Як швидко та легко захистити PDF паролем

Дізнайтеся, як захистити PDF-файл паролем, щоб не хвилюватися з конфіденційними файлами з ділових або особистих джерел.

Хакери завжди знаходять способи поставити компанії та окремих осіб у пастки, отримуючи доступ до їхніх конфіденційних даних і використовуючи їх для грошової вигоди.

За даними Statista, у 3-му кварталі 2022 року в усьому світі було зареєстровано 15 мільйонів витоків даних. Це різке збільшення на 167% порівняно з 2-м кварталом того ж року.

Значна частина цих величезних витоків даних походить від PDF-документів. Важлива причина полягає в тому, що компанії та окремі особи не бажають захищати PDF-файли паролем або не знають, як це зробити.

Якщо вас турбує конфіденційність ваших ділових або особистих даних у PDF-файлах і ви шукаєте засіб правового захисту, ви звернулися за адресою! Читайте далі, щоб дізнатися про можливі вразливості PDF-документів, випадки використання захисту PDF паролем та інструменти, які допоможуть вам захистити PDF-файли паролем.

Уразливі місця приватних ділових документів

Припиніть поширення професійних PDF-документів серед клієнтів, клієнтів і співробітників, якщо ви використовуєте незахищені PDF-файли для комерційного використання. Коли ваш бізнес-файл PDF відкритий, будь-хто може отримати доступ до його вмісту та використати його у вигідний спосіб, який ви можете не схвалити.

Крім того, хакери не завжди отримують доступ до ваших конфіденційних бізнес-даних безпосередньо з вашої компанії. Цілком можливо, що треті сторони, з якими ви поділилися своїми бізнес-файлами PDF, можуть стати жертвами хакерської атаки, а згодом і ваша організація.

Бізнес PDF-файли розкривають конфіденційну та корисну інформацію, яку хакери можуть використати для доступу до серверів вашої організації.

Наприклад, ви розповсюджуєте незахищений PDF серед клієнтів/замовників/постачальників. Хакери могли б отримати доступ до електронної пошти або хмарного сховища осіб, які зберігали документи вашої компанії у форматі PDF.

Завдяки відкритому доступу зловмисник знатиме, як ви форматуєте свої бізнес-файли. Вони створять фальшивий файл, додадуть шкідливий виконуваний файл (.exe) у PDF-файл і надішлють його назад до вашої компанії, імітуючи відповідь від клієнта.

Ваш співробітник, якщо він не пройшов детального навчання кібербезпеці, міг би не сумніватися в документі та відкрити його разом із виконуваним файлом. Це може встановити програмне забезпечення-вимагач на сервер вашої організації, передаючи ваші бізнес-дані в руки хакера.

Чим допомагає захист PDF паролем?

#1. Запобігання несанкціонованому копіюванню

Той, хто не знає пароля для відкриття PDF-файлу, не може отримати доступ до документа. Це допомагає вам захистити конфіденційну інформацію від небажаного копіювання.

Коли ви ділитеся захищеним паролем файлом PDF із клієнтом/постачальником/працівником, ви знаєте, що можете їм довіряти. Якщо вони не дотримуються політики конфіденційності, ви знаєте, що це від певної групи людей, з якими ви поділилися PDF-файлом.

  Як писати дроби в PowerPoint

#2. Зупиніть незаконний доступ до конфіденційних даних

Якщо ви зберігаєте PDF-файли без пароля на сервері вашої компанії, а працівник, не переглядаючи файл, отримує до нього доступ, у вас можуть бути великі проблеми. Крім того, деякі клієнти можуть випадково переслати ваш PDF-файл третій стороні, яку ви не авторизували.

У таких ситуаціях, якщо ви захищали свої PDF-файли паролем, ви можете не стати жертвою витоку даних.

#3. Захист друку

Завдяки його здатності зберігати цілісність даних і форматування більшість людей воліють друкувати з файлів PDF, коли їм потрібна друкована копія документа. Ця функція також збільшує ймовірність публічного розповсюдження після друку без належного дозволу.

Таким чином, встановлення пароля для PDF-файлу не лише запобігає іншим копіювати його, але й забороняє їм друкувати документ. Багато програм навіть пропонують варіанти зупинки функції друку PDF-файлу.

Якщо ви хочете захистити свої PDF-документи від несанкціонованого доступу, використовуйте їх для цієї мети.

#4. Уникайте змін даних

PDF-файли пропонують неперевершену цілісність вмісту, що означає, що включені в них дані залишаються точними та незмінними. Однак вам потрібно заблокувати його надійним паролем, щоб зберегти послідовність і дійсність документа. Це стає особливо важливим, коли ви включили в цей документ коментарі та підписи.

