Технології змінили спосіб ведення бізнесу та роботу співробітників у всьому світі.
Різноманітні нові технології, як-от смартфони, SaaS, ноутбуки, планшети тощо, сприяють цифровим робочим просторам і віддаленій роботі. Вони відіграють важливу роль у цифровій трансформації, що дозволяє командам працювати ефективніше, ніж будь-коли.
VDR або віртуальні кімнати даних є однією з частин цієї революції з точки зору технологій. Віртуальні кімнати даних повністю змінили спосіб укладання угод для бізнесу. У цій публікації буде розглянуто VDR, їх переваги, використання та деякі постачальники VDR.
Що таке VDR або віртуальна кімната даних?
Віртуальна кімната даних — це онлайн-простір або сховище, де організації зберігають конфіденційні дані та файли. Вони використовують VDR у разі здійснення фінансових операцій або коли мають справу з третіми особами.
VDR – це хмарні служби зберігання даних, які дозволяють обмінюватися особистою або конфіденційною інформацією з партнерами, клієнтами тощо.
Віртуальні кімнати даних використовують надійні методи шифрування, що робить зберігання досить надійним і безпечним. VDR кодують дані перед переміщенням їх у хмару зберігання.
Вони також дозволяють вибирати з різних налаштувань обмежень і дозволів на доступ до документів. Це запобігає копіюванню, спільному доступу чи друкуванню даних без дозволу.
Використання віртуальних кімнат даних
VDR пропонують простір для належної перевірки, необхідної під час завершення ділової угоди. Ці операції стосуються документів і файлів великих розмірів і в більшій кількості.
Більшість цих документів є конфіденційними та містять дуже конфіденційні дані. VDR пропонує всім зацікавленим людям надійний спосіб обміну та перегляду документів під час переговорів.
Щоб підприємства підтримували ділові відносини, потрібна часта передача даних і укладення контрактів. Віртуальні кімнати даних забезпечують зберігання цих контрактів і роблять їх доступними, коли це потрібно.
Вони працюють як централізована точка доступу для адвокатів, зовнішніх і внутрішніх регуляторів, бухгалтерів та інших сторін. Така централізована система знижує ризик затримок і помилок. Це також забезпечує прозорість спілкування.
Переваги віртуальних кімнат даних
Віртуальна кімната даних — ідеальне рішення для будь-якої організації. Це може допомогти компаніям спростити процес обміну документами та зробити його набагато ефективнішим. Вони пропонують широкий спектр переваг, деякі з яких включають:
- Ефективний безпечний обмін критично важливими та приватними бізнес-документами та інформацією.
- Забезпечте захист інформації організації.
- Захищене та надійне керування даними та документами.
- Доступно для кількох сторін одночасно.
- Можливе завантаження великого обсягу даних.
- Підтримка мобільних пристроїв.
- Доступна функція точного пошуку.
Далі ми розглянемо випадки використання віртуальних кімнат даних.
Випадки використання віртуальних кімнат даних
Віртуальні кімнати даних застосовуються в усіх сферах, пов’язаних із залученням капіталу, фінансовими операціями та діловими угодами. Давайте розглянемо деякі з основних застосувань VDR.
технології
VDR є дуже корисними рішеннями для індустрії технологій. Це дозволяє найбільшим технологічним організаціям обмінюватися даними та інформацією між командами та поширювати їх по всьому світу.
Корпоративний розвиток
Корпоративні стратегії передбачають велику кількість використання масивів даних. Використання VDR допомагає визначити тенденції даних, які в іншому випадку залишаються непоміченими.
Інвестиційний банк
Інвестиційна банківська індустрія значною мірою використовує засоби віртуальної кімнати даних. Такі процеси, як залучення капіталу, IPO та M&A, вимагають великого обміну даними, що робить VDR обов’язковим.
Юридичний сектор
Юридична галузь передбачає велику кількість паперової роботи. Однак цей документообіг перетворюється на електронні документи. Таким чином, у цій галузі почали використовувати віртуальні кімнати даних для зберігання, пошуку та обміну юридичними документами.
Бухгалтерські компанії
VDR допомагають бухгалтерським і аудиторським організаціям ділитися своїми обліковими записами та аудиторськими звітами з клієнтами через безпечну платформу.
Нерухомість
Індустрія нерухомості включає велику кількість документообігу та обміну документами. VDR допомагає зберігати та керувати цими документами без жодного ризику.
Віртуальні та фізичні кімнати даних
Раніше, до еволюції цифрових технологій, використовувалися кімнати фізичних даних. Вони використовувалися для зберігання важливих документів, документів інтелектуальної власності тощо. Кімнати фізичних даних були реальними фізичними місцями.
Але зараз, з розвитком цифрових технологій, віртуальні або електронні документи замінили фізичні документи. У результаті віртуальні кімнати даних замінили фізичні кімнати даних. Віртуальні кімнати даних мають багато переваг порівняно з фізичними кімнатами даних. Давайте дізнаємось декілька:
#1. Різниця у вартості
Для кімнат з фізичними даними потрібне орендоване місце та відповідні засоби безпеки для захисту документів. Це означає, що були пов’язані величезні витрати на оренду, обслуговування, охорону тощо.
