Google Workspace: ідеальні інструменти для безпечної, ефективної та спільної робочої культури.
Віддалено чи ні, ви не можете очікувати успіху, працюючи в силосах. А Google Workspace (раніше GSuite) — це місце, де ви працюєте разом у режимі реального часу.
На основі підписки Google Workspace являє собою групу кількох програм, зокрема:
GmailSheetsCloud SearchMeetSlidesJamboardChat FormsAdminCalendarSitesEndpointDriveKeepVaultDocsApp ScriptWork Insights
Поодинці це прості додатки, яким можна легко знайти замінники. Але разом вони можуть стати необхідним клеєм, який ви шукали, щоб допомогти функціонувати як єдине ціле.
Спочатку ми побачимо деякі з цих окремих програм, які допомагають у співпраці, а потім вбудовані інструменти безпеки та адміністрування.
Gmail
Ми всі користуємося Gmail (безкоштовним) відтоді, як уперше доторкнулися до комп’ютерів. Однак бізнес-аспект Gmail залишається прихованим від таких користувачів.
Надсилання електронних листів — це лише один аспект Gmail, але інші, як-от інтеграція з Google Meet, Chat тощо, роблять це більше, ніж те, що здається можливим на поверхні.
Наприклад, ви можете перейти на Chat і Meet із Gmail, щоб зберігати кожну розмову в одному місці з можливістю збереження або видалення історії через 24 години.
Крім того, Smart Compose спрощує вашу роботу як відправника електронної пошти. Завдяки штучному інтелекту ви отримуєте пропозиції під час написання електронних листів. Ви також можете ввімкнути персоналізацію для більшої точності, яка з часом покращується.
Ще одна чудова особливість Gmail — фільтрація спаму. Завдяки машинному навчанню Gmail захищає понад 99,9% спаму. Хоча це чудова функція для особистої безпеки, вона настільки ж або більш важлива для ділового спілкування.
Однак, як суб’єкт господарювання, @yourbrandname.com є найкращою адресою електронної пошти, яку ви можете отримати, а використання @gmail.com вважається загальним.
Вирішуючи цю проблему, ви можете використовувати власний домен і дозволити Gmail говорити про ваш бізнес. Google Workspace також підтримує легкий перехід від застарілих постачальників електронної пошти, таких як Microsoft Outlook.
Workspace Gmail також містить те, що може знадобитися для успішного маркетингу електронною поштою. Ви можете скористатися попередньо розробленими макетами, додати свій власний смак і використовувати багаторазове надсилання, щоб поширити повідомлення широкій аудиторії за один раз.
Google Chat & Spaces
Тут ви спілкуєтеся зі своїми колегами, ділитеся документами, плануєте зустрічі та можете виконувати завдання без використання сторонніх програм обміну бізнес-повідомленнями, таких як Slack.
Він розділений на дві частини: чат і простори.
Можна припустити Чат Google подібно до будь-якої програми обміну повідомленнями, наприклад Slack або WhatsApp. Це підтримує розмову з будь-якою внутрішньою чи зовнішньою особою лише з обліковим записом Google.
Крім того, Chat також підтримує групові розмови.
З іншого боку, простори найкраще підходять для проектів. Наприклад, розділи Chat & Share у Spaces схожі на канали Slack, де ви можете додавати людей, ділитися файлами тощо.
Крім того, ви можете призначати завдання членам своєї команди та відстежувати їхній прогрес.
У Google Workspace є два типи Spaces. Перший обмежений, де можуть брати участь лише додані учасники. Інший призначений для всієї організації, де кожен може приєднатися до певного простору за посиланням.
Тут роздільником безкоштовних версій і L Workspace є підтримка інтеграції програм. Сотні додатків (наприклад, Twitter, Asana, Zapier тощо) доступні для керування без жодного виходу.
Цікаво, що Google застосував обробку природної мови для створення резюме в чатах і просторах. Це створить коротку версію всієї бесіди вгорі, щоб наздогнати все одним поглядом.
Google Meet
Google Meet є рідною заміною Workspace для будь-якої сторонньої програми для відеоконференцій, як-от Zoom.
Google оголосив про додавання автоматичної транскрипції зустрічей і підсумків у майбутніх оновленнях. Це забезпечує більш продуктивні зустрічі та зберігає актуальність кожної розмови на наступних етапах.
Джерело: Google
Крім того, передача відео виграє від майбутнього відновлення портрета, яке допоможе пом’якшити такі умови, як погане освітлення, погані веб-камери або нестабільні мережі.
Подібним чином такі функції, як «Портретне освітлення», надають студійної якості під час онлайн-зустрічей.
