Використовуйте шаблони Smartsheet для керування бізнесом techukraine.net

Відкрийте для себе кілька найкращих зразків Smartsheet, які оптимізують управління вашими проєктами та робочими процесами в різноманітних сферах.

Smartsheet є визнаним лідером у сфері управління проєктами, робочими завданнями та спільної діяльності для підприємств як малого, так і великого масштабу. Згідно з останніми аналітичними даними Datanyze, Smartsheet займає 5,28% ринку в галузі управління проєктами та організації спільної роботи.

Тому, цілком очевидно, що значна кількість компаній використовує Smartsheet для організації робочих процесів та проєктів. Якщо ви також є прихильником цього інструменту та прагнете оптимізувати управління своїм бізнесом, шаблони Smartsheet стануть вашими надійними помічниками.

Продовжуйте читання, щоб дізнатися про ряд професійних і виняткових шаблонів Smartsheet, які допоможуть вам швидко розпочати керування проєктами та робочими процесами.

Що таке шаблони Smartsheet?

Шаблони – це готові до використання робочі простори в Smartsheet, призначені для управління проєктами чи робочими процесами, які можна використовувати в аналогічних бізнес-ситуаціях. Бібліотека Smartsheet містить широкий вибір шаблонів. Ви без особливих зусиль знайдете шаблон, який відповідає вашим бізнес-потребам чи галузі.

Шаблони постачаються з усіма необхідними полями для ефективного управління проєктом. Наприклад, шаблон для планування та бюджетування події містить наступні елементи:

• Стовпці для назви завдання, відповідального, прогресу виконання, рівня ризику, терміну здачі, кількості, бюджету, приміток та іншого.
• Розподіл завдань на основні та підзавдання.
• Різні варіанти представлення даних, такі як діаграми Ганта, картковий перегляд, календарний вигляд тощо.

Все, що вам потрібно зробити, це адаптувати поля завдань та підзавдань відповідно до вашого конкретного проєкту, і ви можете розпочинати керування вашими подіями.

Оформивши платну підписку, ви отримаєте безкоштовний доступ до всіх шаблонів Smartsheet. Команда розробників Smartsheet постійно поповнює бібліотеку новими шаблонами, гарантуючи актуальність пропонованих інструментів.

Навіщо потрібні шаблони Smartsheet?

Основна причина використання шаблонів для керування проєктами та робочими процесами в Smartsheet – це можливість швидкого старту вашого проєкту. Існують й інші вагомі причини, які ви знайдете нижче:

• Забезпечення послідовності у ваших проєктах та документах з управління бізнесом. Клієнти можуть змінюватись, але звітування про бізнес-дані, аналітика та інші важливі процеси завжди залишаються стабільними.
• Шаблони розробляються внутрішніми експертами Smartsheet. Це гарантує використання стандартної бізнес-термінології та форматів звітування про проєкти.
• Створення шаблону проєкту з нуля – це трудомісткий процес. З шаблонами Smartsheet ви можете зосередитися на плануванні проєкту та взаємодії з командою, а платформа візьме на себе створення структури проєкту.
• Завдяки шаблонам Smartsheet власники малого бізнесу та менеджери проєктів-початківці можуть швидко розпочати свої проєкти, не вдаючись до дорогої професійної допомоги.

Як отримати доступ до шаблонів Smartsheet

Ймовірно, ви вже відчуваєте інтерес до використання шаблонів. Якщо вам складно знайти потрібні шаблони, не хвилюйтеся! Виконайте наведені нижче кроки, щоб дізнатися, як працювати з шаблонами Smartsheet.

Зареєструйтеся в Smartsheet

Якщо у вас ще немає облікового запису, створіть його, виконавши такі кроки. Smartsheet пропонує безкоштовний 30-денний пробний період.

• Натисніть кнопку “Спробувати Smartsheet безкоштовно”.
• Під повідомленням “Не маєте облікового запису?” натисніть “Створити”.

