В останні роки спостерігається значна еволюція в бізнес-культурі та організації робочих місць. Сьогодні роботодавці все частіше віддають перевагу безпаперовому програмному забезпеченню для офісів, оскільки це забезпечує швидкий, зручний та легкий доступ до необхідної інформації.
Така організація офісної роботи дозволяє співробітникам гнучко планувати свій робочий день, а також спрощує процес обміну інформацією між усіма підрозділами компанії.
Зростання екологічної свідомості спонукає компанії активніше переходити на безпаперовий формат роботи. Згідно з дослідженнями Національної асоціації постачальників офісної продукції (NAOP), в середньому офісний працівник продукує понад 900 кг сміття щорічно.
З огляду на ці дані, компанії повинні або активізувати свої зусилля з переробки відходів, або скоротити їхню кількість.
Якщо ваша компанія прагне до сталого розвитку та зменшення відходів, впровадження безпаперового офісу може стати оптимальним рішенням. Такий підхід дозволяє відмовитися від використання традиційних паперових документів, таких як листи, звіти та рахунки-фактури, на користь спеціалізованого програмного забезпечення.
Перехід на безпаперовий офіс також означає відмову від копіювання та сортування паперових документів, що значно економить час адміністративного персоналу. Крім того, компанії можуть заощадити кошти на друці, відмовившись від паперових носіїв.
Перехід на безпаперову роботу може здатися складним завданням, але насправді це не так важко, як може здатися на перший погляд. У цьому посібнику ми розглянемо основні принципи безпаперової роботи та надамо корисні поради для успішного старту.
Наступні кроки допоможуть вам оптимізувати роботу вашого офісу, зробити його більш ефективним і спростити ваше робоче життя.
Вплив Паперового Виробництва на Екологію
Папір – це матеріал, який використовується протягом століть у різних сферах життя. Від письма та друку до пакування та ізоляції, його застосування є різноманітним. З ростом його популярності важливо усвідомлювати вплив відходів від використання паперу на навколишнє середовище.
Масштабне виробництво та споживання паперу має значний вплив на довкілля. За даними Програми ООН з навколишнього середовища (ЮНЕП), паперова промисловість входить до трійки найбільш екологічно шкідливих галузей у світі.
У світі, де цифрові платформи стають дедалі більш популярними, використання паперових носіїв в офісах завдає непотрібної шкоди навколишньому середовищу.
Що Таке Безпаперовий Офіс?
Безпаперовий офіс – це сучасна тенденція в бізнесі, що передбачає відмову від паперових документів. Вся документація, яка раніше велася на папері, тепер обробляється в електронному вигляді.
Це дозволяє скоротити використання паперу та дає можливість співробітникам працювати з будь-якої точки світу. Безпаперовий офіс є важливим з кількох причин і, ймовірно, стане ще більш популярним в майбутньому.
Переваги Безпаперового Офісу
Ні для кого не секрет, що технології постійно розвиваються. Часи, коли потрібно було витрачати час на пошуки потрібного документа серед стосів паперу, давно минули.
Сучасне безпаперове програмне забезпечення дозволяє швидко знаходити необхідну інформацію в будь-якому документі за лічені секунди. Саме тому компанії все частіше віддають перевагу безпаперовому формату роботи, використовуючи цифрові файли та електронні записи.
Ось декілька вагомих причин, чому вам варто розглянути можливість впровадження безпаперового офісу:
Покращення Комунікації
На відміну від минулих часів, коли співробітники могли годинами чекати на доставку документів, тепер вони мають миттєвий доступ до необхідної інформації через цифрові системи. Це значно прискорює час реагування на запити клієнтів і покращує взаємодію між співробітниками та керівництвом.
Зменшення Витрат Енергії
Виробництво та транспортування паперу потребує значної кількості енергії. Відмовляючись від паперових документів, ви можете зменшити споживання енергії у своєму офісі, використовуючи електронні файли. Це може допомогти вам значно скоротити рахунки за електроенергію.
Економія Часу
Коли всі документи знаходяться в цифровому форматі, немає потреби копіювати та вставляти інформацію з одного файлу в інший.
