За останні роки відбулися зміни в культурі бізнесу та на робочому місці. Роботодавці все більше просувають безпаперове офісне програмне забезпечення для швидкого, зручного та легшого доступу до інформації.
У такому типі офісу співробітники можуть працювати за розкладом, а інформацію легше розподіляти по всій організації.
У зв’язку зі зростанням екологічних проблем підприємства все більше покладаються на безпаперові офіси. Відповідно до дослідження, проведеного Національною асоціацією постачальників офісної продукції (NAOP), середньостатистичний офісний працівник утворює понад 2000 фунтів сміття щороку.
Підприємства повинні або збільшити зусилля з переробки, або зменшити кількість відходів, які вони утворюють.
Ви можете розглянути модель безпаперового офісу, якщо ваша компанія шукає стійкий підхід до зменшення відходів. Це усуває потребу в традиційних документах, таких як листи, звіти та рахунки-фактури, використовуючи безпаперове офісне програмне забезпечення.
Можна відмовитися від фотокопіювання та сортування стосів паперу, заощаджуючи час адміністративного персоналу. Крім того, компанії можуть заощадити гроші на друку за допомогою безпаперового офісу.
Це може здатися складним для роботи без паперу у вашому офісі, але це не так складно, як ви думаєте. У цьому посібнику ми пояснимо основи безпаперового використання та дамо поради щодо початку роботи.
Наступні кроки допоможуть вам організувати свій офіс і зробити його ефективнішим, спростивши ваше життя на роботі.
Вплив на навколишнє середовище через папероцентричні офіси
Папір — це універсальний матеріал, який використовувався століттями. Його можна використовувати для різних цілей, від письма та друку до упаковки та ізоляції. Із зростанням популярності використання паперу важливо знати про вплив відходів на навколишнє середовище.
Він має значний вплив на навколишнє середовище завдяки високим обсягам виробництва та споживання. Насправді, за даними Програми ООН з навколишнього середовища (ЮНЕП), паперова промисловість є однією з трьох найбільш екологічно шкідливих галузей у світі.
Паперові офіси завдають шкоди навколишньому середовищу, коли цифрові платформи стають новою нормою.
Що таке безпаперовий офіс?
Безпаперові офіси — популярна тенденція в бізнесі, де працівники не зобов’язані носити з собою будь-які документи. Завдяки безпаперовому офісу всю документообіг, який раніше виконувався в офісах, тепер можна виконувати в електронному вигляді.
Це зменшує використання паперу та дозволяє співробітникам працювати з будь-якої точки світу. Безпаперовий офіс важливий з кількох причин, і, ймовірно, він стане ще більш популярним у найближчі роки.
Переваги безпаперового офісу
Ні для кого не секрет, що технології постійно розвиваються. Минули ті часи, коли нам доводилося перемішувати папір в офісі, щоб залишатися організованими.
Сучасне безпаперове офісне програмне забезпечення може легко знаходити запити у великих документах за лічені секунди. Ось чому офіси рухаються до безпаперового офісу завдяки сучасному передовому безпаперовому офісному програмному забезпеченню, включаючи цифрові файли та електронні записи.
Ось кілька переваг, чому варто розглянути можливість використання безпаперового офісу:
Покращує спілкування
На відміну від старих часів, коли співробітникам доводилося годинами чекати, поки документи прийдуть до їхніх поштових скриньок, тепер вони можуть миттєво отримати доступ до інформації, коли вона їм потрібна, через цифрові системи. Це означає швидший час реагування на запити клієнтів і покращене спілкування між співробітниками та керівництвом.
Зменшує витрати на енергію
Для виготовлення та транспортування паперу потрібно багато енергії, яка з часом накопичується. Відмовившись від паперових документів, ви можете зменшити енергоспоживання свого офісу, використовуючи електронні документи замість фізичних. Це може скоротити ваш рахунок за електроенергію вдвічі чи більше.
Економити час
Коли все цифрове, немає потреби копіювати та вставляти інформацію з одного документа в інший.
Ви можете легко отримати доступ до будь-якої потрібної вам інформації, не виходячи з робочого столу, не витрачаючи зайвий час на її пошук. Це економить час, зменшує непотрібний стрес і тиск і допомагає гарантувати, що ви ніколи не пропустите цей критичний термін.
