М’які нагадування електронною поштою – це поширена необхідність, з якою стикається кожен з нас у певний момент часу або ж регулярно.
Оскільки електронний маркетинг стає все більш популярним, і кожен бренд надсилає значну кількість листів своїм клієнтам, непрочитані електронні листи складають суттєву частину будь-якої поштової скриньки.
Зокрема, Mailbird виявив, що 35% типової поштової скриньки становлять непрочитані листи. Іншими словами, кожен третій лист не відкривається вчасно. Ви можете або ігнорувати важливий лист, дозволивши йому загубитися у зростаючому потоці вхідних повідомлень, або ж надіслати делікатне нагадування.
Що таке делікатний лист-нагадування?
Як випливає з назви, делікатний лист-нагадування – це тактовний спосіб знову звернутися до одержувача щодо попередньої теми.
Причина очевидна. Ви або не отримали відповіді, або одержувач міг просто забути про ваш лист. У будь-якому випадку, головна ідея полягає в тому, щоб не виглядати відчайдушним і при цьому не ігнорувати первинну ціль першого листа.
Хоча це може здаватися простим, потрібно врахувати кілька деталей, щоб правильно це зробити. Наприклад, якою має бути тема листа, який обсяг тексту, і так далі.
Розглянемо це питання докладніше.
Лист до керівника
Така ситуація може виникати досить часто, оскільки менеджери та керівники зазвичай дуже зайняті.
Це може стосуватися будь-чого: конкретного проекту, який ви обговорювали раніше, запиту на відшкодування витрат, пов’язаного із заробітною платою, тощо.
Приклади тем листа:
1. Потрібна ваша участь для {завдання}
2. Чекаємо на ваш відгук щодо {завдання}
3. Тактовне нагадування про {завдання}
Текст листа:
Привіт, Ітане,
Це продовження мого попереднього листа щодо {завдання}. Я чекаю на ваші вказівки, щоб просунути справу вперед. Якщо вам щось знадобиться від мене, будь ласка, дайте знати.
З повагою,
Беатріс
Варіантів теми та тексту електронного листа може бути багато. Головне, щоб він був коротким і по суті. Навіть якщо є кілька моментів, які потребують уваги, викладіть їх у списку, а не у вигляді суцільного тексту. Це допоможе одержувачу швидко зрозуміти, що від нього потрібно.
Нагадування про прострочену оплату
Своєчасне отримання платежів є надзвичайно важливим для будь-якого бізнесу. Однак, на жаль, багато хто забуває про це, коли справа стосується вчасних оплат.
Оскільки це чутлива тема для обох сторін, важливим є поєднання сміливості та делікатності. Інша сторона має усвідомлювати всю серйозність ситуації, а бізнес має продовжуватись без погіршення відносин.
Приклади тем листа:
1. Прострочений платіж за рахунком-фактурою {номер}
2. Терміново: термін оплати за рахунком {номер} минув
3. Потрібна дія: Рахунок-фактура {номер} залишається неоплаченим
Коли саме слід надсилати таке нагадування про оплату?
Тут впливає багато факторів: тривалість ділових відносин, звичність таких затримок для конкретного клієнта, і, найголовніше, чи хочете ви продовжувати співпрацю, якщо ця особа постійно порушує терміни. Виходячи з цих аспектів, ви можете налаштувати тон і час свого повідомлення.
Зазвичай, наступний робочий день після крайнього терміну є ідеальним часом для надсилання нагадувань про оплату. Однак я б не рекомендував чекати довше, ніж тиждень.
Прохання про відгук
Навчання – це постійний процес, особливо для початківців. Я пам’ятаю, як у 2020 році попросив відгук про свої статті на форумі для незалежних авторів, і досі вдячний цій людині, оскільки це було дуже важливо для мене.
Але що робити, якщо ви не отримуєте відповіді на своє прохання про відгук? Це може бути ваш викладач, старшокурсник або хтось з вашої галузі, ким ви захоплюєтеся.
Приклади тем листа:
1. Чекаємо на ваш цінний відгук щодо {питання}
2. Нагадування про запит на відгук
3. Нагадування: потрібні експертні висновки
Текст листа:
Привіт, Майкле,
Сподіваюсь, у вас все добре.
Це продовження мого попереднього листа з проханням надати відгук щодо {питання}. Я впевнений, що ваші знання в цій {галузі} будуть мені дуже корисні.
З нетерпінням чекаю на вашу відповідь.
З повагою,
Натан
Крім того, якщо експерт є відомим професіоналом, який постійно отримує такі запити, особливо якщо це не особисті стосунки, ви можете додати фразу, наприклад: “Я готовий компенсувати ваші зусилля”, щоб це було вигідно для цієї людини.
Я знаю, що може бути незручно пропонувати це незнайомій людині, але зустрічав відомого письменника, який скептично ставився до “безкоштовних відгуків”.
Зрозуміло, що я звернувся до інших авторів (на Reddit), які дали мені набагато більше знань, ніж я міг собі уявити.
Так само може бути і з вами, і це цілком нормально, оскільки такі експерти дуже зайняті, і пропозиція оплати може привернути їхню увагу, особливо якщо ви не хочете шукати інших фахівців.
Нагадування про орендну плату
Цей тип нагадувань є улюбленим для орендодавців. Ви завжди можете звучати погрозливо, але це може спричинити юридичні проблеми, що є небажаним.
Замість цього, підхід має бути професійно наполегливим.
Приклади тем листа:
1. Термінові дії: Прострочена орендна плата
2. Нагадування про несплачену орендну плату
3. Потрібна дія: несплачена орендна плата за {місяць}
Текст листа:
Привіт, Джордже,
Сподіваюся, у вас все добре.