З іншого боку, віртуальні кімнати даних — це хмарні рішення, які пропонують можливість безпечно зберігати величезні обсяги даних. Віртуальна кімната даних набагато економічніша, ніж фізична.
#2. Час отримання даних
У фізичних кімнатах даних ви можете уявити, як важко було б шукати серед купи наявних документів. Вам знадобляться години, щоб зробити це, навіть якщо все організовано ідеально.
Порівняно з цим, VDR дозволяють зробити це безперешкодно та за лічені секунди. Кожен, хто має дозвіл на доступ до документів, може шукати та отримувати дані негайно без будь-якого часу очікування.
#3. Ефективність
VDR допомагають підвищити ефективність управління документами і, таким чином, бізнес-процесами. Оскільки це дає змогу документам майже миттєво дістатися багатьом учасникам торгів.
Але коли ми говоримо про фізичні кімнати даних, учасники торгів повинні призначати зустрічі, щоб отримати доступ до кімнати. Таким чином, рівень ефективності буде низьким.
#4. Конфіденційне спілкування
VDR забезпечують конфіденційне та приватне спілкування між сторонами. Ви можете відповідати на конкретні запитання іншої організації, не дозволяючи нікому отримати доступ до вашої інформації. Ви можете надати будь-кому дозвіл на перегляд ваших документів або більше.
#5. Відстеження
VDRs пропонують легке відстеження переглядів документів. У той же час це неможливо у фізичних кімнатах даних. Ви не можете контролювати, хто переглядає який документ. Але віртуальні кімнати даних дозволяють вам побачити, скільки людей переглянули ваші файли. Ви отримуєте щоденні звіти про це, що робить відстеження зручним.
Кілька постачальників віртуальних кімнат даних пропонують чудові можливості. Різні функції дозволяють ефективно та ефективно керувати своїми документами та файлами в Інтернеті.
Інструменти віртуальних кімнат даних
Давайте розглянемо найкращих постачальників віртуальних кімнат даних, яких ви можете розглянути.
iDeals
iDeals пропонує спосіб співпраці та безпечного обміну важливими бізнес-документами. Це дозволяє завантажувати файли за допомогою функції простого перетягування. Ви можете масово завантажити файли та заощадити свій дорогоцінний час.
Він підтримує понад 25 різних форматів файлів і дозволяє інтегрувати його з Windows Explorer. Прості параметри текстового пошуку та фільтри роблять пошук даних набагато зручнішим.
Ансарада
Ansarada — це розумна віртуальна кімната даних, яка працює набагато більше, ніж просто рішення для зберігання та обміну файлами. Він інтегрується з іншими платформами, щоб увімкнути двосторонню синхронізацію та пропонує функцію перетягування, яка дозволяє швидко завантажувати документи та файли.
Ansarada дозволяє відстежувати та контролювати всі ваші дії. Він підтримується потужністю штучного інтелекту, який допомагає вам автоматизувати звітність, прогнозувати результати тощо.
CapLinked
CapLinked надає безпечні та прості рішення віртуальної кімнати даних для безпечного зберігання документів. Це дозволяє миттєво завантажувати документи та обмежувати доступ, надаючи дозвіл потрібним сторонам.
Ви можете завантажувати файли масово і таким чином економити свій дорогоцінний час. Безпека корпоративного рівня гарантує, що ваші важливі документи завжди будуть у безпеці та захищені. CapLinked пропонує кімнати даних для проектів, організацій і підприємств будь-якого розміру та бюджету.
OneHub
Безпечно співпрацюйте зі своїми колегами, клієнтами та партнерами. За допомогою OneHub ви можете без жодних турбот ділитися особистою бізнес-інформацією.
Це дозволяє швидко завантажувати файли за допомогою функції перетягування. Розширене відстеження активності дає змогу відстежувати все в кімнаті даних. Ви можете мати високоякісний попередній перегляд для понад 30 типів файлів. Ви можете легко оптимізувати співпрацю, призначаючи завдання, надаючи дозволи тощо.
Ця кімната даних оснащена шифруванням на рівні банку.
Коробка
Box дозволяє безпечно керувати ставками, M&A та контрактами з максимальним захистом. Він поставляється з більш ніж 1400 інтеграціями для полегшення процесів. Це дозволяє вам покращити роботу користувача, дозволяючи попередній перегляд у веб-переглядачі та мобільний доступ.
Його високий рівень безпеки запобігає несанкціонованому доступу та гарантує безпечний доступ до документів. Елементи керування папкою та надійні дозволи користувача відстежують підозрілу діяльність.
Заключні слова
Отже, ви бачите, наскільки важливими та корисними є віртуальні кімнати даних, коли ми говоримо про важливу документацію. Кожен сектор, пов’язаний з електронною документацією та транзакціями, потребує захищених віртуальних кімнат даних для забезпечення максимальної безпеки документів.
Ви можете розглянути будь-якого із запропонованих вище постачальників VDR і зосередитися на своїй бізнес-роботі без будь-яких турбот.
Далі ви можете перевірити програмне забезпечення для автоматизації документообігу, щоб заощадити робочі години.