Ви можете легко отримати доступ до будь-якої необхідної вам інформації, не відходячи від свого робочого місця, не витрачаючи зайвий час на її пошуки. Це допомагає заощадити час, зменшує стрес і тиск та гарантує, що ви не пропустите важливий термін.
Зменшення Відходів
Ключовим аспектом зменшення відходів є обмеження кількості сміття, яке потрапляє у відро. Перейшовши на безпаперовий формат, ви зможете уникнути друку незліченних аркушів паперу, які потім викидаються у смітник.
Натомість, зберігайте всю інформацію в цифровому вигляді на своєму комп’ютері або в цифрових файлах. Це означає менше відходів і менше поїздок до пунктів переробки.
Як Впровадити Безпаперовий Офіс?
Керування паперовими документами може бути непростим завданням у сучасному цифровому світі. Проте, впровадження безпаперового середовища не тільки підвищує ефективність вашого бізнесу, але й допомагає вирішити такі проблеми, як переробка та зберігання. Ось декілька способів, як можна зменшити використання паперу у вашій компанії:
#1. Використовуйте Хмарні Платформи Зберігання
Перехід до безпаперового офісу стає все більш популярним, але не позбавлений складнощів. Однією з головних проблем є те, що багато співробітників все ще покладаються на паперові документи у своїй роботі.
Це означає, що їм потрібен доступ до цих документів незалежно від їхнього місцезнаходження, що може стати проблемою, якщо вони знаходяться поза офісом або їхній комп’ютер не працює.
Одним з рішень цієї проблеми є використання хмарних платформ зберігання даних. Ці платформи дозволяють співробітникам зберігати свої документи в електронному вигляді та отримувати доступ до них з будь-якого пристрою. Це позбавляє їх від необхідності носити з собою велику кількість паперових документів та спрощує процес управління необхідною інформацією.
Ще однією перевагою використання таких платформ є можливість заощадити кошти. Зберігаючи документи в електронному вигляді, вам не доведеться платити за їх зберігання на жорстких дисках. Це особливо важливо, якщо потрібно зберігати велику кількість документів.
Загалом, використання хмарних платформ є чудовим способом підвищити ефективність вашого безпаперового офісу. Вони надають співробітникам простий доступ до своїх документів, що мінімізує час, витрачений на їх пошук.
#2. Впроваджуйте Засоби Електронної Комунікації
Засоби електронної комунікації стають все більш поширеними на сучасному робочому місці. Працівники різних рівнів використовують такі інструменти, як електронна пошта, Microsoft Office 365 або Slack, щоб підвищити ефективність та зменшити використання паперу.
Однією з найважливіших переваг використання цих інструментів є можливість уникнути зайвої паперової роботи. Це економить час та енергію, а також зменшує ризик людської помилки.
Крім того, електронні засоби зв’язку також сприяють підвищенню ефективності та продуктивності в офісі. Дозволяючи співробітникам обмінюватися файлами та працювати над проектами в режимі реального часу, ці інструменти можуть підвищити ефективність до 50%.
Компанії, які успішно впровадили ці інструменти, досягли значного зростання продуктивності та задоволеності співробітників.
#3. Навчайте Співробітників Використовувати Електронне Програмне Забезпечення
Оскільки компанії переходять на безпаперове робоче місце, співробітники повинні пройти відповідне навчання, щоб уникнути можливих непорозумінь. Навчаючи їх працювати без паперу, ви можете бути впевнені, що вони зможуть ефективно працювати з будь-якими електронними файлами та документами.
Це не тільки заощадить ваш час та кошти, але й допоможе вашій команді залишатися продуктивною та безпечною під час роботи в безпаперовому середовищі.
#4. Створіть Електронний Робочий Простір
Безпаперові офіси стають все більш популярними не тільки тому, що вони є більш екологічними, а й тому, що вони сприяють підвищенню продуктивності співробітників.
Створення електронного робочого простору, адаптованого до ваших потреб, гарантує, що кожен у вашому офісі буде працювати ефективно і зможе зосередитися на своїх завданнях.
