Основні висновки
- Фільтри Gmail надають можливість систематизувати та оптимізувати вашу поштову скриньку, дозволяючи автоматично присвоювати мітки, відмічати листи як прочитані або переміщувати їх до кошика.
- Створюйте фільтри через панель пошуку, безпосередньо з електронного листа або через меню налаштувань, щоб застосовувати певні умови та автоматизовані дії до вхідних повідомлень.
- Коригуйте або видаляйте фільтри в розділі “Фільтри та заблоковані адреси” налаштувань Gmail для підтримання чистоти та порядку у вашій поштовій скриньці.
Фільтри Gmail – це інструмент для автоматичного сортування та організації вхідних повідомлень. Вони спрощують управління електронною поштою, перенаправляючи листи згідно з заданими параметрами. Розглянемо, як створювати, налаштовувати та ефективно використовувати фільтри в Gmail.
Як створити фільтри в Gmail
Для налаштування фільтрів Gmail вам знадобиться комп’ютер, оскільки ця функція наразі недоступна в мобільному додатку Gmail (на iOS або Android).
Існує кілька способів створити фільтр у Gmail, але найпростіший – це використання панелі пошуку. Перейдіть до верхньої частини вашої поштової скриньки і натисніть на значок повзунка з написом “Показати параметри пошуку”.
Крім того, ви можете створити фільтр на основі вже отриманого листа. Для цього:
- Відкрийте лист, який відповідає потрібним критеріям фільтрації.
- Натисніть опцію “Більше” біля інформації про відправника.
- Оберіть “Фільтрувати повідомлення, подібні до цього” зі списку опцій.
- З’явиться вікно “Параметри пошуку” з автоматично заповненим полем “Від”. Цей варіант корисний, якщо ви отримуєте багато листів з однієї адреси.
- Після введення необхідних критеріїв у вікні параметрів пошуку, натисніть “Створити фільтр” біля кнопки “Пошук”.
- З’явиться перелік можливих автоматичних дій, які будуть застосовані до листів, що відповідають заданим умовам.
Серед доступних дій є можливість архівувати лист, позначати його як прочитаний, додати зірку, видалити, відмітити як важливий або неважливий, а також застосувати мітку або категорію. Крім того, ви можете застосувати фільтр до вже наявних листів у папці “Вхідні”, які відповідають встановленим умовам.
Для детальнішої інформації про налаштування критеріїв для фільтрів, перегляньте статтю Google Workspace на цю тему.
Приклади корисних фільтрів Gmail
Розглянемо кілька практичних прикладів фільтрів Gmail, які можуть покращити управління вашою електронною поштою.
1. Фільтрація електронних листів за ключовими словами
Для блокування всіх листів, що містять слово “інвестиції” від конкретного відправника, виконайте наступні дії:
- Відкрийте вікно “Параметри пошуку”.
- Вкажіть адресу електронної пошти відправника (або пропустіть цей крок для блокування всіх).
- Введіть слово “інвестиції” у полі “Містить слова”.
- Якщо ви хочете відфільтрувати листи за декількома словами, розділіть їх оператором “АБО”. Gmail шукатиме листи, що містять принаймні одне з цих слів. Для відбору листів, які містять всі вказані слова, можна використовувати пробіли або оператор “І”.
- Натисніть “Пошук” для перевірки всіх поточних листів, які відповідають умовам.
- Після цього натисніть “Створити фільтр” і виберіть опцію “Видалити”, щоб відправляти всі відповідні листи в кошик. (Можна також заархівувати їх, вибравши “Пропустити вхідні”).
- Знову виберіть “Створити фільтр”.
- Ви отримаєте підтвердження про створення фільтра. Тепер усі листи, що містять вказані слова, будуть видалені автоматично.
2. Сортування вхідних повідомлень Gmail за допомогою адресації Plus
Адресація Plus – це функція, що дозволяє додавати символи до вашої електронної адреси, зберігаючи при цьому можливість отримувати повідомлення. Це дозволяє створювати унікальні адреси для реєстрації та впорядкування листів від різних джерел.
Щоб скористатися адресацією Plus, просто додайте знак плюс (+) до вашої адреси перед символом @. Наприклад, [email protected] перетвориться на [email protected].
Ви можете використовувати цю нову адресу для підписки на розсилку, а потім налаштувати фільтр для автоматичного додавання мітки до листів, що приходять з цієї розсилки. Додатковою перевагою є можливість легко визначити, яка компанія продала вашу адресу, якщо ви почнете отримувати спам.
Щоб використовувати Plus-адресацію для фільтрації:
- Відкрийте вікно “Параметри пошуку”.
- Вставте критерії у поле “Містить слова”: {до:[email protected] доставлено:[email protected]}. Замініть “makeuseof+tech” на свою адресу електронної пошти.
- Фігурні дужки можуть замінити оператор “АБО” і виконують ту саму функцію. Інші оператори розширеного пошуку можна знайти у Довідці Gmail.
- Натисніть “Створити фільтр” і виберіть “Застосувати мітку”.
- Виберіть потрібну мітку зі списку або створіть нову.
- Після завершення знову натисніть “Створити фільтр”.
3. Фільтрація листів за темою або відправником
Ви можете налаштувати фільтр Gmail для класифікації всіх листів, пов’язаних з певною темою або від конкретного відправника, в одну мітку. Однак, Gmail об’єднує критерії у вікні “Параметри пошуку” за допомогою оператора “І”, а не “АБО”. Це означає, що фільтр вибиратиме листи, які відповідають всім вказаним критеріям одночасно, а не одному з них.
Хоча можна створити окремі фільтри для кожного критерію, простіше використовувати поле “Містить слова”. Для створення фільтра, який впорядковує всі робочі листи під мітку “Робота”, виконайте подібні кроки:
- Відкрийте вікно “Параметри пошуку”.
- Введіть відправника перед оператором “from:”. Ви можете вказати кількох відправників, використовуючи фігурні дужки або оператор “АБО”.
- Вкажіть ключове слово для пошуку в темі листа, використовуючи оператор “subject:”.
- Якщо ви хочете, щоб фільтр шукав певні слова в тексті листа (не лише в темі), введіть їх після вказівки відправника. Обов’язково об’єднайте кілька ключових слів оператором “OR”.
- У наступному вікні виберіть мітку, яку потрібно застосувати до листів, що відповідають критеріям. Я обрав мітку “Робота”.
Ознайомтеся з нашим списком інтелектуальних фільтрів Gmail для боротьби з перевантаженням електронної пошти, щоб дізнатися більше прикладів корисних фільтрів Gmail.
Як редагувати та видаляти фільтри Gmail
Якщо вам більше не потрібні певні фільтри, або ви бажаєте змінити їхні умови, ось як їх редагувати або видаляти:
- Натисніть на іконку шестерні та виберіть “Переглянути всі налаштування”.
- Перейдіть до розділу “Фільтри та заблоковані адреси”.
- Оберіть “Редагувати” або “Видалити” біля потрібного фільтра. Під час редагування змініть необхідні умови фільтрування та виберіть “Продовжити” > “Оновити фільтр”.
- Для видалення кількох фільтрів, поставте галочки біля них і натисніть “Видалити” внизу сторінки.
Фільтри спрощують управління електронною поштою та допомагають підтримувати порядок у папці “Вхідні”. Проте, фільтри – це не єдиний спосіб організації вашої поштової скриньки. Ви також можете дізнатися, як сортувати вхідні повідомлення Gmail за відправником, темою або міткою.