереження, реалізацію та завершення проєктів у визначені строки.
У кожному проєкті необхідно докладати максимальних зусиль, створюючи унікальні продукти та послуги, що мають велику цінність.
Зважаючи на те, що проєкт містить різні процеси, завдання та залучає багатьох людей, необхідно мати інструменти для легкого керування всіма аспектами.
Для успішного керування проєктами, як простими, так і складними, потрібні знання про різні методології управління проєктами та розуміння їхньої придатності в конкретних ситуаціях.
У цій статті розглянемо різноманітні техніки управління проєктами, їх основні принципи, переваги та доступні інструменти.
Розпочнімо!
Що таке управління проєктами?
Управління проєктами – це комплексний процес, що включає застосування спеціалізованих знань, інструментарію, методів і навичок для організації та реалізації проєкту в певний час, забезпечуючи якість та цінність.
Під час цього процесу формується команда з необхідним набором навичок для досягнення поставлених цілей проєкту з урахуванням наявних ресурсів. Основними обмеженнями в управлінні проєктами є час, обсяг робіт і бюджет. Додаткові обмеження стосуються оптимізації необхідних ресурсів для досягнення мети.
Головна мета управління проєктами – успішне завершення проєкту вчасно або навіть раніше, з обов’язковим виконанням усіх вимог замовника.
Для ефективного управління проєктами, керівники проєктів повинні мати набір важливих навичок, крім технічних знань. Серед них ефективна комунікація, емоційний інтелект, адаптивність, міжкультурна компетентність, тайм-менеджмент та навички вирішення конфліктів.
Різні методи управління проєктами
Гнучке управління проєктами
Гнучке управління проєктами – це ітераційний підхід до планування та управління процесами розробки програмного забезпечення. Проєкт розбивається на короткі цикли розробки, які називають ітераціями або спринтами.
Принципи:
- Постійне та оперативне задоволення потреб клієнтів.
- Врахування змін вимог клієнтів.
- Забезпечення цінності та очікуваних результатів.
- Спрощення та розбиття проєкту на менші завдання.
- Надання команді можливостей та мотивація.
- Ефективна комунікація між учасниками.
- Підтримка стабільного темпу роботи.
- Підвищення спритності та гнучкості команд.
- Адаптація способу виконання задач.
Переваги:
- Посилена орієнтація на вимоги клієнта.
- Ефективний контроль за процесом виконання проєкту.
- Зменшення відходів через оптимізацію використання ресурсів.
- Скорочення часу виконання проєкту при збереженні якості.
- Збільшення шансів на успіх проєкту завдяки організованим та адаптивним зусиллям.
- Швидке та чітке виявлення дефектів продукту або проблем.
- Покращення загального процесу розробки для досягнення кращих результатів.
Приклади:
- Клієнти повідомляють про проблеми з камерою, заряджанням, інтерфейсом тощо, і групи розробників працюють над їх усуненням і випускають оновлення.
- Для запуску нового вебсайту необхідно зібрати вимоги, написати технічне завдання, спроєктувати та розробити сайт, провести тестування та внести необхідні корективи.
Інструменти:
#1. Atlassian
Для управління проєктами розробки програмного забезпечення можна використовувати гнучку методологію з програмним забезпеченням Jira. Воно підтримує різноманітні гнучкі методології, як-от Kanban, Scrum чи власні розробки.
Jira пропонує інструменти для планування, управління та відстеження розробки гнучкого програмного забезпечення, від дошок до дорожніх карт, звітів та інтеграцій.
Ви отримаєте інструменти для планування спринтів, керування версіями, створення списку невиконаних завдань, розподілу завдань за складністю та дошку для відстеження прогресу. Для відстеження та управління спринтами можна використовувати дозволи, спеціальні типи проблем, робочі процеси та центри випусків.
#2. Wrike
За допомогою Wrike можна пришвидшити безперервну поставку спринтів. Це гнучке програмне забезпечення для управління проєктами, що дозволяє команді співпрацювати, спілкуватися та виконувати завдання швидше, об’єднуючи все в одному місці. Воно допомагає покращити робочий процес і контролювати терміни, щоб проєкти завжди йшли за планом.
Wrike спрощує реалізацію проєкту, надає можливість команді обмінюватися інформацією та визначати пріоритети завдань. Ви зможете оптимізувати проєкт, ефективно використовувати ресурси та завершити процес розробки вчасно.
Управління проєктами Scrum
Управління проєктами Scrum – це техніка, що забезпечує поступову та ітераційну поставку продукту, використовуючи спільне прийняття рішень та постійний зворотний зв’язок.
