Ваш контракт не обов’язково підписувати вручну, щоб мати юридичну силу — ви можете підписати документ цифровим підписом і заощадити час, гроші та клопоти за допомогою Zoho Sign.
У сучасному світі, де паперова робота поступово застаріває, є сенс переходити на цифрові підписи. Цифрові підписи не тільки швидші та зручніші, але й екологічні.
Хоча на ринку є різноманітне програмне забезпечення для цифрового підпису, вам слід вибрати надійне рішення, як-от Zoho Sign, яке є ефективним і доступним водночас.
Що таке цифровий підпис?
Цифровий підпис — це техніка, яка підтверджує автентичність і цілісність цифрового документа, програмного забезпечення або повідомлення. Він використовує криптографію для захисту документа від підробки та видавання себе за іншу особу. Цифрові підписи вважаються юридично обов’язковими в багатьох країнах, включаючи США.
Навіщо потрібен цифровий підпис?
Економте час і гроші
Ручна обробка документів для підписів включає складання, друк, сканування та відправлення поштою іншим особам. На повернення цих документів після їх підписання можуть знадобитися навіть тижні. Цифровий підпис економить ваш час і гроші, усуваючи ці завдання.
Ефективно та безпечно
Цифрові підписи функціонують як безпечна альтернатива традиційним підписам на папері. Вам не потрібно друкувати, сканувати або надсилати фізичні документи іншим сторонам. Це також знижує ризик підробки.
Доступність
Для будь-якого виду віддаленого та глобального документа цифровий підпис дуже зручний. Це допомагає сторонам безпечно підписувати документи з будь-якого місця та, таким чином, підвищує ефективність бізнесу.
Кращий імідж компанії
Використання паперу для підпису документів також негативно впливає на навколишнє середовище. За допомогою цифрових підписів ви можете зменшити це та створити враження екологічності в діловому світі.
Юридична чинність
У багатьох країнах цифрові підписи мають юридичну силу, як і власноручні підписи. Незалежно від того, чи йдеться про контракт, угоду, електронну транзакцію чи будь-який інший юридичний документ, цифрові підписи забезпечують його автентичність і цілісність, щоб визнати його юридично обов’язковим у суді.
Цілісність
Цифровий підпис також корисний для підтримки цілісності цифрового документа. Він використовує криптографічні алгоритми для створення унікального хеш-значення. Якщо хтось змінить цей документ, буде інше хеш-значення, яке буде працювати як доказ зміни документа.
Автоматизація робочого процесу
Підписи на паперових носіях вимагають координації та ручного відстеження, щоб переконатися, що документи підписані точно та захист конфіденційності даних. Більше того, у підписах вручну можливі затримки, помилки та порушення правил.
Перехід до цифрового підпису означає перехід до стандартного й автоматизованого робочого процесу, який є послідовним і безпомилковим.
Як знак Zoho може допомогти з цифровим підписом
Якщо ви все ще покладаєтеся на традиційний метод ручки та паперу для підпису ділових документів, настав час вибрати Zoho Sign. Це програмне забезпечення полегшує безпечне підписання та керування бізнес-документами з будь-якого глобального розташування за кілька кліків.
Ця повна програма цифрового підпису допоможе вам усунути громіздкий процес ручного підпису документа. З його допомогою ви можете отримати юридично дійсні та захищені від підробок документи, які неможливо змінити після підписання. Крім того, це програмне забезпечення дозволяє перевіряти особу підписувача та підписувати документи з будь-якого місця з максимальною відповідністю законодавству.
Давайте тепер розглянемо основні функції Zoho Sign.
Простота підпису та надсилання
Zoho Sign використовує простий підхід до підписання та надсилання документів для цифрового підпису. Ви можете легко завантажити документ, додати одержувачів і розмістити для них поля форми перед його надсиланням. Щоб підписати, вам необхідно відкрити посилання, надіслане електронною поштою, ввести код підтвердження, якщо потрібно, і підписати документ.
Безперебійне керування документами
Управління документами на цій платформі також не викликає проблем. Це дозволяє перевірити статус документа та вжити подальших дій на його основі. Крім того, Zoho Sign можна використовувати для повного аудиту. Він пропонує вам повну історію дій, виконаних з документом, і сертифікацію завершення для документів без незавершених завдань.
Багаторазові шаблони документів
Функція шаблонів Zoho Sign позбавляє вас від створення нових угод з нуля кожного разу, коли ви хочете їх використовувати. Як користувач професійного та корпоративного планів ви можете створювати шаблони для угод купівлі-продажу, контрактів найму та політик соціальних мереж, якими вам, можливо, доведеться часто користуватися.