• Введіть свою електронну адресу або зареєструйтесь, використовуючи обліковий запис Google/Microsoft.

Увійдіть до Smartsheet

Якщо у вас вже є обліковий запис, виконайте такі кроки:

• Перейдіть на портал входу до веб-додатку Smartsheet.
• Введіть свою електронну адресу та пароль.
• Натисніть кнопку “Увійти”.

• Якщо ви раніше зареєструвались, використовуючи обліковий запис Google, Apple або Microsoft, оберіть відповідну опцію для швидкого входу.

Отримайте шаблони Smartsheet

• Після входу в Smartsheet ви потрапите на вкладку “Домашня сторінка”.
• Для пошуку шаблонів Smartsheet, ви можете перейти на вкладку “Центр рішень” або скористатися кнопкою “Створити” на вкладці “Домашня сторінка”.

• Перебуваючи на вкладці “Домашня сторінка”, натисніть на опцію “Створити”, яка розташована у верхньому правому куті веб-додатку.
• Відкриється контекстне меню з такими опціями, як “Аркуш”, “Форма”, “Звіт”, “Перегляд шаблонів” та інше.
• Натисніть “Перегляд шаблонів”.
• Тепер ви перебуваєте в “Центрі рішень” та маєте побачити екран “Огляд усіх рішень”.

• Натисніть “Показати більше шаблонів” або “Показати більше наборів шаблонів”, в залежності від вашого вибору. Набори шаблонів містять розширені ресурси для роботи, такі як інформаційні панелі, звіти, форми та інше.
• Тепер ви побачите повний список шаблонів Smartsheet.
• Ви можете звузити список, використовуючи фільтри, такі як “Клієнти та клієнтський сервіс”, “Фінанси та бухгалтерський облік”, “Людські ресурси”, “ІТ” та інші, на панелі навігації в колонці “Центр рішень”.

Найкращі шаблони Smartsheet для різних галузей

Цифровий маркетинг

Шаблон інтегрованого плану цифрового маркетингу є оптимальним вибором для маркетингових команд, що обробляють різноманітні запити та творчі ідеї від інших підрозділів компанії. Завдяки цьому шаблону ви можете миттєво запустити інтегровану цифрову маркетингову кампанію.

Аркуш містить розширені формули для електронних таблиць, автоматизацію робочих процесів та спеціальні функції форматування тексту. Крім того, він включає детальне планування проєкту, докладний опис маркетингових планів та резюме для керівників.

Ви можете швидко перемикатися між сітковим видом та діаграмою Ганта, оскільки шаблон вже має необхідні стовпці “Завершення” та “Тривалість”. Також присутній стовпець “Прапор” для виділення фаз проєкту. І, звісно, стовпець “Бюджет/Витрати”, який дозволяє контролювати маркетингові витрати.

Роздрібна торгівля

Галузь роздрібної торгівлі постійно працює над оптимізацією запасів. Smartsheet пропонує автоматизовану панель контролю запасів, яка допомагає оптимізувати такі аспекти роздрібного бізнесу:

• Оптимізація продуктивності в управлінні запасами.
• Балансування продажів, замовлень та запасів.
• Визначення оптимальної дати поповнення запасів.
• Зменшення надмірних витрат на запаси.
• Миттєвий доступ до інформації про постачальників.

Шаблон контролю запасів містить поле для введення даних праворуч та фіксовані деталі ліворуч. Корисними стовпцями за замовчуванням є: Відділ, Статус повторного замовлення, Назва товару, Вартість запасів та інші.

Ви можете автоматизувати керування запасами за допомогою шаблону зі штрих-кодами. Він має окрему колонку для штрих-кодів товарів. Використовуйте штрих-коди або синхронізуйте електронну таблицю з ERP-системою для відстеження кількості різних товарів на складі.

Будівництво та інженерія

Ваш будівельний бізнес отримає значні переваги від використання наступних шаблонів Smartsheet:

• Шаблон для відстеження будівельної документації.
• Шаблон розкладу використання обладнання.
• Шаблон бюджету будівництва.
• Шаблон графіку будівництва з діаграмою Ганта.

