Матриця «Навички-Воля» – це ключовий інструмент для оптимізації продуктивності вашого колективу, результативності кожного співробітника та загальної залученості персоналу.
Ефективність, продуктивність та мотивація членів команди в значній мірі залежать від дій керівника. Існує багато інструментів та методик управління, що дозволяють компаніям стабільно розвиватися та зростати.
Одним з таких інструментів є аналіз «Навички-Воля». Керівники з різних сфер, таких як управління персоналом, операційне управління, проєктний менеджмент та інші, використовують цей інструмент для персоналізації підходу до роботи з кожним співробітником або членом команди.
Ми пропонуємо ознайомитися з цим інструментом, щоб ви могли виробити власне розуміння його концепції та успішно застосовувати його у робочому середовищі. Крім того, поглиблене вивчення матриці «Навички-Воля» допоможе вам вдосконалити лідерські якості.
Що являє собою матриця «Навички-Воля»?
Керівники та менеджери застосовують інструмент аналізу «Навички-Воля» для оцінки ефективності працівників на основі наступних параметрів:
- Компетенції або професійні навички працівника
- Мотивація персоналу до роботи або його вольові якості
Матриця – це по суті квадрантна діаграма 2×2. Для кращого розуміння можна розглядати її як графік. По осі X розміщуються навички, а по осі Y – воля. Ліва частина осі X відображає низький рівень кваліфікації, а права – високий рівень.
Аналогічно, по вертикальній осі Y відкладається воля. Нижня частина осі Y представляє співробітників з низькою мотивацією, а верхня – з високою. Розбивши графік на квадранти, ви отримаєте 4 сектори, кожен з яких поєднує різні рівні навичок та волі. Це дозволить оцінити відповідність кожного працівника для конкретного проєкту.
Для кожного з цих чотирьох секторів потрібен індивідуальний підхід, щоб максимізувати продуктивність робочої сили. Або ж ви можете переглянути склад персоналу та найняти більш кваліфікованих і вмотивованих працівників. В будь-якому випадку, аналіз «Навички-Воля» допоможе вам оцінити компетенції та мотивацію нових кандидатів.
Історія виникнення матриці «Навички-Воля»
У 1970 році Кен Бланчард та Пол Херсі розробили ситуаційну модель лідерства, що ґрунтується на рівні розвитку підлеглих та стилі лідерства. Модель складалася з квадрантної матриці 2×2, яка передбачала 4 типи лідерів: «наказує», «переконує», «залучає» та «делегує».
Щодо підлеглих/працівників, то виділяли 4 типи: висока компетентність і висока відданість, висока компетентність і змінна відданість, певна компетентність і низька відданість, низька компетентність і висока відданість.
Квадрант для підлеглих став попередником сучасної діаграми «Навички-Воля». Після виходу книги «Дао коучинга» Макса Ландсберга у 1996 році, методика набула популярності у сфері менеджменту.
Значення навичок та волі у матриці
Для ефективного застосування матриці «Навички-Воля» необхідно розуміти визначення навичок та волі в її контексті. Ось ключові моменти:
Майстерність
Навички – це технічні та творчі здібності, які співробітники використовують у роботі. До них відносяться, наприклад, навички роботи з обчисленнями, базами даних, файлами, проведення опитувань, збору даних, розробки веб-сайтів, додатків, а також продажі, маркетинг та інші.
Співробітники набувають навичок через постійне навчання, тренінги, вивчення нових концепцій та безпосередньо через виконання своїх службових обов’язків. Залежно від рівня навичок, працівників можна класифікувати як експертів, досвідчених, середніх або початківців.
Воля
Воля відображає рівень мотивації працівника. Вона може виражатися у наступному:
- Мотивація завершити завдання у визначений термін.
- Прагнення вивчати нові бізнес-інструменти, навички, творчі ідеї, бізнес-концепції тощо.
- Мотивація для кар’єрного зростання.
- Бажання ретельно дотримуватися вказівок.
Рівень освіти, досвід роботи та навички суттєво впливають на волю персоналу. Тому менеджерам слід бути уважнішими у роботі з менш вмотивованими працівниками, ніж з високо мотивованими.
Призначення матриці «Навички-Воля»
Після визначення рівнів навичок та волі працівників і їх класифікації, потрібно підібрати відповідний стиль управління для кожної з чотирьох груп. Діаграма «Навички-Воля» допоможе вам визначити ці стилі.
