Незалежно від того, працюєте ви віддалено чи в офісі, досягнення успіху вимагає злагодженої командної роботи. Google Workspace (раніше відомий як G Suite) створює простір для спільної роботи в режимі реального часу.
Google Workspace – це набір програм, що надаються за підпискою, до якого входять такі інструменти:
Gmail, Sheets, Cloud Search, Meet, Slides, Jamboard, Chat, Forms, Admin, Calendar, Sites, Endpoint, Drive, Keep, Vault, Docs, App Script, Work Insights
Кожна з цих програм окремо є досить простим інструментом, і для них легко знайти альтернативу. Однак, у поєднанні, вони створюють необхідний зв’язок, який сприяє злагодженій роботі всієї команди.
Спочатку розглянемо, як ці окремі програми полегшують спільну роботу, а потім звернемо увагу на вбудовані інструменти безпеки та адміністрування.
Gmail
Більшість з нас користуються безкоштовною версією Gmail з перших днів користування комп’ютерами. Проте бізнес-можливості Gmail залишаються невідомими для багатьох користувачів.
Надсилання електронних листів – це лише одна зі сторін Gmail, але інтеграція з Google Meet, Chat та іншими сервісами перетворює його на набагато потужніший інструмент.
Наприклад, ви можете переходити до Chat і Meet безпосередньо з Gmail, зберігаючи всю переписку в одному місці та маючи можливість зберігати або видаляти історію розмов через 24 години.
Функція Smart Compose спрощує процес написання листів. За допомогою штучного інтелекту ви отримуєте підказки під час написання, а персоналізація з часом робить їх точнішими.
Фільтрація спаму в Gmail – ще одна корисна функція. Завдяки машинному навчанню, Gmail блокує понад 99,9% спаму. Це важливо не лише для особистої безпеки, а й для ділового спілкування.
Для компанії, електронна адреса @ваш_бренд.com є значно кращою, ніж @gmail.com, що створює враження загальності.
Використовуючи Google Workspace, ви можете використовувати власний домен, що позитивно впливає на імідж вашого бізнесу. Також підтримується простий перехід від застарілих поштових сервісів, таких як Microsoft Outlook.
Workspace Gmail також пропонує інструменти для успішного email-маркетингу. Ви можете використовувати готові шаблони, додавати індивідуальні елементи та здійснювати масову розсилку для широкої аудиторії.
Google Chat & Spaces
Тут ви можете спілкуватися з колегами, обмінюватися документами, планувати зустрічі та виконувати завдання без необхідності використовувати сторонні програми, такі як Slack.
Сервіс поділяється на дві частини: чат і простори.
Google Chat схожий на інші месенджери, як Slack або WhatsApp. Він підтримує спілкування з будь-ким, як всередині організації, так і за її межами, якщо у них є обліковий запис Google.
Chat також підтримує групові розмови.
Простори краще підходять для роботи над проектами. Наприклад, розділи Chat & Share в Spaces схожі на канали Slack, де ви можете додавати учасників, обмінюватися файлами тощо.
Ви також можете призначати завдання членам команди та відстежувати їх виконання.
У Google Workspace є два типи Spaces: обмежені (де можуть брати участь лише додані користувачі) та для всієї організації (де кожен може приєднатися за посиланням).
Відмінністю між безкоштовною версією та Google Workspace є підтримка інтеграції з іншими програмами. Сотні додатків (таких як Twitter, Asana, Zapier) можна використовувати без виходу з сервісу.
Google використовує обробку природної мови для створення коротких підсумків розмов у чатах і просторах. Це дозволяє швидко зрозуміти суть дискусії.
Google Meet
Google Meet – це вбудований у Workspace інструмент для відеоконференцій, альтернатива Zoom.
Google оголосив про майбутнє додавання автоматичної транскрипції зустрічей та їх підсумків. Це робить зустрічі більш продуктивними, а інформацію, що на них обговорюється, доступною для подальшого використання.
Джерело: Google
Якість відео покращиться завдяки новій функції відновлення портрета, що компенсуватиме погане освітлення, якість веб-камер або нестабільне з’єднання.
Такі функції, як «Портретне освітлення», забезпечують студійну якість під час онлайн-зустрічей.
Функція шумопоглинання фільтрує відлуння, забезпечуючи оптимальну якість звуку для всіх учасників.