Зменшує відходи
Значною частиною зменшення відходів є обмеження того, що потрапляє у відро для сміття. Перейшовши на папір, ви зможете уникнути друку незліченних аркушів паперу, які викидають у кошик.
Замість цього зберігайте всю інформацію в цифровому вигляді на своєму комп’ютері або в цифрових файлах. Це означає менше відходів і менше поїздок до центру переробки.
Як реалізувати ідею безпаперового офісу на робочому місці?
Керувати всім папером, який ви накопичуєте в сучасному цифровому світі, може бути важко. Але коли ви впроваджуєте безпаперове середовище, це не тільки підвищує ефективність вашого бізнесу, але й допомагає вирішити такі проблеми, як переробка та зберігання. Ось кілька способів відмовитися від паперового паперу для вашого бізнесу:
#1. Використовуйте платформи хмарного сховища
Перехід на безпаперовий офіс стає все більш популярним, але не без труднощів. Однією з найбільших проблем є те, що багато працівників все ще покладаються на паперові документи для виконання своєї роботи.
Це означає, що їм потрібен доступ до цих документів, де б вони не були, що може стати проблемою, якщо вони знаходяться далеко від свого робочого столу або їхній комп’ютер виходить з ладу.
Одним із способів вирішення цієї проблеми є використання хмарних платформ зберігання. Ці платформи дозволяють співробітникам зберігати свої документи в електронному вигляді та отримувати до них доступ із будь-якого пристрою. Це позбавляє їх від необхідності носити з собою багато паперових документів і полегшує відстеження всього, що їм потрібно.
Ще одна перевага використання цих платформ полягає в тому, що вони можуть допомогти вам заощадити гроші. Якщо ви зберігаєте документи в електронному вигляді, вам не доведеться платити за їх місце на жорсткому диску. Це особливо важливо, якщо потрібно зберігати багато документів.
Загалом, використання хмарних платформ зберігання даних є чудовим способом підвищити ефективність вашого безпаперового офісу. Вони надають співробітникам простий спосіб доступу до своїх документів, що мінімізує їхній час на їх пошук.
#2. Впровадити засоби електронного зв’язку
Ні для кого не секрет, що засоби електронного спілкування стають все більш поширеними на сучасному робочому місці. Офісні працівники всіх рівнів використовують такі інструменти, як електронна пошта, Microsoft Office 365 або Slack, щоб підвищити ефективність і зменшити відходи паперу.
Однією з найважливіших переваг використання цих інструментів є те, що вони можуть допомогти усунути непотрібну паперову роботу. Це економить час і енергію та зменшує ризик людської помилки.
Крім того, електронні засоби зв’язку також можуть допомогти підвищити ефективність і продуктивність в офісі. Дозволяючи співробітникам обмінюватися файлами та співпрацювати над проектами в реальному часі, ці інструменти можуть підвищити ефективність до 50%.
Компанії, які успішно впровадили ці інструменти, значно підвищили продуктивність і задоволеність співробітників.
#3. Навчіть співробітників електронному програмному забезпеченню
Оскільки підприємства переходять на безпаперове робоче місце, співробітники повинні бути належним чином навчені, щоб уникнути можливих нещасних випадків. Навчаючи співробітників роботі без паперів, ви можете бути впевнені, що вони зможуть працювати з будь-якими файлами чи документами, які потрібно зберігати в електронному вигляді.
Це не тільки заощадить ваш час і гроші, але й допоможе вашій команді залишатися продуктивною та безпечною під час роботи в безпаперовому середовищі.
#4. Створіть електронну робочу область
Безпаперові офіси стають дедалі популярнішими не лише тому, що вони більш екологічні, але й тому, що вони кращі для продуктивності ваших співробітників.
Створення електронного робочого простору, адаптованого до ваших потреб, гарантує, що кожен у вашому офісі буде продуктивним і зможе зосередитися на своїй роботі.
Безпаперове офісне програмне забезпечення полегшує безпаперовий офіс
Ручне виконання кожного кроку створення безпаперового робочого простору може викликати обурення.
Крім того, керування таким складним зв’язком різних програм є завданням. Ось кілька безпаперових офісних програм, розроблених спеціально для того, щоб дозволити офісам легко перейти на цифровий спосіб без особливого навчання чи виділення ресурсів.
