Застосування програмних рішень для управління командою сприяє покращенню комунікації та злагодженню дій між її членами. Це, у свою чергу, позитивно впливає на продуктивність і якість виконаної роботи.
Навіть найпростіші інструменти, такі як програми для відстеження робочого часу або дошки завдань, можуть значно полегшити роботу. Проте, інколи виникає потреба у комплексному рішенні, яке дозволяє контролювати всі аспекти управління командою.
Планування зустрічей та складання списків справ – це лише частина ефективного управління. Комбінування різноманітних функцій програмного забезпечення дає можливість покращити співпрацю та забезпечити збереження важливих даних про ваші проєкти, клієнтів, завдання та інші ресурси.
Кількість необхідних вам функцій залежить від розміру вашої команди та специфіки виконуваних нею робіт.
Нижче представлені можливості, які можуть бути корисними для вашої команди:
- Планування робочого процесу, включаючи розподіл та визначення пріоритетів завдань, а також використання спільного календаря.
- Комунікація через чати, обмін файлами та інші інструменти для ефективної взаємодії.
- Управління проєктами з можливістю відстеження прогресу, розподілу обов’язків та контролю за виконанням.
- Зберігання даних в єдиному місці, де можна знайти інформацію про клієнтів, контакти, команду та інші важливі дані.
- Звітність та аналітика з наданням звітів про виконану роботу, аналізом проєктів та моніторингом витраченого часу.
Зазвичай, існують два основних підходи:
- Використання різних технологій, кожна з яких виконує конкретну функцію, та інтеграція їх в єдину систему управління командою.
- Вибір комплексного програмного рішення, яке вже надає всі необхідні можливості.
Складність полягає в тому, що існує безліч програм та інструментів з обмеженим функціоналом, тоді як комплексних рішень значно менше. Далі ми розглянемо одне з таких рішень – програмне забезпечення для управління командою “Teamwork”.
Огляд Teamwork
Teamwork – це компанія, що спеціалізується на розробці веб-програмного забезпечення, головний офіс якої розташований в Корку, Ірландія. Компанія є приватною та розробляє програмне забезпечення, що сприяє управлінню завданнями та командній роботі.
Згідно з даними за 2016 рік, понад 370 000 організацій, серед яких Disney, Spotify та HP, використовували програмне забезпечення Teamwork, яке мало понад 2,4 мільйона користувачів. Компанія була заснована у 2007 році.
Teamwork надає можливість оцінювати час, необхідний для виконання завдань, а також відстежувати фактичний час, витрачений на їх виконання.
З часом, точність ваших оцінок буде зростати, що дозволить вам більш точно визначати час, необхідний для виконання конкретної роботи.
Teamwork – це не просто інструмент для обліку робочого часу. Він також дозволяє керувати проєктами, а в даний час триває бета-тестування функцій для командного спілкування, таких як Teamwork Chat. Teamwork – це комплексна платформа для управління часом і проєктами вашої команди.
Teamwork пропонує різні хмарні сервіси, включаючи Teamwork, Teamwork Desk, Teamwork Spaces, Teamwork CRM та Teamwork Chat.
Перша публічна версія Teamwork була представлена 4 жовтня 2007 року і включала в себе функції управління часом, управління віхами, обмін файлами, відстеження часу та чат.
Платформа Teamwork має інтеграцію з маркетинговими інструментами, такими як HubSpot, та іншими інструментами продуктивності, як Slack, Microsoft Teams, Zapier, Dropbox та QuickBooks.
Функціональні можливості Teamwork
Різноманітні функції Teamwork дозволяють заощаджувати час і покращувати співпрацю, роблячи процес управління проєктами більш ефективним і зручним.
#1. Портфоліо
Інструмент управління проєктним портфелем Teamwork дозволяє отримати загальний огляд багатьох проєктів одночасно. Це особливо корисно, якщо вам потрібно швидко отримати доступ до важливої інформації або оновити загальний статус проєкту.
#2. Управління ресурсами
Ефективне управління ресурсами є ключовим для своєчасного виконання робіт та дотримання бюджету. Це включає в себе як довгострокове планування, так і щоденну підготовку до роботи.