#1. Направляючий
Направляюче керівництво – це визначення того, що мотивує працівників з низьким рівнем навичок і волі. Потім потрібно застосувати цей стимул для досягнення результату. Кінцевий результат повинен бути якісним, корисним для бізнесу, вимірним і досяжним у встановлені терміни.
#2. Наставницький
Матриця показує, що працівники з низькою кваліфікацією, але високою волею, потребують наставництва. Важливо дотримуватися наступних рекомендацій:
- Обговоріть обсяг та цілі навчання з працівником.
- Документуйте всі тренінги або проєкти.
- Поясніть і продемонструйте робочий процес.
- Встановіть критерії якості.
Навчання працівника має проводитися відповідно до стандартних моделей навчання.
#3. Мотивуючий
Серед членів команди можуть бути працівники з високим рівнем кваліфікації, але з низькою волею. Їм потрібен простий імпульс для досягнення високої продуктивності. Достатньо буде проявити повагу до їхніх завдань та оцінити їхній внесок.
#4. Делегуючий
У вашому колективі завжди є висококваліфіковані та мотивовані працівники. Визначте їх за допомогою матриці «Навички-Воля», а потім делегуйте їм проєктні завдання. Перед призначенням завдання, визначте стандарти якості, терміни та очікувані результати.
Квадранти матриці «Навички-Воля»
Квадрант 1: Низькі навички та низька воля
Працівники з цього квадранту потребують найбільше уваги. Потрібно ретельно їх навчати, щоб вони здобули навички, необхідні для виконання проєкту. Крім того, потрібно мотивувати їх виконувати завдання вчасно та досягати результатів.
Квадрант 2: Низькі навички та висока воля
Працівники з цього квадранту можуть продемонструвати високу продуктивність за умови надання достатньої кількості вказівок та підтримки. Забезпечте їм навчання потрібним навичкам та тактикам. Потім залучіть до проєкту під ретельним контролем. Зменшуйте контроль в міру досягнення прогресу.
Квадрант 3: Високі навички та низька воля
Працівники з цього квадранту потребують мотиваційного поштовху. Проведіть персональні зустрічі, щоб зрозуміти причини їх недостатньої залученості до проєкту. Забезпечення зворотного зв’язку, зміна стилю управління та моніторинг ефективності є найкращими методами коучингу.
Квадрант 4: Високі навички та висока воля
Члени команди з цього квадранту є ідеальними кандидатами для делегування завдань. Дайте їм можливість самостійно досягати результатів, визначивши очікувані результати, терміни та стандарти якості. Регулярно спілкуйтеся з ними, хваліть їх та відзначайте досягнення. Також можна залучати їх до зустрічей для прийняття рішень.
Матриця «Навички-Воля» vs Матриця компетенцій
Матриця компетенцій – це база даних наявних та необхідних навичок, яку менеджери створюють перед призначенням чи наймом співробітників для нового проєкту. Вона також містить окремі стовпці для оцінки зацікавленості та рівня володіння необхідними навичками.
Натомість діаграма «Навички-Воля» відображає співвідношення високих та низьких навичок з високою та низькою волею у квадранті 2×2. Це дозволяє чітко виділити чотири типи працівників/підлеглих: делегат, мотиватор, наставник та наставник. Основна мета полягає у розробці плану навчання та розвитку для працівників груп “Направляючий” та “Наставницький”.
Основні сфери застосування матриці «Навички-Воля»
#1. Проєкти Agile/DevOps
Проєкти Agile/DevOps спрямовані на підвищення продуктивності, ефективності, безперервного вдосконалення та своєчасного надання продуктів/послуг.
Менеджери можуть використовувати діаграму «Навички-Воля» для пошуку найкращих співробітників, які можуть швидко долучитися до проєкту. Надалі можна організувати навчання, щоб підвищити компетенції інших працівників.
#2. Приєднання нового менеджера
Ця матриця є цінним інструментом для нового менеджера, який приєднується до нової команди. Використовуючи аналіз навичок, можна миттєво виробити науковий підхід до взаємодії з новою командою.
#3. Повернення в офіс після пандемії
Після завершення пандемії COVID-19 більшість організацій повинні провести аналіз матриці «Навички-Воля» для оцінки:
- Перспектив роботи.
- Обробки робочого навантаження.
- Виявлення компетенцій.
- Кар’єрних цілей та завдань.
- Фінансових потреб.
Таким чином, менеджери можуть швидко інтегрувати команду у робочий процес.
