Як швидко створити нотатки зустрічі в Google Docs

Автор

Якщо ви відповідаєте за ведення нотаток наради та обмін ними зі своєю командою, ви знаєте, як важко буває відстежувати все, що відбувається під час зустрічі. Ви повинні бути організованими, записувати ключові моменти, уточнювати деталі та призначати дії для учасників під час участі в нараді.

На щастя, шаблон нотаток із зустрічі Google Docs спрощує цей процес. Ця функція проста, але вона може значно підвищити продуктивність вашої зустрічі.

Як створювати нотатки зустрічі та ділитися ними в Документах Google

Шаблони — це хліб і масло продуктивності. Замість того, щоб витрачати дорогоцінний час на створення послідовної структури для ваших нотаток, ви можете використовувати шаблони Google Docs і зосередитися на важливому. Цей шаблон отримує деталі зустрічі з порядку денного зустрічі в Календарі Google, що дозволяє швидко робити нотатки та ділитися ними з колегами.

Створювати нотатки зустрічі та ділитися ними за допомогою вбудованого шаблону Документів Google досить просто. Ось що вам потрібно буде зробити:

  • Відкрийте файл Google Docs.
  • Введіть @ у документі та виберіть «Нотатки зустрічі» (розташовані в розділі «Блоки») зі спадного меню.
  • З’явиться меню з усіма подіями з вашого календаря Google. Виберіть відповідну зустріч або подію.
  • Додайте учасників і почніть записувати свої нотатки.

    • Щоб прикріпити нотатки зустрічі до події календаря, натисніть кнопку «Вкласти» праворуч. Це дозволить учасникам отримати доступ до нотаток наради зі свого календаря Google.

    Крім того, ви можете надіслати нотатки зустрічі учасникам електронною поштою. Для цього натисніть значок конверта зліва.

    Ви також можете прикріпити будь-які додаткові файли з Диска до нотаток зустрічі. Для цього натисніть три крапки ліворуч і натисніть «Прикріпити файли з Диска».

    Як створити та призначити завдання в Google Docs

    Під час зустрічі ваша команда, ймовірно, домовиться про певні дії, які потрібно виконати. Документи Google надають простий спосіб записувати ці дії та призначати їх конкретним членам ваших команд, що дозволяє легко виконувати подальші дії. Ось як ви можете це зробити:

  • Перелічіть завдання, які потрібно виконати, у пунктах дій.
  • Двічі клацніть завдання, щоб виділити його.
  • Натисніть значок «Додати коментар» і введіть свій коментар.
  • У цьому ж текстовому полі введіть знак (@), а потім ім’я особи, відповідальної за завдання.
  • Поставте прапорець у полі для коментарів, щоб призначити завдання. Ви повинні встановити цей прапорець, щоб особа отримувала сповіщення про елемент дії.
  • Нарешті натисніть «Призначити».

    • Переваги використання документів Google для створення нотаток

    Використання шаблону для створення нотаток Google Docs може підвищити продуктивність вашої зустрічі та покращити співпрацю. Основна перевага використання Google Docs порівняно з іншими інструментами для створення нотаток для зустрічей полягає в тому, що ви працюватимете у звичному робочому середовищі й вам не доведеться встановлювати нічого нового.

    Ось ще кілька причин, чому вам варто почати використовувати Документи Google для запису важливих приміток і завдань:

    1. Співпраця в режимі реального часу

    Інструменти Google Docs для спільної роботи в реальному часі дозволяють усім учасникам наради бачити оновлення, призначені завдання та виконані елементи по мірі їх виконання.

    2. Краща підзвітність

    Призначення завдань із прапорцями відповідним членам команди забезпечує підзвітність і може спонукати вашу команду виконувати завдання вчасно.

    3. Віддалений доступ

    Оскільки Документи Google працюють у хмарі, ваші нотатки зустрічі доступні з будь-якого місця, де є підключення до Інтернету. Члени команди можуть переглядати, редагувати та відстежувати нотатки та завдання незалежно від свого фізичного місцезнаходження.

    4. Ефективність часу

    Зручний інтерфейс і вбудований шаблон для створення нотаток звільняють вас від клопоту організації нотаток під час зустрічі. Це дає вам змогу брати активну участь у нараді замість того, щоб загрузнути в нотатках і організації.

    Оптимізуйте нотатки зустрічі за допомогою Документів Google

    Створювати нотатки зустрічі за допомогою Google Docs максимально просто. Ця чудова функція дозволяє вам робити нотатки швидше та ефективніше, ніж раніше.

    Крім того, повна інтеграція з Календарем Google гарантує, що ви та всі інші учасники можете переглядати, співпрацювати та відстежувати завдання в режимі реального часу. Скориставшись цим шаблоном, ви зможете підвищити продуктивність і покращити співпрацю у своїй команді.