Teamwork допомагає вам керувати роботою вашої команди в режимі реального часу. Ви отримуєте огляд завантаження кожного члена команди, що дозволяє оптимізувати розподіл завдань та усунути можливі затримки.
#3. Автоматизація
Використання автоматизації для оптимізації управління проєктами звільняє ваш час для стратегічних та творчих завдань.
#4. Мобільний додаток
Мобільні додатки Teamwork для iOS та Android дозволяють вам працювати з будь-якого місця, не обмежуючись робочим столом.
Мобільні додатки надають всі необхідні можливості для ефективної роботи, дозволяючи вам контролювати ситуацію незалежно від вашого місцезнаходження.
#5. Відстеження часу
Для ефективного управління роботою, оплачуваними годинами та проєктами важливо розуміти, як саме використовується ваш час.
Teamwork пропонує вбудований онлайн-трекер часу, який допомагає користувачам зберігати концентрацію, виконувати роботу вчасно та глибше розуміти свою продуктивність.
#6. Діаграма Ганта
Використовуючи онлайн-діаграму Ганта, ви можете переконатися, що ваші проєкти виконуються вчасно. Teamwork допомагає вам краще керувати термінами та забезпечувати якісне виконання робіт.
#7. Співпраця
Програмне забезпечення для управління проєктами має виконувати більшу частину роботи за вас, дозволяючи вам сконцентруватися на виконанні завдань.
Teamwork бере на себе всі деталі, надаючи вам необхідні інструменти для зберігання всіх матеріалів в одному місці, ефективної взаємодії з командою та спрощення процесу співпраці. Завдяки цьому ваша команда може зосередитися на своїй основній роботі, а ви – на своїх стратегічних завданнях.
#8. Команди
Оптимізуйте процес планування та налаштування проєкту, делегуючи завдання різним командам і підгрупам. Це заощадить ваш час на інші адміністративні завдання та надасть повний огляд відповідальності та робочого навантаження кожної команди.
#9. Дошка Kanban
Дошки Kanban в Teamwork дозволяють планувати робочий процес, відстежувати поточний стан справ та автоматизувати робочі цикли.
Ви отримуєте повну інформацію про матеріально-технічне забезпечення вашого проєкту та відстежуєте в режимі реального часу прогрес виконання завдань.
#10. Безкоштовний доступ для клієнтів
Надаючи клієнтам безкоштовний доступ до Teamwork, ви покращуєте їх взаємодію, підвищуєте прозорість процесу та забезпечуєте більш плідний досвід.
Можливість залучати клієнтів до проєктів без додаткових витрат робить Teamwork ідеальним рішенням для рекламних агентств та інших постачальників професійних послуг.
Функції Teamwork розподілені на п’ять етапів будь-якого проєкту з управління проєктами, а кожен етап має свої підкатегорії. Розглянемо їх детальніше:
#1. План
- Календар
- Власник проєкту
- Віхи
- Шаблони списків завдань
- Завдання та підзавдання
#2. Співпраця
- Нотатки
- Файли та версії
- Підписники
- Повідомлення
- Конфіденційність
- Дозволи
#3. Виконання
- Бюджетні витрати
- Бюджети списків завдань
- Бюджет проєкту
- Виставлення рахунків
- Реєстр ризиків
- Облік часу
#4. Звіт
- Рентабельність проєкту
- Фільтри
- Панель інструментів
- Оновлення проєкту
- Історія завдань
#5. Інтеграція
- Teamwork Spaces
- Teamwork Desk
- Teamwork CRM
- Teamwork Chat
Яка користь від функцій Teamwork для управління командою?
Функціонал Teamwork робить створення списків завдань надзвичайно корисним для управління командою. Ви можете встановлювати пріоритети для своєї команди, а також ділити кожну роботу на підзавдання для більш глибокого розуміння.
Відстежуючи прогрес виконання завдання в реальному часі, ви завжди будете мати актуальну інформацію. Teamwork інформуватиме вас про проблеми, виконання завдань, перешкоди та інше. Це може бути особливо корисно для вас як керівника команди, оскільки полегшує контроль за роботою всієї команди.
