Як створити та надіслати рахунок Paypal за 7 простих кроків

Зміст

PayPal: Швидкий спосіб створення рахунків-фактур та отримання коштів

PayPal – це зручний та оперативний інструмент для формування рахунків-фактур та прийняття платежів. Незалежно від того, чи ви фрілансер, підприємець або просто людина, яка хоче навчитися швидко створювати професійні рахунки, ця стаття саме для вас.

У цьому матеріалі ви ознайомитесь із процесом створення рахунку-фактури за допомогою інструменту PayPal, розбитим на 7 простих етапів. Ви отримаєте знання, необхідні для формування професійних рахунків та спрощення процесу оплати для ваших клієнтів.

PayPal дозволяє компаніям, фрілансерам та іншим користувачам надсилати рахунки-фактури своїм клієнтам, а також забезпечує платіжний шлюз для зручного здійснення оплат.

Переваги PayPal для фрілансерів та малого бізнесу

Інструмент виставлення рахунків PayPal дозволяє швидко створювати професійні рахунки-фактури.
Можливість здійснювати платежі в місцевій валюті, уникаючи конвертації.
Доступність у понад 200 країнах та підтримка 25 валют.
Функція відстеження платежів для контролю статусу рахунків-фактур.
Надійний захист транзакцій, що є критично важливим для фрілансерів та бізнесу.
Кілька варіантів оплати для клієнтів (кредитні картки, банківські перекази).
Можливість створення персоналізованих посилань для безперешкодних транзакцій.
Зручність для роботи з міжнародними клієнтами.
Автоматичний облік усіх транзакцій, що спрощує ведення бухгалтерії.
Керування рахунками та фінансами за допомогою мобільного пристрою.
Автоматична система нагадування про оплату.

Далі ми детально розглянемо процес створення облікового запису PayPal та відправлення рахунку клієнту.

Створення облікового запису PayPal

Крок 1. Перейдіть на вебсайт PayPal.

Крок 2. Натисніть кнопку «Зареєструватися».

Крок 3. Виберіть між обліковим записом «Індивідуальний» або «Бізнес».

Крок 4. Введіть необхідні дані: електронну пошту, номер телефону, пароль, адресу та ім’я.

Крок 5. Ознайомтеся та погодьтеся з Умовами та Політикою конфіденційності.

Крок 6. Натисніть «Створити обліковий запис» або «Далі». PayPal надішле код підтвердження на вашу електронну пошту та телефон. Введіть код для підтвердження.

Крок 7. Прив’яжіть кредитну/дебетову картку або банківський рахунок до вашого облікового запису PayPal.

Крок 8. Встановіть секретні питання для безпеки.

Зверніть увагу: в залежності від вашого місця розташування та активності, PayPal може запросити додаткову інформацію для підтвердження.

Що робити, якщо у вас вже є особистий обліковий запис і ви хочете перетворити його на бізнес-аккаунт? Нижче представлені кроки для зміни типу облікового запису.

Перехід з особистого на бізнес-обліковий запис PayPal

Крок 1. Увійдіть у свій особистий обліковий запис PayPal.

Крок 2. Натисніть на значок налаштувань (⚙️) у верхньому правому куті панелі інструментів.

Крок 3. В налаштуваннях знайдіть опцію «Оновити до бізнес-облікового запису» або аналогічну, та натисніть на неї. АБО прокрутіть вниз та натисніть «Оновити до бізнес-облікового запису».

Крок 4. Заповніть інформацію про компанію: назва, адреса, електронна пошта, юридична назва та веб-сайт (за бажанням).

Крок 5. Надайте додаткову інформацію за інструкціями PayPal. Може знадобитися номер соціального страхування, ідентифікаційний номер роботодавця (EIN) або податкова інформація.

Крок 6. Підтвердіть та надішліть інформацію.

Зверніть увагу: PayPal може запросити підтвердження облікового запису, підтвердивши електронну пошту або банківський рахунок.

Після цих кроків ви зможете надсилати рахунки-фактури, приймати платежі від імені вашої компанії та використовувати інші переваги бізнес-акаунта.

Далі розглянемо, як створити ваш перший рахунок-фактуру.

Створення рахунку-фактури в PayPal

Перед початком роботи необхідно зрозуміти, яку інформацію слід включати до рахунку-фактури.

Необхідна інформація в рахунку-фактурі

Ваше ім’я, контактні дані та інформація про компанію.
Умови оплати (терміни, способи оплати, комісії, загальна вартість).
Загальна сума до сплати з зазначенням валюти.
Ім’я та контактні дані клієнта.
Деталізований список послуг з кількістю та цінами.
Номер та дата рахунку.
Опис наданих послуг або робіт.
Будь-які комісії або умови за прострочення платежу.
Інструкції щодо оплати.

За потреби ви можете додати додаткову інформацію.

Створення першого рахунку-фактури:

Крок 1. Після створення облікового запису та прив’язки банківського рахунку, увійдіть у свій бізнес-акаунт PayPal, використовуючи електронну адресу та пароль.

Крок 2. На панелі управління знайдіть опцію «Виставлення рахунків» та натисніть на неї.

Крок 3. Натисніть кнопку «Створити рахунок-фактуру».

Крок 4. Заповніть необхідну інформацію.

