Люди часто припускають або неправильно тлумачать ролі менеджерів ресурсів (RM) і менеджерів проектів (PM), але їхні ролі та обов’язки суттєво відрізняються в межах організації.
PM і RM відіграють вирішальну роль у досягненні цієї мети, якщо компанія хоче виконати проект вчасно та в межах бюджету. Обидві функції необхідні для успішного виконання зобов’язань.
PM працює над конкретними проектами, тоді як RM працює на рівні бізнес-підрозділу. Керівник проекту забезпечує реалізацію проекту в обумовлені терміни та в бюджеті, тоді як RM забезпечує розподіл правильних ресурсів для проектів.
Робота RM починається після того, як організація виграє контракт. RM гарантує, що потрібні ресурси залучено, і коли ресурси завершено, вони переходять до іншого проекту.
Робота PM полягає в управлінні цими ресурсами та виконанні проекту в межах обсягу та SLA (угода про рівень обслуговування).
Тут слід зауважити один важливий момент: без належних ресурсів проект не розпочнеться, а отже, у будь-якому бізнес-секторі ролі RM та PM йдуть рука об руку.
Роль менеджера проекту (PM)
Прем’єр-міністр відповідає за наскрізну реалізацію проекту та роботу з одним або кількома проектами. Основна робота менеджера з проектування — досягти основних етапів проекту в межах визначеного SLA (угоди про рівень обслуговування) і, що важливо, у межах бюджету.
Роль керівника проекту залежить від конкретного проекту та зосереджується на реалізації проекту в рамках обсягу та графіка за допомогою команди проекту. Коротше кажучи, керівники проектів є власниками проектів, і їх робота полягає в тому, щоб забезпечити задовільне виконання проекту відповідно до цілей компанії та очікувань клієнтів.
Обов’язки керівника проекту
- Планування, моніторинг та розробка планів управління проектами та спілкування між зацікавленими сторонами та керівництвом.
- Складання бюджету та забезпечення економічно ефективного виконання проекту без шкоди стандартам.
- Моніторинг SLA (угода про рівень обслуговування) для відстеження ефективності проекту.
- Реалізація проекту в рамках бюджету та обсягу.
- Управління ризиками – визначте ризики та створіть план їх зменшення.
- Робота над CSI (постійне вдосконалення послуг) для м’яких і твердих доларових послуг.
- Відповідає за SOP (стандартна операційна процедура), книги пробігу та іншу документацію.
- Відповідає за CSAT (оцінку задоволеності клієнтів) – стежить, покращує та закриває.
- Відповідає за оцінку проекту та процес якості як Six Sigma.
- Управління людьми – мотивація команди, оцінка, просування по службі, структурування кар’єрного шляху тощо.
Роль менеджера ресурсів (RM)
Основна роль RM полягає в тому, щоб керівники проекту мали достатні ресурси для виконання проекту. PM працює на рівні проекту, а RM працює на рівні бізнес-одиниці (BU), щоб переконатися, що BU має достатні ресурси для виконання зобов’язань.
RM не пов’язаний з будь-якими конкретними проектами, але насправді їх роль є тимчасовою для конкретного проекту, і коли ресурси вичерпано, вони переходять до іншого проекту.
Обов’язки менеджера ресурсів
- Розуміння бюджету проекту та призначення правильного ресурсу для проекту
- План доступності: RM має гарантувати, що робоча лава завжди зайнята потрібними ресурсами, і повинен бути в курсі проектів, що знаходяться на стадії розробки.
- Скануйте та фільтруйте ресурси за досвідом, навичками та наявністю
- Координація з PM для виявлення надмірного та недостатнього використання співробітників і відповідних кваліфікованих людей узгоджується з проектами.
- RM також може співпрацювати з керівниками проектів для перерозподілу ресурсів, коригування вимог і позначення критичних вимог до ресурсів для зовнішнього найму.