Хоча це стосувалося в основному відео, такі речі, як усунення реверберації, фільтруватимуть відлуння, забезпечуючи оптимальне прослуховування для всіх, незалежно від акустики простору.
Хоча Meet може прийняти багато учасників, іноді цього недостатньо для гігантської організації. У таких випадках Meet включає можливості прямої трансляції для до 10 000 учасників. Крім того, у наступних оновленнях кожен, хто має доступ до прямої трансляції, зможе брати участь у запитаннях і відповідях або опитуваннях, що забезпечить більше включення для всіх.
Хоча Google Meet — це переважно безкоштовне програмне забезпечення для відеоконференцій, деякі преміум-функції зарезервовано для платних абонентів.
Додаткові переваги включають більшу тривалість зустрічі (до 24 годин), більше учасників (до 500), підняття рук, кімнати для сеансів, опитування, приєднання по телефону тощо.
Крім того, інтелектуальне шумозаглушення, відстеження відвідуваності та запис розмов роблять Workspace Meet унікальним пакетом.
Крім того, ви можете створити окрему сторінку бронювання, щоб допомогти вашим клієнтам знайти проміжок часу, який найкраще підходить для обговорення. І це оновлюється щоразу, коли хтось бронює час, згадуючи вільні слоти.
Зустрічі, які проводяться через Google Meet, безпечні на корпоративному рівні. Під час передачі все шифрується, і учасники можуть безпечно ділитися своїм екраном без страху підглядання. Тим не менш, у наступних оновленнях користувачі самі керуватимуть ключами шифрування та зможуть вибрати зустрічі з наскрізним шифруванням.
Google Документи, Таблиці та Презентації
Це найбільше, що ви та ваша команда використовуватимете як організація.
Ці інструменти дозволяють до 100 людей одночасно переглядати, редагувати або коментувати один файл залежно від їхніх рівнів дозволу.
Ці інструменти інтегровано з Meet, щоб вивести співпрацю на новий рівень. Таким чином, люди не тільки можуть працювати над одним документом, вони можуть бачити та розмовляти один з одним під час цього.
Це зменшує багато обертів вперед і назад і допомагає вносити зміни в режимі реального часу, щоб створити найкраще за мінімальний проміжок часу.
Крім того, режим «картинка в картинці» дозволяє вам виконувати багато завдань одночасно, стежачи за ходом подій, і переходити одразу одним клацанням миші, коли настане час діяти.
Хоча більшість функцій доступна безкоштовним користувачам, Google Workspace має певну перевагу.
По-перше, простір для зберігання подвоюється навіть на базовому рівні, який стає необмеженим для вищих підписок і великих команд (більше п’яти). Для розміру команди менше п’яти осіб обсяг пам’яті, призначений кожному користувачеві, може досягати 1 ТБ, що значно більше, ніж у безкоштовній версії (15 ГБ).
Крім того, можна одним клацанням миші надати доступ до документа всій організації та зробити його доступним для пошуку.
Ще одна унікальна функція Google Workspace Docs – автоматичне резюме. Хоча це завжди можна зробити вручну, автоматизація полегшує це за допомогою додаткового редагування, якщо це необхідно.
Що стосується безпеки, Google планує захистити Документи, Презентації та Таблиці тим самим захистом від зловмисного програмного забезпечення та фішингу, який розгорнуто в Gmail.
Це забезпечить отримання попереджень про будь-яке таке посилання чи спробу, яка може поставити під загрозу вашу особисту безпеку чи безпеку компанії.
Календар Google
Календар, здається, використовується найменше. Однак це дозволяє ідеальне планування, гарантуючи, що ви не перетинаєтеся з чиїмось зайнятим часом.
Найкращий варіант використання для Календар Google об’єднує календар кожного, щоб побачити очікувану доступність. Крім того, ви можете створювати та ділитися календарями із зазначенням конкретних подій, які одержувачі можуть об’єднати зі своїми.
Крім того, усі зустрічі, налаштовані в Календарі, синхронізуються всюди, уникаючи будь-яких можливих конфліктів.
Google Jamboard
Google Jamboards це цифрові дошки, які допомагають вам народжувати ідеї, що рухають інновації. Вони працюють як спільний простір, де можна малювати, стирати, додавати зображення тощо.
Творець Jamboard може дозволити іншим переглядати (з терміном дії чи без нього) або редагувати.
Вміст Jamboard також можна перемістити на фізичну цифрову дошку, яку можна придбати окремо в Google.
Проте все в Jamboard, про яке ми досі говорили, доступне кожному користувачеві з обліковим записом Google. Знову ж таки, перевага користувачів Workspace полягає в тому, що вони можуть надавати доступ до вашої установи одним клацанням миші.