Інформація про клієнта: введіть електронну пошту клієнта в поле “Одержувач рахунку”. За бажанням, можете додати ім’я. Можна створити рахунок для кількох клієнтів.
Деталі рахунку:
- Номер рахунку: генерується автоматично, але можна налаштувати.
- Дата рахунку: дата створення рахунку.
- Термін виконання: дата, коли ви очікуєте оплату.
- Посилання: можна додати контрольний номер або примітку.
- Предмети: назва товару, кількість, ціна, податок та опис послуги.

Повідомлення: можна написати персональне повідомлення клієнту.
Умови: умови щодо оплати.
Вкладення: можна додати файли (JPG, GIF, PNG і PDF до 5 файлів і 4 МБ на файл).
Пам’ятка для себе та контрольний номер.

Крок 5. Додайте опис “Предмет” або “Послуга” таким чином:

Натисніть “Додати” для кожного товару та вкажіть опис, кількість, ціну за одиницю та податок (за потреби).
Натисніть “Зберегти” після додавання кожного елемента.

Крок 6. Налаштуйте параметри рахунку-фактури, натиснувши “Інші параметри”. Тут можна вибрати валюту (PayPal підтримує 25 валют), налаштувати параметри оподаткування та інші параметри.

Перевіривши всю інформацію, натисніть кнопку “Попередній перегляд”.

Уважно перегляньте рахунок, щоб переконатися у правильності внесених даних, та внесіть необхідні зміни.

Крок 7. Натисніть кнопку “Надіслати”, щоб надіслати рахунок клієнту електронною поштою.

Приклади виставлення рахунків PayPal

Існує кілька видів рахунків-фактур, які ви можете надіслати, залежно від виду вашої діяльності. Розглянемо кілька типових сценаріїв.

#1. Виставлення рахунків фрілансерами на основі результатів

У цьому випадку оплата пов’язана з завершенням та наданням певних результатів або проектів. Фрілансер отримує оплату за конкретні завдання, які він виконує.

Якщо ви незалежний автор контенту і бажаєте отримувати оплату за кількість слів, слід враховувати наступне:

Встановіть ціну за слово (наприклад, 0,1 дол. за слово).
Уточніть деталі проекту та кількість слів з клієнтом.
Створюючи рахунок, додайте свою контактну інформацію, дані клієнта, умови оплати та унікальний номер рахунку.
Вкажіть назву кожної статті або посилання як окрему позицію. Зазначте кількість слів та загальну вартість кожної статті.
Paypal автоматично розрахує загальну суму.
Напишіть повідомлення для клієнта.
Перевірте та відправте.

Зверніть увагу: необхідно додати електронну пошту клієнта.

Не забувайте про нагадування. Ви можете скористатися автоматичною функцією нагадування PayPal.

Після отримання платежу запишіть транзакцію в бухгалтерську програму або книгу. Позначте рахунок як оплачений.

#2. Погодинна оплата фрілансеру

Багато платформ дозволяють фрілансерам стягувати оплату погодинно. Для цього потрібно помножити погодинну ставку на кількість відпрацьованих годин.

Якщо ви один із таких фрілансерів, ця інформація буде корисною:

Під час створення рахунку-фактури необхідно пам’ятати про наступне:

Встановіть свою погодинну ставку (наприклад, 25 доларів за годину).
Використовуйте інструменти відстеження часу, щоб точно записати кількість годин, витрачених на проект.
Вкажіть у рахунку своє ім’я/назву компанії, контактну інформацію, дані клієнта, умови оплати та унікальний номер рахунку.
Вкажіть кількість годин, відпрацьованих на різних завданнях. Включіть дату, опис, кількість годин та погодинну ставку для кожного завдання.
Paypal автоматично обчислює загальну суму.

Дотримуючись цих кроків, ви зможете ефективно створювати рахунки для погодинної оплати, забезпечуючи прозорість та своєчасну оплату.

#3. Продавець продає товар

Якщо ви власник бізнесу, що продає товари, та хочете створювати рахунки-фактури для кількох клієнтів, Paypal також допоможе. Ви можете створювати персоналізовані рахунки для кожного клієнта. Також ви можете розрахувати різні податки, знижки та загальну суму.

Виконайте наступні кроки:

У верхній частині рахунка вкажіть назву, адресу та контактні дані вашої компанії.

Включіть ім’я, адресу та контактні дані клієнта. Можна додати кілька імен.

Додайте дату створення рахунку та присвойте унікальний номер.

Перелічіть кожен проданий товар із описом, кількістю, ціною за одиницю та загальною вартістю.

Включіть усі податки з продажу, ПДВ або інші податки.

Якщо ви пропонуєте знижки, відніміть їх від проміжної суми.

Включіть витрати на доставку або обробку, якщо вони є.

Розрахуйте загальну суму до сплати.

Вкажіть умови оплати, включаючи дату оплати та способи оплати.

Додайте персоналізовані повідомлення для клієнтів.

Згадайте політику відшкодування та повернення.

Добре структурований рахунок-фактура сприяє професіоналізму та своєчасним платежам.

Існує безліч інших галузей та сфер, де можна використовувати рахунки Paypal, таких як послуги за передплатою, консалтинг, електронна комерція та інше.