Чи відстає ваша команда від графіка, чи йде згідно з планом? Ви зможете знайти відповідь на це питання за допомогою функції Teamwork milestones, яка дає змогу відстежувати інформаційні панелі, які порівнюють ваші терміни виконання з наявними результатами.
Використовуючи віхи, ваша команда зможе виконати все, що потрібно. Ця функція також дозволяє створювати чіткі цілі, додавати списки завдань і відстежувати прогрес.
Немає потреби витрачати час на пошуки важливих файлів проєкту. Ви можете зберігати всі свої матеріали в одному місці за допомогою Teamwork і легко завантажувати нові версії, щоб продемонструвати прогрес.
Функція “Підписники” Teamwork дозволяє вашим клієнтам стежити за ходом проєкту в режимі реального часу. Це особливо зручно, якщо у вас є клієнти, які зацікавлені в моніторингу прогресу проєкту.
Тарифи Teamwork
Ціни на програмне забезпечення Teamwork розділені на чотири категорії: Free Forever, Deliver, Grow та Scale. Такий підхід є корисним для різних компаній, залежно від їх потреб та можливостей.
Teamwork також пропонує два варіанти оплати: щомісячно та щорічно. Щорічний план є вигіднішим, ніж місячний.
| План | Місячна оплата | Річна оплата |
| Free Forever | $0 | $0 |
| Deliver | $13,99 | $119,8 |
| Grow | $24,99 | $215,8 |
| Scale | Контакт Teamwork | Контакт Teamwork |
Альтернативи Teamwork
Wrike
Wrike – це надійний інструмент для командної роботи та управління проєктами. Він розроблений спеціально для команд. Wrike – це онлайн-платформа для управління завданнями та проєктами.
Компанія, яка зараз належить Citrix, продовжує розширюватися у цих напрямках, впроваджуючи нові можливості.
Додаток тепер має розширені можливості, зокрема, прогнозування ризиків відставання проєкту від графіка та виявлення їх причин.
Wrike простіший у встановленні та використанні, ніж багато аналогічних програм для управління проєктами, хоча має дещо вищу ціну.
SmartSuite
SmartSuite – це платформа для спільного керування роботою, яка дозволяє командам планувати, вимірювати та керувати будь-яким робочим процесом. Ціна за користувача починається від 10 доларів США на місяць, а платформа доступна на 15 різних мовах.
Ви отримуєте доступ до всіх інструментів, необхідних для створення єдиної системи управління проєктами на уніфікованій платформі.
Ви можете відстежувати статус будь-якого проєкту, керувати його завданнями, віхами, власниками та ресурсами. Гнучкі звіти та часові шкали дозволять вам бачити загальну картину.
Особиста думка автора про Teamwork
Teamwork є зручним у використанні та має широкий спектр можливостей, включаючи виставлення рахунків, що робить його ідеальним для команд, які працюють з клієнтами та займаються оплачуваною роботою.
Попри поступове зростання цін, Teamwork залишається вигідною інвестицією. Мобільні додатки для iOS та Android дозволяють користувачам бути в курсі проєктів та завдань, незалежно від їхнього місцезнаходження. Це особливо корисно для тих, хто працює у віддаленому режимі. Мобільний додаток Teamwork надає огляд поточного стану роботи та відповідних часових рамок.
Проте, мобільний додаток не має повного функціоналу, доступного в онлайн-версії. Тому він корисний для підтримки зв’язку з командою, оновлення статусу та додавання витраченого часу, але не може повністю замінити онлайн-версію.
Підсумок
Teamwork має інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, що дозволяє створювати звіти, візуалізувати роботу за допомогою Kanban, призначати завдання, складати списки, керувати часом та взаємодіяти з іншими користувачами.
Teamwork допоможе вам досягти успіху у виконанні завдань, незалежно від вашого досвіду в управлінні проєктами. Найкраще те, що ви можете почати використовувати Teamwork безкоштовно.