Google Meet може вмістити велику кількість учасників, але іноді цього недостатньо. У таких випадках Meet пропонує можливість прямої трансляції для до 10 000 учасників. У майбутніх оновленнях учасники прямої трансляції зможуть брати участь у запитаннях і відповідях та опитуваннях, що забезпечить більшу залученість аудиторії.
Google Meet – це переважно безкоштовна програма для відеоконференцій, але деякі преміум-функції доступні лише для платних користувачів.
Додаткові переваги включають збільшення тривалості зустрічі (до 24 годин), збільшення кількості учасників (до 500), функцію підняття руки, сесійні кімнати, опитування, можливість приєднання до зустрічі по телефону тощо.
Інтелектуальне шумопоглинання, відстеження відвідуваності та запис розмов роблять Workspace Meet унікальним продуктом.
Ви можете створити окрему сторінку бронювання, де клієнти можуть вибрати зручний час для обговорення. Ця сторінка автоматично оновлюється, показуючи доступні слоти.
Зустрічі, що проводяться через Google Meet, є безпечними завдяки шифруванню даних під час передачі. Учасники можуть безпечно ділитися екраном. У майбутніх оновленнях користувачі зможуть керувати ключами шифрування та вибирати зустрічі з наскрізним шифруванням.
Google Документи, Таблиці та Презентації
Це, мабуть, найбільш використовувані інструменти для будь-якої організації.
Ці інструменти дозволяють до 100 особам одночасно переглядати, редагувати або коментувати один файл залежно від їхніх прав доступу.
Інтеграція з Meet виводить співпрацю на новий рівень. Тепер люди можуть не лише працювати над одним документом, але й одночасно спілкуватися.
Це зменшує кількість непотрібних дій та дозволяє вносити зміни в режимі реального часу, що сприяє швидкому створенню якісного результату.
Режим «картинка в картинці» дозволяє працювати над кількома завданнями одночасно, стежачи за ходом подій та швидко перемикаючись між ними.
Хоча більшість функцій доступні безкоштовним користувачам, Google Workspace має певні переваги.
Насамперед, об’єм сховища даних збільшується вдвічі навіть на базовому рівні, а для більших підписок та команд (понад п’ять осіб) стає необмеженим. Для команд менше п’яти осіб обсяг пам’яті на одного користувача може досягати 1 ТБ, що значно більше, ніж у безкоштовній версії (15 ГБ).
Одним кліком ви можете надати доступ до документа всій організації та зробити його доступним для пошуку.
Ще одна унікальна функція Google Workspace Docs – автоматичне резюме. Хоча це можна зробити вручну, автоматизація спрощує процес, а потім ви можете відредагувати підсумок за потреби.
Щодо безпеки, Google планує захистити Документи, Презентації та Таблиці тим самим захистом від шкідливого програмного забезпечення та фішингу, який застосовується в Gmail.
Це забезпечить сповіщення про будь-які підозрілі посилання чи спроби, які можуть загрожувати вашій особистій безпеці чи безпеці компанії.
Календар Google
Календар, здається, використовується найменше, але він дозволяє ідеально планувати, гарантуючи, що ви не будете перетинатися з чиїмось зайнятим часом.
Основна перевага Календаря Google – це можливість об’єднати календарі всіх, щоб бачити їхню доступність. Ви також можете створювати та ділитися календарями із зазначенням конкретних подій, які користувачі можуть інтегрувати у свої календарі.
Всі зустрічі, заплановані в Календарі, синхронізуються на всіх пристроях, що запобігає будь-яким можливим конфліктам.
Google Jamboard
Google Jamboards – це цифрові дошки, які допомагають генерувати ідеї та сприяти інноваціям. Вони працюють як спільний простір, де ви можете малювати, стирати, додавати зображення тощо.
Творець Jamboard може дозволити іншим переглядати (з певним терміном дії або без нього) або редагувати контент.
Вміст Jamboard можна перемістити на фізичну цифрову дошку, яку можна придбати окремо в Google.
Усі функції Jamboard, які ми обговорювали, доступні кожному користувачеві з обліковим записом Google. Знову ж таки, перевага користувачів Workspace полягає в тому, що вони можуть надавати доступ до своєї установи одним кліком.
Google Cloud Search
Google Cloud Search — це ексклюзивна функція, доступна для користувачів Google Workspace. Цей інструмент дозволяє використовувати потужність пошуку Google для потреб вашого бізнесу.