Програмне Забезпечення для Безпаперового Офісу
Перехід на безпаперовий формат роботи може видатися складним процесом. Крім того, управління різними програмами може бути непростим завданням. Ось декілька програмних рішень, розроблених спеціально для того, щоб зробити перехід на цифровий спосіб роботи максимально простим.
Sign Now
Багато людей звикли до традиційного паперового способу підписання документів. Однак цей процес може займати багато часу, і немає гарантії, що всі підписи будуть точними.
На щастя, новий онлайн-інструмент під назвою Sign Now спрощує процес підписання документів онлайн.
Sign Now дозволяє користувачам створювати цифрові підписи за допомогою комп’ютера або мобільного пристрою. Після завершення підпису ви можете зберегти його у файл або надіслати іншим. Крім того, Sign Now надає корисні поради та інструкції, щоб ваші підписи були точними та розбірливими.
Сервіс є безкоштовним та доступний з будь-якого комп’ютера з доступом до Інтернету. Документи можна підписувати з будь-якої точки світу, без необхідності їх роздруковувати чи надсилати факсом.
Введіть необхідні дані, виберіть тип підпису та надішліть форму. Сервіс автоматично створить цифрову копію документа та надішле її на вашу електронну адресу.
Крім того, цей інструмент можна використовувати для різних цілей, наприклад, для підписання документів онлайн, укладання угод та ведення переговорів щодо контрактів. Якщо ви шукаєте простий спосіб підписати свої юридичні документи, Sign Now стане чудовим вибором.
PDF Filler
Якщо ви зайнята людина, якій доводиться працювати з великою кількістю документів, PDF Filler стане для вас незамінним помічником. Цей онлайн-інструмент дозволяє швидко та легко редагувати, створювати та керувати документами.
Заповніть необхідні поля, натисніть «Надіслати», і ваші зміни автоматично збережуться. Крім того, якщо вам потрібно роздрукувати копію або надіслати її іншим, PDF Filler допоможе вам зробити це.
Це універсальний інструмент, який можна використовувати для перетворення статичних PDF-файлів на інтерактивний досвід для відправника та отримувача. PDF Filler має безліч функцій, що робить його ідеальним вибором для тих, кому потрібно швидко оновлювати свої файли. Крім того, він чудово підходить для автоматизації створення та заповнення PDF-документів онлайн.
Ознайомтесь з найкращими інструментами для стиснення PDF [Online + Software].
DeskTime
Керувати робочим та особистим часом може бути непросто, але якщо ви шукаєте додаток, який допоможе вам у цьому, DeskTime стане ідеальним рішенням. За допомогою цього додатка ви можете легко відстежувати все, що потребує вашої уваги, за допомогою автоматичного відстеження часу. Цей додаток має всі необхідні функції, щоб вам було легше керувати своїм розкладом, незалежно від того, чи йдеться про час, витрачений на роботу, чи про те, скільки ви спали минулої ночі.
DeskTime – це відмінний додаток для успішного управління розкладом та онлайн-бізнесом. Додаток пропонує різноманітні функції, що робить його ідеальним інструментом для управління часом та організації. Додаток можна завантажити безкоштовно, та в ньому відсутні покупки. Він також може бути використаний для відстеження власного часу та часу інших.
Ви також можете використовувати цей додаток для управління діяльністю в Інтернеті, зокрема, відстеження показників продажів та оновлень у соціальних мережах. Це відмінний інструмент для тих, хто хоче підвищити свою ефективність та продуктивність.
Завантажити: Веб | Android | IOS
Juro
Складність юридичних контрактів може бути досить лякаючою, але таке цифрове рішення, як Juro, ідеально підходить для таких ситуацій. Це інструмент автоматизації юридичних контрактів, який допомагає вашій команді спростити створення, підписання та відстеження юридичних контрактів.
Автоматизуючи повсякденні контрактні завдання, ви можете заощадити час та забезпечити точність при створенні контракту. Juro пропонує простий та інтуїтивно зрозумілий інтерфейс користувача, що спрощує його використання для всіх членів вашої команди.
Це робить процес більш плавним та доступним для всіх учасників. Крім того, Juro інтегрується з багатьма популярними юридичними програмами, тому ви можете легко керувати своїми контрактами з одного місця.