Scrum фіксує витрати та час для контролю вимог до ресурсів, використовуючи регулярні зустрічі, часті цикли зворотного зв’язку, пріоритезацію backlog продукту та часові рамки.
Принципи:
- Контроль процесу, що включає перевірку, адаптацію та прозорість.
- Самоорганізація команди.
- Пріоритезація завдань на основі цінності.
- Співпраця між членами команди.
- Обмеження часу для виконання завдань (таймбоксинг).
- Ітераційна розробка.
Переваги:
- Забезпечує швидке та ефективне виконання завдань командами розробників.
- Забезпечує ефективне використання часу та коштів.
- Розбиває великі проєкти на менші, зручні для управління спринти.
- Дозволяє тестувати розробки під час сеансу перегляду.
- Збирає зворотний зв’язок від зацікавлених сторін та клієнтів.
- На зустрічах Scrum внесок кожного учасника стає більш помітним.
Приклади:
- Розробка програмного забезпечення: команди можуть швидко розробляти та впроваджувати нові функції.
- Маркетинг: Scrum допомагає вирішувати складні проблеми, аналізуючи попередні дані, та дає змогу команді відповідно планувати.
Інструменти:
#1. Smartsheet
Smartsheet допомагає керувати масштабованими програмами, процесами та проєктами. Він пропонує різноманітні робочі процеси, подання інформації, інформаційні панелі та звіти. Ви також можете відстежувати ресурси, плани та графіки.
Поєднуйте користувацький досвід з послідовністю проєкту, стимулюйте реалізацію, узгодження та результати. Smartsheet допомагає керувати креативною та маркетинговою діяльністю, людьми та контентом, узгоджувати пріоритети, цілі та кадри.
#2. Miro
З Miro можна надихнути свій проєкт плануванням спринтів, щоденними Scrum та іншим Miro. Він допоможе втілити ідеї в реальність, використовуючи планувальники, шаблони та дошки Kanban. Ви отримаєте єдиний центр для проєкту, скоротите час підготовки та покращите досвід для гнучкої команди.
Приватний режим Miro сприяє вдосконаленню гнучких робочих процесів. Ви можете візуалізувати залежності та проєкти в одному місці та оцінити час, необхідний для кожного завдання. Також ви можете покращити співпрацю завдяки потужному штучному інтелекту.
Ощадливе управління проєктами
Ощадливе управління проєктами – це підхід, заснований на концепціях ощадливого виробництва, мислення та будівництва.
Основна мета – максимізація цінності та мінімізація відходів. Цей підхід допомагає організовувати проєкти відповідно до вимог та умов ринку, адаптуючи організаційні та функціональні структури.
Принципи:
- Визначення цінності: Перший принцип – це визначення цінності продукту. Цінність визначається зацікавленою стороною, клієнтом або споживачем, і може включати ціну, терміни або якість.
- Відображення потоку цінності: включає створення схеми ідеального та поточного робочого процесу, від початку до кінця проєкту. Порівнюючи їх, можна виявити відходи та підвищити ефективність.
- Створення потоку: після порівняння потрібно переробити план проєкту, усуваючи відходи. Для цього можна розбити кожен етап розробки продукту та налаштувати їх за потреби.
- Встановлення залучення: система залучення допомагає бізнесу підтримувати ефективний робочий процес, використовуючи результати попередніх процесів для задоволення вимог клієнтів.
- Постійне вдосконалення: прагнення до досконалості через постійне вдосконалення є п’ятим принципом ощадливого управління. Згідно з вимогами клієнтів потрібно аналізувати вартість продукту та робочий процес для зменшення відходів.
Переваги:
- Підвищення ефективності та продуктивності.
- Скорочення терміну виконання.
- Зменшення витрат на зберігання та запаси.
- Зниження загальних витрат.
- Покращення якості продукту чи послуги.
- Підвищення задоволеності клієнтів.
Приклад:
- Ощадливе управління проєктами для виробництва: використовується для усунення відходів (Muda) у виробництві. Також включає відходи, пов’язані з розкривними породами (Muri) та нерівномірністю робочих навантажень (Mura).
Управління проєктом Waterfall
Джерело: Lucidchart
Управління проєктом Waterfall – це методологія, яка передбачає структуру та послідовний підхід до завершення проєкту, що є найпростішим способом управління проєктом.
Ця техніка націлена на врахування потреб клієнтів на етапі планування, упорядкування їх у послідовні плани проєкту та дотримання цього плану.
Принципи:
- Послідовна структура: модель водоспаду розділяє операції на окремі фази. Перехід до наступного етапу можливий після завершення попереднього. Це означає відсутність можливості переглянути або змінити курс фази після її завершення.