Простіше кажучи, тут ви можете миттєво здійснювати пошук у всіх документах, що зберігаються в сховищі вашої компанії (таких як документи, презентації, електронні таблиці тощо).
Найкраща особливість – це пошук документів із контрольованим доступом. Це означає, що ваші співробітники бачитимуть у Cloud Search лише документи, до яких їм надано доступ.
Крім автономного використання, Cloud Search тісно інтегрований з такими програмами Google Workspace, як Gmail, Документи, Диск тощо.
Інші Інструменти
У цьому розділі ми розглянемо інші програми Workspace, які сприяють ефективній роботі.
Google Vault
Google Vault допомагає зберігати дані користувачів з усіх програм Workspace, щоб ви не втратили доступ до важливої інформації, якщо користувач залишить вашу організацію.
Vault дозволяє зберігати повідомлення Gmail, файли Диска, повідомлення Chat (з увімкненою історією), записи Google Meet, пов’язані файли, сайти, дані Workspace Google Voice тощо.
Важливо пам’ятати, що Vault зберігає лише ті дані, які ви йому надаєте. Крім того, дані, пов’язані з будь-яким видаленим користувачем, не будуть доступні у Сховищі. Google рекомендує призупиняти користувачів замість їх видалення.
Vault також надає рольовий доступ до даних.
Vault фіксує кожну дію ваших співробітників в одному місці, і ви можете експортувати ці дані для юридичних чи інших цілей.
Сайти Google
Хоча WordPress є популярним інструментом для створення веб-сайтів, Сайти Google пропонують ще простіший спосіб створення веб-сторінок.
Ви можете використовувати цей інструмент для створення веб-сайту для важливого бізнес-проекту, демонстрації певного проекту або для організації заходів.
Створення сайту відбувається за допомогою перетягування елементів без будь-якого кодування.
Сайти підтримують використання власного домену, щоб надати веб-сайту унікальну ідентичність. Також, ви можете опублікувати сайт безкоштовно за допомогою загальної веб-адреси, наданої Google.
Ви можете спільно працювати над будь-яким веб-проектом, створеним за допомогою цього інструменту. Усі веб-сайти, створені за допомогою Сайтів, адаптуються до будь-яких пристроїв та роздільної здатності.
Кінцева Точка
Endpoint допомагає вам керувати пристроями співробітників у випадку їх крадіжки, щоб захистити конфіденційні дані компанії.
За допомогою Endpoint ви можете застосувати надійні паролі та видалити дані з пристрою або облікового запису у разі крайньої необхідності. Endpoint – це кросплатформний інструмент, який захищає вашу бізнес-інформацію на Windows, Mac, Linux, Android, iOS і ChromeOS.
Ви також можете використовувати його, щоб зробити певні бізнес-програми доступними через Google Play або Apple App Store.
Сценарій Програми
App Script — це платформа для розробки додатків Google з мінімальним кодом, яку можна використовувати для розширення можливостей Workspace за допомогою HTML, CSS і JavaScript.
Мета проста: автоматизуйте рутинні завдання, щоб ви могли зосередитися на важливішому.
У нього вже є завантажені API Workspace та інтеграція з понад 100 сервісами Google.
Google Work Insights
Це інструмент для оцінки використання Google Workspace у вашій компанії.
Ви можете переглянути використання окремих програм Google та порівняти їх з застарілими програмами. Статистичні дані можна налаштувати для показу даних на рівні команди, групи або для всієї організації.
Ви також можете перевірити показники співпраці в програмах Workspace. Це дає вам дані, пов’язані з обміном документами, спільним редагуванням, зустрічами тощо, що показує вплив цих інструментів на робочу культуру в реальному часі.
Дані не порушують конфіденційність ваших співробітників, оскільки вони збираються як зведені дані для команди з десяти або більше осіб. Адміністратори можуть збільшити цей ліміт для великих організацій.
Адміністратори можуть експортувати звіти для подальшого аналізу та прийняття управлінських рішень.
Висновок
Отже, це деякі з можливостей, які Google Workspace пропонує для співпраці та ефективної роботи.
Але це ще не все. Ви також можете використовувати Google Workspace Marketplace, щоб розширити можливості цих інструментів.
P.S. Ви також можете налаштувати Google Workspace на свій смак за допомогою цих інструментів. Ознайомтесь з посібником Google Workspace, щоб дізнатися, як він може змінити ваш бізнес.