Як створити фільтри Gmail, щоб легко впорядкувати папку “Вхідні”.

Автор

Ключові висновки

  • Фільтри Gmail дають змогу впорядковувати свою папку “Вхідні” та керувати нею, додаючи мітки, позначаючи електронні листи як прочитані або видаляючи їх.
  • Створюйте фільтри з панелі пошуку, електронної пошти або меню «Налаштування», щоб застосувати критерії та автоматизовані дії до вхідної пошти.
  • Відредагуйте або видаліть фільтри в розділі «Фільтри та заблоковані адреси» налаштувань Gmail, щоб ваша папка «Вхідні» була впорядкованою та охайною.

Фільтри Gmail – це саме те, що випливає з назви. Вони допомагають упорядковувати та розчищати вашу поштову скриньку, автоматично перенаправляючи електронні листи. Ось як створювати, налаштовувати та керувати фільтрами в Gmail.

Як створити фільтри в Gmail

Щоб створити фільтри Gmail, вам знадобиться комп’ютер. Наразі неможливо створювати фільтри через мобільний додаток Gmail (iOS або Android).

Створити фільтр у Gmail можна декількома способами, але найпростішим є використання панелі пошуку. Перейдіть до верхньої частини папки “Вхідні” та виберіть значок повзунка з написом “Показати параметри пошуку”.

Крім того, ви можете створити фільтр безпосередньо з електронного листа у вхідних. Щоб створити фільтр із отриманого електронного листа:

  • Відкрийте електронний лист, який відповідає вашим критеріям.
  • Натисніть опцію Більше поруч із інформацією про відправника.
  • Виберіть «Фільтрувати такі повідомлення» зі списку параметрів, що з’являться.
  • Має з’явитися вікно «Параметри пошуку» з уже заповненим критерієм «Від». Цей параметр найкраще працює, якщо ви отримуєте кілька електронних листів з однієї адреси.
  • Після застосування бажаних критеріїв фільтра у вікні параметрів пошуку виберіть Створити фільтр поруч із кнопкою Пошук.
  • Вам має бути представлений список потенційних автоматизованих дій, які потрібно виконати, коли ви отримаєте електронний лист, який відповідає визначеним критеріям.

    • Цей список має містити можливість архівувати електронний лист, позначати його як прочитаний, позначати зірочкою, видаляти, завжди або ніколи не позначати як важливий, а також застосувати до нього мітку чи категорію. Ви також можете застосувати фільтр до наявних розмов у папці “Вхідні”, які відповідають тим самим критеріям.

    Щоб дізнатися більше про те, як встановити критерії для ваших фільтрів, перегляньте Стаття Google Workspace на цю тему.

    Приклади корисних фільтрів Gmail

    Ми розглянемо кілька практичних прикладів фільтрів Gmail, які можуть значно покращити керування електронною поштою.

    1. Фільтруйте електронні листи на основі ключових слів у Gmail

    Щоб заблокувати всі електронні листи, що містять слово «інвестиції» від певного відправника, виконайте наведені нижче дії.

  • Відкрийте вікно Параметри пошуку.
  • Введіть адресу електронної пошти відправника (або пропустіть цей крок, щоб заблокувати всіх відправників).
  • Введіть слово «інвестиції» у полі Містить слова.
  • Якщо ви хочете відфільтрувати електронні листи за кількома термінами, розділіть їх оператором «АБО». Потім Gmail шукатиме електронні листи, які містять принаймні один із зазначених термінів. Для електронних листів, які мають містити всі терміни, ви можете об’єднати слова пробілами або використати «І».
  • Ви можете натиснути «Пошук», щоб знайти всі поточні електронні листи, які відповідають вибраним критеріям.
  • Закінчивши, натисніть «Створити фільтр» і встановіть прапорець «Видалити», щоб відправити всі електронні листи, які відповідають критеріям, у кошик. (Натомість ви можете заархівувати їх, вибравши Пропустити вхідні).
  • Знову виберіть Створити фільтр.
  • Ви повинні побачити повідомлення про те, що ваш фільтр створив. Усі електронні листи, які містять введені слова, тепер буде видалено, щойно вони будуть доставлені.