Підпишіть зараз
Багато людей знайомі з традиційним паперовим способом підписання документів. Однак іноді цей процес може зайняти багато часу, і немає гарантії, що всі підписи будуть точними.
На щастя, новий онлайн-інструмент під назвою Sign Now спрощує безпаперовий процес підписання документів онлайн.
Sign Now дозволяє користувачам створювати цифрові підписи за допомогою комп’ютера чи мобільного пристрою. Після того, як ви завершите свій підпис, ви можете зберегти його у файл або поділитися ним з іншими. Крім того, «Підпишіться зараз» надає корисні поради та інструкції, щоб ваші підписи були точними та розбірливими.
Сервіс є безкоштовним і доступний з будь-якого комп’ютера з доступом до Інтернету. Документи можна підписувати з будь-якої точки світу, і немає необхідності друкувати чи надсилати документ факсом.
Введіть деталі паперу, виберіть тип підпису та надішліть форму. Сервіс автоматично створить цифрову копію документа та надішле її на вашу електронну адресу.
Крім того, цей інструмент можна використовувати для різних цілей, наприклад для підписання документів онлайн, створення угод і переговорів про контракти. Коротше кажучи, якщо ви шукаєте простий спосіб підписати свої юридичні документи, варто спробувати Підписати зараз.
Наповнювач pdf
Вам сподобається PDF-заповнювач, якщо ви зайнятий професіонал і маєте багато документів. Цей онлайн-інструмент дозволяє швидко й легко редагувати, створювати документи та керувати ними.
Заповніть поля, натисніть «Надіслати», і ваші зміни автоматично збережуться. Крім того, якщо вам потрібно надрукувати копію або поділитися нею з кимось іншим, PDF-заповнювач може допомогти вам це зробити.
Це універсальний інструмент, який можна використовувати для перетворення вашого статичного PDF-файлу на інтерактивний досвід для відправника та одержувача.
PDF Filler має різноманітні функції, які роблять його ідеальним вибором для людей, яким потрібно швидко оновлювати або керувати своїми файлами. Крім того, він також чудово підходить для людей, яким потрібно автоматизувати створення та заповнення PDF-документів онлайн.
Перегляньте найкращі інструменти для стиснення PDF [Online + Software].
DeskTime
Керувати робочим і особистим часом важко, але якщо ви шукаєте програму, яка допоможе вам у цьому, тоді DeskTime — ідеальний інструмент.
За допомогою цієї програми ви можете легко відстежувати все, що потребує вашої уваги, за допомогою автоматичного відстеження часу. У цьому додатку є всі переваги, за допомогою яких вам буде легше керувати розкладом, незалежно від того, чи йдеться про години, витрачені на роботу, чи про те, як довго ви спали минулої ночі.
DeskTime — це найкраща програма для успішного керування розкладом і онлайн-бізнесу. Додаток пропонує різноманітні функції, які роблять його ідеальним інструментом для управління часом та організації.
Додаток можна завантажити безкоштовно, і в ньому немає покупок. Його також можна використовувати для відстеження власного часу та часу інших.
Ви також можете використовувати цю програму для керування бізнес-діяльністю в Інтернеті, зокрема відстеження показників продажів і оновлень у соціальних мережах. Цей найкращий пристрій відстеження часу є ідеальним інструментом для тих, хто хоче підвищити свою ефективність і продуктивність.
Завантажити– Веб | Android | IOS
Джуро
Складність юридичних контрактів досить лякаюча, але таке цифрове рішення, як Juro, ідеально підходить для таких випадків. Це інструмент автоматизації юридичних контрактів, який може допомогти вашій команді спростити створення, підписання та відстеження юридичних контрактів.
Автоматизуючи повсякденні контрактні завдання, ви можете заощадити час і забезпечити точність у створенні контракту. Він також надає інтерфейс користувача, який спрощує використання для всіх у вашій команді.
Це робить процес більш плавним і доступним для всіх учасників. Крім того, Juro інтегрується з кількома популярними юридичними програмами, тож ви можете легко керувати та відстежувати свої контракти з одного місця.
Переваги використання Juro включають автоматизацію процесу створення контрактів, моніторинг і відстеження відповідності, а також автоматизацію переговорів і виконання контрактів.