Крім того, розповсюджувати PDF-файли, які містять вбудовані форми полів, які можна заповнювати, без захисту паролем, є великою забороною. Додавання захисту редагування до таких документів запобіжить користувачам від випадкового або добровільного внесення змін під час роботи над ними.

#5. Надання доступу на основі ролей

Багато компаній дозволяють своїм співробітникам переглядати хмарне внутрішнє сховище файлів, щоб знайти те, що їм потрібно для бізнесу. Однак деякі конфіденційні внутрішні документи завжди можуть зберігатися в загальному архіві. Компанії повинні захистити ці файли від неавторизованих людей, навіть якщо вони є частиною організації.

Що стосується доступу до PDF-файлів, це не єдина причина використовувати паролі. У вашу внутрішню мережу можуть потрапити зловмисники, які хочуть викрасти документи. Під час витоку даних паролі функціонують як ефективний засіб контролю доступу для захисту ваших важливих даних.

#6. Заборонити попередній перегляд приватних документів

Крім того, PDF-файли, захищені паролем, не дозволяють людям переглядати їх вміст. Можливо, ви не вважаєте це важливою причиною для ввімкнення пароля, але в певних ситуаціях попередній перегляд може завдати шкоди вашому особистому та бізнесовому характеру.

Наприклад, у вас є PDF-файли з критично важливими даними на спільному комп’ютері або хмарній платформі вашої організації. Якщо колега, який не має дозволу переглядати дані, може попередньо переглянути вміст файлу, можуть виникнути непередбачені проблеми.

#7. Забезпечення відповідності галузі

Більшість галузей, які працюють з даними користувачів, повинні дотримуватися кількох правил і норм. Урядові постанови, закони та галузеві стандарти діють для забезпечення конфіденційності та безпеки конфіденційних документів від публічного та/або несанкціонованого доступу.

Для медичної галузі HIPAA регулює контроль за тим, як медичні організації мають обробляти медичні записи пацієнтів. Юридична галузь — ще одна галузь, яка потребує захисту конфіденційності клієнтів.

  Як запобігти 11 найпоширенішим загрозам у хмарних обчисленнях?

Крім того, компанії, які ведуть бізнес в Європі, повинні дотримуватися правил GDPR. Використовуючи захист паролем, організації можуть забезпечити максимальну відповідність усім галузевим нормам.

#8. Зупиніть небажаний обмін

Хоча PDF-файли популярні завдяки можливості спільного використання, ця функція може бути шкідливою для вас, якщо ви не хочете, щоб ваш PDF-файл надавався іншим особам. Спільний доступ до PDF-файлу з кимось означає, що вони можуть поділитися ним з більшою кількістю людей. Але цьому можна запобігти, захистивши файл паролем.

Багато програм і платформ дозволяють запобігти подальшому обміну PDF-файлом, обмеживши кількість пристроїв, на яких користувач може відкрити файл. Також є можливість додати термін придатності. Після цього користувачі не зможуть відкрити файл або поділитися ним.

#9. Запобігання веб-кешу

Окрім вищезазначених моментів, ще однією причиною для захисту PDF-файлу паролем є відключення локального кешування. Коли хтось переглядає або змінює PDF-файл за допомогою веб-браузера, він може випадково зберегти копію цього документа на своєму пристрої.

У більшості випадків веб-сторінки зберігаються в кеш-пам’яті на жорсткому диску користувача, щоб потім використовувати їх для офлайн-доступу та відновлення файлів. Захист PDF-файлу паролем запобіжить цій ситуації та захистить ваш документ.

#10. Уникайте піратства та захищайте інтелектуальну власність

PDF-файли є відмінним і незрівнянним міжплатформним форматом файлів для розповсюдження електронних публікацій передплатникам. З цієї причини необхідно вжити необхідних заходів для запобігання несанкціонованому створенню файлів із розповсюдженої копії.

Коли мова заходить про захист малотиражних або неофіційних публікацій від піратства, захист паролем є дуже корисним. Якщо ви належите до компанії, яка розповсюджує технічні документи, галузеві звіти чи тематичні дослідження за допомогою PDF-документів, пароль може захистити ваші інтелектуальні дані від плагіату.

Не кажучи вже про такі творчі підприємства, як видавництво та кіноіндустрія, які повинні захищати свої неопубліковані рукописи та сценарії, щоб запобігти піратству та витоку.

Як захистити PDF-файл паролем

Найзручніший і найдоступніший спосіб захисту паролем PDF-файлів для комерційного чи особистого використання – це програма Adobe Acrobat Reader. У програмі Adobe Acrobat Reader виконайте такі дії:

  • Відкрийте PDF-документ, який потрібно захистити паролем, у програмі Adobe Acrobat Reader.
  • На бічній панелі Усі інструменти виберіть Переглянути всі інструменти.

  • Відкриється повноекранне меню доступних інструментів. Виберіть Захистити PDF. Наразі ця функція доступна лише для ліцензованої версії Adobe Acrobat Reader.