    • 2. Відсортуйте папку “Вхідні” Gmail за допомогою фільтрів адресації Plus

    Плюс адресація – це функція, яка дозволяє додавати символи до вашої адреси електронної пошти та все одно отримувати повідомлення до папки “Вхідні”. Це можна використовувати для створення одноразових електронних адрес для швидкої реєстрації та впорядкування електронних листів від різних відправників.

    Щоб використовувати адресацію плюс, просто додайте знак плюс (+) до своєї адреси електронної пошти перед символом @. Наприклад, [email protected] став би [email protected].

    Ви можете використовувати цю нову адресу, щоб підписатися на інформаційний бюлетень, а потім створити фільтр для автоматичного застосування мітки до електронних листів, надісланих із цієї розсилки. Ще одна перевага цієї функції полягає в тому, що якщо ви починаєте отримувати спам, ви можете легко визначити, яка компанія розпродала вашу електронну адресу.

    Щоб використовувати плюс-адресу для фільтрації електронних листів, виконайте наведені нижче дії.

  • Відкрийте вікно Параметри пошуку.
  • Вставте свої критерії в поле Містить слова: {до:[email protected] доставлено:[email protected]}. Обов’язково замініть «makeuseof+tech» на свою адресу електронної пошти.
  • Фігурні дужки можна використовувати замість оператора АБО, і вони виконують ту саму функцію. Існують інші оператори розширеного пошуку, які можна використовувати під час пошуку та фільтрів Gmail, і їх можна знайти в списку на Довідка Gmail.
  • Натисніть «Створити фільтр» і виберіть «Застосувати мітку».
  • Ви можете вибрати відповідну мітку зі спадного списку. Якщо у вас немає відповідних міток, ви можете створити нову.
  • Коли ви закінчите, знову натисніть «Створити фільтр».

    • 3. Фільтруйте електронні листи за темою чи відправником у Gmail

    Ви можете налаштувати фільтр Gmail, щоб класифікувати всі електронні листи, пов’язані з певною темою або від визначеного відправника, в одну мітку. Однак Gmail поєднує критерії у вікні Параметри пошуку за допомогою оператора І, а не оператора АБО. Отже, це призводить до фільтра, який вибирає електронні листи, які відповідають усім вказаним критеріям, а не знаходить електронні листи, які відповідають одному критерію.

    Хоча ви можете створити окремі фільтри для кожного критерію, набагато легше використовувати поле «Має слова». Щоб створити фільтр для впорядкування всіх пов’язаних із роботою електронних листів під міткою «Робота», виконайте процес, подібний до описаного нижче.

  • Відкрийте вікно Параметри пошуку.
  • Введіть відправника перед оператором from:. Ви можете вказати кількох відправників за допомогою фігурних дужок або оператора АБО.
  • Ви можете вказати ключове слово для пошуку в рядку теми за допомогою оператора subject:.
  • Якщо ви хочете, щоб фільтр шукав певні слова в електронному листі (не обов’язково лише в темі), введіть їх після вказівки відправника. Обов’язково об’єднайте кілька ключових слів оператором OR.
  • У наступному вікні виберіть мітку, яку потрібно застосовувати до електронних листів, які відповідають критеріям. Я вибрав позначку «Робота».

    • Обов’язково перегляньте наш список розумних фільтрів Gmail, щоб упоратися з перевантаженням електронної пошти, щоб отримати більше прикладів корисних фільтрів Gmail.

    Як редагувати та видаляти фільтри Gmail

    Якщо вам більше не потрібні певні фільтри або ви хочете відредагувати їх, щоб включити певні критерії, ось як відредагувати та видалити фільтри Gmail:

  • Виберіть піктограму шестерінки та натисніть Переглянути всі налаштування.
  • Натисніть «Фільтри та заблоковані адреси».
  • Виберіть редагувати або видалити поруч із потрібним фільтром. Під час редагування змініть потрібні критерії фільтрування та виберіть «Продовжити» > «Оновити фільтр».
  • Якщо ви хочете видалити кілька фільтрів, поставте прапорець біля кожного з них і виберіть «Видалити» внизу, коли закінчите.

    • Фільтри можуть спростити процес керування вашими електронними листами та підтримувати порядок у вашій папці “Вхідні”. Але фільтри — не єдиний спосіб упорядкувати папку “Вхідні”. Ви також можете дізнатися, як сортувати папку “Вхідні” Gmail за відправником, темою та міткою.