Знайдіть кілька найкращих шаблонів Smartsheet, які допоможуть вам керувати проектами та бізнес-процесами в різних галузях.
Smartsheet є одним із лідерів у сфері управління проектами, роботою та співпрацею в малих і корпоративних компаніях. Згідно з нещодавнім звітом Datanyze, частка ринку Smartsheet у галузі управління проектами та спільної роботи на робочому місці становить 5,28%.
Отже, цілком очевидно, що помірна кількість компаній використовує Smartsheet для керування завданнями та проектами. Якщо ви також любите цей інструмент і хочете скоротити час на керування бізнесом, ви можете скористатися шаблонами Smartsheet.
Читайте далі, щоб дізнатися про кілька професійних і чудових шаблонів Smartsheet, які допоможуть вам почати керувати проектом або роботою за кілька хвилин.
Що таке шаблони Smartsheet?
Шаблони — це готові до використання дошки Smartsheet для керування проектами чи роботами, які можна використовувати в подібних бізнес-випадках. У бібліотеці вмісту Smartsheet є багато шаблонів. Вам не складе труднощів знайти шаблон, який відповідає вашому бізнесу чи галузі.
Шаблони постачаються з усіма полями, які вам знадобляться в аркуші керування проектом. Наприклад, план і бюджет події включають наступне:
- Стовпці для назви завдання, призначеного, прогресу, під загрозою, терміну виконання, кількості, бюджету, приміток тощо.
- Завдання та підзадачі
- Різні режими перегляду, як-от діаграми Ганта, перегляд карток, перегляд календаря тощо.
Тепер усе, що вам потрібно зробити, це змінити поле завдань і підзавдань, щоб почати свій проект керування подіями.
Оформивши платну підписку, ви отримуєте безкоштовний доступ до всіх шаблонів Smartsheet. Крім того, команда розробників Smartsheet продовжує регулярно додавати нові шаблони.
Навіщо вам потрібні шаблони Smartsheet?
Основною причиною використання шаблонів керування проектом або роботою в Smartsheet є якнайшвидший початок проекту. Є й інші причини, які ви можете знайти нижче:
Як отримати доступ до шаблонів Smartsheet
Ви, мабуть, дуже зацікавлені у використанні шаблонів. Але вам важко знайти шаблони, які ви шукаєте. Не хвилюйтеся! Виконайте наведені нижче кроки, щоб дізнатися, як працювати з шаблонами Smartsheet.
Зареєструйтеся в Smartsheet
Якщо у вас немає облікового запису, зареєструйте його, виконавши наведені нижче дії. Smartsheet безкоштовний протягом 30 днів.
- Натисніть кнопку Спробувати Smartsheet безкоштовно.
- Окрім повідомлення “Не маєте облікового запису?” натисніть Створити.
- Введіть свою електронну адресу або зареєструйтеся за допомогою облікового запису Google/Microsoft.
Увійдіть до Smartsheet
Якщо у вас уже є обліковий запис, виконайте натомість такі дії:
- Відвідайте портал входу в веб-програму Smartsheet.
- Введіть адресу електронної пошти та пароль.
- Натисніть кнопку «Увійти».
- Якщо ви раніше підписалися за допомогою облікового запису Google, Apple або Microsoft, виберіть відповідну опцію для швидкого входу.
Отримайте шаблони Smartsheet
- Після входу в Smartsheet ви перейдете на вкладку «Домашня сторінка».
- Щоб дослідити шаблони Smartsheet, ви можете відвідати вкладку «Центр рішень» або кнопку «Створити» на вкладці «Домашня сторінка».
- Перебуваючи на вкладці «Домашня сторінка», натисніть опцію «Створити», розташовану у верхньому правому куті веб-програми.
- Відкриється контекстне меню з такими параметрами, як «Аркуш», «Форма», «Звіт», «Огляд шаблонів» тощо.
- Натисніть Огляд шаблонів.
- Зараз ви перебуваєте в Центрі рішень і маєте побачити екран Огляд усіх рішень.
- Натисніть «Показати більше шаблонів» або «Показати більше наборів шаблонів», залежно від вашого вибору. Набори шаблонів містять більше робочих ресурсів, таких як інформаційні панелі, звіти, форми тощо.
- Тепер ви отримуєте повний список шаблонів Smartsheet.
- Ви можете звузити список, клацнувши такі параметри фільтрації, як «Клієнти та клієнти», «Фінанси та бухгалтерський облік», «Людські ресурси», «ІТ» тощо, на панелі навігації під стовпцем «Центр рішень».
Найкращі шаблони Smartsheet для різних галузей
Цифровий маркетинг
Шаблон інтегрованого плану цифрового маркетингу підходить для маркетингових команд, які задовольняють різноманітну підтримку та творчі запити від інших бізнес-команд. Отже, ви можете негайно використовувати дошку Smartsheet, щоб почати інтегровану цифрову маркетингову кампанію.
Аркуш має розширені формули для електронних таблиць, автоматизацію робочого процесу та функції спеціального форматування тексту. Це ще не все! Він також містить детальне планування проекту, докладні деталі маркетингових планів і резюме для керівників.