- Мінімальна участь клієнта: передбачає мінімальну взаємодію з клієнтами, оскільки всі операції починаються після визначення цілей та вимог.
- Детальна документація: передбачає детальне документування всіх цілей, процесу розробки та результатів, включаючи шкалу часу та маршрут вирішення проблем.
Переваги:
- Чітка структура з послідовним моделюванням різних фаз.
- Зручна передача інформації між етапами.
- Ефективне управління цілями.
- Дотримання лінійного підходу для уникнення відхилень від початкового плану.
Приклади:
Цей вид управління проєктами часто використовується у виробничих або будівельних проєктах, таких як техніка, автомобілі, електроніка, будівлі, офіси тощо.
Інструменти:
#1. ProjectManager
Програмне забезпечення ProjectManager допомагає легко встановлювати фази та залежності завдань. Функція перетягування дозволяє коригувати графіки проєктів.
Ви можете створювати плани водоспаду, часові шкали та встановлювати етапи. ProjectManager пропонує звіти про хід виконання, командну співпрацю, каскадне планування, інформаційну панель проєкту, перегляд в різних форматах тощо.
#2. Asana
Asana є гнучкою та зручною платформою для управління каскадом проєктів. Платформа дозволяє керувати складною роботою через перегляд списку, часової шкали та дошок. Ви можете підключити свої бізнес-інструменти для співпраці, спілкування та координації роботи з одного місця.
Канбан управління проєктами
Управління проєктами Kanban використовується для покращення робочих процесів, концентрації команди та зменшення неефективності та відходів.
Цей метод не базується на церемоніях, ролях та спринтах, а є гнучким та легко адаптується до структур команди та існуючих ролей шляхом класифікації завдань на дошці Kanban.
Принципи:
- Візуалізація робочого процесу на дошці Kanban для відображення роботи в інвентарі.
- Встановлення обмежень на обсяг роботи, яку можна виконувати одночасно в кожному стовпці.
- Концентрація на потоці для відстеження перешкод та вдосконалення процесу.
- Контроль системи Kanban та постійне вдосконалення поточних проєктів.
Переваги:
- Гнучкість.
- Безперервна поставка.
- Підвищення ефективності та продуктивності.
- Зменшення втрати часу.
Приклади:
Система управління проєктами Kanban використовується у сферах охорони здоров’я, ІТ, розробці програмного забезпечення, виробництві та маркетингу.
Інструменти:
#1. ClickUp
ClickUp дозволяє керувати проєктами та завданнями за допомогою гнучких переглядів. Він пропонує функції перетягування завдань, фільтри, сортування, використовуючи настроювану систему Kanban.
Ви отримуєте повний огляд проєкту команди та можете переглядати декілька робочих процесів в одному представленні. Також можна легко впорядковувати стовпці для управління проєктами за статусом, пріоритетами тощо.
#2. nTask
nTask дозволяє керувати робочими процесами за допомогою спілкування в режимі реального часу та прозорості проєктів, а також надихати їх за допомогою дошок Kanban. nTask визначає спеціальні статуси на дошках для відображення етапів виконання завдань. Ви можете керувати електронною поштою та уникати створення завдань вручну на його дошці.
Управління проєктами “Шість сигм”
Джерело: OpEx Навчання
Шість сигм – це техніка управління проєктами, що використовується для виявлення першопричини складних проблем. Вона дотримується структурованого підходу та використовує ітераційний процес для розуміння якості поточних проєктів, визначення причини проблеми та пошуку рішення.
Принципи:
- Орієнтація на клієнтів.
- Оцінка етапів процесу та виявлення проблеми.
- Усунення відхилень та дефектів.
- Залучення зацікавлених сторін.
- Гнучкість із системою швидкого реагування.
Переваги:
- Дозволяє зрозуміти мінливі цілі та вимоги клієнтів.
- Покращена якість та поставка.
- Зменшення відходів.
- Розробка потужних процесів та продуктів.
- Зміцнення конкурентних позицій на ринку.
Приклади:
Метод управління проєктами “Шість сигм” використовується в різних галузях, включаючи послуги з управління ланцюгами постачання, авіацію, фінанси, машинобудування, охорону здоров’я, готельний бізнес тощо.
Метод критичного шляху
Джерело: Aprika Business Solutions
Метод критичного шляху – це покроковий алгоритм, що визначає критичні та некритичні процеси або завдання для запобігання проблемам з плануванням. Він підходить для проєктів, що складаються з кількох комплексних взаємодіючих дій.
Принципи:
- Характеристика проєкту.
- Визначення основних компонентів, необхідних для завершення проєкту.
- Врахування вимог проєкту.
Переваги:
- Ефективне планування.
- Контроль витрат.