Наприклад, шаблон планування будівництва є особливо корисним для планування, відстеження та візуалізації будівельного проєкту. Ви можете скопіювати та перейменувати шаблон для використання в різних будівельних проєктах.

Шаблон адаптований як для мобільних пристроїв, так і для веб-додатків. Інженери та супервайзери можуть оновлювати необхідні стовпці завдань. Вже є стовпці для статусу, дати початку, дати завершення, відповідального, відсотка виконання, тривалості, приміток та інше.

Стовпець “Назва завдання” містить більшість завдань та підзавдань будівельного процесу, таких як “Сантехніка”, “Ізоляція”, “Шафи” і т.д. Якщо розгорнути завдання, то ви побачите підзавдання: “Земляні роботи”, “Чорнові роботи”, “Продування”, “Головна ванна”, “Кухня”, “Підвал” і т.д.

Розваги та гостинність

Індустрія гостинності та розваг потребує точного відстеження витрат, звітності за завданнями, відвідуваності гостей, продажу квитків, співставлення квитків з доходом та відстеження споживання їжі гостями в реальному часі.

Для задоволення цих потреб Smartsheet пропонує такі корисні шаблони:

• Шаблон планування та бюджету події.
• Шаблон для організації збору коштів.
• Шаблон розміщення персоналу готелю.
• Шаблон плану завдань події.

Наприклад, шаблон “Розміщення персоналу готелю” є ідеальним для керування розміщенням персоналу або гостей на розважальному заході.

Шаблон містить важливі стовпці, як тип квитка, вартість квитка, оцінка вартості готелю, назва готелю, заїзд, виїзд, кредитна картка, тариф та інше.

Фінанси та фінансові послуги

У проєктах, пов’язаних з фінансовими послугами, важливі точні дані та можливості аудиту. Наступні шаблони Smartsheet задовольняють більшість вимог у цій сфері:

• Шаблон контрольного списку проєкту IPO.
• Шаблон графіка погашення позики.
• Шаблон закриття фінансового місяця.

Наприклад, якщо ви плануєте вийти на біржу через IPO, це великий проєкт для будь-якої компанії, яка хоче залучити кошти з фондового ринку через продаж акцій. Використовуйте шаблон Smartsheet для планування всього процесу IPO, навіть якщо ви не знаєте усіх кроків.

Стовпець “Підготовчі роботи” вже містить перелік усіх необхідних завдань, наприклад:

• Фінансова звітність.
• Підготовка до Due Diligence.
• Підготовка до подвійного класу.
• EIP та ESPP.
• S-1 Prep.
• Період перевірки SEC.
• Завершення та публікація S-1.

Інші важливі стовпці включають “Дата початку”, “Дата виконання”, “Т-мінус тижні”, “Залежності”, “Тривалість”, “Призначено” та інші.

Виробництво

Виробничим підприємствам потрібні різні види сировини, обладнання, рецепти продуктів, інструкції з розробки продуктів тощо. Все це можна ефективно відстежувати за допомогою шаблонів управління проєктами Smartsheet, наприклад:

• Журнал звітів про інциденти з шаблоном форми.
• Затвердження нового продукту з шаблоном форми.
• Шаблон розкладу розробки нового продукту.
• Шаблон графіка технічного обслуговування машин.

Шаблон графіка технічного обслуговування машин є простим контрольним списком, який можна роздрукувати або відстежувати в електронному вигляді. Він включає такі поля: Стан машини, Назва машини, Розташування, Дата останнього технічного обслуговування, Дата наступного технічного обслуговування, Частота технічного обслуговування, Відповідальний технік та Примітки.