Переваги використання Juro включають автоматизацію процесу створення контрактів, моніторинг та відстеження відповідності, а також автоматизацію переговорів та виконання контрактів. Він також пропонує низку функцій, які допомагають компаніям підвищити ефективність своїх юридичних контрактів. Отже, якщо ви шукаєте спосіб автоматизувати процес створення контрактів, Juro стане чудовим вибором.
Filecenter
Зі зростанням кількості ваших цифрових файлів легко перевантажитися обсягом даних, якими вам доводиться керувати. Одним зі способів впоратися з цим є використання такого інструменту, як Filecenter. За його допомогою ви зможете швидко впорядкувати свої документи та керувати всіма цифровими файлами, спрощуючи їхній пошук.
Filecenter – це хмарна система управління файлами, яка спрощує доступ до файлів, обмін ними та спільну роботу над ними з будь-якого пристрою чи місця. Ви можете отримати доступ до цього інструменту з будь-якого комп’ютера, підключеного до Інтернету. Для використання Filecenter не потрібне спеціальне програмне забезпечення або обладнання. Просто відкрийте веб-сайт та почніть пошук потрібних файлів. Ви також можете використовувати цей інструмент для обміну папками або зберігання великих файлів у хмарі.
Якщо ви шукаєте простий спосіб оптимізувати свій робочий процес і залишатися організованим, Filecenter стане ідеальним рішенням.
M-Files
Якщо ви схожі на більшість сучасних працівників, то завжди шукаєте способи підвищити свою продуктивність. Але з постійним потоком нової інформації та проектів буває важко встигати за всім. Саме тут вам на допомогу приходить M-Files.
Ця платформа управління документами розроблена для того, щоб допомогти працівникам розкрити свій потенціал продуктивності. Платформа M-Files забезпечує легкий доступ до файлів та співпрацю з ними з будь-якого пристрою чи комп’ютера, створюючи єдине місце для всіх ваших документів.
Крім того, платформа M-Files має потужні можливості пошуку, які дозволяють швидко та легко знайти саме те, що ви шукаєте.
Однією з головних переваг M-Files є те, що вони можуть допомогти компаніям збільшити свої прибутки. Забезпечуючи швидкий доступ та легкий пошук необхідної інформації, ви можете значно покращити ефективність роботи. Це також спрощує відстеження прогресу та моніторинг фінансів. Ще однією важливою перевагою M-Files є їх конфіденційність. Ваші бізнес-дані є недоступними для інших, що дозволяє захистити вашу ділову репутацію та комерційну таємницю.
Cloudli
Потужні рішення Cloudli для віртуалізації факсів через IP дозволяють віртуалізувати ваші операції, забезпечуючи безпеку критичних даних. Їхні рішення дозволяють швидко та легко створювати, керувати та розгортати віртуальні машини в хмарі, не турбуючись про інфраструктуру, необхідну для їх підтримки.
З рішеннями Cloudli Fax / IP Solutions ви можете безпечно відправляти та отримувати факси по всьому світу, не потребуючи спеціальної факсимільної лінії чи апарату.
Cloudli пропонує декілька переваг для компаній, які потребують віртуалізації своїх операцій. По-перше, це допомагає консолідувати вашу інфраструктуру та підвищити ефективність, дозволяючи запускати кілька додатків на одному сервері. Це економить ваш час і гроші, оскільки вам більше не потрібно купувати окремі сервери для кожного додатка. Cloudli також забезпечує захист ваших даних, дозволяючи віртуалізувати сервери. Якщо один сервер виходить з ладу, інші продовжуватимуть працювати. Нарешті, Cloudli допомагає зменшити витрати шляхом автоматизації зв’язку між вашими серверами та клієнтами.
Висновок
Безпаперові офіси стають все більш популярними не лише через екологічні переваги, а й через те, що вони допомагають заощадити значні кошти.
У цьому посібнику ми розглянули основні способи переходу на безпаперовий офіс. Ми також згадали про найкраще програмне забезпечення, яке допоможе вашому офісу легко відмовитися від паперових документів.
Тепер ви можете ознайомитися з кращими рішеннями для віртуального робочого столу для окремих осіб та компаній.