Я помітив, що орендна плата за {місяць} ще не сплачена за {адреса майна}. Розумію, що іноді можуть виникати труднощі.
Тим не менше, хотілося б дізнатися орієнтовну дату оплати та буду вдячний за своєчасні платежі, як зазначено в нашому договорі оренди.
Я ціную вашу увагу та чекаю на швидку відповідь.
З повагою,
Ханна
Нагадування про подію
Менеджери заходів відчувають значний стрес, щоб їхні проекти були успішними. А ключовим фактором будь-якої події є точна кількість учасників. Тому менеджерам заходів потрібно заздалегідь підтвердити присутність, щоб запропонувати місця іншим.
Ці нагадування мають бути ефективними та доброзичливими, з чітким проханням відповісти або скасувати свою реєстрацію.
Приклади тем листа:
1. Потрібно підтвердити участь у {подія}
2. Нагадування: не пропустіть {подія}
3. Ми чекаємо вашої відповіді щодо {подія}
Текст листа:
Привіт, Флоренс,
Ми раді бачити вас на нашій майбутній {подія} {дата події}. Будь ласка, підтвердьте свою участь, відповівши на цей лист.
Зверніть увагу, що ваше місце буде запропоновано іншим, якщо ви не відповісте до {час, дата}.
Сподіваємось на ваше розуміння та з нетерпінням чекаємо зустрічі.
З повагою,
Олівер
Хоча я зробив цей шаблон дещо строгішим, ви можете пом’якшити тон залежно від вашої ситуації.
Нагадування про зустріч
Прогулювання зустрічей є серйозною проблемою для багатьох компаній, особливо тих, що працюють віддалено. Я не буду заглиблюватися в дискусію про їхню продуктивність, але факт залишається фактом, що для ефективної співпраці потрібні хоча б деякі зустрічі.
І хоча на комп’ютерах та смартфонах є різні нагадування, випадок “зовсім забув” траплявся з багатьма з нас.
Тому, ось шаблон нагадування про зустріч, щоб усі були на ній у повному складі.
Приклади тем листа:
1. Зверніть увагу: майбутня зустріч о {час/дата/місце}
2. Важливо: нагадування про зустріч
3. Потрібна увага: майбутня зустріч
Текст листа:
Привіт, Томасе,
Це коротке нагадування про майбутню зустріч о {час/дата} в {місце}. Будь ласка, перегляньте порядок денний та занотуйте все, що ви хочете обговорити. Ваша присутність та активна участь будуть дуже цінними.
З повагою,
Юлія
Нагадування щодо подання резюме
Заявки на роботу часто ігноруються. Причиною може бути величезна кількість вхідних запитів, а також те, що більшість роботодавців не надсилають нормальних листів з відмовою.
У будь-якому випадку, це може заплутати кандидата. Тому надіслати одне або два нагадування не буде зайвим.
Приклади тем листа:
1. Re: Заявка на {посада} – наступні кроки?
2. Чи є прогрес у моїй заявці на {посада}?
3. Чи є оновлення щодо позиції {посада}?
Текст листа:
Привіт, Стівене,
Це короткий запит щодо статусу моєї заявки на {посада}. Чи є якісь оновлення? Або вам щось потрібно від мене?
З повагою,
Кетрін
Нагадування про дедлайн
Всі ми стикаємось з дедлайнами у різних сферах діяльності, і м’які нагадування тут є дуже доречними.
Приклади тем листа:
1. Сповіщення про дедлайн: {проект} має бути виконано через {X днів}
2. Термінове нагадування: дедлайн для {проект} наближається
3. {проект}: залишилося X днів до дедлайну
Текст листа:
Привіт, Люсі,
Коротке нагадування про те, що ми починаємо зворотний відлік до дедлайну {проект} {дата дедлайну}. Будь ласка, переконайтеся, що все йде за планом, і не соромтеся звертатися до мене за будь-якою допомогою.
З повагою,
Меган
Використання AI-інструментів для написання листів
Найкраще в електронних листах те, що їх не позначають як контент, створений штучним інтелектом, як це буває з публікаціями. Електронні листи – це повідомлення, і єдине, що має значення, це те, наскільки добре ви можете донести свою думку.
Саме тут такі інструменти штучного інтелекту, як ChatGPT, Bard або Bing, можуть допомогти вам їх написати.
Хоча ChatGPT є безкоштовним, Bing і Bard є повністю безкоштовними.
Ці інструменти є чат-ботами зі штучним інтелектом. Ви можете спілкуватися з ними, як з помічником, щоб налаштувати результат під свої потреби.
Однак, як і з будь-яким іншим інструментом ШІ, результат іноді може бути недосконалим. Зрештою, ці утиліти, безумовно, можуть допомогти, але не можуть повністю замінити людське втручання.
Будьте обережні з цими нагадуваннями!
Нагадування корисні і служать своїй меті. Мені часто надсилають електронні листи про потенційне партнерство з techukraine.net. Оскільки я є автором, а не особою, що приймає рішення, я зазвичай пересилаю ці листи відповідним людям.
Однак я іноді забуваю про деякі з них, і в таких випадках м’яке нагадування (іноді кілька) допомагає.
Тому сміливо надсилайте ці нагадування своїм потенційним клієнтам, оскільки вони дійсно працюють.
Це був наш посібник з делікатних нагадувань з кількома шаблонами, які допоможуть вам розпочати роботу. І якщо ви застрягнете, інструменти, які ми розглянули, можуть зробити надсилання електронних листів справжньою легкою прогулянкою.
PS: Вас цікавить тема (AI) штучного інтелекту, наприклад ChatGPT? Ось репозиторій ChatGPT від techukraine.net, щоб допомогти вам розкрити його справжній потенціал.