Google Cloud Search
Google Cloud Search це ексклюзивна функція, доступна для користувачів Google Workspace. Цей інструмент приносить потужність пошуку Google у ваш бізнес.
Простіше кажучи, тут ви можете миттєво здійснювати пошук у всьому сховищі бізнес-документів (наприклад, у документах, презентаціях, електронних таблицях тощо).
І найкраща частина – це виявлення документів із контрольованим доступом. Це означає, що ваші співробітники бачитимуть у хмарному пошуку лише документи, до яких їм надано доступ.
Окрім автономного використання, хмарний пошук тісно інтегрований у такі програми Google Workspace, як Gmail, Документи, Диск тощо.
інші
Оскільки цей розділ спрямований на співпрацю на робочому місці, ми включили решту програм Workspace у цей розділ.
Google Vault
Google Vault допомагає зберегти дані користувача для всіх програм Workspace, щоб ви не втратили доступ до чогось, якщо цей користувач залишить вашу організацію.
Ви можете використовувати Сейф для зберігання повідомлень Gmail, файлів Диска, повідомлень чату (з увімкненою історією), записів Google Meet і пов’язаних файлів, сайтів, даних Workspace Google Voice тощо.
Однак Vault зберігає лише дані, які ви йому надаєте. Крім того, дані, пов’язані з будь-яким видаленим користувачем, не будуть доступні в Сховищі. У цьому випадку Google рекомендує призупинити користувачів замість їх видалення.
Vault також має рольовий доступ до даних.
Зрештою, Vault реєструє кожну діяльність усіх ваших співробітників в одному місці, яке ви можете експортувати для юридичних чи інших цілей.
Сайти Google
Хоча WordPress відомий як найпростіший спосіб створення веб-сайтів, Сайти Google це найкращий варіант, щоб це сталося ще швидше.
І хоча ви можете використовувати це для важливого бізнес-сайту, це чудово підходить, коли ви хочете продемонструвати певний проект або створити веб-сайт для заходів.
Це все за допомогою перетягування без жодного кодування.
Сайти також підтримують використання спеціального домену, щоб надати веб-сайту власну ідентичність. Крім того, його можна опублікувати безкоштовно за допомогою загальної веб-адреси, наданої Google.
Ви також можете співпрацювати над будь-яким веб-проектом, створеним за допомогою цього інструменту. Нарешті, усі веб-сайти, створені за допомогою Сайтів, реагують на будь-які пристрої та роздільну здатність.
Кінцева точка
Endpoint допомагає вам керувати пристроями співробітників, якщо їх викрадуть, щоб зберегти конфіденційні дані компанії.
Завдяки цьому ви можете застосувати надійні паролі та стирати пристрій або обліковий запис у важких випадках. Кінцева точка — це міжплатформний інструмент, який захищає вашу бізнес-інформацію в Windows, Mac, Linux, Android, iOS і ChromeOS.
Крім того, ви можете використовувати це, щоб зробити певні бізнес-програми доступними через Google Play або Apple App Store.
Сценарій програми
App Script – це платформа додатків Google із низьким кодом, яку можна використовувати для розширення функціональності Workspace за допомогою HTML, CSS і JavaScript.
Мета проста: автоматизуйте найпростіші рутинні завдання, щоб допомогти вам зосередитися на важливому.
У нього попередньо завантажено API Workspace і вбудована інтеграція з понад 100 службами Google.
Google Work Insights
Це спосіб оцінити використання Google Workspace у вашій компанії.
Ви можете переглянути використання окремих програм Google і порівняти їх із застарілими програмами. Статистичні дані також можна налаштувати для показу даних на рівні команди чи групи або для всієї організації.
Однак це не обмежується усиновленням. Натомість ви також можете перевірити показники співпраці для програм Workspace. Це дає вам дані, пов’язані з обміном документами, спільним редагуванням, зустрічами тощо, що вказує на вплив цих інструментів на робочу культуру в реальному часі.
Тим не менш, дані не перешкоджатимуть конфіденційності ваших співробітників, оскільки вони збираються як зведені дані для команди з десяти чи більше осіб. Хоча адміністратори можуть збільшити цей ліміт для великих організацій.
Нарешті, адміністратори можуть експортувати звіти для подальшого аналізу та прийняття управлінських рішень.
Висновок
Отже, це деякі способи, за допомогою яких Google Workspace може допомогти вам співпрацювати та ефективно працювати.
Але це ще не все. Ви також маєте доступ до Google Workspace Marketplace, щоб ще більше збільшити результати.
PS: ви також можете налаштувати Google Workspace на інший рівень за допомогою цих інструментів. Крім того, перегляньте цей індивідуальний посібник Google Workspace, щоб дізнатися, як він може змінити ваш бізнес як індивідуального підприємця.