Людські ресурси

Smartsheet має ряд корисних шаблонів для відділів кадрів. Компанії, які мають свій власний персонал, також можуть використовувати ці інструменти. Ось деякі корисні приклади:

• Довідник співробітників.
• Контрольний список перевірки співробітників.
• Форма заяви на роботу.
• Відстеження кандидатів на роботу.
• Відстеження резюме з формою.
• Документи про звільнення працівника.
• Процес співбесіди з діаграмою Ганта.
• Контрольний список нового найму.
• Картка робочого часу з автоматичним затвердженням.

Наприклад, вам потрібно найняти 10 співробітників для вашої маркетингової команди. У цьому випадку вам слід використовувати шаблон “Процес співбесіди з діаграмою Ганта”.

Ця електронна таблиця містить усі етапи, які ви можете очікувати в процесі найму. Наприклад, етап попередньої співбесіди, співбесіда з кандидатом, відбір кандидатів та етап найму.

Шаблон автоматично відображає діаграму Ганта на панелі праворуч, а також календарний перегляд у верхній частині. Таким чином, менеджери з персоналу можуть бачити загальний статус проєкту на інформаційній панелі діаграми Ганта.

Некомерційні організації

Наступні шаблони Smartsheet є особливо корисними для некомерційних та неурядових організацій:

• Маркетинговий план некомерційної організації.
• Подання польової групи з формою.
• Управління донорами.
• Реєстр волонтерів.

Процес бухгалтерського обліку некомерційної організації має вирішальне значення для збереження статусу звільнення від податків. Вам потрібно відстежувати дані донорів, такі як суми пожертвувань, ім’я, адресу, ідентифікаційний номер платника податків тощо.

Шаблон “Управління донорами” містить стандартні поля, які можуть вам знадобитися.

За замовчуванням є такі заголовки стовпців: “Рік пожертви”, “Ім’я донора”, “Електронна адреса”, “Номер телефону”, “Адреса”, “Регіон”, “Назва фонду” та інші. Оскільки шаблони Smartsheet базуються на електронних таблицях, ви можете легко імпортувати ці дані в різні бухгалтерські програми.

Бухгалтерський облік

Smartsheet має велику колекцію шаблонів для бухгалтерських агенцій та компаній. Ось деякі з популярних форматів:

• Звіт про рух грошових коштів.
• Баланс.
• Звіт про прибутки та збитки.
• Закриття фінансового місяця.
• Підготовка до щорічної подачі податків.

Малі, середні та нові підприємства можуть заощадити тисячі доларів, використовуючи ці шаблони. Вони дозволяють дотримуватись правил бухгалтерського обліку без необхідності платити стороннім організаціям.

Альтернативи шаблонам Smartsheet

Ви вже ознайомилися з великою колекцією шаблонів Smartsheet. Тепер розглянемо інші програми для управління проєктами, які також пропонують шаблони:

Шаблони Monday.com

monday.com має велику бібліотеку шаблонів для різних бізнес-завдань. Ви можете побачити рекомендовані категорії шаблонів, такі як маркетинг, управління проєктами, дизайн, продажі та CRM, кадри та розробка програмного забезпечення. Додаткові шаблони можна знайти, використовуючи панель навігації ліворуч.

Шаблони ClickUp

Бібліотека шаблонів ClickUp демонструє часто використовувані шаблони безпосередньо на головній сторінці. Це такі бізнес-ніші, як дизайн, творчість, інженерія, фінанси, продукт, бухгалтерія та інші. Зліва є два рівні фільтрів: рівні та випадки використання. Ви можете знайти відповідний шаблон, змінюючи фільтри.

Висновок

Шаблони – це ефективний спосіб швидкого запуску нових проєктів, що мінімізує ризики помилок. Більшість програм для керування проєктами пропонують готові до використання шаблони. Smartsheet не є винятком і пропонує безкоштовні шаблони для особистого та комерційного використання без додаткових ліцензій.

У цій статті ми розглянули ряд корисних шаблонів Smartsheet для управління бізнесом та проєктами. Виберіть шаблон, який відповідає вашому бізнесу, почніть його використовувати одразу або персоналізуйте його під свої потреби.

Вас також можуть зацікавити найкращі шаблони рахунків для Word та Notion.