Ви можете легко перейти до перегляду діаграми Ганта з режиму сітки, оскільки шаблон містить необхідні стовпці «Завершення» та «Тривалість». Існує стовпець «Прапор», за допомогою якого можна виділити фазу проекту. Не кажучи вже про стовпець «Бюджет/Витрати», який дає змогу керувати маркетинговими витратами.
Роздрібна торгівля
Галузь роздрібної торгівлі бореться з оптимізацією запасів. Таким чином, Smartsheet пропонує автоматизовану панель контролю запасів, яка може оптимізувати такі види роздрібної діяльності:
- Оптимізація продуктивності у відділі інвентарю
- Баланс продажів, замовлень і запасів
- Визначення правильної дати поповнення запасів
- Скоротіть надмірні витрати на запаси
- Миттєво отримуйте інформацію про постачальника
Шаблон Inventory Stock Control має поле для введення даних праворуч і фіксовані деталі ліворуч. Деякі корисні стовпці за замовчуванням: Відділ, Статус повторного замовлення, Назва товару, Інвентарна вартість тощо.
Ви можете автоматизувати керування запасами за допомогою шаблону керування запасами зі штрих-кодом. Він поставляється з ексклюзивною колонкою для штрих-кодів продуктів. Ви можете використовувати штрих-коди або синхронізувати електронну таблицю з інструментом ERP, щоб відстежувати кількість різних товарів на вашому складі.
Будівництво та інженерія
Ваш будівельний бізнес може отримати значну користь, якщо ви використовуєте наведені нижче шаблони Smartsheet у відповідних випадках використання:
- Шаблон трекера будівельної документації
- Шаблон розкладу обладнання
- Шаблон бюджету будівництва
- Графік будівництва з шаблоном Ганта
Наприклад, шаблон планування будівництва особливо корисний для планування, відстеження та візуалізації вашого будівельного проекту. Ви можете скопіювати шаблон і перейменувати його, щоб використовувати той самий шаблон для кількох будівельних проектів.
Шаблон підходить як для мобільних пристроїв, так і для веб-додатків. Таким чином, інженери та супервайзери можуть оновлювати необхідні стовпці для завдань. Є попередньо встановлені стовпці статусу, як-от Дата початку, Дата завершення, Кому призначено, Статус, % виконано, Тривалість, Примітки тощо.
Стовпець «Назва завдання» містить більшість завдань і підзадач на будівництво. Наприклад, є такі завдання, як «Сантехніка», «Ізоляція», «Шафи» тощо. Якщо ви розгорнете завдання, ви знайдете підзавдання, як-от «Грунтові роботи», «Груба робота», «Катани», «Продувка», «Головна ванна», «Кухня», «Підвал» тощо.
Розваги та гостинність
Індустрія гостинності та розваг потребує точного відстеження витрат, звітності за завданнями, відвідуваності гостей, продажу квитків, зіставлення квитків із доходом, зіставлення споживання їжі гостями в реальному часі тощо.
Щоб задовольнити ваші вищезазначені потреби, ось дошки Smartsheet, які стануть у нагоді:
- Запуск події та шаблон бюджету
- Шаблон урочистого збору коштів
- Персональний персонал готелю та шаблон пропусків
- Шаблон плану завдань події
Наприклад, формат Event Staff Hotel & Passes ідеально підходить для керування розміщенням у готелі для вашого персоналу або клієнтів, які відвідують розважальний захід.
На дошці проекту є важливі стовпці даних, як-от тип квитка, вартість квитка, оцінка вартості готелю, назва готелю, заїзд, виїзд, кредитна картка, тариф тощо.
Фінанси та фінансові послуги
Вам знадобляться точні дані та прості можливості аудиту у ваших проектах фінансових послуг. Наступні шаблони Smartsheet можуть задовольнити більшість ваших вимог у цьому секторі бізнесу:
- Шаблон контрольного списку проекту IPO
- Шаблон графіка погашення позики
- Шаблон закінчення фінансового місяця
Припустімо, що ви плануєте вийти на біржу через IPO. Це величезний проект для будь-якого бізнесу, який хоче отримати гроші з фондового ринку через продаж акцій. Використовуйте дошку Smartsheet, щоб спланувати все, що стосується IPO, навіть якщо ви не знаєте всіх кроків.
У колонці «Підготовча робота» вже описано всі завдання, які потрібно завершити. Наприклад:
- Фінансова звітність
- Підготуйтеся до Due Diligence
- Підготовка до подвійного класу
- EIP та ESPP
- S-1 Prep
- Період перегляду SEC
- Завершити та опублікувати S-1
Інші важливі поля стовпців, які вам знадобляться, це «Дата початку», «Дата виконання», «Т-мінус тижні», «Залежності», «Тривалість», «Призначено» тощо.
