Як налаштувати сповіщення в Microsoft Outlook для важливих електронних листів
Серед великої кількості електронних листів, що надходять щодня, деякі з них вимагають особливої уваги. Щоб не відволікатися на сповіщення про кожний лист, ви можете персоналізувати налаштування Microsoft Outlook так, щоб повідомлення приходили лише тоді, коли важливі відправлення потрапляють до вашої папки “Вхідні”. Це дозволить вам ігнорувати менш важливу кореспонденцію, поки ви не знайдете час її переглянути.
Якщо постійні сповіщення про нові листи в Outlook заважають вашій роботі, найпростіший спосіб вирішення – вимкнути їх повністю. Однак, що робити, якщо вам необхідно миттєво знати про листи від керівника, ключового клієнта або інших важливих контактів?
Microsoft Outlook надає можливість створювати індивідуальні правила для сповіщень, які будуть застосовуватися до конкретних адрес електронної пошти або цілих доменів. Якщо ви ще не знайомі з принципами створення правил, рекомендуємо спочатку ознайомитися з цією функцією.
Коли ви створюєте спеціальне правило для сповіщень, воно має пріоритет над стандартними налаштуваннями. Навіть якщо ви відключили всі сповіщення в Outlook, правило все одно буде виконуватися, якщо воно налаштоване.
Створення правила для сповіщень від конкретної особи
Для налаштування сповіщень від конкретної особи, відкрийте Outlook і знайдіть лист від потрібного відправника. Клікніть правою кнопкою миші на листі та виберіть “Правила” > “Створити правило”.
Інший варіант – виділити лист і на вкладці “Головна” в стрічці натиснути “Правила” > “Створити правило”.
У вікні, що з’явиться, поставте галочку біля імені відправника. Потім відмітьте “Відображати у вікні сповіщення про новий елемент” та/або “Відтворити вибраний звук”.
Якщо ви вибрали опцію “Відтворити вибраний звук”, вам потрібно буде вибрати аудіофайл. Більшість користувачів не мають готового набору .wav файлів, тому перейдіть у C:\Windows\Media (або /System/Library/Sounds/, якщо ви використовуєте Outlook на Mac) і виберіть потрібний звук. Скористайтеся кнопкою “Відтворити” у вікні, щоб перевірити звук перед підтвердженням вибору.
Натисніть “OK” у вікні створення правила. Тепер ви будете отримувати сповіщення кожного разу, коли на вашу пошту прийде лист від цієї адреси.
Створення правила для сповіщень з цілого домену
Щоб налаштувати сповіщення для всіх електронних листів, що надходять з певного домену (наприклад, від клієнта або з вашої особистої пошти), потрібно створити правило з нуля.
На вкладці “Головна” виберіть “Правила” > “Керування правилами та сповіщеннями”.
У вікні “Правила та сповіщення” натисніть “Створити правило”.
Виберіть “Застосувати правило до повідомлень, які я отримую”, потім натисніть “Далі”.
Прокрутіть список вниз, виберіть “З конкретними словами в адресі відправника” та натисніть на підкреслені “Окремі слова” у нижній частині вікна.
Введіть домен, для якого ви хочете отримувати сповіщення, натисніть “Додати” (за потреби можна додати кілька доменів), а потім “OK”.
Домен буде відображатись як “Спеціальні слова”. Натисніть “Далі”.
Тепер визначтеся, чи хочете ви відтворювати звук, відображати сповіщення, або використовувати обидва варіанти. Якщо ви вибрали звук, натисніть “Звук” та оберіть потрібний файл. Після налаштування, натисніть “Готово”.
Правило з’явиться у списку “Правила та сповіщення”. Натисніть “Застосувати”, щоб його активувати.
Відтепер, кожен раз, коли ви будете отримувати електронний лист з цього домену, ви будете отримувати вибране вами сповіщення.