#4. Злиття та поглинання
Коли до команди приєднуються нові члени з іншої версії тієї ж компанії, корисно провести аналіз їхніх навичок. Це дозволить визначити, хто потребує навчання, а хто може відразу почати виконувати завдання.
#5. Організаційна або бізнес-реструктуризація
Під час реструктуризації компанії менеджери повинні адаптувати робочу силу до нових цілей, моделей зростання та джерел прибутку. Аналіз «Навички-Воля» допоможе перевести працівників із застарілих підрозділів до більш перспективних.
#6. Відстеження навичок
Перед аналізом «Навички-Воля» потрібно зібрати інформацію про навички співробітників. Це чудова можливість створити базу даних навичок, щоб у майбутньому легко знаходити співробітників зі спеціальними навичками.
Як створити матрицю «Навички-Воля»?
Керівна команда або менеджер може створити діаграму аналізу «Навички-Воля». Для цього потрібні попередні дані про працівників або членів команди.
Ця інформація допомагає визначити рівень волі та навичок. Щоб зібрати дані від співробітників, надішліть онлайн-опитування з двома наборами анкет:
Оцінка рівня навичок
- Освіта
- Досвід роботи
- Сильні та слабкі сторони
- Професійні досягнення
- Пройдені курси та сертифікати
- Кількість позитивних і негативних відгуків
Оцінка рівня волі
- Особисті та професійні цілі
- Ініціативність у виконанні завдань
- Зміна роботи та її періодичність
- Взаємодія в команді
- Загальне ставлення до роботи
- Залученість до робочого процесу
Створіть матрицю з 4 квадрантів 2×2. Розмістіть імена співробітників у квадрантах на основі отриманих результатів. Можете переглянути розділ “Квадранти” у цій статті для розуміння назв розділів.
Найкращим способом є використання готових шаблонів, як наведено нижче:
Шаблони матриці «Навички-Воля»
Creately
Для створення діаграми аналізу навичок та волі потрібні такі програми, як Microsoft Word, Microsoft Visio та Microsoft Excel. Однак, з Creately, вам знадобиться лише одна веб-програма. Це єдиний підключений робочий простір, що дозволяє зібрати, проаналізувати та спланувати навички співробітників за мінімальний час.
Шаблон Creately можна безкоштовно використовувати протягом пробного періоду облікового запису. Таким чином, ви зможете оцінити ефективність шаблону перед оформленням платної підписки. Серед основних переваг шаблону:
- Онлайн-збір даних про співробітників
- Командний аналіз навичок
- Спеціалізовані бази даних
- Інтеграція з відомими бізнес-додатками
- Сучасні форми, емодзі, вкладення, поля для коментарів тощо.
Збереження роботи в режимі офлайн у форматах PNG, SVG, PDF, JPEG і CSV для подальшого використання або друку.
Scilife
Scilife є відомим постачальником рішень для контролю якості, управління документами та створення робочих процесів для сфери охорони здоров’я. У рамках проєкту безкоштовних інструментів та посібників, компанія пропонує безкоштовний шаблон для матриці навичок. Його можна використовувати для збору даних про компетенції працівників перед призначенням їх на проєкти.
Матриця навичок, розроблена для Microsoft Excel, має такі функції:
- Легке виявлення прогалин у навичках, що заважають успіху в бізнес-проєктах.
- Збір і візуалізація компетенцій команди та порівняння їх з вимогами до кваліфікації для майбутнього проєкту.
- Розробка планів навчання та розвитку для співробітників на основі їхніх компетенцій.
- Об’єктивний інструмент для точного визначення рівня кваліфікації працівників.
Ви можете просто завантажити та відкрити файл за допомогою настільного додатку Excel. Хоча шаблон не пропонує квадранта 2 на 2 для повної матриці «Навички-Воля», його все одно можна використовувати для попереднього збору даних.
Висновок
Матриця «Навички-Воля» є стандартною структурою, яку світові компанії сприймають як ефективний інструмент для оцінки продуктивності працівників, рівня кваліфікації, можливостей навчання тощо. Використовуйте цю методику для найму нових членів команди та для навчання наявних співробітників, щоб підвищити продуктивність та сприяти розвитку компанії.
Ознайомившись із цим посібником, ви зможете покращити роботу своєї команди. Готові шаблони допоможуть вам миттєво створити матрицю навичок і використовувати її у роботі.
Також рекомендуємо прочитати посібник щодо діаграм віх, щоб належним чином відстежувати прогрес проєкту та керувати ним.