Після створення шаблонів для потреб вашого бізнесу ви можете переглядати та редагувати ці шаблони для кожного окремого випадку, змінювати власника, створювати SignForm (доступний лише для адміністраторів організації) і видаляти шаблони. Ці шаблони будуть у вашому обліковому записі, доки ви не видалите їх вручну.
Масова відправка документів
Zoho Sign дає змогу надсилати один або кілька документів кільком одержувачам одночасно за допомогою функції масового надсилання. Доступний лише з планом Enterprise, він стане в нагоді, коли керівникам відділу кадрів потрібно отримати оновлену політику, підписану співробітниками організації.
Підтримка відкритої інтеграції AI
Якщо у вас є платна підписка на Zoho Sign із використанням центрів обробки даних США та дійсний ключ OpenAI API, створений користувачем, ви можете використовувати ChatGPT та інтеграцію OpenAI через помічника Zoho AI Assistant Zia. Завдяки цій інтеграції ваші дані документа передаються в Open AI і можуть використовуватися для різних цілей, зокрема для отримання резюме документа.
AES і QES
Користувачі всіх платних планів і центрів обробки даних у США можуть отримати сертифікати AES (розширений електронний підпис) для своїх підписів через TrustFactory, що базується в Південній Африці. Користувачам необхідно зареєструватися в TrustFactory і налаштувати цю інтеграцію, щоб отримати цю функцію.
Zoho Sign також співпрацює з Uanataca SA, яка є постачальником послуг перевірки особи в ЄС. З його допомогою користувачі підписки Enterprise можуть підписувати документи через КЕП (кваліфікований електронний підпис).
Мобільні програми Zoho Sign
Якщо ви постійно в русі, ви можете встановити програми Zoho Sign для Android або iOS на своїх мобільних пристроях. Ці програми однаково ефективно підписують, відстежують і надсилають документи, а також керують шаблонами.
Zoho Sign API
Zoho Sign також пропонує API для інтеграції цифрового підпису в будь-яку програму. Незалежно від вимог вашого проекту, ви можете легко застосувати приклади коду на вашій улюбленій мові програмування.
Гнучкі та масштабовані API можна реалізувати за кілька хвилин. Усі документи, підписані за допомогою цих API, є 100% прийнятними в суді. Ви отримуєте найвищий рівень безпеки завдяки стандартному протоколу OAuth 2.0.
Інтеграція з найкращими платформами
Можливо, ви використовуєте бізнес-інструменти та засоби спілкування для своєї організації. Zoho Sign можна інтегрувати з відомими програмами, такими як Microsoft 365, Google Workspace, Zoho CRM, Zoho HRMS, Zapier, Box, MS Teams, Formstack Documents і Integromat.
Створення звітів
Адміністратори організації можуть отримати доступ до детальних звітів, створених Zoho Sign, для всіх документів, підписаних і надісланих за допомогою вашого облікового запису. Фільтри категорій також доступні для типу документа, статусу документа (завершено, відкликано, відхилено, термін дії минув), дійсності документа та історії діяльності.
За замовчуванням створює звіти за останні 30 днів; однак ви можете створювати звіти щотижня та щомісяця. Ви також можете завантажити звіти в локальну систему у форматі CSV.
Ціни на знак Zoho
Поодинокі користувачі можуть обрати безкоштовний план Zoho Sign, який дозволяє підписувати п’ять документів на місяць. Якщо у вас є додаткові вимоги, ви можете вибрати стандартний, професійний або корпоративний плани, починаючи з 10 доларів США за користувача на місяць.
На Zoho Sign доступна 14-денна безкоштовна пробна версія, де ви можете спробувати всі функції плану Enterprise. У нього навіть є простий і прозорий план API цифрового підпису з оплатою за використання.
Заключні слова
Цифровий підпис не лише забезпечує зручність для віддаленого підпису документів, але й додає додатковий рівень захисту від несанкціонованого доступу. Це безпечний для навколишнього середовища процес, який не потребує документообігу, і його можна відстежити для перевірки.
Zoho Sign — це доступна програма цифрового підпису, яка дозволяє створювати документи та надсилати їх іншим для швидкого підпису. Малі та великі компанії та особисті користувачі можуть використовувати це програмне забезпечення для юридичної документації.
Компанії також можуть вибрати інші програми Zoho, такі як Zoho Assist і Zoho Payroll.