Виробництво
Вашим виробничим підприємствам потрібна різноманітна сировина, обладнання, рецепти продуктів, інструкції з розробки продуктів тощо. Ви можете ефективно відстежувати все це на аркушах керування проектами, доступних у Smartsheet. Наприклад, вам потрібно наступне:
- Журнал звітів про інцидент із шаблоном форми
- Затвердження нового продукту за допомогою шаблону форми
- Шаблон розкладу розробки нового продукту
- Шаблон графіка технічного обслуговування машини
Формат графіка технічного обслуговування машини — це простий контрольний список, який можна роздрукувати або відстежувати в цифровому вигляді. У ньому описано більшість полів, які потрібно відстежувати, як-от Стан машини, Назва машини, Розташування, Дата останнього технічного обслуговування, Дата наступного технічного обслуговування, Частота технічного обслуговування, Призначено техніку та Примітки.
Людські ресурси
У Smartsheet є кілька надзвичайно корисних шаблонів для кадрових агентств. Підприємства, які мають свій штат, також можуть використовувати ці дошки Smartsheet. Деякі чудові приклади:
- Інформаційний довідник співробітників
- Перелік перевірок співробітників
- Форма заяви на роботу
- Відстеження кандидатів на роботу
- Відстеження резюме заявника з формою
- Документи про звільнення працівника
- Процес співбесіди з Гантом
- Контрольний список нового найму
- Картка робочого часу з автоматичним затвердженням
Наприклад, вам потрібно найняти 10 співробітників для вашої маркетингової групи. У цьому сценарії вам потрібно використовувати шаблон «Процес співбесіди з Гантом».
Ця електронна таблиця містить усі етапи, які ви можете очікувати в процесі найму. Наприклад, етап попередньої співбесіди, етап співбесіди з кандидатом, етап відбору кандидата та етап найму.
Дошка проекту автоматично відображає діаграму Ганта на правій навігаційній панелі та подання календаря у верхніх стовпцях. Таким чином, менеджери з персоналу можуть переглянути весь статус проекту, подивившись на інформаційну панель діаграми Ганта.
Некомерційна
Наступні шаблони Smartsheet справді підходять для некомерційних і неурядових організацій (НУО):
- Маркетинговий план некомерційної організації
- Подання польової групи з формою
- Менеджмент донорів
- Реєстр волонтерів
Процес бухгалтерського обліку некомерційної організації має вирішальне значення для збереження вашого статусу звільнення від податків у США та Великобританії. Таким чином, вам потрібно відстежувати дані донорів, як-от суми їхніх пожертв, ім’я, адресу, ідентифікаційний номер платника податків тощо.
Таким чином, ви можете використовувати формат керування донорами зі Smartsheet. Він поставляється зі стандартними полями даних, які можуть вам знадобитися.
Наприклад, за замовчуванням є заголовки стовпців «Рік пожертви», «Ім’я донора», «Електронна адреса», «Номер телефону», «Адреса», «Регіон», «Назва фонду» тощо. Оскільки дошки Smartsheet засновані на електронних таблицях, ви можете легко імпортувати ці дані в різні некомерційні бухгалтерські програми.
Бухгалтерський облік
Smartsheet має величезну колекцію шаблонів для бухгалтерських агентств і компаній. У вашому розпорядженні є деякі відомі формати:
- Звіт про рух грошових коштів
- Таблиця балансу
- Довідка про доходи
- Кінець фінансового місяця
- Щорічна підготовка податку
Малі, середні та нові підприємства можуть легко заощадити тисячі доларів, використовуючи ці формати. Підтримка цих шаблонів Smartsheet дозволить вам дотримуватися правил бухгалтерського обліку, не платячи стороннім агентствам.
Альтернативи шаблонам Smartsheet
Ви дослідили величезні колекції шаблонів Smartsheet. Тепер подивіться на такі програми для керування проектами, які також пропонують шаблони:
Monday.com Шаблони
monday.com має розширену бібліотеку шаблонів для різних бізнес-кейсів. Отримавши доступ до бібліотеки шаблонів, ви побачите рекомендовані категорії шаблонів, як-от маркетинг, управління проектами, дизайн, продажі та CRM, кадри та розробка програмного забезпечення. Однак ви можете отримати більше шаблонів, вибравши бізнес-категорії на панелі навігації ліворуч.
Шаблони ClickUp
Бібліотека шаблонів ClickUp демонструє часто використовувані шаблони безпосередньо на головній сторінці шаблонів. Це такі бізнес-ніші, як дизайн, творчість, інженерія, фінанси, продукт, бухгалтерія тощо. На лівій бічній панелі також є два рівні фільтрів. Ці фільтри — це рівні та випадки використання. Ви можете знайти відповідний шаблон, змінивши фільтри.
Висновок
Шаблони — чудові ресурси для запуску нових проектів без припущень чи людських помилок. Отже, більшість програм для керування проектами пропонують готові шаблони. Smartsheet нічим не відрізняється і пропонує безкоштовні шаблони для особистого чи комерційного використання без потреби в ліцензуванні.
У цій статті наразі пояснювалися деякі видатні шаблони управління бізнесом і проектами від Smartsheet. Ви повинні знайти вище дошку Smartsheet, пов’язану з вашим бізнесом. Почніть використовувати шаблони відразу або персоналізуйте, щоб зробити аркуш шаблонів вашим.
Вас також можуть зацікавити найкращі шаблони рахунків для Word і Notion.