- Покращене управління проєктами.
- Спрощено розподіл команди для різних завдань.
Приклади:
Метод критичного шляху використовується в різних проєктах, включаючи розробку програмного забезпечення, планування заходів, виробництво та будівництво.
Інструменти:
#1. PMCalculators
PMCalculators пропонує інструменти для створення діаграм діяльності та розрахунку критичного шляху для 50 дій. Цей метод дозволяє обчислювати час раннього та пізнього старту і фінішу, а також час резерву.
За допомогою методу PERT ви можете отримати стандартну дисперсію, відхилення та розрахунковий час для кожної діяльності. Розрахуйте ймовірність завершення проєкту за графіком, оцініть вартість зриву та скоротіть його тривалість.
#2. AtoZmath
AtoZmath пропонує калькулятор методу критичного шляху та PERT, щоб можна було крок за кроком вирішувати складні завдання.
PRINCE2
PROjects IN Controlled Environments (PRINCE2) – це методологія управління проєктами, що використовується в різних країнах і зосереджується на контролі та організації всього проєкту. Це лінійна структура, заснована на процесі, зосереджена на ініціативах, які знаходяться в процесі виконання.
Принципи:
- Вимагає чіткого визначення потреб, ролей, обов’язків, реалістичних переваг та детального управління витратами.
- Безперервне навчання.
- Проєктні ради встановлюють спільні вимоги.
- Команди ведуть якісний реєстр.
- Метод може задовольнити конкретні потреби проєкту.
Переваги:
- Гнучкість.
- Проста методика для початківців.
- Підходить для будь-якого типу проєкту.
Приклади:
PRINCE2 можна використовувати в державному секторі, нафтогазовій промисловості, будівництві, ІТ, банківській сфері, машинобудуванні, управлінні операціями, маркетингу та інших.
Інструменти:
#1. Asana
За допомогою Asana можна впровадити методологію PRINCE2 і спростити керування робочим процесом. Можна вибирати шаблони робочих процесів з бібліотеки або створювати власні для оптимізації процесів.
Це допомагає керувати проєктом, розпочинати його, управляти етапами, контролювати їх, керувати доставкою продукту та закривати проєкт.
#2. PMBOK
Зведення знань про управління проєктами (PMBOK) – це збірка кращих практик, процесів, інструкцій та термінології щодо управління проєктами. PMBOK постійно розвивається і є важливим ресурсом для організації.
PMBOK допомагає стандартизувати практики в різних відділах, запобігати збоям проєктів та налаштовувати процеси відповідно до конкретних потреб.
Управління заробленою вартістю
Управління заробленою вартістю – це метод, що об’єктивно вимірює прогрес та продуктивність. Він поєднує вимірювання обсягу, витрат та часу та надає точні прогнози проблем продуктивності, дозволяючи ефективно управляти проєктами.
Принципи:
- Вимагає заздалегідь остаточного визначення обсягу роботи, розбиття його на малі частини та призначення їх членам команди.
- Потребує спеціаліста, який би контролював графік, вартість та технічні завдання.
- Вимірювання ефективності має включати обсяг роботи, вартість, цілі, зареєстровані та фактичні витрати та досягнення.
- Аналіз варіантів плану, підготовка кошторису та прогнозування наслідків.
- Використання даних про отриману вартість у процесах управління.
Переваги:
- Перегляд даних про отриману вартість у реальному часі.
- Реалістичне планування проєкту.
- Точне вимірювання графіка та бюджету.
- Усунення ризиків.
- Покращення мотивації та відповідальності.
Приклади:
Цей метод застосовують в ІТ, оборонній промисловості, державних установах, комерційному секторі тощо.
Інструменти:
#1. ProjectManager
ProjectManager пропонує потужні функції для планування проєктів, керування ресурсами та створення робочих процесів. Платформа дозволяє вносити точність, розуміння та гнучкість у портфоліо проєктів. Мобільний додаток дозволяє негайно оновлювати завдання.
Менеджери проєктів можуть легко співпрацювати над проєктами, зберігаючи безпеку інформації, за допомогою користувацьких ролей програмного забезпечення, робочих процесів затвердження, дозволів користувачів, технічної безпеки, обмежень проєкту тощо.
Висновок
Керівнику проєкту важливо знати різні методи управління проєктами та їхні переваги. Кожен з описаних методів призначений для управління проєктами, але має свої особливості.
Ви також можете використовувати відповідні інструменти для планування, організації, виконання та відстеження проєктів, використовуючи різні функції та можливості.
Далі ознайомтеся з методологією Scrumban для менеджерів проєктів.
Чи була ця стаття корисною?
Дякуємо за відгук!