  • У меню «Захистити PDF» виберіть «Захистити за допомогою пароля».

  • Тепер введіть новий пароль і перевірте його, ввівши ще раз.
  • Натисніть «ОК», щоб захистити PDF паролем.

Ви також можете встановити пароль дозволів, щоб увімкнути рольовий доступ до документів PDF. Наприклад, працівник, який має лише доступ до пароля для відкриття PDF-файлу, не може копіювати, редагувати, змінювати чи видаляти PDF-файл.

Навпаки, якщо ви поділилися паролем дозволів із працівником, він може вносити різні зміни у файл PDF.

Деякі програми для редагування PDF, наприклад Foxit, додають надбудову MS Word. Ця надбудова також дозволяє створювати PDF-файли з програми Word. Крім того, надбудова дозволяє використовувати функцію захисту паролем програми редактора для шифрування PDF-файлів для додаткової безпеки.

Функція MS Office «Шифрувати за допомогою пароля».

Microsoft Word 2013 і новіші версії цієї програми дозволяють захистити PDF-файл паролем, коли ви створюєте його з файлу Word.

  Кабель не потрібен: як транслювати матч усіх зірок НБА

Процес досить простий і описаний у простих кроках:

  • Коли файл Word відкрито, натисніть Alt+F і Alt+E.
  • Відкриється екран «Створити документ PDF/XPS».
  • Натисніть «Створити PDF/XPS».
  • Виберіть «Параметри» над кнопкою «Опублікувати».
  • У наступному контекстному меню виберіть Зашифрувати за допомогою пароля.
  • Введіть пароль і підтвердьте його.
  • Натисніть «Опублікувати», щоб отримати захищений паролем PDF-файл із файлу Word.

На Mac за допомогою програми попереднього перегляду

Програма попереднього перегляду в macOS є засобом перегляду PDF-файлів і зображень за замовчуванням для комп’ютерів Mac. Він також дозволяє користувачам Mac редагувати файли PDF і зображення. Крім того, ви можете використовувати PDF-редактор за замовчуванням, щоб додати захист паролем до файлу документа. Ви знайдете цю опцію в меню програми «Експорт».

Захистіть PDF паролем за допомогою Adobe Acrobat

Захист PDF-файлу паролем – це онлайн-інструмент від Adobe, який допомагає зашифрувати PDF-файл за допомогою надійного пароля в Інтернеті. Щоб обмежити доступ до PDF-файлів за допомогою паролів, вам просто потрібно відвідати веб-додаток вище та вибрати файл на своєму комп’ютері.

Після завантаження незахищеного файлу PDF ви побачите візуальний інтерфейс для введення та підтвердження пароля. Якщо натиснути «Зберегти пароль», документ буде зашифровано за допомогою пароля. Після цього ви побачите кнопку «Завантажити», щоб завантажити PDF-файл на свій ноутбук або комп’ютер.

PDF 2 Go.com: захистіть PDF

Захист PDF від PDF 2 Go.com пропонує розширений інтерфейс для захисту PDF-файлів паролем і призначення доступу на основі ролей. Крім того, ви можете імпортувати PDF-файли з хмарних сховищ, таких як Dropbox і Google Drive.

Після імпорту файлу введіть пароль для відкриття документа та підтвердьте його. Потім виберіть обмеження, які потрібно додати, як-от «Заборона друку», «Заборона копіювання» та «Заборона змінення». Якщо ви обираєте обмеження, вам потрібно додати окремий пароль для контролю дозволів.

pdfFiller від airSlate

pdfFiller від airSlate пропонує захист паролем PDF для зареєстрованого облікового запису. Щоб отримати доступ до веб-програми pdfFiller, потрібно зареєструватися за допомогою електронної адреси. Ви можете завантажити PDF-файли та вибрати опцію «Захистити», натиснувши піктограму меню кебаб на кожному файлі та встановивши пароль.

Ви також можете створити папку PDF, захищену паролем, активувавши папку із зашифрованими документами на pdfFiller.

Заключні слова

Сьогодні більшість підприємств і зацікавлених осіб захищають PDF-файли паролем, щоб захистити вашу особисту інформацію від хакерів. Незалежно від того, надаєте ви PDF-резюме роботодавцю чи надсилаєте PDF-документ про обсяг роботи клієнту, ви повинні захистити ці файли паролем.

Більшість PDF-редакторів мають суворі інструменти шифрування для захисту паролем PDF-файлів безпосередньо з вашого ноутбука, комп’ютера чи смартфона. Також є хмарні програми. Ви можете використовувати вищезгадані інструменти, щоб захистити свої PDF-файли від сторонніх очей.

Вас також можуть зацікавити найкращі PDF-редактори для особистого чи бізнес-користування.