- Час від часу RM зв’язується з PM, щоб дізнатися про майбутні проекти та зрозуміти потреби в ресурсах.
- У деяких випадках RM може зв’язатися з відповідним відділом, щоб обговорити продуктивність співробітників, навчання, розвиток ресурсів тощо.
- Працюйте з командою розвитку бізнесу, щоб оцінити потреби в ресурсах
- RM має зв’язатися із зовнішніми постачальниками, щоб тимчасово заповнити ресурси у разі термінових потреб.
- Завжди в курсі найновіших трудових законів, документування процесів, ведення записів тощо.
Різниця між менеджером проекту (PM) і менеджером ресурсів (RM)
Ролі PM і RM відрізняються одна від одної, але обидва вони повинні працювати разом, щоб успішно реалізувати проект.
Цілі
Метою керівника проекту є реалізація проектів без порушення SLA (угода про рівень обслуговування) у межах обсягу та бюджету. Вони використовують такі найкращі практики, як ITIL, Six Sigma тощо, і виконують проекти за допомогою командних ресурсів. Вони спрямовані на отримання прибутку та досягнення задоволення клієнтів.
RM здійснює ефективне управління ресурсами. Їхня мета — забезпечити відповідні ресурси для проекту та забезпечити високий рівень задоволеності працівників і досягнення їхніх кар’єрних цілей.
Спосіб доставки
Після того, як компанія виграє контракт, керівник проекту визначає обсяг проекту та надає оцінку ресурсів менеджеру з ресурсів. RM починає залучати ресурси з внутрішніх каналів, як-от стенд, ресурси, що вивільняються з інших проектів тощо. У деяких сценаріях вони можуть позначити, що наймають ресурси із зовнішніх ресурсів, як-от наймання чи контрактна основа.
виконання
RM відстежує використання ресурсів за допомогою таких інструментів, як PeopleSoft або інших інструментів. Вони постійно перевіряють надмірне використання, недовикористання, платні, неоплачувані тощо, і, відповідно, узгоджують план і обговорюють його з PM.
Якщо RM не може надати ресурси вчасно, то існує висока ймовірність ескалації, штрафу та навіть у деяких випадках програшу проектів.
Прем’єр-міністр аналізує проект на предмет ризиків і, якщо вони передбачають будь-які ризики, вони готують план зменшення ризиків. При цьому вони регулярно оцінюють результативність проекту. Щоб досягти цього, вони використовують віхи. Прем’єр-міністр забезпечує завершення проекту в межах термінів і бюджету без збоїв, ескалації та порушення SLA.
Набір навичок, необхідний для PM та RM
Оскільки керівник проекту має різноманітні обов’язки, він повинен володіти кількома основними навичками, зокрема:
- Адаптивність
- Управління проектами
- Відповідальність
- Відмінні комунікативні навички
- Здатність мислити нестандартно
- Ноу-хау та коли делегувати
- Прогнозування
- Лідерство
- Вирішення проблем
- Стратегічне мислення
Менеджеру ресурсів потрібні наведені нижче спеціальні навички, щоб успішно виконувати свою роль.
- Відмінні комунікативні навички
- Обізнаність з технологіями
- Видатні навички ведення переговорів
- Гнучкість
- Швидке прийняття рішень
- Зобов’язання
- Аналіз і прогнозист
- Презентаційні навички
Інструменти, які використовуються менеджером проекту (PM) і менеджером ресурсів (RM)
Керівник проекту має багатогранну роль, пов’язану з командою, часовими рамками, управлінням, калькуляцією витрат, звітністю та обсягом. Виконувати всі ці дії вручну з високою точністю складно, тому для допомоги менеджерам доступні спеціальні інструменти та програмне забезпечення.
Інструменти управління проектами є чудовим допоміжним засобом для керівників проектів, які допомагають ефективно організовувати та керувати своїми проектами та завданнями. Ці інструменти можна адаптувати до різних розмірів і для інших цілей відповідно до вимог проекту.