Він також пропонує низку функцій, які допоможуть підприємствам підвищити ефективність і результативність своїх юридичних контрактів. Отже, якщо ви шукаєте спосіб автоматизувати процес створення контракту, шукайте не далі, ніж Juro.
Файловий центр
Із зростанням кількості ваших цифрових файлів легко стати перевантаженим обсягом даних, якими вам доведеться керувати. Але один із способів впоратися з цим — використовувати такий інструмент, як Filecenter.
За допомогою цього інструменту ви можете швидко впорядкувати свої документи та керувати всіма цифровими файлами, полегшуючи їх пошук.
Filecenter — це хмарна система керування файлами, яка полегшує доступ до файлів, спільний доступ до них і спільну роботу над ними з будь-якого пристрою чи місця. Ви можете отримати доступ до цього інструменту з будь-якого комп’ютера, підключеного до Інтернету.
Для використання FileCenter не потрібне спеціальне програмне чи апаратне забезпечення. Просто відкрийте веб-сайт і почніть пошук потрібних файлів. Ви також можете використовувати цей інструмент для спільного використання папок або зберігання великих файлів у хмарі.
Якщо ви шукаєте простий спосіб оптимізувати свій робочий процес і допомогти вам залишатися організованим, тоді Filecenter стане ідеальним рішенням.
М-файли
Якщо ви схожі на більшість працівників інтелектуальної техніки, ви завжди шукаєте способи стати більш продуктивними. Але з постійним надходженням нової інформації та проектів буває важко встигати. Ось тут на допомогу приходить M-Files.
Ця платформа керування документами на основі метаданих розроблена, щоб допомогти працівникам розкрити свій потенціал продуктивності. Платформа M-Files дозволяє легко отримувати доступ до файлів і співпрацювати з ними з будь-якого пристрою чи комп’ютера, забезпечуючи централізоване розташування для всіх ваших документів.
Крім того, платформа M-Files пропонує потужні можливості пошуку, які дозволяють швидко та легко знайти саме те, що ви шукаєте.
Однією з найкращих переваг M-Files є те, що вони можуть допомогти підприємствам збільшити свої прибутки. Перегляд і створення M-File гарантує, що всі важливі бізнес-дані впорядковані та легкодоступні.
Це полегшує відстеження вашого прогресу та стеження за фінансами. Ще одна велика перевага M-Files полягає в тому, що вони приватні. Ваші бізнес-дані недоступні для інших. Це може захистити вашу ділову репутацію та цінні комерційні таємниці.
Клаудлі
Потужні рішення Cloudli для віртуалізації факсів через IP дозволяють віртуалізувати ваші операції, зберігаючи критичні дані в безпеці.
Їхні рішення дозволяють швидко та легко створювати, керувати та розгортати віртуальні машини в хмарі, не турбуючись про інфраструктуру, необхідну для їх підтримки.
Завдяки рішенням Cloudli Fax / IP Solutions ви можете безпечно надсилати та отримувати факси по всьому світу, не потребуючи спеціальної факсимільної лінії чи апарату.
Cloudli пропонує кілька переваг для компаній, які потребують віртуалізації своїх операцій. По-перше, це допомагає консолідувати вашу інфраструктуру та підвищити ефективність, дозволяючи запускати кілька програм на одному сервері.
Це економить ваш час і гроші, оскільки вам більше не потрібно купувати окремі сервери для кожної програми. Він також захищає ваші дані, дозволяючи віртуалізувати сервери.
Якщо один сервер виходить з ладу, інші продовжуватимуть працювати. Нарешті, Cloudli може допомогти зменшити витрати шляхом автоматизації зв’язку між вашими серверами та клієнтами.
Висновок
Безпаперові офіси стають все більш популярними не лише через переваги для навколишнього середовища, але й тому, що вони можуть заощадити вам багато грошей.
У цьому посібнику ми обговорили способи, як ви можете допомогти вашому офісу залишитися без паперу. Ми також згадали найкраще безпаперове програмне забезпечення, яке допоможе вашому офісу легко відмовитися від паперового паперу.
Тепер ви можете ознайомитися з найкращими рішеннями віртуального робочого столу для окремих осіб і компаній.