Давайте розглянемо найпопулярніші інструменти, які використовує керівник проекту для виконання проекту
#1. понеділок
Monday — це хмарний комплексний інструмент для управління проектами. Керівники проекту можуть використовувати цей інструмент для планування, відстеження та оновлення статусу проекту.
Він має понад 200 вбудованих шаблонів, які спрощують створення робочих процесів і керування діяльністю команди.
Візуально привабливий інтерфейс користувача простий у використанні без навчання, а функція перетягування допомагає налаштовувати елементи та підпункти та оновлювати робочі процеси в режимі реального часу.
Його унікальне представлення даних дозволяє PM представляти робочий процес проекту за допомогою діаграм Ганта. Структура Kanban дозволяє членам команди в будь-який час відстежувати поточний статус роботи.
Програмне забезпечення доступне в трьох версіях – базовій, стандартній і професійній, а ціни становлять 8, 10 і 16 доларів США за місце на місяць відповідно. Існує навіть корпоративна версія, яка підтримує спеціальні функції та дуже складні середовища.
#2. Wrike
Програмне забезпечення Wrike забезпечує безперебійне виконання проектів. Інструмент допомагає керівникам проектів керувати, відстежувати та запобігати затримкам у виконанні проектних заходів.
Інструмент забезпечує повну видимість проекту, щоб забезпечити легке керування ресурсами, завданнями та допомагає дотримуватися розкладу.
Його програмне забезпечення для відстеження робочого часу, налаштовані дошки Kanban, безпека корпоративного рівня та автоматизація робочого процесу забезпечують повний контроль і видимість проекту.
Незалежно від вашої галузі чи бізнес-підрозділу, цей інструмент невпинно виконує роботу для керівника проекту. Інструмент можна використовувати в різних секторах, таких як ІТ, цифровий маркетинг, управління продуктами та проектами, консалтингові проекти, професійні послуги, бізнес-операції тощо.
Ви можете ознайомитися з іншими інструментами управління проектами тут.
Інструменти, які використовує Resource Manager
Менеджери ресурсів використовують інструменти та шаблони для ефективного виконання роботи.
Залежно від розміру проекту або команди та профілю компанії менеджери ресурсів можуть вибирати з великої кількості інструментів управління ресурсами, доступних на ринку.
Командна колода
Teamdeck — це ефективне та повне хмарне програмне забезпечення для керування ресурсами. Програмне забезпечення має переваги з точки зору планування ресурсів, відстеження часу, перевірки доступності та створення індивідуальних звітів.
Його гнучка консоль керування ресурсами надає всі деталі ресурсів, виділених для проектів, і видимість поточного та майбутнього робочого навантаження.
Незалежно від того, чи є вони постійними, тимчасовими чи навіть позаштатними, усі ресурси можна відстежувати та підтримувати їх розклад.
Однією з його найкращих можливостей адаптації є те, що він забезпечує інтеграцію програмного забезпечення API з іншими інструментами, такими як Slack, Zapier тощо. Для звітів можна використовувати вбудовані шаблони, які можна додатково налаштувати.
Програмне забезпечення доступне для безкоштовного випробування протягом семи днів, після чого коштує 3,99 доларів США за члена команди на місяць.
Тут описано деякі більш популярні інструменти управління персоналом на основі SaaS.
Висновок 👩🏫
Менеджери проектів і менеджери ресурсів є двома важливими координаційними центрами для успішного виконання завдань. Використання інструментів для полегшення та автоматизації їхньої роботи значно пришвидшить виконання повсякденних обов’язків, зміцнить добре організовані комунікації та, що найважливіше, дозволить стежити за бюджетами та витратами.
Вибір конкретних інструментів залежить від потреб, проекту та компанії. Тож для початку я пропоную запровадити пробний період інструменту, перевірити працездатність, а потім прийняти остаточне рішення.
Вас також може зацікавити найкраще програмне забезпечення для керування проектами з відкритим кодом